tinggi kepada tamu, atau pelanggan.
Customer appreciating asset
adalah kekayaan atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan
waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai
oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih
personalized
menjadi nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo.
Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan
nyaman untuk tinggal di hotel.
B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
Pelaksanaan Kuliah Kerja Media KKM pada The Sunan Hotel Solo ditempuh kurang lebih selama tiga bulan, terhitung mulai tanggal 24 Januari 2008
sampai dengan 30 April 2008 dengan jam kerja pukul 8.00 wib sampai 17.00 wib. Selama proses KKM, penulis banyak mendapat bantuan dari Ibu Retno Wulandari
selaku supervisor
Public Relation Manager
dalam melaksanakan tugas-tugas, diantaranya menjalin hubungan komunikasi secara dua arah timbal balik
two way communication
baik dengan public internal maupun dengan public eksternal.
1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan
Pada awal pelaksanaan KKM, penulis dibekali pengetahuan dan pengenalan tentang The Sunan Hotel Solo dan lingkungan kerja sekitar
perusahaan. Selanjutnya supervisor memberikan penjelasan tugas-tugas yang
akan diberikan kepada penulis. Selain itu penulis juga diberi pengarahan bersama peserta KKM yang lainnya melalui Short Training. Dalam Short
Training tersebut para peserta KKM diberi pengarahan dan penjelasan oleh pembimbing lapangan KKM tentang tugas-tugas yang akan diberikan kepada
peserta pada setiap department. Adapun tugas-tugas yang diberikan kepada penulis antara lain :
a. Memberikan berbagai informasi termasuk menginformasikan semua event
yang diadakan di The Sunan Hotel Solo, baik kepada seluruh associate maupun public eksternal, seperti adanya event regular Musro, paket-paket
yang ditawarkan hotel, fasilitas hotel dan event berskala Nasional yang diadakan rutin setiap tiga bulan sekali beserta kegiatan donor darah dan
pengajian Jum’at Legi. Untuk internal hotel, informasi diberitahukan melalui notice board. Sedangkan untuk eksternal hotel, melalui newsletter,
in house promo, website, press release dan media cetak, media luar ruang, media broadcasting maupun media televisi.
b. Menangani project officer Media Visit to Jakarta. Mulai dari membuat
janji bertemu dengan perwakilan perusahaan yang akan dikunjungi, mengirimkan confirmation letter sebagai permohonan kunjungan secara
resmi via fax, menyusun jadwal kunjungan, mengupdate data-data yang diperlukan selama media visit berjalan, dan membuat laporan dari hasil
media visit tersebut untuk selanjutnya difollow up sehingga terjalin kesepahaman mengenai kontrak kerjasama kerja dengan perusahaan yang
sudah dikunjungi. Terlampir
c. Melakukan kerjasama dan membina hubungan baik dengan sesama
perhotelan, relasi perusahaan, pemerintahan, customer dan media massa, seperti : menangani kegiatan sponsorship dengan IHS, memaintain
hubungan baik dengan wartawan, menangani kerjasama merchant dengan Bank Mega, Danamon, Mandiri, dll.
d. Melakukan rekapitulasi publikasi dan media promosi. Diawali dengan
mengkliping berita-berita dari Koran Solopos, Radar SoloJawapos, Kompas, Seputar Indonesia, Joglosemar, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia,
Koran Tempo, Suara Pembaruan dan Wawasan mengenai The Sunan Hotel Solo beserta hotel kompetitornya di kota Solo. Selanjutnya setiap
bulan sekali dibuat Grafik Advertisement terlampir, dimana dari situ manajemen dapat mengetahui publikasi hotel. Dari kliping ini manajemen
juga dapat menjadikannya bahan evaluasi dan untuk mengetahui cara kerja, trend pemberitaan, serta politik ekonomi media, dll. Merekapitulasi
belanja iklan di media seperti : Lensa Bisnis, Island Ad. Solopos, Advertorial hotel di Majalah-majalah yang melaksanakan kerja sama
dengan manajemen Jakarta Java Kini, Griya Asri Magazine, Venue Magazine dan iklan Jacket Cover Majalah Tempo.
e. Menangani management kantor Public Relations, antara lain :
1 Handling telepon masuk.
2 Mengetik laporan yang diperlukan, memasukkan data ke dalam system
computer dan mengcopy data-data yang penting. 3
Follow up proposal masuk dan kontrak kerjasama via email dan fax.
4 Membuat data inventory.
5 Menempatkan dan memasukkan surat-surat penting ke dalam file,
seperti : memfilekan newsletter yang sudah invalid, BEO Banquet Event Order, Promotion Plan, Press release yang sudah dikirimkan via
fax, kontrak kerjasama media dan merchant, proposal-proposal, dll. Selama KKM berlangsung, penulis juga terlibat dalam acara-acara atau
kegiatan yang diselenggarakan The Sunan Hotel Solo maupun Public Relations Department, seperti :
b. Mengikuti event Gala Dinner Imlek 2559 di Rice Crispy Business
Family Dining. Terlampir c.
Launching Ice Blend di Royal Espresso Tea Lounge. d.
Talkshow Anniversary Kartini Days di Metta FM, Solo.
2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi
