Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA KKM

A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo

Proses pencapaian tujuan suatu hotel agar dapat terpenuhi, maka dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal sangat penting. Untuk memperoleh dukungan ini tidaklah mudah. Karena dukungan publik itu sangat tergantung dari citra atau kesan hotel. Tidak adanya ruang komunikasi antara pihak manajemen dengan publiknya menyebabkan munculnya ketidakpercayaan publik luar dengan hotel tersebut. Dukungan dari publik sebagai sasaran perusahaan memang sangat berarti bagi kelangsungan perusahaan sehingga bagi hotel, tamu adalah aset utama untuk pertumbuhan usahanya. Menyadari pentingnya hal tersebut maka dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departement yang khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran media relations dalam menunjang tujuan perusahaan akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu. Secara umum penggunaan media dalam kegiatan public relations The Sunan Hotel Solo mempunyai beberapa tujuan : 1. Membantu mempromosikan pemasaran produk dan meningkatkan pemasaran produk dan jasa. 2. Menjalin komunikasi berkesinambungan. 3. Meningkatkan kepercayaan publik terhadap citra baru The Sunan Hotel Solo. 4. Meningkatkan citra baik The Sunan Hotel Solo Peran media massa sangat strategis dimana tujuan pokoknya adalah menciptakan pemahamam, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra indah saja di depan khalayak. Hubungan press ini adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahamam bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dengan memahami prinsip hubungan press ini, dari sisi kehumasan akan berdampak sangat positif, karena mereka yang mampu menguasai informasi dan media massa akan menjadi pemenang dalam setiap persaingan. Adapun media yang dipilih untuk mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo dilaksanakan melalui beberapa jenis media yaitu: media cetak, media elektronik broadcasting media , media luar ruang dan special event yang meliputi : 1. Media Cetak Media Cetak menjadi pilihan pertama The Sunan Hotel Solo untuk mengkomunikasikan program–program dan pergantian brand dari Quality Hotel Solo menjadi The Sunan Hotel Solo. Alasan bahwa media cetak dalam hal ini surat kabar menjadi media primer karena surat kabar mampu menjangkau publik lokal, nasional maupun regional. Hal ini tentu diperlukan untuk membantu menciptakan image baru serta meningkatkan brand awareness The Sunan Hotel Solo. Mengingat segmentasi pasar utama dari pelanggan atau tamu hotel adalah pasar lokal eks Karesidenan Surakarta sebesar 65 kemudian pasar nasional 30 terdiri dari tamu dari Semarang, Jakarta, Surabaya, Bandung, dan lain lain, sisanya sebesar 5 merupakan market tamu overseas yang terdiri dari tamu Singapura, Jepang, Amerika dan lain lain. Sebagai media primer dipilih Harian Umum Solopos untuk membantu mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo. Selanjutnya Harian Kompas, Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo, Joglosemar, Seputar Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo dan Suara Pembaruan yang menjadi media pendukung. Materi yang ditayangkan di koran adalah press release, iklan display, advertorial , artikel tandingan dan artikel yang bersifat untuk membentuk opini publik. Dengan komposisi 70 publisitas dan 30 iklan maka tampilan media The Sunan Hotel Solo lebih didominasi oleh press release , statement pejabat public relations dan eksekutif hotel serta liputan acara–acara yang berlangsung di hotel. Data kegiatan iklan dan publisitas di media cetak dibuat secara berkala setiap bulannya, berikut perbandingannya dengan data hotel kompetitor di kota Solo yang dapat diketahui dari kliping berita setiap harinya. Kliping disini adalah sebagai alat sekaligus bahan evaluasi. Dalam menjalankan promo untuk media cetak selain koran maka digunakan majalah sebagai media cetak pendukung, yang dikhususkan untuk pilihan menggunakan majalah sebagai media untuk mengkomunikasikan pergantian brand serta program baru hotel. Hal ini dimaksudkan untuk memperkuat citra baru hotel di benak publik. Adapun majalah yang dipilih adalah majalah yang terkait dengan life style atau majalah bisnis. Majalah yang selama ini sudah melakukan kerjasama dengan The Sunan Hotel Solo adalah Griya Asri Magazine, Venue Magazine, Jakarta Java Kini, Trust, Saudagar, Tempo dan lain-lain. Promo media dilakukan dengan cara menempatkan iklan dan advertorial produk serta pergantian brand hotel menyesuaikan dengan karakteristik majalah tersebut. Misalnya untuk Venue Magazine yang merupakan majalah MICE, dapat dijadikan sarana untuk memperkenalkan serta memasarkan fasilitas MICE The Sunan Hotel Solo terlampir. 2. Media Luar Ruang Media luar ruang atau lebih dikenal dengan outdoor media menjadi pilihan kedua setelah penggunaan media cetak. Alasan dari penggunaan media luar ruang ini adalah segmentasi The Suanan Hotel Solo yang lebih didominasi oleh market local , disamping penyelenggaraan event atau acara–acaranya yang dtargetkan untuk masyarakat Surakarta. Media luar ruang yang sering digunakan adalah : baliho , banner , neon sign , midi board. Strategi khusus yang dirancang untuk media luar ruang ini adalah pilihan pemasangan media yang hanya berada di lokasi-lokasi strategis di Solo dan khusus untuk penyelenggaraan acara musik, The Sunan bekerjasama dengan sponsor untuk menekan biaya produksi bagi promosi media luar ruang yang tinggi. Spanduk atau banner dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai paket kamar biasanya ditempatkan di lokasi sumber tamu seperti bandara, stasiun kereta api dan terminal bis. Sedangkan baliho dimanfaatkan untuk memberikan informasi mengenai acara di Music Room dan acara musik yang berlangsung di The Sunan. Sebagai penunjuk arah ke The Sunan Hotel Solo, digunakan midi board yang berisi nama, alamat dan logo hotel. Midi board The Sunan berjumlah 6 buah terletak di lokasi Kartasura dekat bandara, Jl. Ir. Sutami Kentingan, Depan Terminal Tirtonadi, depan Stasiun Balapan, Patung Wisnu Kerten dan Jl. Slamet Riyadi. 1 buah tower sign yang mengambil lokasi di depan The Sunan Hotel Solo. Tower sign tersebut berisikan semua outlet yang ada di The Sunan Hotel Solo. 3. Broadcasting Media Penggunaan media elektronik broadcasting media juga dimanfaatkan untuk menanamkan brand baru The Sunan Hotel Solo beserta program- programnya yang inovatif., Promo media elektronik ini dioptimalkan melalui dua media yaitu radio dan televisi. Untuk radio The Sunan Hotel Solo menggunakan pilihan media radio Prambors FM, Solopos FM, Solo Radio, Metta FM, PTPN FM, Karavan FM, dan radio local Solo lainnya. Materi spot berupa program acara yang dilaksanakan The Sunan Hotel digunakan sebagai media komunikasi dengan audiencenya. Selain spot radio The Sunan Hotel juga menggunakan program interview dan talkshow dimana pejabat hotel tampil sebagai narasumbernya terlampir. Untuk media televisi, The Sunan bekerja sama dengan Terang Abadi Televisi TA TV dalam melaksanakan promo berkala, dengan talkshow sebagai sarana launching pergantian brand dan program-progam hotel selanjutnya. Khusus media televisi, untuk menekan biaya promosi yang begitu besar maka pihak The Sunan Hotel berupaya untuk menjadi sponsorship program acara televisi melalui fasilitas akomodasi atau venue . Kontrapretasi yang didapat oleh pihak The Sunan Hotel adalah pihak televisi tersebut akan menampilkan running teks atau iklan berjalan yang berisi lokasi hotel pada tayangannya, dan mencantumkan credit title pada akhir acara yang berisikan logo beserta alamat hotel. 4. Penyelenggaraan Special Event Mengacu pada positioning hotel sebagai hotel entertainment , maka keseluruhan penyelenggaraan special event di The Sunan Hotel Solo lebih diprioritaskan pada event yang mampu mempertajam positioning hotel tersebut. Manajemen telah menyusun standarisasi penyelenggaraan event dimana ada persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaran event yaitu acara yang diadakan harus bisa mendapatkan efek publisitas maksimal seperti konser musik dengan bintang tamu artis nasional, atau acara tersebut harus unik dan belum pernah terselenggara di kota Solo. Selain mengelola event sendiri The Sunan Hotel Solo juga sering mengadakan kerjasama dengan pihak event organizer . Akan tetapi dalam pelaksanaannya pihak EO harus mengadakan koordinasi terus menerus dengan pihak hotel, karena standar pelaksanaan dan konsep event harus menyesuaikan dengan aturan yang telah ditetapkan oleh The Sunan Hotel terutama event– event yang terselenggara di Music Room . Konsistensi atau rutinitas event juga tetap dijaga oleh pihak manajemen dimana minimal tiga bulan sekali harus menyelenggarakan event yang mendatangkan artis nasional. Kegiatan sosial dan keagamaan di The Sunan Hotel seperti donor darah, pengajian Qolbun Salim rutin setiap Jumat legi, Natal bersama, dan lain-lain, dimaksudkan untuk mendekatkan The Sunan Hotel kepada masyarakat Solo terlampir. Dalam membangun corporate image The Sunan Hotel Solo yang baru ini, hotel Public Relations juga memanfaatkan dan melaksanakan Courtesy Call untuk kegiatan media visit atau kunjungan media. Kunjungan ini dilakukan pada media terseleksi baik media lokal ataupun nasional. Manfaat dari kunjungan ini adalah untuk membangun hubungan baik antara perusahaan sehingga menimbulkan pemahamam terhadap perusahaan. Adakalanya media visit ini tidak hanya dilakukan oleh pejabat public relations saja melainkan dengan mengajak seluruh departement head dalam kunjungan media. Selain itu, The Sunan Hotel Solo memberlakukan media rate atau harga kamar khusus untuk kalangan media yang sedang membutuhkan akomodasi hotel. Harga khusus tersebut sangat efektif untuk mendekatkan kalangan jurnalis dengan The Sunan Hotel sehingga dengan adanya harga khusus tersebut proses interaksi dengan kalangan media menjadi lebih intens . Dalam penggelolaan opini publik, The Sunan Hotel Solo lebih memprioritaskan media cetak dalam menyampaikan pesan–pesan perusahaan. Iklan yang ditayangkan oleh The Sunan Hotel tidak terbatas pada iklan yang bertujuan untuk penjualan saja, melainkan juga iklan yang mampu menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat, atau iklan yang menunjukkan kepedulian sosial. Pendekatan melalui lobby sering dilakukan The Sunan Hotel kepada pemerintah, komunitas sekitar hotel dan media. Lobby tersebut dilakukan demi terciptanya pemahamam dengan pihak lain sehingga The Sunan Hotel akan mendapatkan dukungan dan simpati publik. Dalam melakukan kegiatan lobbying diperlukan figur public relations yang memiliki kredibilitas agar dapat menjalankan fungsinya secara baik. Press tour juga dilakukan untuk menopang media relations The Sunan Hotel, kunjungan press tersebut bertujuan untuk mengajak kalangan wartawan berkunjung langsung ke lokasi hotel. Misalnya pada saat Music Room selesai direnovasi dengan konsep baru atau pada waktu Soemaryo Grandballroom diperluas. Hal ini selain dimaksudkan untuk memberikan informasi produk hotel juga merupakan ajang promosi hotel terlampir. Mengundang insan media secara rutin dalam suatu acara khusus dengan acara makan malam dan hiburan atau lebih dikenal dengan gathering press juga dilakukan The Sunan Hotel Solo. Biasanya acara tersebut sekaligus dimanfaatkan bagi public relations untuk menyerap informasi yang beredar di masyarakat maupun persepsi wartawan sendiri terhadap The Sunan Hotel Solo. Kegiatan ini sangat efektif dalam mempererat hubungan dengan media massa. Di dalam upaya melakukan promosi, pelayanan dan produksi, The Sunan Hotel Solo menerapkan manajemen pelayanan pelanggan, yaitu manajemen yang berorientasi kepada pemberian pelayanan prima, pelayanan yang berkualitas tinggi kepada tamu, atau pelanggan. Customer appreciating asset adalah kekayaan atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih personalized menjadi nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo. Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan nyaman untuk tinggal di hotel.

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media