Posisi UB dalam kuadran Analisa SWOT

Gambar 17. Posisi UB dalam kuadran Analisa SWOT

Dari diagram di atas dapat dimaknai bahwa Universitas Brawijaya masih berada pada kuadran I yang berarti Universitas Brawijaya mempunyai kekuatan yang cukup signifikan dan tidak banyak mendapatkan ancaman eksternal. Posisi UB yang berada di kuadran I ini mendukung strategi agresif. Meskipun demikian, posisi strategis UB agak berbeda pada tahun 2008 saat awal menjadi BLU, karena skor IFAS (Kekuatan vs Kelemahan) berada pada rentang positif yang cukup tinggi (1,2) sedangkan pada tahun 2013 (setelah BLU) menjadi 0,96. Begitu pula untuk skor EFAS (Peluang vs Ancaman), juga mengalami penurunan dari 1,48 pada tahun 2008, turun menjadi 1,00 pada tahun 2013 (setelah BLU).

Hal tersebut terjadi karena beberapa hal:

1. Langkah strategi agresif yang dilakukan UB telah membuahkan hasil dan sudah banyak ditiru oleh para pesaing. Akibatnya, nilai peluang agak turun, dan ancaman

2013 ya

tetap atau naik. Langkah strategi agresif tahun 2014-2013 untuk menangkap berbagai peluang awija

Br

telah dilakukan dan membuahkan hasil yang positif. Namun demikian, kondisi

it as

sumber daya internal terutama dari aspek sarana, SDM, dan sistem pengelolaan

s er

(manajemen) kurang bisa mengimbangi pergerakan inovasi UB. Akibatnya terjadi

niv

berbagai masalah terkait dengan rasio dosen dan mahasiswa, rasio ruang kelas,

rasio peralatan dan alat laboratorium. nis

Bis

2. Langkah strategi agresif tidak sepenunya diikuti dengan strategi efisiensi biaya.

egi

Akibatnya harga tarif pendidikan di UB relatif mahal di kalangan masyarkat. UB

Strat

belum sepenuhnya mencermati struktur kurikulum, sistem pendidikan, dan

na

manajerial PT yang menjadian biaya mahal.

Artinya UB sedikit mengalami penurunan skor IFAS karena langkah strategi agresif yang dilakukan kurang diimbangi dengan proses konsolidasi sumber daya internal untuk mendukung volume layanan yang ditawarkan. Meskipun demikian peluang untuk pengembangan masih sangat dimungkinkan karena posisi strategis EFAS masih cukup menguntungkan.

Faktor kunci keberhasilan UB 2014-2018 adalah:

1. Brand Image dan Pencitraan Publik

Untuk dapat menangkap peluang menghadapi ancaman persaingan antar perguruan tinggi baik PTN/PTS/PT Asing, UB harus meletakkan image UB sebagai perguruan tinggi yang berkualitas. Strategi pencitraan publik yang dilakukan oleh UB sejak tahun 2009-2013 harus dilanjutkan dengan langkah sebagai berikut:

a. Penggunaan media informasi yang lebih aksesibel secara nasional maupun internasional

b. Eliminasi image negatif UB yang muncul di masyarakat maupun kalangan akademik (UB yang mahal, komersial)

c. Akreditasi atau sertifikasi bertaraf internasional dan dipublikasikan

d. Penguatan direktori yang dapat diakses secara umum untuk meningkatkan publisitas dan akses pasar

2. Efisiensi Internal

Efisiensi internal yang dimaksud adalah efisiensi sumberdaya yang digunakan untuk menghasilkan ouput layanan yang sesuai target kualitas dan kuantitas yang dicanangkan. Efisiensi yang dimaksud adalah:

a. Efisiensi Input Mahasiswa Jumlah mahasiswa UB dapat dikendalikan dari jumlah input mahasiswa yang

diterima. Sistem penerimaan mahasiswa baru UB ditentukan secara floating sesuai dengan daya tampung yang dipengaruhi oleh rasio input-ouput.

b. Efisiensi Sistem Akademik

UB harus mencermati kurikulum dan sistem pendidikan dan pengajaran yang menyebabkan lamanya masa studi di berbagai prodi di UB. Kurikulum inovatif

2013 ya

dan lebih efisien akan mampu menghemat sumber daya yang digunakan.

c. awija Efisiensi Manajerial

Br

UB harus mencermati tata kelola yang diterapkan dengan mengedepankan as

s it

aspek profesionalisme kelembagaan. Organisasi yang ramping akan

er

menghemat sumber daya baik SDM, Alat, maupun keuangan.

niv U

Program studi yang tidak produktif, tidak memiliki izin operasi, dan tidak

nis

terakreditasi perlu ditinjau untuk dilakukan merger atau likuidasi dengan Bis mempertimbangkan visi-misi UB dan Fakultas. egi

d. Strat Efisiensi penggunaan sumber daya fisik (aset tetap)

na

Pengembangan fasilitas (aset tetap) fisik harus didasari oleh analisis

Penjadwalan proyek pembangunan harus dilakukan dalam konsep yang terintegrasi dengan mempertimbangkan aspek akademik, kemahasiswaan, kerumahtanggaan, dan keuangan.

Peningkatan jumlah mahasiswa yang terus-menerus menjadikan investasi aset tetap harus terus dilakukan untuk memenuhi standar fasilitas fisik. UB harus menentukan kapan saat untuk menurunkan investasi pada aset tetap (dengan menerapkan kebijakan zero growth) dan beralih pada investasi SDM, investasi akademik, pemeliharaan, dan kesejahteraan.

e. Efisiensi SDM

Rasio karyawan dan mahasiswa terlalu besar. Pembengkakan jumlah karyawan disebabkan karena + 500 karyawan sebenarnya adalah keamaan dan juru parkir. UB perlu memikirkan strategi SDM yang tepat untuk mengatasi problematika tersebut dengan menerapkan sistem outsourcing atau Kerjasama Operasi (KSO) atas pengelolaan parkir dan keamanan.

Berbeda dengan jumlah dosen, justru masih belum ideal sehingga harus ditambah, termasuk kualifikasi akademiknya

f. Efisiensi Keuangan

Biaya administrasi umum dan biaya pegawai cukup besar. Biaya administrasi umum rata-rata tahun 2009-2014 berkisar pada angka 41%, dan biaya pegawai 42%. UB harus menata komposisi biaya administrasi umum dan biaya pegawai melalui kebijakan efisiensi keuangan di antaranya adalah (1)meninjau sistem honorarium/insentif dan mengganti dengan sistem remunerasi berbasis kinerja, (2)menekan biaya bahan/barang – seperti konsumsi rapat/kegiatan, (3)melakukan peninjauan ulang atas SOP Administrasi yang telah disusun terutama dari aspek efisiensi, (4)mengembangkan aplikasi komputer yang terintegrasi untuk menekan kebutuhan jumlah SDM, dan (5)meminimalisir pemborosan dan kebocoran pengelolaan keuangan melalui optimalisasi fungsi Satuan Pengawas Intern (SPI).

3. Inovasi Layanan

a. Layanan sesuai Tugas dan Fungsi

UB harus melakukan inovasi layanan akademik dengan mengedepankan pada

ya

kualitas dan going concern dari pelayanan tersebut. Jumlah pelanggan UB (mahasiswa dan pengguna lulusan) untuk pendidikan dan pengajaran cukup awija

Br

banyak harus dipertahankan melalui berbagai inovasi yang sebanding dengan

it as

tarif yang dikenakan. UB harus mendorong produk-produk riset dan karya

s er

pengabdian agar bisa digunakan oleh masyarakat dan bisa menambah

b. Layanan Pendukung Tugas dan Fungsi

Bis

Selama kurun waktu 2009-2013, UB telah agresif untuk mendorong tumbuhnya egi unit-unit usaha dan layanan pendukung. Namun demikian, unit-unit usaha

Strat

yang dikembangkan cenderung bermasalah dalam kaitannya dengan tugas dan

na

fungsi perguruan tinggi. PP 74 Tahun 2012 tentang BLU menegaskan fungsi perguruan tinggi. PP 74 Tahun 2012 tentang BLU menegaskan

(1) Restrukturisasi Orientasi Layanan dan Perijinan Semua unit usaha di UB harus dihubungkan dengan Tugas dan Fungsi (TUSI) UB

dan diubah menjadi Unit Entrepreneur. Dalam visi, misi, dan program pelayanan harus menunjukkan keterhubungannya dengan TUSI dan sekaligus menyelesaikan masalah hukum atas perijinannya. Unit-unit UB yang bermasalah dari segi ijin seperti UB Hotel, Griya UB, Sport Centre, Gazebo dll harus bisa melakukan reorientasi layanan menjadi lebih dominan pada dukungan TUSI Perguruan Tinggi

(2) Restrukturisasi Manajemen Manajemen unit-unit pendukung layanan harus profesional dan bukan

merupakan tugas tambahan. Manajemen harus dipekerjakan dengan kontrak kinerja tertentu atau model kerjasama operasi (KSO) yang menguntungkan (dari sisi keuangangan atau non-keuangan).

Perlu diformulasikan standar hubungan antar unit kerja terutama terkait dengan problem harga transfer/biaya transfer dan pelaporan keuangan/kinerja atas transaksi internal antar unit kerja di UB.

(3) Penentuan Target Kinerja dan Desain Pengukuran Kinerja Unit-unit pendukung layanan harus bekerja secara profesional dengan

mempertimbangkan skala ekonomis dan biaya oportunitas. Unit –unit ini harus mampu bersaing dengan pihak eksternal agar unit kerja di UB lebih tertarik untuk menggunakan pihak internal UB. Target-target kinerja harus jelas, terukur dan dievaluasi secara periodik. Perlu

diperhatikan juga tentang pemberian remunerasi atas manajer-manajer unit tersebut.

(4) Restrukturisasi Sistem dan Prosedur Sistem dan prosedur di unit-unit usaha/pendukung harus didesain dan

dijalankan secara profesional. Masing-masing unit harus dapat mengelola transaksinya secara akuntabel dan melaporkan kondisi keuangannya kepada

UB dan siap diaudit oleh pihak independen.

ya

4. Kerjasama dan Jaringan Eksternal

awija Br

Untuk memperkuat posisi strategis UB baik secara nasional dan internasional,

as s it

diperlukan penguatan jaringan dan kerjasama terus menerus. Jumlah kerjasama

er

UB dari tahun 2009-2013 telah meningkat cukup tajam, namun demikian harus

niv U

dievaluasi kontribusinya untuk perkembangan UB.

nis

UB harus mulai lebih selektif untuk melakukan kerjasama yang dapat memberikan

Bis

kontribusi positif baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Kerjasama

egi

yang sudah terjalin dan memberikan dapak positif harus dipelihara secara

Strat

konsisten. Kerjasama yang merugikan harus dievaluasi dan direstrukturisasi agar

na

dapat bernilai positif.

5. Penjajakan dari Perguruan TInggi BLU menjadi PT Badan Hukum

Untuk mempercepat perkembangan UB sebagai world class entrepreneurial university, perlu dijajaki peluang menuju Perguruan TInggi Badan Hukum (PTN-BH). PTN-BH memiliki fleksibilitas dan kelonggaran dalam berbagai aspek seperti keuangan, aset, dan kepegawaian. UB perlu melakukan studi khusus terkait dengan hal ini terutama untuk mengatasi permasalahan-permasalahan fleksibilitas yang dihadapi saat ini.

Prespektif Pelanggan

Produk Riset dan

Layanan

Pengabdian

Prespektif Proses Bisnis Internal

Kuantitas Riset, Jumlah Lulusan

Kualitas Lulusan

Efisiensi Harga

Kualitas Hasil

Layanan

Penelitian dan

Publikasi, dan

Pengabdian

Pengabdian

Efisiensi Proses

Kualitas Proses

Kualitas PBM

Akademik dan

Penelitian dan

Administrasi

Pengabdian

Prespektif Pengembangan

Kepuasan Kualitas dan Kualitas SDM

Kualitas

Kualitas

Kuantitas SDM

Kualitas OTK

Kuantitas Jaringan

Sumber Daya

Informasi

Prasarana

Karyawan Kerjasama