PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Pada bab ini membahas mengenai identifikasi alur proses bisnis awal dengan functional flowchart, rincian alur proses bisnis, mengusulkan waktu standar baru dan perbaikan proses bisnis.
4.1 Pemetaan Proses Bisnis Dengan Functional Flowchart
Langkah awal yang dilakukan terlebih dulu dengan cara menganalisis tiap jenis perijinan kemudian memetakan proses bisnis dalam bentuk functional flowchart. Adapun penjelasan dari analisis dan pemetaan proses bisnis adalah sebagai berikut :
1. Proses Bisnis Perijinan SIUP
Dalam perijinan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) dibagi menjadi beberapa kelompok SIUP Mikro, Kecil, Menengah, dan Besar. Untuk SIUP makro wajib dimiliki oleh perusahaan perdagangan yang kekayaan kurang dari Rp 50.000.000,00 SIUP kecil wajib dimiliki oleh perusahaan perdagangan yang kekayaan lebih dari Rp 50.000.000,00 SIUP menengah wajib dimiliki oleh perusahaan perdagangan yang kekayaan lebih dari Rp 500.000.000,00 dan SIUP besar wajib dimiliki oleh perusahaan perdagangan yang kekayaan lebih dari Rp 10.000.000.000,00. Kelompok SIUP ini yang membedakan adalah kekayaan bersih dari perusahaan. Syarat pengajuan sama dalam setiap kelompok. Untuk mengajukan perijinan SIUP pemohon harus melengkapi syarat-syarat dalam berkas pengajuan. Adapun syarat-syaratnya sebagai berikut :
a. Fotocopy KTP dan/ akte pendirian perusahaan (bagi badan hukum)
b. SK Pengesahan Badan Hukum dari Menteri Kehakiman
c. KTP Pemilik/Direktur Utama/Penanggungjawab Perusahaan
d. Ijin HO (Undang-Undang Gangguan)
e. NPWP Perusahaan
f. Neraca awal perusahaan
g. SIUP Kantor Pusat(bagi kantor perwakilan/cabang)
h. TDP Kantor Pusat(bagi kantor perwakilan/cabang)
i. Pas Photo 4x6 (2lembar).
commit to user
Syarat-syarat diatas harus dilengkapi pemohon sebelum mengajukan berkas ke loket pelayanan perijinan. Setiap pemohon yang akan mengajukan perijinan berhubungan dengan penanaman modal, maka pemohon wajib mendaftar pendaftaran penanaman modal (PPM). Pendaftaran penanaman modal bertujuan untuk mengetahui jumlah usaha yang berdiri pada daerah Kabupaten Sragen. Petugas loket akan memeriksa kelengkapan berkas yang kemudian akan diproses perijinanya. Dalam proses perjalanan perijinan terdapat monitoring untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dari setiap alur perjalanan berkas perijinan. Pada bagian loket mencatat berkas pemohon yang masuk pada buku agenda kemudian berkas diketik dalam komputer, setelah itu kartu monitoring disertakan pada berkas perijinan sebagai penanggung jawab. Untuk pengesahan surat perijinan ditandatangani oleh ketua BPT. Proses untuk menyelesaikan surat ijin SIUP mempunyai standar waktu penyelesaian lima hari kerja.
Pada alur proses perijinan SIUP pihak yang terkait meliputi pemohon yang mengajukan perijinan, petugas loket yang menangani berkas-berkas pemohon dan membuat SK perijinan, petugas Tata Usaha yang bertugas memeriksa SK perijinan, sekertaris sebagai penanggung jawab memonitoring perjalanan berkas, dan ketua yang mengesahkan SK perijinan. Functional flowchart perijinan SIUP dapat dilihat dalam gambar 4.1
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN SIUP
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS TATA USAHA
PETUGAS BAGIAN
PEMOHON INDAKOP
Mulai Mulai
Tanda terima Tanda terima
Berkas lengkap?
Berkas lengkap?
Pengetikan data
pemohon
Pengetikan data
pemohon
Paraf KABAG Paraf KABAG
Paraf KASUBAG Paraf KASUBAG
TTD SK Proses Perijinan SK Proses Perijinan SK Proses Perijinan SK Pemeriksaan SK Pemeriksaan SK
Selesai Selesai
Penyerahan SK Penyerahan SK
Paraf monitoring Paraf monitoring
Paraf petugas loket
pada monitoring
Paraf petugas loket
pada monitoring
Mencatat diagenda
Mencatat diagenda
ya
Mengisi formulir penanaman modal
Mengisi formulir penanaman modal
Fotocopy KTP,Ijin HO,NPWP,Foto, KTP Direktur perush.
tidak tidak
Gambar 4.1 Proses Bisnis Perijinan SIUP
commit to user
2. Proses Bisnis Perijinan TDP
Ijin Tanda Daftar Perusahaan (TDP) merupakan ijin yang dikeluarkan untuk perusahaan agar terdaftar sebagai perusahaan. Berdasarkan kepemilikannya TDP dibagi menjadi beberapa jenis yaitu perorangan, koperasi, Comanditer Vernudjschaf (CV), Perseroan Terbatas (PT). TDP wajib dimiliki perusahaan karena TDP merupakan bagian dari syarat ijin SIUP. Untuk mengajukan ijin TDP pemohon harus melengkapi syarat-syarat dalam berkas pengajuan. Syarat dari tiap jenis ijin TDP berbeda-beda, yaitu :
a. Syarat ijin TDP perorangan
1) Surat Pengantar dari desa/kelurahan
2) Fotocopy KTP/paspor direktur utama atau penanggung jawab/pemilik
3) Fotocopy ijin usaha/surat keterangan yang dipersamakan dengan itu yang diterbitkan oleh instansi teknis.
b. Syarat ijin TDP Koperasi
1) Akte pendirian koperasi
2) Fotocopy KTP pengurus
3) Fotocopy SK pengesahan sebagai badan hukum dari pejabat yang berwenang
4) Fotocopy Ijin usaha atau surat keterangan yang dipersamakan dengan itu yang diterbitkan oleh instansi teknik.
c. Syarat ijin TDP Comanditer Vernudjschaf (CV)
1) Fotocopy akte pendirian perusahaan
2) Fotocopy ijin gangguan (HO)
3) Fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
4) Fotocopy KTP/paspor direktur utama atau penanggung jawab/pengurus
5) Fotocopy Ijin usaha atau surat keterangan yang dipersamakan dengan itu yang diterbitkan oleh instansi teknik.
d. Syarat ijin TDP Perseroan Terbatas (PT)
1) Fotocopy akte pendirian perseroan terbatas
2) Fotocopy pengesahan pendirian perseroan terbatas dari menteri hukum dan HAM
3) Fotocopy akte perubahan pendirian perseroan terbatas (bila ada)
commit to user
4) Asli atau fotocopy keputusan pengesahan sebagai badan hukum
5) Fotocopy KTP/paspor direktur utama atau penanggung jawab
6) Fotocopy Ijin usaha atau surat keterangan yang dipersamakan dengan itu yang diterbitkan oleh instansi teknik.
Dari sekian jenis TDP dengan syarat yang berbeda tetapi alur proses perijinan sama. Alur proses bisnis untuk menyelesaikan ijin TDP digambarkan dalam Functional flowchart yang dapat dilihat dalam gambar 4.2
Pada perijinan TDP ini termasuk dalam kategori penanaman modal maka pemohon yang akan mengajukan perijinan yang berhubungan dengan penanaman modal, wajib mendaftar pendaftaran penanaman modal (PPM). Pemohon harus melengkapi syarat-syarat pengajuan yang diserahkan ke loket sesuai perijinan. Berkas yang lengkap akan diproses oleh petugas loket, petugas loket akan membuat monitoring perjalanan berkas. monitoring perjalanan berkas membutuhkan paraf dari kasubid dan kabid bidang indakop serta paraf dari sekertaris. Setelah paraf lengkap maka berkas akan diteliti oleh bidang Tata Usaha kelengkapan dan apakah terjadi kesalahan atau tidak. SK perijinan akan disahkan oleh ketua.
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN TDP
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS TATA USAHA
PETUGAS BAGIAN
Penyerahan SK,SKPD,SKRD
TTD SK
Mencatat diagenda
Paraf KASUBAG
Selesai
Berkas lengkap?
Memeriksaan
Berkas
Paraf KABAG
Proses Perijinan SK
Paraf petugas loket
pada monitoring
Pengetikan data
pemohon
Mengisi formulir penanaman modal
Tanda terima
Pemeriksaan SK
Paraf monitoring
Fotocopy KTP,Ijin HO,NPWP,Foto, KTP Direktur perush.
Gambar 4.2 Proses Bisnis Perijinan TDP
commit to user
3. Proses Bisnis Perijinan IMB
Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) ijin yang dikeluarkan untuk mendirikan suatu bangunan baik tempat tinggal maupun sebagai tempat usaha, syarat pengajuan ijin IMB yang digunakan untuk tempat usaha perlu adanya surat pernyataan persetujuan tetangga. Serta apabila tanah belum balik nama juga perlu adanya surat pernyataan. Untuk mengajukan perijinan IMB pemohon harus melengkapi syarat-syarat dalam berkas pengajuan. Adapun syarat-syaratnya sebagai berikut :
a. Gambar rencana lengkap rangkap 2 (dua)
b. Fotocopy sertifikat/surat keterangan status tanah dari pejabat yang berwenang
c. Surat pernyataan tidak keberatan dari tetangga untuk bangunan bertingkat/bangunan untuk usaha
d. Fotocopy ijin lokasi bagi bangunan usaha
e. Fotocopy KTP/akta pendirian bagi perusahaan yang berbadan hukum
f. Fotocopy pelunasan PBB tahun terakhir. Syarat diatas harus dilengkapi pemohon untuk mengajukan perijinan, petugas loket akan mengecek kelengkapan syarat pengajuan. Perijinan IMB dilakukan pengecekan lokasi oleh petugas untuk memastikan luas tanah yang diajukan oleh pemohon. Hasil pengecekan lokasi akan dijadikan SK yang dikeluarkan. Ijin IMB dikenakan biaya retribusi sesuai dengan luas bangunan dan jenis bangunan. Untuk dapat menyelesaikan ijin IMB memerlukan sepuluh hari kerja.
Pihak yang terlibat dalam proses perijinan adalah petugas loket yang akan memeriksa kelengkapan berkas, mencatat dibuku agenda, dan paraf pada monitoring penerimaan berkas. Petugas pengecek lokasi melakukan tugas pengecekan langsung pada tempat yang diajukan oleh pemohon, untuk mengukur ketepatan luas tanah dan bangunan. Setelah mendapat hasil dari petugas cek lokasi petugas loket yang membuat SK perijinan apabila disutujui. Sekertaris bertanggung jawab atas berkas yang akan disetujui dengan memberikan paraf pada monitoring. Dan tanda tangan ketua sebagai pengesahan. Proses bisnis IMB digambarkan dalam Functional flowchart yang dapat dilihat dalam Gambar 4.3
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN IMB
PEMOHON SEKRETARIS
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
KETUA
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
PETUGAS TATA USAHA
Berkas lengkap?
Mengisi formulir penanaman modal
Tanda terima
Pengetikan data pemohon
Paraf KASUBAG
Paraf KABAG
Perhitungan SKPD/SKRD
Proses perijinan
SK
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Pengecekan Lokasi
Pemeriksaan SK
Penyerahan SK
Selesai
Paraf monitoring
Mencatat diagenda
Paraf petugas loket
pada monitoring
ya
tidak
Formulir,fotocopy pbb,fotocopy ijin
llokasi,Fotocopy sertifikat,Surat pernyataan,fotocopy ktp
Gambar 4.3 Proses Bisnis Perijinan IMB
commit to user
4. Proses Bisnis Perijinan Prinsip Dan Lokasi
Ijin prinsip diberikan kepada orang atau badan yang melakukan usaha yang berlokasi diluar kawasan industri. Kawasan industri adalah kawasan tempat pemusatan kegiatan industri yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana penunjang yang dikembangkan dan dikelola oleh perusahaan kawasa industri yang telah memiliki izin usaha industri. Untuk mengurus ijin prinsip pemohon harus melengkapi syarat sebagai berikut :
a. Fotocopy KTP
b. Fotocopy akta pendirian perusahaan (bagi yang berbadan hukum)
c. Fotocopy keterangan kepemilikan tanah
d. Uraian rencana proyek/usaha yang akan dilaksanakan. Ijin Lokasi diperlukan apabila lokasi tanah digunakan dalam rangka penanaman modal yang berlaku pula sebagai izin pemindahan hak dan untuk menggunakan tanah tersebut guna keperluan usaha penanaman modal. Untuk mengurus ijin lokasi pemohon harus melengkapi syarat sebagai berikut :
a. Fotocopy KTP
b. Fotocopy akta pendirian perusahaan (bagi yang berbadan hukum)
c. Pernyataan tertulis mengenai kesanggupan yang bersangkutan untuk mengelola tanah
d. Pernyataan tertulis mengenai luas tanah yang dikuasai olehnya dan perusaaan lain yang merupakan satu group dengannya.
Syarat diatas harus dilengkapi pemohon sebelum mengajukan berkas ke loket pelayanan perijinan. Petugas loket akan memeriksa kelengkapan berkas yang kemudian akan diproses. Untuk perijinan prinsip dan lokasi akan dilakukan pengecekan secara langsung ke lokasi. Dari hasil pengecekan lokasi apabila disetujui oleh tim cek lokasi maka surat keputusan akan dikeluarkan. Proses untuk menyelesaikan perijinan ini sesuai standar yang telah ada sepuluh hari. Proses untuk meyelesaikan ijin prinsip dan lokasi mempunyai alur yang sama dengan perijinan IMB. Untuk mengurus perijinan prinsip dan lokasi dikenakan biaya retribusi. Proses bisnis Prinsip dan lokasi digambarkan dalam Functional flowchart yang dapat dilihat dalam Gambar 4.4.
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN PRINSIP DAN LOKASI
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS TATA USAHA
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
Paraf KASUBAG
Memeriksa
Berkas
Mencatat diagenda
Penyerahan SK
Perhitungan SKPD/SKRD
Mulai
Paraf KABAG
Pengecekan Lokasi
Tanda terima
Mengisi formulir penanaman modal
Kwitansi
Proses perijinan
SK
Selesai
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Paraf petugas loket
pada monitoring
Pengetikan data pemohon
Pemeriksaan SK
Berkas lengkap?
Pembayaran
Paraf monitoring
Berkas syarat pengajuan
Gambar 4.4 Proses Bisnis Perijinan Prinsip dan Lokasi
commit to user
5. Proses Bisnis Perijinan HO
Ijin Gangguan (HO) ijin yang dikeluarkan untuk menyatakan suatu usaha tidak menimbulkan ganguan bagi lingkungan, ijin HO perlu dimiliki bagi suatu tempat usaha untuk menyatakan suatu usaha tidak menimbulkan gangguan sekaligus menjadi syarat untuk mencari ijin SIUP, TDP. Untuk mengajukan perijinan HO pemohon harus melengkapi syarat-syarat dalam berkas pengajuan. Adapun syarat-syaratnya sebagai berikut :
a. Keterangan pemohon dan usaha
b. Keterangan/pernyataan kepemilikan tanah /bangunan
c. Pernyataan pencegahan gangguan dan pencemaran lingkungan
d. Pernyataan persetujuan lingkungan/tetangga
e. Fotocopy KTP dn atau akte pendirian (bagi yang berbadan hukum)
f. Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) Pada proses ijin HO akan dilakukan pengecekan langsung kelapangan. Tim teknis gabungan dari petugas cek lokasi dan bagian petugas lingkungan hidup akan melakukan pengecekan. Tempat yang akan dijadikan pengecekan merupakan tempat usaha yang menimbulkan ganguan atau menghasilkan limbah yang dapat merusak lingkungan hidup. Tim cek lokasi akan memberikan rekomendasi untuk surat ijin HO disetujui atau tidak. Untuk menyelesaikan ijin HO standar waktu yang sudah ada adalah enam hari kerja.
Pihak yang terlibat dalam proses perijinan HO adalah petugas loket yang melakukan pengecekan kelengkapan berkas serta membuat SK perijinan apabila telah diadakan rapat persetujuan, petugas cek lokasi bertugas melakukan pengecekan langsung ke lokasi dan bertugas untuk memberikan rekomendasi sesuai hasil pengecekan untuk diterima atau ditolak untuk ijin yang diajukan. Pada bagian Tata Usaha akan mengecek kebenaran SK perijinan. Sekertaris yang bertanggung jawab untuk SK yang dikeluarkan, dan disahkan oleh ketua BPT KabupatenSragen. Untuk ijin HO pemohon dikenakan biaya retribusi. Proses bisnis HO digambarkan dalam Functional flowchart yang dapat dilihat dalam Gambar 4.5.
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN HO
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS TATA USAHA
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
Pembayaran Pembayaran
Proses perijinan
SK
Proses perijinan
SK
Mulai Mulai
Kwitansi Kwitansi
Pemeriksaan SK Pemeriksaan SK
Paraf petugas loket
pada monitoring
Paraf petugas loket
pada monitoring
Berkas lengkap?
Berkas lengkap?
Paraf monitoring
Paraf monitoring
Selesai Selesai
Tanda terima TGL pemeriksaan TGL Selesai,SK
Tanda terima TGL pemeriksaan TGL Selesai,SK
TTD SK
Perhitungan SKPD/SKRD
Perhitungan SKPD/SKRD
Paraf KABAG Paraf KABAG
Pengecekan Lokasi Pengecekan Lokasi
Paraf KASUBAG Paraf KASUBAG
Pengetikan data
pemohon
Pengetikan data
pemohon
Penyerahan SK Penyerahan SK
Sidang Hasil Pemeriksaan
Sidang Hasil Pemeriksaan
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Berita acara hasil
pengecekan dan
Mencatat rekomendasi diagenda
Mencatat diagenda
Mengisi Formulir Penanaman modal
Mengisi Formulir Penanaman modal
Fotocopy ktp,IMB,Surat pernyataan kepemilikan,pencegah ganguan,persetujuan tetangga
tidak tidak
Gambar 4.5 Proses Bisnis Perijinan HO
commit to user
6. Proses Bisnis Perijinan Reklame Kain Dan Papan
Untuk memasang suatu reklame perlu adanya ijin, ijin reklame terbagi menjadi dua yaitu reklame kain dan reklame papan. Reklame kain biasanya berukuran 1,5 meter x 1 meter, pemohon melengkapi syarat dan mengumpulkan formulir langsung ke loket perijinan serta membawa langsung reklame. Setelah melakukan pembayaran petugas akan menempelkan stiker dan menandatangani reklame yang berarti reklame legal untuk dipasang. reklame kain dipasang sendiri oleh pemohon. Sedangkan untuk reklame papan berukuran 5 meter x 3 meter, untuk reklame papan pemohon melengkapi persyaratan dan menulis surat pernyataan. Reklame papan akan dipasang dengan pihak dinas lingkungan untuk memastikan posisi dari reklame.
Pada pemasangan reklame dikenakan biaya retribusi yang dihitung sesuai lebar reklame, berapa lama dipasang dan terletak dimana reklame tersebut. Retribusi reklame kain dan papan dikenakan biaya yang berbeda. Penentuan pemasangan reklame untuk lokasi dan berapa lama reklame dipasang ditentukan oleh pemohon. Setiap reklame yang dipasang harus didaftarkan pada BPT kab.Sragen apabila reklame tidak terdaftar dan dipasang tidak sesuai ketentuan maka akan dilakukan pelepasan oleh petugas. Serta dalam pemasangan reklame tidak boleh sembarangan, reklame harus dipasang pda tempat yang telah ditentukan oleh BPT kab.Sragen.
Pihak yang terlibat dalam proses perijinan reklame pemohon, petugas loket dan petugas kasir. Petugas loket yang bertandatangan pada reklame adalah kasubid bidang indakop dan reklame. Bagian pembayaran retribusi dilakukan dibagian kasir yang akan memberikan kwitansi sebagai bukti. Proses bisnis pada reklame kain dalam functional flowchart yang dapat dilihat dalam gambar 4.6 untuk reklame papan functional flowchart digambarkan gambar 4.7.
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN REKLAME KAIN
Petugas Kasir Petugas Kasir
PETUGAS LOKET PEMOHON PETUGAS LOKET
Mulai Mulai
Memeriksa formulir dan
reklame
Paraf petugas pada reklame
Petugas menempelkan setiker pada reklame
Selesai
Menghitung retribusi
Pemohon membayar
dikasir
Menerima pembayaran retribusi
Penyerahan kwitansi
Fotocopy KTP
Mengisi formulir Mengisi formulir
Menerima kwitansi
pembayaran
Gambar 4.6 Proses Bisnis Perijinan Reklame Kain
commit to user
PROSES BISNIS PERIJINAN REKLAME PAPAN
Petugas Kasir PEMOHON Petugas Kasir
Selesai
Petugas menempelkan setiker pada reklame
Menghitung retribusi
Paraf petugas pada
reklame
Pemohon membayar dikasir
Fotocopy ktp, surat
pernyataan
Fotocopy ktp, surat
pernyataan
Mulai Mulai Mulai
Menerima kwitansi pembayaran
Penyerahan kwitansi
Petugas menerima pembayaran retribusi
Mengisi formulir Mengisi formulir
Gambar 4.7 Proses Bisnis Perijinan Reklame Papan
4.2 Memetakan Alur Proses Perijinan Pada Peta Proses Operasi PETA PROSES OPERASI
NAMA PROSES : PERIJINAN IMB NOMOR PETA : 1 DIPETAKAN OLEH : ELLENIA TANGGAL DIPETAKAN : 28 MEI 2012
Ketua
Sekertaris
Petugas tata usaha
Petugas cek lokasi
Pemohon
Petugas loket
Tanda tangan
Paraf
Memeriksa
Proses cek
Mendaftar
Memeriksa
ketua BPT
n berkas Mencatat
Berita acara
agenda
pemeriksaan rekomendasi
Pengetikan
IV data Menumpuk
-16
berkas
Paraf kasubag
Menumpuk
berkas
Paraf kabag
Proses SK
Berkas
kembali ke
Kegiatan loket
Ringkasan
Jumlah
Waktu (menit)
Menghitung
Operasi retribusi 17 2903,21
Membayar retribusi
Pemeriksaan 3 81,79
Serah terima
Gambar 4.8 Peta proses operasi perijinan dengan pengecekan lokasi
IV-16
IV-17
NAMA PROSES : PERIJINAN IMB NOMOR PETA : 1 DIPETAKAN OLEH : ELLENIA TANGGAL DIPETAKAN : 28 MEI 2012
Gambar 4.9 Peta proses operasi perijinan tanpa pengecekan lokasi
Ketua
Tanda tangan
ketua BPT
Petugas tata usaha
Paraf monitoring
Petugas loket Memeriksa
berkas Paraf
Monitoring Mencatat
agenda Pengetikan
data Menumpuk
berkas Paraf
kasubag
Paraf kabag
Menumpuk berkas
Proses SK
Serah terima berkas
Membayar retribusi
Menghitung retribusi
Berkas kembali ke loket
Waktu (menit)
Operasi
17 215,5
Pemeriksaan
3 103,97
Delay
4 630,01
Total
24 949,48
Ringkasan
commit to user
4.3 Perhitungan Waktu Standar Proses
Dari gambar 4.8 dapat dilihat OPC alur tiap proses perijinan serta dapat dilihat perbedaan antara kegiatan proses dan non proses dengan pengecekan lokasi sedangkan pada gambar 4.9 OPC proses bisnis tanpa proses operasi. Berikut akan dilakukan perhitungan waktu standar proses :
1. Perhitungan Waktu Standar Perijinan SIUP
Dalam pengamatan secara langsung didapatkan waktu pengamatan tiap proses perijina. Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada perijinan SIUP dalam satuan menit, rumus yang digunakan pada persamaan
2.4
Tabel 4.1 Tabel uji kecukupan data perijinan SIUP Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
408
166.464
5.706 11,3 Memeriksa berkas
417
173.889
6.215 28,9 Paraf petugas loket pada monitoring
338
114.244
3.902 9,9 Mencatat diagenda
162
26.244
898 10,6 Memasukkan data pemohon pada komputer
888
788.544
27.080 12,1 Paraf Kasubag
318
101.124
3.424 6,3 Paraf Kabag
333
110.889
3.725 3,1 Proses perijinan SK,SKPD,SKRD
873
762.129
26.013 9,6 Berkas masuk ruang tata usaha
592
350.464
11.988 10,5 Paraf sekretaris
305
93.025
3.297 25,3 Tanda tangan ketua bpt
375
140.625
5.037 29,8 Berkas kembali keloket
484
234.256
8.356 28,0 Serah terima SK,SKPD,SKRD
Karena N’ < N, maka data dianggap cukup.
commit to user
Untuk uji keseragaman rumus yang digunakan pada persamaan 2.5 dan persamaan
2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir
BKA = 13,60 + (3,96 x 2) = 21,52 BKB = 13,60 - (3,96 x 2) = 5,68
Gambar 4.10 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan SIUP
commit to user
Dari Gambar 4.10 data pengamatan pada periijinan SIUP masuk dalam range antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan SIUP
Dari Tabel 4.3 didapatkan hasil perhitungan standar waktu satu hari untuk menyelesaikan perijinan SIUP. Berikut adalah contoh perhitungan manual untuk menghitung waktu siklus pada kegiatan mengisi formulir, rumus yang digunakan pada persamaan 2.1
menit Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan
memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang
Proses Perijinan
Perhitungan Standar waktu
Ws
Wn Allowance Wb Mengisi formulir
13,60 106% 14,42
39% 23,44 Memeriksa berkas
13,90 106% 14,73
40% 24,56 Paraf petugas loket pada
monitoring
11,27 106% 11,94
39% 19,42 Mencatat di agenda
5,40 106% 5,72
39% 9,38 Memasukkan data pemohon pada computer
29,60 106% 31,38
23% 40,75 Paraf Kasubag
10,67 108% 11,52
23% 14,96 Paraf Kabag
10,10 106% 10,71
26% 14,37 Membuat surat keterangan
29,10 106% 30,85
39% 50,16 Berkas masuk ruang Tata Usaha
19,73 106% 20,92
39% 34,01 Paraf sekretaris
10,17 108% 10,98
26% 14,74 Tanda tangan ketua BPT
12,50 108% 13,50
23% 17,53 Berkas kembali ke loket
16,13 106% 17,10
40% 28,50 Serah terima SK
14,90 106% 15,79
40% 26,32
Total Proses Dalam menit
318,14
Total Proses Dalam Jam
Total Proses Dalam Hari
commit to user
diberikan berbeda-beda tiap petugas, penyesuaian untuk petugas loket dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Tabel penyesuaian untuk petugas loket SIUP
No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
1 Keterampilan Good
3 Kondisi kerja Good
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan
memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
= 23,441 menit
commit to user
Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 23 menit untuk menyelesaikan kegiatan pendaftaran penanaman modal. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
2. Perhitungan Waktu Standar Perijinan TDP
Dalam pengamatan secara langsung didapatkan waktu pengamatan tiap proses perijinan. Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada perijinan TDP dalam menit, rumus yang digunakan pada persamaan 2.4
Tabel 4.6 Tabel uji kecukupan data perijinan TDP Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
404
163.216 5.650 15,4 Memeriksa berkas
424
179.776 6.296 20,3 Paraf petugas loket pada monitoring
351
123.201 4.243 13,3 Mencatat diagenda
175
30.625
1.067 18,1 Memasukkan data pemohon pada
komputer
890
792.100 26.878 7,2 Paraf Kasubag
364
132.496 4.704 26,0 Paraf Kabag
377
142.129 4.995 21,7 Proses perijinan SK,SKPD,SKRD
930
864.900 29.742 12,7 Berkas masuk ruang tata usaha
883
779.689 27.909 29,5 Paraf sekretaris
324
104.976 3.758 29,6 Tanda tangan ketua bpt
585
342.225 12.149 26,0 Berkas kembali keloket
507
257.049 8.887 14,9 Serah terima SK,SKPD,SKRD
N’ 5 Kare a N’< N, maka data dianggap cukup. Untuk uji keseragaman data rumus dapat dilihat pada persamaan 2.5 dan persamaan 2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir dapat dilihat pada Tabel 4.7
commit to user
Tabel 4.7 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir perijinan TDP
BKA = 13,47 + (12,02 x 2) = 21,77 BKB = 13,47 - (12,02 x 2) = -5,16
Gambar 4.11 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan TDP Dari Gambar 4.11 data pengamatan pada periijinan TDP masuk dalam range antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan
10
12
14
16
18
20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
x BKA BKB
commit to user
telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.8.
Tabel 4.8 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan TDP
Dari Tabel 4.8 didapatkan hasil perhitungan standar waktu satu hari untuk menyelesaikan perijinan TDP. Contoh berikut adalah perhitungan manual untuk menghitung waktu siklus pada kegiatan mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.1
menit Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang diberikan berbeda-beda tiap petugas, tabel penyesuaian untuk petugas loket TDP dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu Standar
Ws
Wn Allowance Wb Mengisi formulir
13,47
106% 14,27
39% 23,21 Memeriksa berkas
14,13
106% 14,98
40% 24,97 Paraf petugas loket pada monitoring
11,70
106% 12,40
39% 20,17 Mencatat di agenda
5,83
106% 6,18
39% 10,14 Memasukkan data pemohon
pada computer
29,67
106% 31,45
23% 40,84 Paraf Kasubag
12,70
108% 13,72
23% 17,81 Paraf Kabag
12,57
106% 13,32
26% 17,88 Membuat surat keterangan
31,00
106% 32,86
28% 45,64 Berkas masuk ruang Tata Usaha
32,00
106% 33,92
28% 47,11 Paraf sekretaris
10,57
108% 11,41
26% 15,32 Tanda tangan ketua BPT
18,37
108% 19,84
23% 25,76 Berkas kembali ke loket
16,90
106% 17,91
40% 29,86 Serah terima SK
Total Proses Dalam menit
344,61
Total Proses Dalam Jam
Total Proses Dalam Hari
commit to user
Tabel 4.9 Tabel penyesuaian untuk petugas loket TDP No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
3 Kondisi kerja
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan
memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.10.
Tabel 4.10 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
= 23,21 menit Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 23 menit untuk menyelesaikan kegiatan pendaftaran penanaman modal. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
commit to user
3. Perhitungan Waktu Standar Perijinan IMB
Dalam pengamatan secara langsung didapatkan waktu pengamatan tiap
proses perijinan. Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada perijinan IMB dalam menit, rumus yang digunakan pada persamaan 2.4
Tabel 4.11 Tabel uji kecukupan data perijinan IMB Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
353
124.609
4.259 10,1 Memeriksa berkas
414
171.396
5.878 11,5 Paraf petugas loket pada monitoring
333
110.889
3.769 7,9 Mencatat diagenda
164
26.896
922 11,4 Memasukkan data pemohon pada komputer
901
811.801 27.993 13,8 Paraf Kasubag
326
106.276
3.586 4,9 Paraf Kabag
380
144.400
4.888 6,2 Mengecek Lokasi
2075
430.625 149.375 16,3 Hasil berita acara hasil pengecekan
657
431.649 14.793 11,3 Membuat surat keterangan
868
753.424 25.840 11,6 Berkas masuk ruang tata usaha
496
246.016
8.570 18,0 Paraf sekretaris
343
117.649
4.011 9,1 Tanda tangan ketua bpt
445
198.025
6.851 15,2 Berkas kembali keloket
491
241.081
8.571 26,6 Menghitung retribusi
312
97.344
3.302 7,0 Membayar retribusi
229
52.441
1.869 27,6 Serah terima SK,SKPD,SKRD
N’ Kare a N’< N, maka data dianggap cukup.
Untuk uji keseragaman data rumus dapat dilihat pada persamaan 2.5 dan persamaan 2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir pada perijinan IMB dapat dilihat pada Tabel 4.12
commit to user
Tabel 4.12 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir perijinan IMB
BKA = 11,77 + (2,37 x 2) = 16,51 BKB = 11,77 - (2,37 x 2) = 7,03
Gambar 4.12 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan IMB Dari Gambar 4.12 data pengamatan pada periijinan IMB masuk dalam range antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan
10
12
14
16
18
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
x BKA
BKB
commit to user
telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.13.
Tabel 4.13 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan IMB
Dari Tabel 4.13 didapatkan hasil perhitungan standar waktu satu hari untuk menyelesaikan perijinan IMB. Contoh berikut adalah perhitungan manual untuk menghitung waktu siklus pada kegiatan mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.1
menit
Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang
Proses Perijinan
Perhitungan Standar waktu
Ws
Wn
Allowance Wb Mengisi formulir
11,77 106% 12,47
39% 20,28 Memeriksa berkas
13,80 106% 14,63
40% 24,38 Paraf petugas loket pada monitoring
11,20 106% 11,87
40% 19,79 Mencatat di agenda
40% 9,66 Memasukkan data pemohon
pada computer
30,03 106% 31,84
39% 51,76 Paraf Kasubag
11,07 106% 11,73
23% 15,23 Paraf Kabag
12,67 108% 13,68
23% 17,77 Proses pengecekan lokasi
2064,00 106% 2187,84
5% 2302,99 Mengecek Lokasi
69,33 109% 75,57
74% 290,67 Hasil berita acara hasil pengecekan
22,00 106% 23,32
39% 37,92 Membuat SK
28,93 106% 30,67
39% 49,87 Berkas masuk ruang Tata Usaha
16,53 106% 17,53
39% 28,50 Paraf sekretaris
11,10 108% 11,99
26% 16,09 Tanda tangan ketua BPT
14,83 108% 16,02
23% 20,81 Berkas kembali ke loket
16,37 106% 17,35
40% 28,91 Menghitung SKPD/SKRD
10,00 106% 10,60
39% 17,24 Membayar retribusi
39% 13,16 Serah terima SK
11,80 106% 12,51
40% 20,85
Total Proses Dalam menit
2985,86
Total Proses Dalam Jam
50
Total Proses Dalam Hari
commit to user
diberikan berbeda-beda tiap petugas, tabel penyesuaian untuk petugas loket perijinan IMB dapat dilihat pada Tabel 4.14.
Tabel 4.14 Tabel penyesuaian untuk petugas loket IMB
No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
3 Kondisi kerja
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan
memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.15.
Tabel 4.15 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
= 20,81 menit
commit to user
Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 20 menit untuk menyelesaikan kegiatan pendaftaran penanaman modal. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
4. Perhitungan Waktu Standar Perijinan Prinsip dan Lokasi
Dalam pengamatan secara langsung didapatkan waktu pengamatan tiap
proses perijinan. Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada kegiatan mengisi formulir perijinan prinsip lokasi dalam menit, rumus yang digunakan pada persamaan 2.4
Tabel 4.16 Tabel uji kecukupan data perijinan Prinsip dan Lokasi
Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
380
144.400
4.978 13,68 Memeriksa berkas
402
161.604
5.572 13,75 Paraf petugas loket pada monitoring
359
128.881
4.491 18,15 Mencatat diagenda
165
27.225
949 18,29 Memasukkan data pemohon pada komputer
877
769.129
26.383 11,63 Paraf Kasubag
298
88.804
3.124 22,14 Paraf Kabag
265
70.225
2.515 29,76 Mengecek Lokasi
2160
466.560 166.250 27,60 Hasil berita acara hasil pengecekan
538
289.444
10.150 20,81 Membuat surat keterangan
889
790.321
27.761 21,51 Berkas masuk ruang tata usaha
565
319.225
11.369 27,37 Paraf sekretaris
271
73.441
2.577 21,07 Tanda tangan ketua bpt
298
88.804
3.112 20,52 Berkas kembali keloket
376
141.376
4.850 11,67 Menghitung retribusi
360
129.600
4.552 21,48 Membayar retribusi
278
77.284
2.764 29,17 Serah terima SK,SKPD,SKRD
N’ 8 Kare a N’< N, maka data dianggap cukup.
commit to user
Untuk uji keseragaman data rumus dapat dilihat pada persamaan 2.5 dan persamaan 2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir pada perijinan prinsip dan lokasi dapat dilihat pada Tabel 4.17
Tabel 4.17 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir prinsip dan lokasi
BKA = 12,67 + (3,34 x 2) = 19,35 BKB = 12,67 - (3,34 x 2) = 5,99
Gambar 4.13 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan Prinsip dan Lokasi
10
15
20
25
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
x BKA
BKB
commit to user
Dari Gambar 4.13 data pengamatan pada periijinan prinsip dan lokasi masuk dalam range antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.18
Tabel 4.18 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan prinsip dan lokasi Proses Perijinan
Perhitungan Waktu Standar
Ws
Wn
Allowance Wb Mengisi formulir
39% 21,83 Memeriksa berkas
40% 23,67 Paraf petugas loket pada monitoring
39% 20,63 Mencatat di agenda
39% 9,56 Memasukkan data pemohon pada komputer
23% 40,24 Paraf Kasubag
23% 13,93 Paraf Kabag
23% 12,16 Proses pengecekan lokasi
1776,00
109% 1935,84
23% 2514,08 Mengecek Lokasi
74% 301,85 Hasil berita acara hasil pengecekan
23% 24,69 Membuat SK
39% 51,08 Berkas masuk ruang Tata Usaha
39% 32,46 Paraf sekretaris
39% 15,57 Tanda tangan ketua BPT
23% 13,93 Berkas kembali ke loket
23% 17,58 Menghitung SKPD/SKRD
40% 21,20 Membayar retribusi
39% 15,97 Serah terima SK
Total Proses Dalam menit
3170
Total Proses Dalam Jam
53
Total Proses Dalam Hari
Dari Tabel 4.18 didapatkan hasil perhitungan standar waktu tujuh hari untuk menyelesaikan perijinan prinsip dan lokasi. Berikut adalah contoh untuk menghitung waktu siklus, rumus dapat dilihat pada persamaan 2.1.
menit
commit to user
Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang diberikan berbeda-beda tiap petugas, tabel penyesuaian untuk petugas loket dapat dilihat pada Tabel 4.19.
Tabel 4.19 Tabel penyesuaian untuk petugas loket perijinan prinsip dan lokasi
No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
3 Kondisi kerja
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit
Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.20.
Tabel 4.20 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
commit to user
= 21,83 menit Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 22 menit untuk menyelesaikan kegiatan pendaftaran penanaman modal. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
5. Perhitungan Waktu Standar Perijinan HO
Dalam pengamatan secara langsung didapatkan waktu pengamatan tiap
proses perijinan. Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada kegiatan mengisi formulir perijinan HO dalam satuan menit, rumus yang digunakan pada persamaan 2.4
Tabel 4.21 Tabel uji kecukupan data perijinan HO Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
334
111.556
3.798 8,55 Memeriksa berkas
414
171.396
5.866 10,70 Paraf petugas loket pada monitoring
338
114.244
3.934 13,22 Mencatat diagenda
171
29.241
1.013 15,72 Memasukkan data pemohon pada
28.371 6,64 Paraf Kasubag
322
103.684
3.552 11,10 Paraf Kabag
299
89.401
3.119 18,65 Mengecek Lokasi
2110
445.210
154.950 17,65 Merapatkan hasil pengecekan
877
769.129
26.299 10,32 Memberikan berita acara rekomendasi
696
484.416
17.258 27,52 Membuat surat keterangan
813
660.969
22.909 15,92 Berkas masuk ruang tata usaha
727
528.529
18.561 21,42 Paraf sekretaris
283
80.089
2.859 28,37 Tanda tangan ketua bpt
304
92.416
3.306 29,28 Berkas kembali keloket
380
144.400
5.136 26,81 Menghitung retribusi
300
90.000
3.056 7,47 Membayar retribusi
259
67.081
2.389 27,36 Serah terima SK,SKPD,SKRD
359
128.881
4.519 20,76
S 0,1 N 30
commit to user
N’ 8 55 Kare a N’ < N, maka data dianggap cukup. Untuk uji keseragaman data rumus dapat dilihat pada persamaan 2.5 dan persamaan 2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir pada perijinan HO dapat dilihat pada Tabel 4.22
Tabel 4.22 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir perijinan HO
BKA = 10,93 + (1,21 x 2) = 13,35 BKB = 10,93 - (1,21 x 2) = 8,51
commit to user
Gambar 4.14 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan HO Dari Gambar 4.14 data pengamatan pada periijinan HO masuk dalam range
antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.23
Tabel 4.23 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan HO
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu Standar
Ws
Wn Allowance Wb Mengisi formulir
11,13 106% 11,80
39% 19,19 Memeriksa berkas
13,80 106% 14,63
40% 24,38 Paraf petugas loket pada
monitoring
11,27 106% 11,94
39% 19,42 Mencatat di agenda
5,73 106% 6,08
39% 6,08 Memasukkan data pemohon pada komputer
30,43 106% 32,26
23% 41,90 Paraf Kasubag
10,73 108% 11,59
23% 15,05 Paraf Kabag
10,07 106% 10,67
26% 14,32 Proses pengecekan lokasi
1872 109% 2040
26% 2738,90 Mengecek Lokasi
71,67 109% 78,12
74% 300,45 Merapatkan hasil pengecekan
29,23 106% 30,99
23% 40,24 Memberikan berita acara
rekomendasi
23,20 106% 24,59
39% 39,99 Membuat SK
27,10 106% 28,73
39% 46,71 Berkas masuk ruang Tata Usaha 24,23 106% 25,69
39% 41,77 Paraf sekretaris
9,47 108% 10,22
26% 13,72 Tanda tangan ketua BPT
10,13 108% 10,94
23% 14,21 Berkas kembali ke loket
12,70 106% 13,46
40% 22,44 Menghitung SKPD/SKRD
9,60 106% 10,18
39% 16,55 Membayar retribusi
8,63 106% 9,15
39% 14,88
commit to user
Dari Tabel 4.5 didapatkan hasil perhitungan standar waktu tujuh hari untuk menyelesaikan perijinan HO. Berikut adalah contoh perhitungan manual waktu siklus pada kegiatan mengisi formulir, untuk menghitung waktu siklus rumus dapat dilihat pada persamaan 2.1
menit Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang
diberikan berbeda-beda tiap petugas, tabel penyesuaian untuk petugas loket dapat dilihat pada Tabel 4.24.
Tabel 4.24 Tabel penyesuaian untuk petugas loket perijinan HO
No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
3 Kondisi kerja
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan
memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.25.
Tabel 4.23 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan HO (Lanjutan)
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu Standar
Ws
Wn Allowance Wb Serah terima SK
11,97 106% 12,68
40% 21,14
Total Proses Dalam menit
3451,33
Total Proses Dalam Jam
58
Total Proses Dalam Hari
commit to user
Tabel 4.25 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
= 19,19 menit Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 19 menit untuk menyelesaikan kegiatan pendaftaran penanaman modal. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
6. Perhitungan Waktu Standar Perijinan Reklame Kain dan Papan
Data pengamatan dilakukan uji kecukupan data dan uji keseragaman
data. Berikut adalah contoh perhitungan manual uji kecukupan data pada kegiatan mengisi formulir, rumus yang digunakan pada persamaan 2.4
Tabel 4.26 Tabel uji kecukupan data perijinan reklame kain dan papan
Proses Perijinan
N' Mengisi formulir
307
94249
3213 9,09 Menentukan pemasangan reklame
242
58564
2084 27,02 Menghitung retribusi
300
90000
3064 8,53 Memberikan tagihan retribusi
40 1600
60 25,50 Membayar retribusi
257
66049
2365 29,68 Serah terima kwitansi
77 5929
207 18,96 Memperlihatkan kwitansi
32 1024
36 21,88 Menandai reklame
353
124609
4231 7,45
S 0,1 N 30
commit to user
N’ 9,09 Kare a N’ < N, maka data dianggap cukup.
Untuk uji keseragaman data rumus dapat dilihat pada persamaan 2.5 dan persamaan 2.6. Berikut adalah contoh perhitungan manual kegiatan mengisi formulir pada perijinan reklame papan dan kain dapat dilihat pada Tabel 4.27
Tabel 4.27 Tabel uji keseragaman kegiatan mengisi formulir perijinan HO
BKA = 10,23 + (1,58 x 2) = 12,93 BKB = 10,23 - (1,58 x 2) = 7,08
commit to user
Gambar 4.15 Grafik keseragaman pada mengisi formulir perijinan reklame papan dan kain
Dari Gambar 4.15 data pengamatan pada periijinan reklame papan dan kain masuk dalam range antara BKA dan BKP, maka data dikatakan seragam. Data tiap hasil pengamatan telah diuji kecukupan data dan uji keseragaman, untuk selengkapnya dapat dilihat pada L.2. Kemudian dari hasil waktu pengamatan akan dihitung waktu baku tiap proses. Untuk menghitung waktu baku dilakukan terlebih dulu perhitungan waktu siklus rata-rata dan perhitungan waktu normal. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.28
Tabel 4.28 Tabel hasil perhitungan waktu baku perijinan reklame kain dan papan
Dari Tabel 4.28 didapatkan hasil perhitungan standar waktu tujuh hari untuk menyelesaikan perijinan reklame kain dan reklame papan. Berikut adalah contoh perhitungan manual waktu siklus pada kegiatan mengisi formulir, untuk menghitung waktu siklus rumus dapat dilihat pada persamaan 2.1
Proses Perijinan Perhitungan Waktu Standar
Ws
Wn
Allowance Wb Mengisi formulir
10,23 1,06 10,85
0,4 18,08 Menentukan pemasangan reklame
8,07 1,06 8,55
0,4 14,25 Menghitung retribusi
10,00 1,06 10,60
0,4 17,67 Memberikan tagihan retribusi
1,33 1,06 1,41
0,4 2,36 Membayar retribusi
8,57 1,06 9,08
0,4 15,13 Serah terima kwitansi
2,57 1,06 2,72
0,4 4,53 Memperlihatkan kwitansi
1,00 1,06 1,06
0,4 1,77 Menandai reklame
11,77 1,06 12,47
0,4 20,79
Total Proses Dalam menit
95
Total Proses Dalam Jam
Total Proses Dalam Hari
commit to user
menit
Setelah menghitung waktu siklus, kemudian menghitung waktu normal dengan memberikan penyesuaian. Untuk tiap perhitungan waktu normal penyesuian yang diberikan berbeda-beda tiap petugas, tabel penyesuaian untuk petugas loket dapat dilihat pada Tabel 4.29.
Tabel 4.29 Tabel penyesuaian untuk petugas loket perijinan reklame papan dan kain
No
Faktor
Kelas Lambang Penyesuaian
3 Kondisi kerja
E -0,02
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu normal rumus yang digunakan pada persamaan 2.2.
menit Setelah diketahui waktu normal kemudian dihitung waktu baku dengan
memberikan allowance. Allowance yang diberikan pada tiap petugas berbeda- beda susuai dengan kegiatan yang dilakukan. Untuk kegiatan mengisi formulir allowance yang diberikan dalam dilihat pada Tabel 4.30.
Tabel 4.30 Tabel allowance untuk petugas loket dalam keadaan berdiri No
1 Menghilangkan rasa fatique
a. Tenaga yang dikeluarkan
Ringan
7,5
b. Sikap Kerja
Berdiri dua kaki
2,5
c. Gerakan kerja
Normal
d. Kelelahan mata
Fokus tetap
20
e. Keadaan temperatur tempat Normal
f. Keadaan atmosfer
Baik
g. Keadaan lingkungan
Bersih,sehat
2 Kebutuhan pribadi
Wanita
2,5
3 Hambatan yang tak terhindar
2,5
Total
40%
commit to user
Berikut adalah contoh perhitungan manual menghitung waktu baku mengisi formulir rumus dapat dilihat pada persamaan 2.3
= 18,08 menit Dari perhitungan waktu baku didapatkan standar waktu 18 menit untuk menyelesaikan kegiatan mengisi dan mengembalikan formulir. Dengan dihitung tiap proses kegiatan akan diperoleh standar waktu pelayanan proses.
4.4 Perhitungan Waktu Standar Non Proses
Pada perhitungan waktu non proses, menghitung waktu idle dan delay pada saat proses perijinan. Berikut perhitungan pada waktu non proses tiap perijinan :
1. Pehitungan Waktu Non Proses Perijinan SIUP
Dalam perhitungan ini menghitung waktu non proses pada perijinan SIUP. Untuk menghitung waktu non proses menggunakan rumus waktu siklus pada persamaan 2.1. Berikut hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.31.
Tabel 4.31 Tabel perhitungan waktu non proses SIUP
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu non proses
Ws Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
36 Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
34 Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
561 Total Proses Dalam menit
630,33 Total Proses Dalam jam
10,51 Total Proses Dalam Hari
Dari Tabel 4.31 didapatkan waktu non proses pada perijinan SIUP satu hari. Waktu non proses dihitung dari waktu siklus tiap waktu delay yang terjadi selama proses perijinan. Berikut perhitungan manual dalam waktu siklus non proses perijinan. Rumus waktu siklus rata-rata (Ws) dapat dilihat pada persamaan 2.1.
menit
commit to user
2. Pehitungan Waktu Non Proses Perijinan TDP
Dalam perhitungan ini menghitung waktu non proses pada perijinan TDP. Berikut hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.32.
Tabel 4.32 Tabel perhitungan waktu non proses TDP
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu non proses
Ws Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
35 Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
36 Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
470 Total Proses Dalam menit
540,17 Total Proses Dalam jam
9,00 Total Proses Dalam Hari
Dari Tabel 4.32 didapatkan waktu non proses pada perijinan TDP satu hari. Waktu non proses dihitung dari waktu siklus tiap waktu delay yang terjadi selama proses perijinan. Berikut perhitungan manual dalam waktu siklus non proses perijinan Rumus waktu siklus rata-rata (Ws) dapat dilihat pada persamaan 2.1.
menit
3. Pehitungan Waktu Non Proses Perijinan IMB
Dalam perhitungan ini menghitung waktu non proses pada perijinan IMB. Berikut hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.33.
Tabel 4.33 Tabel perhitungan waktu non proses IMB
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu non proses Ws
Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
37 Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
54 Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
1180 Total Proses Dalam menit
1271,57 Total Proses Dalam jam
21,19 Total Proses Dalam Hari
Dari tabel 4.33 didapatkan waktu non proses pada perijinan IMB tiga hari. Waktu non proses dihitung dari waktu siklus tiap waktu delay yang terjadi selama proses perijinan. Berikut perhitungan manual dalam waktu siklus non proses perijinan Rumus waktu siklus rata-rata (Ws) dapat dilihat pada persamaan 2.1.
commit to user
menit
4. Pehitungan Waktu Non Proses Perijinan Prinsip dan Lokasi
Dalam perhitungan ini menghitung waktu non proses pada perijinan prinsip dan lokasi. Berikut hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.34.
Tabel 4.34 Tabel perhitungan waktu non proses
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu non proses
Ws Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
42 Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
36 Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
1078 Total Proses Dalam menit
1156,50 Total Proses Dalam jam
19,28 Total Proses Dalam Hari
Dari tabel 4.34 didapatkan waktu non proses pada perijinan prinsip dan lokasi dua hari. Waktu non proses dihitung dari waktu siklus tiap waktu delay yang terjadi selama proses perijinan. Berikut perhitungan manual dalam waktu siklus non proses perijinan Rumus waktu siklus rata-rata (Ws) dapat dilihat pada persamaan
2.1.
menit
5. Pehitungan Waktu Non Proses Perijinan HO
Dalam perhitungan ini menghitung waktu non proses pada perijinan HO. Berikut hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 4.35.
Tabel 4.35 Tabel perhitungan waktu non proses
Proses Perijinan
Perhitungan Waktu non proses
Ws Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
45 Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
43 Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
900 Total Proses Dalam menit
988,40 Total Proses Dalam jam
16,47 Total Proses Dalam Hari
commit to user
Dari tabel 4.35 didapatkan waktu non proses pada perijinan HO dua hari. Waktu non proses dihitung dari waktu siklus tiap waktu delay yang terjadi selama proses perijinan. Berikut perhitungan manual dalam waktu siklus non proses perijinan Rumus waktu siklus rata-rata (Ws) dapat dilihat pada persamaan 2.1.
menit
4.5 Rekap Hasil Perhitungan Waktu Standar
Dari hasil perhitungan waktu proses dan waktu non proses didapatkan standar waktu hitung. Pada Tabel 4.36 merupakan hasil rekap dari hasil perhitungan waktu proses dan waktu non proses.
Tabel 4.36 Tabel rekap hasil perhitungan
Jenis Perijinan
Rekap hasil Perhitungan
Waktu Total
Proses (dalam hari)
Waktu Total Non Proses (dalam
hari)
Total Waktu Standar
7 2 9 Reklame Papan
1 Reklame Kain
Tabel 4.36 didapatkan hasil rekap dari perhitungan waktu proses dan waktu non proses. Dimana Total waktu standar merupakan penjumlahan dari waktu proses dan non proses. Dari total waktu didapatkan waktu standar baru perijinan.
4.6 Usulan Perbaikan Proses Bisnis Perijinan dengan Business Process Improvement
Untuk dapat mengefisiensikan waktu dilakukan perbaikan pada proses bisnis perijinan. Pada tahap ini menggunakan metode BPI, dengan mengeliminasi proses yang non- value added.
commit to user
4.6.1 Mengevaluasi Proses Bisnis dengan Menentukan Value Added dan Non- Value Added
Identifikasi proses value added dan non- value added dengan mengevaluasi seluruh bagian dari proses bisnis dan menentukan kontribusinya dalam proses perijinan.
1. Perijinan IMB
Evaluasi rincian proses untuk mengetahui kegiatan yang value-added dan non-value-added . Evaluasi rincian proses bisnis awal untuk perijinan IMB dijelaskan pada Tabel 4.37.
Tabel 4.37 Tabel evaluasi rincian proses bisnis imb
Entitas
Proses
Jenis Kegiatan
Petugas Loket
Mengisi formulir
value-added
Memeriksa berkas
value-added
Paraf petugas loket pada monitoring
value-added
Mencatat di agenda
value-added
Menumpuk berkas
non-value-added
Memasukkan data pemohon pada komputer
value-added Kasubag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
non-value-added
Paraf Kasubag
value-added Kabag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
non-value-added
Paraf Kabag
value-added
Petugas cek lokasi
Proses pengecekan lokasi
value-added
Mengecek Lokasi
value-added
Hasil berita acara hasil pengecekan
value-added Petugas Loket
Proses perijinan SK
value-added Petugas Tata Usaha
Berkas masuk di ruang Tata Usaha
non-value-added Sekretaris
Paraf sekretaris
value-added
Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
non-value-added Ketua BPT
Tanda tangan ketua BPT
value-added Petugas Loket
Berkas kembali ke loket
value-added
Menghitung SKPD/SKRD
value-added Pemohon
Membayar retribusi
value-added
Serah terima SK
value-added
commit to user
Dari Tabel 4.37 menjelaskan tentang evaluasi proses perijinan IMB. Pada proses perijinan IMB masih terdapat proses non-value-added. Hal tersebut karena adanya penumpukan berkas yang menyebebkan pemborosan waktu. Sehingga proses tersebut perlu dilakukan evaluasi. Adanya waktu penumpukan merupakan waktu non proses yang nantinya mempengaruhi penetapan standar waktu pelayanan.
Setelah dilakukan penentuan value-added dan non value-added, dapat dilakukan perbaikan proses bisnis dengan menggunakan langkah-langkah BPI sbagai berikut :
1. Mengeliminasi proses menunggu Petugas harus membiasakan diri untuk bekerja tidak membuang waktu selama proses dapat dilakukan. Pada proses perijinan petugas melakukan penumpukan berkas atau menunggu proses selanjutnya. Kegiatan menumpuk berkas merupakan kegiatan wasting time. Dengan mengeliminasi proses dapat mereduksi waktu proses untuk membuat penyelesaian perijinan lebih cepat. Sehingga akan mengefisiensikan standar waktu dan meningkatkan kualitas kerja.
2. Menggabungkan proses perulangan Pada proses perijinan terdapat proses yang dilakukan secara berulang. Proses yang berulang dapat dilakukan penggabungan maupun dieliminasi. Pada proses pengecekan yang dilakukan bagian Tata Usaha mengecek kelengkapan merupakan pemborosan waktu sehingga proses ini dapat dilakukan pada loket perijinan, sehingga dapat meminimalkan waktu proses.
3. Upgrading Untuk Meningkatkan Performansi Dari evaluasi proses value-added dan non value-added kegiatan pengecekan lokasi pada saat proses dilakukan sangat lama untuk menentukan jadwal pengecekan, hal tersebut disebabkan karena tidak adanya jadwal yang tetap dalam petugas melakukan pengecekan lokasi. Dengan adanya jadwal pengecekan akan lebih mempercepat proses pengecekan lokasi sehingga dengan jadwal yang jelas akan lebih mengefisienkan waktu untuk menyelesaikan waktu proses perijinan.
commit to user
2. Perijinan Prinsip dan Lokasi
Evaluasi rincian proses untuk mengetahui kegiatan yang value-added dan non-value-added . Evaluasi rincian proses bisnis awal untuk perijinan prinsip dan lokasi dijelaskan pada Tabel 4.38.
Tabel 4.38 Tabel evaluasi rincian proses bisnis prinsip dan lokasi
Entitas
Proses
Jenis Kegiatan
Petugas Loket
Mengisi formulir
value-added
Memeriksa berkas
value-added
Paraf petugas loket pada monitoring
value-added
Mencatat di agenda
value-added
Menumpuk berkas
non-value-added
Memasukkan data pemohon pada komputer
value-added Kasubag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
non-value-added
Paraf Kasubag
value-added Kabag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag)
non-value-added
Paraf Kabag
value-added Petugas cek
lokasi
Proses pengecekan lokasi
value-added
Mengecek Lokasi
value-added
Hasil berita acara hasil pengecekan
value-added Petugas Loket
Proses perijinan SK
value-added Petugas Tata Usaha
Berkas masuk di ruang Tata Usaha
non-value-added Sekretaris
Paraf sekretaris
value-added
Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
non-value-added Ketua BPT
Tanda tangan ketua BPT
value-added Petugas Loket
Berkas kembali ke loket
value-added
Menghitung SKPD/SKRD
value-added Pemohon
Membayar retribusi
value-added
Serah terima SK
value-added
Dari Tabel 4.38 menjelaskan tentang evaluasi proses perijinan prinsip dan lokasi. Pada proses perijinan prinsip dan lokasi masih terdapat proses non-value-added. Hal tersebut karena adanya penumpukan berkas yang menyebebkan pemborosan waktu. Sehingga proses tersebut perlu dilakukan evaluasi. Adanya waktu penumpukan merupakan waktu non proses yang nantinya mempengaruhi penetapan standar waktu pelayanan.
commit to user
Setelah dilakukan penentuan value-added dan non value-added, dapat dilakukan perbaikan proses bisnis dengan menggunakan langkah-langkah BPI sbagai berikut :
1. Mengeliminasi proses menunggu Petugas harus membiasakan diri untuk bekerja tidak membuang waktu selama proses dapat dilakukan. Pada proses perijinan petugas melakukan penumpukan berkas atau menunggu proses selanjutnya. Kegiatan menumpuk berkas merupakan kegiatan wasting time. Dengan mengeliminasi proses dapat mereduksi waktu proses untuk membuat penyelesaian perijinan lebih cepat. Sehingga akan mengefisiensikan standar waktu dan meningkatkan kualitas kerja.
2. Menggabungkan proses perulangan Pada proses perijinan terdapat proses yang dilakukan secara berulang. Proses yang berulang dapat dilakukan penggabungan maupun dieliminasi. Pada proses pengecekan yang dilakukan bagian Tata Usaha mengecek kelengkapan merupakan pemborosan waktu sehingga proses ini dapat dilakukan pada loket perijinan, sehingga dapat meminimalkan waktu proses.
3. Upgrading Untuk Meningkatkan Performansi Dari evaluasi proses value-added dan non value-added kegiatan pengecekan lokasi pada saat proses dilakukan sangat lama untuk menentukan jadwal pengecekan, hal tersebut disebabkan karena tidak adanya jadwal yang tetap dalam petugas melakukan pengecekan lokasi. Dengan adanya jadwal pengecekan akan lebih mempercepat proses pengecekan lokasi sehingga dengan jadwal yang jelas akan lebih mengefisienkan waktu untuk menyelesaikan waktu proses perijinan.
3. Perijinan HO
Evaluasi rincian proses untuk mengetahui kegiatan yang value-added dan non-value-added . Evaluasi rincian proses bisnis awal untuk perijinan HO dijelaskan pada Tabel 4.39.
commit to user
Tabel 4.39 Tabel evaluasi rincian proses bisnis HO
Entitas
Proses
Jenis Kegiatan
Petugas Loket
Mengisi formulir
value-added
Memeriksa berkas
value-added
Paraf petugas loket pada monitoring
value-added
Mencatat di agenda
value-added
Menumpuk berkas
non-value- added
Memasukkan data pemohon pada komputer value-added Kasubag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kasubag)
non-value- added
Paraf Kasubag
value-added
Kabag
Menumpuk berkas (menunggu paraf kabag) value-added
Paraf Kabag
value-added
Petugas cek lokasi
Proses pengecekan lokasi
non-value- added
Mengecek Lokasi
value-added
Merapatkan hasil pengecekan
value-added
Memberikan berita acara rekomendasi
value-added Petugas Loket
Proses perijinan SK
value-added Petugas Tata Usaha
Berkas masuk ruang Tata Usaha
non-value- added
Sekretaris
Paraf sekretaris
value-added
Menumpuk berkas (menunggu ttd ketua)
non-value- added
Ketua BPT
Tanda tangan ketua BPT
value-added Petugas Loket
Berkas kembali ke loket
value-added
Menghitung SKPD/SKRD
value-added Pemohon
Membayar retribusi
value-added
Serah terima SK
value-added
Dari Tabel 4.39 menjelaskan tentang evaluasi proses perijinan HO. Pada proses perijinan HO masih terdapat proses non-value-added. Hal tersebut karena adanya penumpukan berkas yang menyebebkan pemborosan waktu. Sehingga proses tersebut perlu dilakukan evaluasi. Adanya waktu penumpukan merupakan waktu non proses yang nantinya mempengaruhi penetapan standar waktu pelayanan.
commit to user
Setelah dilakukan penentuan value-added dan non value-added, dapat dilakukan perbaikan proses bisnis dengan menggunakan langkah-langkah BPI sbagai berikut :
1. Mengeliminasi proses menunggu Petugas harus membiasakan diri untuk bekerja tidak membuang waktu selama proses dapat dilakukan. Pada proses perijinan petugas melakukan penumpukan berkas atau menunggu proses selanjutnya. Kegiatan menumpuk berkas merupakan kegiatan wasting time. Dengan mengeliminasi proses dapat mereduksi waktu proses untuk membuat penyelesaian perijinan lebih cepat. Sehingga akan mengefisiensikan standar waktu dan meningkatkan kualitas kerja.
2. Menggabungkan proses perulangan Pada proses perijinan terdapat proses yang dilakukan secara berulang. Proses yang berulang dapat dilakukan penggabungan maupun dieliminasi. Pada proses pengecekan yang dilakukan bagian Tata Usaha mengecek kelengkapan merupakan pemborosan waktu sehingga proses ini dapat dilakukan pada loket perijinan, sehingga dapat meminimalkan waktu proses.
3. Upgrading Untuk Meningkatkan Performansi Dari evaluasi proses value-added dan non value-added kegiatan pengecekan lokasi pada saat proses dilakukan sangat lama untuk menentukan jadwal pengecekan, hal tersebut disebabkan karena tidak adanya jadwal yang tetap dalam petugas melakukan pengecekan lokasi. Dengan adanya jadwal pengecekan akan lebih mempercepat proses pengecekan lokasi sehingga dengan jadwal yang jelas akan lebih mengefisienkan waktu untuk menyelesaikan waktu proses perijinan.
commit to user
4.6.2 Functional Flowchart Perbaikan Proses Bisnis
Setelah dilakukan analisis terhadap proses bisnis value-added maupun non-value-added . Berikut merupakan functional flowchart dari usulan proses bisnis perijinan.
1. Perijinan IMB
PERBAIKAN PROSES BISNIS PERIJINAN IMB
PEMOHON
SEKRETARIS
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
KETUA
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
Berkas lengkap?
Mengisi formulir penanaman modal
Tanda terima
Pengetikan data pemohon
Paraf KASUBAG
Paraf KABAG
Perhitungan SKPD/SKRD
Proses perijinan
SK
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Pengecekan Lokasi
Penyerahan SK
Selesai
Paraf monitoring
Menentukan Jadwal Pengecekan
Paraf petugas loket
pada monitoring
ya
tidak
Formulir,fotocopy pbb,fotocopy ijin
llokasi,Fotocopy sertifikat,Surat pernyataan,fotocopy ktp
Mencatat diagenda
Gambar 4.16 Functional flowchart usulan proses bisnis perijinan IMB
commit to user
2. Perijinan Prinsip dan Lokasi
PERBAIKAN PROSES BISNIS PERIJINAN PRINSIP DAN LOKASI
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
Paraf KASUBAG
Memeriksa
Berkas
Menentukan Jadwal Pengecekan
Penyerahan SK
Perhitungan SKPD/SKRD
Mulai
Paraf KABAG
Pengecekan Lokasi
Tanda terima
Mengisi formulir penanaman modal
Kwitansi
Proses perijinan
SK
Selesai
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Paraf petugas loket
pada monitoring
Pengetikan data pemohon
Berkas lengkap?
Pembayaran
Paraf monitoring
Berkas syarat pengajuan
Mencatat diagenda
Gambar 4.17 Functional flowchart usulan proses bisnis perijinan prinsip dan
lokasi
commit to user
3. Perijinan HO
PERBAIKAN PROSES BISNIS PERIJINAN HO
SEKRETARIS KETUA
PETUGAS PENGECEKAN
LOKASI
PETUGAS BAGIAN
PRINSIP, LOKASI,
IMB,DAN HO
Pembayaran Pembayaran
Proses perijinan
SK
Proses perijinan
SK
Mulai Mulai
Kwitansi Kwitansi
Paraf petugas loket
pada monitoring
Paraf petugas loket
pada monitoring
Berkas lengkap?
Berkas lengkap?
Paraf monitoring Paraf monitoring
Selesai Selesai
Tanda terima TGL pemeriksaan TGL Selesai,SK
Tanda terima TGL pemeriksaan TGL Selesai,SK
TTD SK
Perhitungan SKPD/SKRD
Perhitungan SKPD/SKRD
Paraf KABAG Paraf KABAG
Pengecekan Lokasi Pengecekan Lokasi
Paraf KASUBAG Paraf KASUBAG
Pengetikan data
pemohon
Pengetikan data
pemohon
Penyerahan SK Penyerahan SK
Sidang Hasil Pemeriksaan
Sidang Hasil Pemeriksaan
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Berita acara hasil
pengecekan dan
rekomendasi
Mencatat diagenda
Mencatat diagenda
Mengisi Formulir Penanaman modal
Mengisi Formulir Penanaman modal
Fotocopy ktp,IMB,Surat pernyataan kepemilikan,pencegah ganguan,persetujuan
tetangga
tidak tidak
Menentukan
Jadwal Pengecekan
Menentukan
Jadwal Pengecekan
Gambar 4.18 Functional flowchart usulan proses bisnis perijinan HO
commit to user
BAB V
ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL
Pada bab ini dilakukan interpretasi hasil dari permasalahan pada standar waktu pelayanan perijinan Kabupaten Sragen. Setelah itu, melakukan analisis terhadap hasil perhitungan standar waktu perijinan dan usulan rancangan proses bisnis.
5.1 Interpretasi Hasil
Pada subbab ini akan dilakukan interpretasi terhadap hasil penelitian. Interpretasi yang dilakukan merupakan pembahasan analisis terhadap hasil perhitungan standar waktu perijinan dari masing - masing perijinan.
5.1.1 Interpretasi Hasil Perhitungan Waktu Standar
Dari proses bisnis yang telah dibuat pada bab empat, kemudian mempelajari dan memahami setiap tahapan perijinan yang ada di dalam proses bisnis. Setelah itu, melakukan perhitungan standar waktu dengan menggunakan waktu baku dan menghitung waktu non proses. Dari hasil perhitungan standar waktu dengan menggunakan waktu baku pada bab empat, berikut adalah interpretasi dari hasil perhitungan:
1. Perijinan SIUP
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses dan diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 198,01 menit, untuk waktu normal 210,05 menit, dan waktu baku 319,47 menit. Sedangkan untuk waktu non proses diperoleh 630,3 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan SIUP dua hari kerja. Dari gambar
5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 61% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 65% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu dua hari kerja menunjukkan bahwa sebesar 33,64% merupakan waktu proses dan untuk waktu non proses sebesar 66,36%. Dari presentase faktor yang mempengaruhi waktu non proses
commit to user
waktu lebih cepat, tahapan kegitan yang dilalui tidak telalu banyak untuk menyelesaikan surat ijin sehingga menimbulkan waktu non proses yang lebih lama. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
2. Perijinan TDP
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses. hasil perhitungan dapat dilihat pada gambar 5.1 diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 223,57 menit, untuk waktu normal 237,81 menit, dan waktu baku 344,61 menit. Sedangkan untuk waktu non proses diperoleh 540,17 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan TDP dua hari kerja. Dari gambar 5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 64,87% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 69,01% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu dua hari kerja menunjukkan bahwa sebesar 38,95% merupakan waktu proses dan untuk waktu non proses sebesar 61,05%. Dari presentase faktor yang mempengaruhi waktu non proses lebih besar dari waktu proses karena kegiatan dalam menyelesaikan perijinan dapat diselesaikan dalam kurun waktu lebih cepat, tahapan kgitan yang dilalui tidak telalu banyak untukmenyelesaikan surat ijin sehingga menimbulkan waktu non proses yang lebih lama. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
3. Perijinan IMB
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses. hasil perhitungan dapat dilihat pada gambar 5.1 diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 2368,70 menit, untuk waktu normal 2513,68 menit, dan waktu baku 2985,71 menit. Sedangkan
commit to user
untuk waktu non proses diperoleh 1271,57 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan IMB sembilan hari kerja. Dapat dilihat pada gambar 5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 79,33% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 84,19% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu sembilan hari kerja menunjukkan bahwa sebesar 70,13% merupakan waktu proses dan untuk waktu non proses sebesar 29,87%. Dari presentase faktor yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dari waktu non proses karena untuk menyelesaikan perijinan tahapan kegiatan yang dilakukan banyak sehingga pekerjaan memerlukan waktu lama yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dan sebisa mungkin meminimalkan waktu non proses karena untuk mengefisikan waktu sehingga untuk menyelesaikan perijinan akan lebih cepat. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
4. Perijinan Prinsip dan Lokasi
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses. hasil perhitungan dapat dilihat pada gambar 5.1 diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 2070,27 menit, untuk waktu normal 2250,57 menit, dan waktu baku 3170,34 menit. Sedangkan untuk waktu non proses diperoleh 1156,50 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan prinsip dan lokasi sembilan hari kerja. Dapat dilihat pada gambar 5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 65,30% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 70,99% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu sembilan hari kerja menunjukkan bahwa 73,27% merupakan waktu proses dan untuk waktu non proses sebesar
commit to user
26,73%. Dari presentase faktor yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dari waktu non proses karena untuk menyelesaikan perijinan tahapan kegiatan yang dilakukan banyak sehingga pekerjaan memerlukan waktu lama yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dan sebisa mungkin meminimalkan waktu non proses karena untuk mengefisikan waktu sehingga untuk menyelesaikan perijinan akan lebih cepat. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
5. Perijinan HO
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses. hasil perhitungan dapat dilihat pada gambar 5.1 diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 2202,03 menit, untuk waktu normal 2393,03 menit, dan waktu baku 3446,24 menit. Sedangkan untuk waktu non proses diperoleh 988,40 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan HO sembilan hari kerja. Dapat dilihat pada gambar 5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 63,90% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 69,44% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu sembilan hari kerja menunjukkan bahwa 77,71% merupakan waktu proses dan untuk waktu non proses sebesar 22,29%. Dari presentase faktor yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dari waktu non proses karena untuk menyelesaikan perijinan tahapan kegiatan yang dilakukan banyak sehingga pekerjaan memerlukan waktu lama yang mempengaruhi waktu proses lebih besar dan sebisa mungkin meminimalkan waktu non proses karena untuk mengefisikan waktu sehingga untuk menyelesaikan perijinan akan lebih cepat. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
commit to user
6. Perijinan Reklame Papan dan Kain
Dari pemetaan proses bisnis dengan functional flowchart yang sudah dibuat pada bab empat. Dilakukan perhitungan waktu siklus, waktu normal, serta waktu baku. Kemudian menghitung waktu non proses. hasil perhitungan dapat dilihat pada gambar 5.1 diperoleh hasil perhitungan waktu siklus 53,53 menit, untuk waktu normal 237,81 menit, dan waktu baku 94,58 menit. Sedangkan untuk waktu non proses diperoleh 0,00 menit. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan diketahui standar waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perijinan reklame papan dan kain satu hari kerja. Dapat dilihat pada gambar 5.2 hasil perhitungan menunjukkan bahwa, 56,60% dari waktu baku merupakan waktu siklus, sedangkan untuk waktu normal berperan 2% dari waktu baku. Dari presentase apabila dijumlahkan lebih dari 100% karena pada waktu normal terdapat penyesuaian yang diberikan pada tiap kegiatan maka waktu yang dihasilkan akan lebih besar. Dari standar waktu dua hari kerja tersebut menunjukkan bahwa 100% merupakan waktu proses dan waktu non proses berperan 0,00%. Dari presentase waktu proses lebih besar dari waktu non proses karena untuk menyelesaikan perijinan tahapan kegiatan yang dilakukan banyak sehingga pekerjaan memerlukan waktu lama, serta dalam kegiatan menyelesaikan perijinan rekalme papan dan kain tanpa perlu adanya waktu non proses karena kegiatan perijinan tidak perlu adanya waktu non proses. Waktu standar yang telah dihitung didapatkan dua hari kerja dimana waktu standar tersebut menyatakan kemampuan rata-rata dari petugas untuk menyelesaikan perijinan.
5.2 Analisis Hasil
Pada subbab ini akan dilakukan analisis terhadap hasil penelitian. Analisis yang dilakukan dibagi menjadi dua bagian, bagian pertama membahas analisis perbandingan dari standar waktu dan bagian kedua membahas analisis usulan perbaikan proses bisnis pada proses perijinan.
5.2.1 Analisis Perbandingan Waktu Standar Awal dan Perhitungan
Dari hasil rekap perhitungan bab empat, diperoleh hasil perbandingan dari tiap perijinan. Hasil rekap perhitungan dapat dilihat pada tabel 5.1 antara lain sebagai berikut :
commit to user
Tabel 5.1 Tabel Perbandingan Standar Waktu
No
Nama Perijinan
Perbandingan Standar waktu
3 hari kerja
2 hari kerja
2 TDP
3 hari kerja
2 hari kerja
3 IMB
10 hari kerja
9 hari kerja
4 Prinsip
10 hari kerja
9 hari kerja
5 Lokasi
10 hari kerja
9 hari kerja
6 Ho
6 hari kerja
9 hari kerja
7 Reklame Kain
1 hari kerja
1 hari kerja
8 Reklame Papan
1 hari kerja
1 hari kerja Pada perijinan SIUP didapatkan hasil perhitungan lebih cepat dari waktu standar yang telah ditetapkan. Pada perijinan SIUP dapat diselesaikan lebih cepat karena petugas sangat sedikit melakukan waktu delay. Dengan tanpa adanya pengecekan lokasi pada perijinan SIUP maka lebih mempercepat terselesaikannya surat ijin. Begitu juga pada perijinan TDP yang dapat diselesaikan lebih cepat, dari hasil perhitungan petugas rata-rata dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu tanpa adanya waktu delay yang lama.
Perijinan Prinsip dan lokasi, serta IMB yang masih terjadi keterlambatan, setelah dilakukan pengamatan dan perhitungan yang mempengaruhi keterlambatan tersebut adalah waktu delay yang sangat lama serta tidak terjadwalnya pengecekan lokasi. Dimana untuk perijinan prinsip dan lokasi, serta IMB perlu adanya pengecekan secara langsung. Tidak terjadwalnya pengecekan lokasi membuat kordinasi antara petugas cek lokasi dengan dinas lingkungan yang membuat waktu delay menjadi lama. Pengecekan dilakukan sewaktu-waktu sehingga sering menghambat proses perijinan. Dengan melakukan penjadwalan perijinan dapat dilakukan lebih cepat dari standar waktu yang sudah ada sesuai dengan hasil perhitungan. Petugas dapat menyelesaikan rata-rata perijinan bisa lebih cepat dari standar waktu dengan meminimalkan waktu delay pada saat proses pengecekan lokasi. Sehingga dapat dilakukan perbaikan proses dengan BPI untuk melakukan upgrading proses agar terjadwal secara jelas.
Pada hasil perhitungan standar waktu perijinan HO didapatkan hasil lebih lam dari waktu standar yang sudah ada. Hal ini disebabkan karena memang
commit to user
kurangnya waktu untuk menyelesaikan perijinan HO dilihat dari beberapa kegiatan proses bisnis tahapan perijinan. Maka hasil perhitungan
Standar waktu perijinan reklame papan dan kain yang sudah ada, perijinan dapat diselesaikan tepat waktu. Ketepatan waktu menunjukkan proses perijinan sudah baik. Pada kegiatan proses perijinan dilakukan dengan baik oleh petugas. Pada perijinan reklame papan dan kain dapat diselesaikan dalam waktu satu hari kerja.
5.2.2 Analisis Perbaikan Proses Bisnis
Dari hasil perbandingan standar waktu maka ada beberapa tahap yang dapat dilakukan perbaikan proses bisnis. Sehingga dapat mengefisiensi waktu perijinan. Perbandingan proses bisnis awal dengan proses bisnis usulan dapat dilihat pada Tabel 5.2
Tabel 5.2 Tabel BPI proses bisnis awal dan usulan
No.
Business process Improvment
Proses Bisnis Awal
Proses Bisnis Usulan
1. Eliminasi
Terjadi wasting time
pada saat petugas akan melanjutkan pada kegiatan berikutnya.
Mengeliminasi waktu tunggu
Memberikan waktu tunggu normal,dimana tidak membuat pekerjaan menjadi semakin lama.
2. Integrasi/penggabungan
Pada bagian tata
usaha melakukan kegiatan meneliti berkas.
Kegiatan meneliti berkas pada tata usaha dapat digabungkan pada saat berkas berada diloket, sehingga petugas loket sudah melakukan kegiatan meneliti berkas terlebih dulu.
Upgrading
Pada saat
pengecekan lokasi masih belum terjadwal
Dilakukan penjadwalan secara jelas untuk kegiatan pengecekan lokasi
commit to user
Eliminasi proses dilakukan dengan menghilangkan proses-proses yang tidak memberi nilai tambah terhadap sistem perijinan. Idealnya semua proses NVA dieliminasi. Namun demikian, tidak semua proses NVA dapat dieliminasi karena terdapat beberapa proses yang harus tetap ada. Contoh, pada saat petugas akan melakukan proses selanjutnya yaitu tanda tangan pengesahan ketua BPT terkadang petugas melakukan waktu tunggu, karena tidak setiap saat ketua berada dikantor.
Proses yang dilakukan eliminasi, pada saat proses setelah petugas menulis pada agenda kemudian melakukan penumpukan berkas atau menunggu proses selanjutnya memasukkan data pada komputer. Kegiatan menumpuk berkas merupakan kegiatan wasting time. Dengan mengeliminasi waktu tunggu maka dapat mempercepat terselesaikannya perijinan. Sehingga dapat meminimalkan waktu waktu proses perijinan.
Integrasi proses dilakukan dengan menggabungkan beberapa proses value added. Integrasi yang dilakukan pada proses bisnis perijinan pada bab empat yaitu pada proses pengecekan yang dilakukan bagian Tata Usaha, kegiatan yang dilakukan adalah mengecek kelengkapan kembali setelah dari loket. Kegiatan tersebut merupakan pemborosan waktu sehingga proses dapat dilakukan pada loket perijinan, karena proses ini mempunyai fungsi yang sama. Keuntungan dengan melakukan penggabungan proses adalah dapat mencegah proses yang identik dan mempercepat aliran proses perijinan.
Proses upgrading ini dapat dilakukan uuntuk menambah value added pada proses bisnis yang sudah ada sehingga meningkatkan performansi. Dari evaluasi proses bisnis kegiatan perijinan, pada saat proses pengecekan lokasi dilakukan sangat lama dalam menentukan jadwal pengecekan, hal tersebut disebabkan karena tidak adanya jadwal yang tetap dalam petugas melakukan pengecekan lokasi. Dengan begitu dilakukan pembuatan jadwal pengecekan lokasi secara jelas sehingga akan mempermudah dan mempercepat proses dalam melakukan pengecekan lokasi. Maka proses pengecekan akan lebih mengefisienkan waktu untuk menyelesaikan waktu proses perijinan.
commit to user