2
Untuk ekspor tujuan negara Uni Eropa, proses sertifikasi menggunakan Trade Control and Expert System TRACES yaitu aplikasi
online multilingual untuk pengendalian dan sertifikasi pada perdagangan hewan hidup, produk asal hewan dan non hewan yang diekspor ke Uni
Eropa. Dengan sistem ini UPI dan Otoritas Kompeten dapat menelusuri ataupun mendapatkan informasi pergerakan produk sehingga apabila
ada ancamanbahaya terkait consignment dapat ditanggapi dengan cepat, tepat dan dengan cara yang terkoordinasi.
2. Ruang Lingkup
Petunjuk teknis ini mengatur tata cara penerbitan HC dalam rangka pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan mulai dari
permohonan sampai dengan pendistribusian dan pelaporan.
3. Tujuan
Petunjuk teknis ini disusun sebagai pedoman bagi UPT KIPM dalam rangka menerbitkan HC.
4. Acuan
4. 1. Peraturan Pemerintah No. 57 Tahun 2015 Tentang Sistem Jaminan Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Serta Peningkatan
Nilai Tambah Produk Hasil Perikanan; 4. 2. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19MEN2010
tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;
4. 3. Peraturan Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan selaku Otoritas Kompeten No.
03BKIPM2011 Tentang Pedoman Teknis Penerapan Sistem Jaminan Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan;
5. Definisi 5.1. Otoritas Kompeten yang selanjutnya disingkat OK adalah unit
organisasi dilingkungan Kementerian yang diberi mandat oleh Menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan
keamanan hasil perikanan;
3
5.2. UPT KIPM adalah UPT Badan KIPM yang ditugaskan oleh Kepala
Badan KIPM sebagai Otoritas Kompeten untuk menerbitkan Sertifikat Kesehatan Hasil Perikanan yang memenuhi persyaratan;
5.3. Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan untuk menerbitkan
sertifikat oleh UPT KIPM terhadap hasil perikanan sesuai dengan sistem manajemen yang telah ditetapkan dan disahkan oleh
Otoritas Kompeten;
5.4. Hazard Analysis and Crtitical Control Point HACCP adalah
suatu konsepsi manajemen mutu yang diterapkan untuk memberikan jaminan mutu dari produk yang diolah di UPI;
5.5. Sertifikat Kesehatan Health Certificate adalah sertifikat yang
menyatakan bahwa ikan dan hasil perikanan telah memenuhi persyaratan mutu dan keamanan untuk konsumsi manusia;
5.6. Surveilan adalah kegiatan penilaian kesesuaian terhadap UPI
yang dilakukan secara sistematis dan berulang dalam kurun waktu tertentu sesuai rating sebagai dasar untuk memelihara
validitas pernyataan kesesuaian dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan;
5.7. Unit Penanganan dan Pengolahan Ikan yang selanjutnya di
singkat UPI adalah tempat yang digunakan untuk menangani dan atau mengolah ikan, baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok
maupun badan usaha;
5.8. In Process Inspection IPI adalah suatu proses inspeksi dengan
melakukan pengamatan sepanjang rantai proses produksi hingga siap untuk didistribusikan;
5.9. Pengambilan contoh terjadwal adalah pengambilan contoh yang
dilakukan pada saat surveilan untuk konfirmasi bahwa bahaya dalam penerapan HACCP di suatu UPI berada dalam kendali atau
mengecek bahwa produk memenuhi standar nasional maupun standar negara tujuan;
5.10. Pengambilan contoh tidak terjadwal adalah pengambilan contoh
yang dilakukan terhadap produk pada suatu tahapan proses karena kondisi tertentu yang dicurigai; adanya potensi bahaya
kontaminasi; adanya keluhan konsumen; informasiperingatan bahaya pada produk; penolakan produk; perusahaan, produk atau
proses baru; atau permintaan UPI;
4
5.11. Status Pelayanan Sertifikasi
Status pelayanan sertifikasi dilihat dari rekomendasi penerbitan HC terakhir dan riwayat UPI apakah sedang dikenakan suspend
atau kondisi lainnya.
6. Sarana
6.1. Peralatan dan bahan kerja 6.2. Ruang pelayanan
7. Persyaratan Umum
7.1. Setiap produk perikanan yang dipasarkan untuk konsumsi manusia wajib disertai dengan Sertifikat Kesehatan yang
diterbitkan berdasarkan hasil inspeksi dalam rangka surveilan dan hasil pengujian selama proses produksi;
7.2. Sertifikat Kesehatan hanya dapat diterbitkan terhadap hasil perikanan yang berasal dari UPI yang telah mendapatkan
Sertifikat Penerapan HACCP; 7.3. Format Sertifikat Kesehatan harus sesuai dengan format yang
ditetapkan oleh Otoritas Kompeten; 7.4. Sertifikat Kesehatan ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan
yang ditetapkan oleh Otoritas Kompeten dan dibubuhi stempel BKIPM;
7.5. Sertifikat Kesehatan harus memuat data dan informasi yang sesuai dengan produk yang disertifikasi;
7.6. Sertifikat Kesehatan harus diterbitkan sebelum hasil perikanan didistribusikan;
7.7. Produk hasil perikanan yang akan didistribusikan perorangan tidak untuk tujuan komersial atau dalam bentuk
“tentengan” menggunakan Surat Keterangan sesuai form 8, dengan ketentuan
maksimal 25 kg dan atau nilai nominal maksimal sebesar Rp.
1.000.000,-;
7.8. Produk hasil perikanan yang akan didistribusikan lebih dari 1 satu ruang lingkup produk dapat menggunakan 1 satu HC
dengan ketentuan berat maksimal per ruang lingkup 250 kg dengan berat total 1.000 Kg dengan melampirkan rincian jenis
dan volume produk;
5
7.9. Apabila diperlukan, Sertifikat Kesehatan dapat dilampiri dengan Test Result TR sesuai form 10.
8. Ruang Lingkup Sertifikat Kesehatan Mutu
Ruang lingkup Sertifikasi kesehatan mutu dan keamanan hasil perikanan mencakup seluruh produk perikanan untuk tujuan konsumsi
dengan rincian sbb:
8.1. Ikan Segar Beku Hidup apabila diminta HC bebas HPIK oleh
negara tujuan maka dilengkapi dengan Sertifikat bebas Hama Penyakit Ikan.
8.2. Produk Olahan : pengolahan ikan dengan suhu tinggi, asap,
fermentasi, kering-asin, communited fish jelly products, value added products.
9. Prosedur
9.1. Permohonan Penerbitan Sertifikat Kesehatan HC
UPI mengajukan permohonan penerbitan HC kepada UPT KIPM
sesuai wilayah kerja Form 01 dengan melampirkan sekurang
kurangnya dokumen spesifikasi produk yang akan didistribusikan yaitu :
9.1.1 Packing List PL Identitas Produk atau batch code yaitu
dokumen muat barang yang berisi keterangan tentang spesifikasi barang yang dimuat, kodetanggal produksi,
tujuan, tanggal dan alat pengangkutan.
9.1.2 Invoice yaitu dokumen muat barang yang berisi keterangan
tentang spesifikasi harga barang yang dimuat.
9.1.3 Identitas Sertifikat adalah satu kesatuan datainformasi
yang menerangkan produk yang akan diekspor dari sisi isian format sertifikat kesehatan yang akan diterbitkan sesuai
negara tujuan. 9.1.4 Surat Rekomendasi dari Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan
Sumberdaya Pesisir dan Lautan, Direktorat Jenderal Pengelolaan Ruang Laut, khusus untuk ekspor ikanproduk
perikanan yang dilarang, dibatasi dan dilindungi.
6
9.2. Penerimaan Permohonan Penerbitan Sertifikat Kesehatan HC
9.2.1 Petugas administrasi mengagendakan surat permohonan serta melakukan pengecekan terhadap kelengkapan permohonan.
9.2.2 Hasil pengecekan dicatat dalam “Formulir hasil evaluasi kecukupan dokumen”Form 02. Apabila dokumen
permohonan dinyatakan belum lengkap, maka Petugas
administrasi menginformasikan hal tersebut kepada UPI yang bersangkutan dengan menggunakan form “Pengembalian
Permohonan ke UPI” Form 03.
9.2.3 Permohonan yang sudah lengkap dan sesuai disampaikan kepada kepala UPT KIPM atau pejabat yang ditunjuk yang
selanjutnya menugaskan verifikator untuk melakukan evaluasi terhadap permohonan.
9.3. Evaluasi Permohonan
9.3.1 Verifikator melakukan evaluasi terhadap permohonan dengan melakukan :
a. Pengecekan terhadap kebenaran dan kesesuaian dokumen permohonan, misalnya : nama dan alamat UPI, kesesuaian
nomor registrasi dan tipe produk dengan negara tujuan ekspor, kesesuaian tgl permohonan dengan tanggal
keberangkatan, dan dokumen lain yang dipersyaratkan; b. Sertifikat Penerapan HACCP pada Unit Produksi: jenis
produk, grade, masa berlaku; c. Evaluasi laporanrekaman hasil surveilan minimal laporan
terakhir; d. Evaluasi laporan hasil pengujian contoh dari kegiatan
pengambilan contoh yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal ;
e. Kesesuaian dengan seluruh ketentuan otoritas kompeten; f. Status Pelayanan Sertifikasi.
9.3.2 Hasil
evaluasi direkam dalam “Formulir Hasil Evaluasi Permohonan
” Form 04 yang memuat rekomendasi hasil
evaluasi. a. Dapat diterbitkan apabila hasil evaluasi menunjukkan
kesesuaian dengan seluruh persyaratanketentuan.
7
b. Tidak dapat diterbitkan apabila hasil evaluasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian dengan persyaratanketentuan.
9.4. Tindak lanjut Hasil Evaluasi
9.4.1 Verifikator melaporkan hasil evaluasi permohonan kepada kepala UPT KIPM atau pejabat yang ditunjuk untuk
selanjutnya disampaikan ke bagian administrasi pelayanan sesuai rekomendasi verifikator.
9.4.2 Apabila dalam Formulir Hasil Evaluasi Permohonan
menunjukkan hasil evaluasi telah memenuhi persyaratan dan rekomendasi “Dapat diterbitkan”, maka bagian tata
pelayanan melakukan pencetakan HC.
9.4.3 Apabila dalam Formulir Hasil Evaluasi Permohonan
menunjukkan hasil rekomendasi “Tidak dapat diterbitkan” maka bagian tata pelayanan menyampaikan hasil evaluasi
tersebut ke UPI.
9.5. Pencetakan Sertifikat Kesehatan HC
9.5.1 Pencetakan HC dilakukan sesuai dengan Pedoman Pengisian Sertifikat Kesehatan untuk masing-masing negara tujuan
ekspor. 9.5.2 Petugas pencetakan bertanggungjawab terhadap kebenaran
dan kejelasan hasil cetakan : a. Kesesuaian data HC dengan permohonan;
b. Kesesuaian jenis sertifikat berdasarkan negara tujuan, nomor registrasi negara mitra dan tipe dan jenis produk;
c. Pemberian nomor HC dan form HC yang sesuai dengan negara tujuan ekspor;
d. Kesesuaian permintaan tanggal cetak HC, apabila diperlukan.
9.5.3 Petugas pencetakan dapat mencetak draft HC terlebih dahulu untuk disampaikan kepada UPI agar diperiksa kebenaran dari
data HC tersebut dan di paraf.
9.6. Verifikasi lapangan dan Pengujian Organoleptik Produk Akhir end product testing
Untuk memastikan kebenaran dan kesesuaian data yang tercantum pada draft HC dengan produk yang dikirim, maka inspektur mutu
8
atau petugas yang kompeten harus melakukan inspeksi pada saat pemuatan. Pada saat verifikasi lapangan dilakukan pengujian
organoleptik dengan menggunakan score sheet terhadap produk yang akan dikirim. Hasil verifikasi lapangan dan uji organoleptik
didokumentasikan.
9.7. Tindaklanjut dari Verifikasi Lapangan
9.7.1 Hasil menunjukkan kebenaran dan kesesuaian dengan data pada draft HC serta hasil uji organoleptik sesuai persyaratan
maka dapat dilakukan pencetakan HC; 9.7.2 Hasil tidak menunjukkan kebenaran dan kesesuaian dengan
data pada draft HC serta hasil uji organoleptik tidak sesuai persyaratan maka HC tidak dapat diterbitkan.
9.8. Verifikasi dan Penandatanganan HC
9.8.1 Verifikator melakukan verifikasi terhadap HC yang sudah dicetak;
9.8.2 Verifikasi dilakukan terhadap kebenaran cetakan dan kesesuaian seperti yang tercantum pada butir 9.5.2 dengan
membubuhkan paraf pada lembar HC untuk arsip UPT KIPM; 9.8.3 Pejabat penandatangan HC menandatangi HC yang sudah
diverifikasi dan dibubuhi stempel BKIPM dengan warna tinta yang berbeda dari bagian lain sertifikat warna ungu. Tanda
tangan harus sesuai dengan spesimen yang dikirimkan ke negara mitra dan menggunakan tinta warna hijau;
9.8.4 Apabila HC atau lampiran HC terdiri dari lebih dari satu halaman, maka setiap halaman HC harus diberi nomor
halaman dengan format hal... dari.... dan ditandatangani dengan posisi untuk halaman yang tidak disediakan tempat,
maka ditandatangani disebelah kanan paling bawah dan halaman akhir dilakukan ditempat yang telah ditentukan.
9.9. Penyerahan dan Pendistribusian HC
9.9.1 Verifikator melakukan pengecekan ulang terhadap HC yang sudah
ditandatangani dan
menyerahkan ke
bagian administrasi untuk menginformasikannya kepada pihak UPI
untuk dapat segera diambil. Bukti penyerahan HC direkam dalam log book;
9
9.9.2 Pengambilan HC dan dokumen diatas hanya bisa dilakukan oleh petugas resmi yang ditunjuk oleh UPI pemohon atau
seorang yang dikuasakan mengambil dengan surat kuasa; 9.9.3 Petugas pengambil HC harus melakukan pengecekan
kebenaran kesesuian HC dengan permohonannya yang diajukan;
9.9.4 Pendistribusian lembar HC sesuai dengan Pedoman Pengisian Sertifikat Kesehatan.
10. Amandemen
10.1. UPT KIPM dapat melakukan amandemen terhadap HC apabila ada
permohonan perubahan secara tertulis dari UPI sesuai form 11;
10.2. Apabila amandemen dilakukan hanya pada sebagian kecil data misalnya perubahan alamat UPI maka amandemen dilakukan
dengan cara mencoret data yang lama dan mencantumkan data baru serta dibubuhkan paraf dan stempel koreksi;
10.3. Apabila HC yang sudah diterbitkan perlu diganti dengan HC yang baru, maka diterbitkan HC dengan Nomor Ref HC dan tanggal yang
baru diterbitkan, dokumen lama ditarik dan didokumentasikan; HC yang baru harus ada keterangan menggantikan HC yang
lama; 10.4. Amandemen tidak dapat dilakukan :
a Apabila volume ekspor lebih besar daripada volume yang tertulis pada HC;
b Apabila terjadi perubahaan terhadap jenis ikanproduk; c Apabila produk sudah sampai dinegara tujuan.
10.5. Khusus untuk produk hidup dan segar, apabila terjadi perubahan pemberangkatan dalam kurun waktu 1 satu hari maka UPT KIPM
harus menerbitkan HC baru sebagai pengganti; 10.6. Jika terjadi pembatalan pengiriman produk yang sudah
diterbitkan HC dalam kurun waktu 3tiga hari, maka UPT KIPM harus menarik HC tersebut.
11. Laporan
