C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubunganketerkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan. Mengingat besarnya peranan dari struktur organisasi ini dalam mencapai
tujuan perusahaan, maka PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan memilih bentuk struktur organisasi yang berbentuk organisasi garis dan staff seperti yang
terlihat pada gambar terlampir
D. Job Description
Setiap bagian tentu mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk dipertanggungjawabkan keatasan masing-masing. Berikut ini adalah tugas dan
tanggung jawab masing-masing bagian yang ada pada PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan.
1 Komisaris, bertugas untuk menentukan kebijaksanaan dan rencana strategi
perusahaan jangka panjang, menentukan rencana dan kerja perusahaan, mengawasi kerja para pimpinan perusahaan dan meminta pertanggung
Universitas Sumatera Utara
jawabannya, mengadakan rapat semester secara berkala untuk koordinasi total.
2 Pimpinan Operasional, bertugas untuk menjalankan kegiatan perusahaan
sesuai dengan rencana kerja yang dicanangkan oleh komisaris, mengawasi kerja bawahannya After Sales, Area Sales, Sparepart, Warehouse dan
merencanakan target kerja untuk masing-masing bagian, mengadakan rapat bulanan secara berkala untuk koordinasi total, melakukan pendekatan keluar
dalam segi ini, langganan perusahaan, dan kunjungan rutin kemasing- masing daerah.
3 Pimpinan FAD Finance Accounting Department, bertugas untuk
mengurus masalah accounting dan finance perusahaan, menangani segala permasalahan dari luar yang berkaitan dengan perusahaan. Contoh:
Perpajakan, menjadi asisten komisaris dalam penentuan gaji karyawan dan mengurus segala masalah kepegawaian, mempelajari dan mengembangkan
sistem perusahaan baik dari segi peraturan kerja, kepegawaian dan akur kerja masing-masing bagian.
4 After SalesManager Layanan Purna Jual, bertanggung jawab dalam quality
control product yang dijual oleh perusahaan baik dalam perawatanservice maupun dalam suku cadang, mengembangkan Net Work Service atau
bengkel kemitraan sesuai dengan target kerja, bertanggung jawab dalam kualitas mekanik dalam melakukan service sepeda motor, mengadakan acara
umum baik service gratis maupun quality check up, bertanggung jawab atas claim untuk part warranty dan service.
Universitas Sumatera Utara
5 Area Supervisor I dan II, bertanggung jawab mengenai penjualan unit
sepeda motor kemasing-masing daerah agar sesuai dengan target yang ditentukan, mengadakan rapat scara berkala dimasing-masing daerah untuk
koordinasi antar kantor cabang dengan kantor pusat dalam masalah target atau hal lain, melakukan pengembangan dengan cara mencari investor lokal
untuk membuat kantor cabang didaerah tertentu, mengumpulkan dan menganalisis serta memecahkan masalah mengenai marketing dalam halnya
penjualan unit sepeda motor Suzuki, membina hubungan baik dengan distributor didaerah untuk meningkatkan penjualan, merencanakan serta
menganalisis penjualan dan bahan reklame yang dipromosikan, mengatur tenaga marketing dan memotivasi dalam bekerja diarea masing-masing.
6 Warehoese Unit Head, bertugas untuk mencatat semua unit yang masuk dan
memberi laporan kepada bagian administrasi mengenai barang masuk melalui surat jalan, melakukan pengecekan unit masuk apakah yang diterima
dalam keadaan baik atau lecet, mengeluarkan unit kepada konsumen berdasarkan Order Memo, mengeluarkan Surat Claim untuk unit rusak
kepada pengangkutan. 7
Supervisor Sparepart, bertugas untuk mengawasi persediaan sparepart, meningkatkan penjualan sparepart sesuai dengan target yang ditentukan,
mengadakan kunjungan rutin ke partshopdealer didaerah untuk meningkatkan hubungan kerja, mengadakan Stock Opname untuk
mengurangi Lost Stock.
Universitas Sumatera Utara
8 Accounting, bertugas untuk mencatat penerimaan stock unit, sparepart dan
membuat buku harian pembelianjurnal pembelian, mencatat penjualan unit sparepart dan membuat laporan mutasi stock unit dan buku harian penjualan,
membuat buku harian penerimaan dan pengeluaran Kas dan Bank dan membuat jurnal atas transaksi tersebut, mencatat sluruh transaksi dalam
General Ledger dan Sub Ledger, membuat daftar aktiva tetap dan biaya dibayar dimuka dan menghitung penyusutanamortisasi setiap bulannya,
membuat Flash Report, membuat laporan keuangan, membuat laporan dan setoran pajak PPh pasal 21, 23, 25 dan PPh Sewa serta PPN Masa.
9 CCD, bertugas untuk memeriksa cover giro dari dealer dengan data Sub
Ledger sebelum diserahkan kekasir, memeriksa pembayaran sparepart dari partshop sebelum diserahkan kekasir, mencatat penerimaan AR pada Sub
Ledger dari Laporan Penerimaan Kas dan Bank AR Unit, Sparepart,dan Others, membuat faktur pajak standar dan sederhana atas transaksi
penjualan yang datanya diterima dari bagian penjualan unit dan sparepart, mencatat penambahan AR dari data penjualan yang telah dibuat Faktur
Pajak, membuat kwitansi atas tagihan sparepart dan others yang akan jatuh tempo, menyerahkan kwitansi yang akan jatuh tempo ke koordinator
sparepart untuk ditagih, mengirim tagihan Unit kepada dealer dan leasing, membuat laporan bulanan mutasi AR dan penjelasan over due, menerima
BPKB atas pengurusan STNK dari penjualan direct sales maupun titipan dari dealer dan relasi, menyerahkan BPKB kepada konsumen, relasi dan
leasing atas BPKB yang sudah lunas AR nya setelah disetujui oleh
Universitas Sumatera Utara
pimpinan FAD, dan membuat laporan mutasi BPKB, memeriksa laporan harian penjualan unit,sparepart dan penjualan jasa sparepart cabang,
melakukan cross chek mutasi AR dengan bagian Accounting sebelum closing dan pembuatan AR movement, membuat CN atas kompensasi
tagihan dan DN atas tagihan others. 10
Mekanik, bertugas untuk memperbaiki sepeda motor sesuai dengan permintaan konsumen, melakukan service garansi sesuai dengan kartu
garansi terhadap sepeda motor yang mengajukan claim part, meminta perbaikan peralatan service atau pengganti bila tak layak pakai.
11 Administrasi Service, bertugas untuk memeriksa kupon service gratis dari
konsumen yang masuk per dealer, membuat laporan service dan rekapitulasi part claim.
12 Staff Gudang, bertugas untuk mengirim pengiriman produk sampai serah
terima barang, mengirimkan produk yang diorder konsumen diluar kota ke pengangkutan, melakukan check berkala tentang quantity stock unit,
mengawasi pengirimanpengangkutan unit yang mau dikirim untuk mengurangi claim unit bermasalah.
13 Administrasi sales, bertugas untuk menerima order dari daler yang telah
disetujui oleh sales area dan membuat Order Memo, mengirimkan data order dealer yang telah disetujui oleh pimpinan operasional dan pimpinan FAD
kegudang unit untuk dilakukan pengiriman, menerima laporan stock dari gudang dan cabang setiap hari dan dibuat rekapnya, membuat surat
pemberitahuan perubahan harga dan program penjualan kepada dealer dan
Universitas Sumatera Utara
leasing, membuat rekap data penjualan, stock dan aktivitas setiap bulanan untuk meeting bulanan, membuat Surat Perintah Kerja untuk supplier atas
penawaran kerja yang tlah disetujui approvalnya, membuat rekap aktivitas triwulan dan membuat surat pengajuan bantuan ke PT.IMNI, membuat
laporan stock dan penjualan mingguan dan bulanan ke PT.IMNI.
14 Kasir, bertugas untuk menerima pembayaran uang muka, penjualan tunai
unit, sparepart dan service, membuat laporan hasil penerimaan uang, menengani kas kecil dan melakukan pembayaran rutin cabang dengan kas
kecil atas sepengtahuan kepala cabang. .
E. Kinerja Perusahaan Terkini
Kategori