25 a.
Penerimaan pembayaran piutang dagang b.
Penjualan tunai. c.
Pendapatan lain-lain. Agar tercipta struktur pengawasan internal, untuk mencegah terjadinya
penyelewengan kas dan meminimalkan kemungkinan terjadinya kehancuran di dalam perusahaan, maka diadakan system dan prosedur yang melibatkan
beberapa bagian di dalam perusahaan, yang memisahan fungsi dalam menangani transaksi agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat di satu bagian.
D. Prosedur dan Sistem Pengeluaran Kas
Prosedur dan sistem pengeluaran kasmemiliki tujuan untuk menangkal penyelewengan yang terjadi sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya
penyelewengan. Secara umum pengeluaran uang dalam jumlah yang besar memalui cek atau giro, dan pengeluaran kas untuk pembayaran yang
jumlahnya kecil melalui uang tunai atau disiapkan kas kecil dalam perusahaanpenerimaan kas, atau penggunaankas dimanfaatkan untuk
membiayai kelangsungan hidup perusahaan. Menurut penulis Munawir 1997:159 penggunaan atau pengeluaran kas
dapat disebabkan adanya transaksi sebagai berikut: 1.
Pembelian saham atau obligasi sebagai investasi jangka pendek maupun jangka panjang serta adanya pembeian aktiva tetap lain
2. Penarikan kembali saham yang beredar maupun adanya pengambilan kas
perusahaan oleh pemilik perusahaan 3.
Pelunasan atau pembayaran angsuran hutang jangka pendek maupun jangka panjang
4. Pembelian barang dagangan secara tunai, adanya pembayaran biaya
operasi meliputi upah, gaji, pembelian, suppliers kantor, pembayaran biaya maupun, premi asuransi advertensi dan adanya persekot-persekot
biaya maupun persekot pembelian
5. Pengeluaran kas untuk pembayaran deviden bentuk pembagian laba
lainnya secara tunai, pembayaran pajak, denda-denda dan lain sebagainya
Universitas Sumatera Utara
26 Demikian juga penulis Hall 2001:274 bahwa system pengeluaran kas
untuk berbagai kebutuhan adalah sebagai berikut: 1.
Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan
pembayaran. 2.
Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai
bukti bahwa kewajibannya di bayar, dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajibannya
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang
dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar. Informasi ini direkonsiliasi dan dipostkan keakun control kas dan utang dagang.
Prosedur untuk pengeluaran uang kas akan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi pengeluran kas tidak terpusat pada satu
bagian untuk menciptakan pengendalian kecurangan atau menangkal manipulasi pengeluaran kas.
Menurut Hall 2001:275 Prosedur pengeluaran kas bagian-bagian yang tersebut adalah bagian:
1. Departemen utang dagang
Proses pengeluaran kas dimulai didepartemen utang dagang. Setiap hari petugas administrasi utang dagang mempelajari file utang voucnher terbuka
atau utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengirimkan voucher dan dokumen pendukung permintaan pembelian, pesanan
pembelian, laporan penerimaan dan faktur ke departemen pengeluaran kas
2. Departemen pengeluaran kas
Petugasadministrasi pengeluaran kas menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan akuratan administrasi dokumen tersebut. Untuk
setiap pengeluaran petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri atas 3 bagian dan mencatat nomor cek jumlah dollar, nomor voucher dan data
penting lainnya dalam register cek juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Cek tersebut bersama dengan dokumen pendukung lainnya dikirim ke
manajer departemen pengeluaran kas, atau bendahara untuk ditanda tangani. Petugas tersebut menandakan dokumen-dokumen dalam paket voucher
sebagai telah dibayar dan mengembalikan mereka ke departemen utang dagang. Akhirnya petugas pengeluaran kas merangkumkan jurnal yang
dibuatke register cek dan mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal berikut ke departemen buku besar.
DR CR
Utang dagang XXXX
Kas XXXX
Universitas Sumatera Utara
27 3.
Departemen buku besar Petugas administrasi buku besar menerima voucher jurnal dari pengeluran kas
dan rangkuman akun dari utang dagang. Petugas administrasi buku besar mempostkan keakun control utang dagang dan kas dalam buku besar
umum dan rekonsiliasi akun control utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang. Tahap ini menyelesaikan prosedur
pengeluran kas.
Menurut penulis diatas bahwa pengeluaran kas itu harus didukung oleh bukti asli, didukung oleh otorisasi atasan sesuai aturan, misalnya sampai jumlah tersebut
siapa yang otorisasi dan sebagainya. Proses dan pengeluaran kas itu sebagian lagi dengan jumlah yang ada yang harus pakai giro, cek atau kas tunai. Setiap akhir
periode bulan atau tahun harus ada contoh kas pada perusahaan dan bank, dan yang terakhir setiap pengeluaran kas bukan hanya di dukung bukti asli melainkan
terlibat berbagai bagian yang saling mendukung satu sama lain.
Universitas Sumatera Utara
28 Penulis lain seperti Widjajanto 2001:295 prosedur pengeluran kas
memberikan penjelasan seperti dibawah ini : 1.
Pengeluaran uang dilakukan dengan menggunakan cek 2.
Bank menyampaikan semua cancelled check kepada perusahaan Dalam prosedur pengeluran kas harus terdapat pemisahan fungsi
sehingga tercipta mekanisme saling uji internal check sebagai berikut: 1.
Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh unit penerima kiriman akuntansi piutang dan akuntansi buku besar general ledger
2. Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang terdiri dari kewenangan untuk
mengesahkan endorsement dan menyetorkan cek ke bank yang merupakan tanggung jawab kasir.
3. Fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh satuan pengawasan intern
Adapun dokumen-dokumen berhubungan dengan system pengeluran kas untuk pengamanan adalah sebagai berikut :
a. Evident, dokumen ini berfungsi untuk perintah pengeluaran kas kepada
bagian kas sebesar yang tercantum dalam evident tersebut.
Universitas Sumatera Utara
29 b.
Cek, merupakan alat yang digunakan untuk memerintahkan dan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang yang namanya
tercantum dalam cek tersebut. c.
Giro merupakan bentuk pemindah buku bulanan dari satu rekening ke rekening lain sesuai atas perusahaan.
d. Permintaan cek dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang
memerlukan pengeluran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Catatan yang digunakan di dalam akuntansi pengeluaran adalah jurnal pengeluran kas dan register cek. Sesuai uraian diatas dapat disimpulkan bahwa
pengeluran kas ditujukan untuk membayar bermacam-macam transaksi di dalam suatu perusahaan. Prosedur pengeluran kas dirancang agar tujuan untuk
menerapkan unsur pengendalian dalam kegiatan pengeluaran kas yang juga melibatkan berbagai bagian dalam perusahaan dengan menggunakan formulir
yang berhubungan dengan transaksi tersebut.
D. Intern Control Kas
