13
dan cenderung tidak sabar kalau menghadapi atasan yang tidak mampu mengaturnya.
Perlu perencanaan dan persiapan yang matang agar otomatisasi kantor berjalan dengan baik dan dampak negatif dari perubahan tersebut bisa dihindari
atau dikurangi. Diantaranya: a. Training atau pelatihan karyawan agar siap mental dalam menghadapi
perubahan. b. Memberikan training atau pelatihan tentang pengetahuan sehubungan
dengan alat-alat baru yang akan digunakan. c. Memberikan training atau pelatihan ketrampilan dalam penggunaan atau
pengoperasian alat-alat baru tersebut. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud otomatisasi kantor dalam
penelitian ini adalah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelakasanaan pekerjaan.
2.2.1. Konsep – Konsep Otomatisasi Kantor
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
14
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
1.2.2. Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan
bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik.
1.2.3. Tujuan Otomatisasi Kantor
Adapun tujuan dari otomatisasi kantor menurut Raymond 1996: 86, yaitu:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi. 2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan. Tujuan OA masa kini:
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi Versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
15
2. Pemecahan Masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan
untuk memecahkan masalah kelompok. 3. Pelengkap-Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis,
OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkanpenghindaran biaya: komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 2. Pemecahan masalah kelompok: otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi
ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 3. Pelengkap-bukan pengganti: OA tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
16
4. Penggabungan dan penerapan teknologi: misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor: produk OA atau Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses
lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
1.3. Tenaga Kerja Sumber Daya Manusia
