BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA KKM
A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo
Proses pencapaian tujuan suatu hotel agar dapat terpenuhi, maka dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal sangat penting.
Untuk memperoleh dukungan ini tidaklah mudah. Karena dukungan publik itu sangat tergantung dari citra atau kesan hotel. Tidak adanya ruang
komunikasi antara pihak manajemen dengan publiknya menyebabkan munculnya ketidakpercayaan publik luar dengan hotel tersebut. Dukungan
dari publik sebagai sasaran perusahaan memang sangat berarti bagi kelangsungan perusahaan sehingga bagi hotel, tamu adalah aset utama
untuk pertumbuhan usahanya. Menyadari pentingnya hal tersebut maka dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departement yang
khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan
pembentukan hubungan
serta tehnik-tehnik
berkomunikasi guna
memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran media relations dalam menunjang tujuan perusahaan akan
dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu.
Secara umum penggunaan media dalam kegiatan public relations The Sunan Hotel Solo mempunyai beberapa tujuan :
1. Membantu mempromosikan pemasaran produk dan meningkatkan pemasaran
produk dan jasa. 2.
Menjalin komunikasi berkesinambungan. 3.
Meningkatkan kepercayaan publik terhadap citra baru The Sunan Hotel Solo. 4.
Meningkatkan citra baik The Sunan Hotel Solo Peran media massa sangat strategis dimana tujuan pokoknya adalah
menciptakan pemahamam, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra indah saja di depan khalayak. Hubungan
press
ini adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan
pengetahuan dan pemahamam bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dengan memahami prinsip hubungan press ini, dari sisi kehumasan
akan berdampak sangat positif, karena mereka yang mampu menguasai informasi dan media massa akan menjadi pemenang dalam setiap persaingan.
Adapun media yang dipilih untuk mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo dilaksanakan melalui beberapa jenis media yaitu: media cetak,
media elektronik
broadcasting media
, media luar ruang dan
special event
yang meliputi :
1. Media Cetak
Media Cetak menjadi pilihan pertama The Sunan Hotel Solo untuk mengkomunikasikan program–program dan pergantian brand dari Quality
Hotel Solo menjadi The Sunan Hotel Solo. Alasan bahwa media cetak dalam hal ini surat kabar menjadi media primer karena surat kabar mampu
menjangkau publik lokal, nasional maupun regional. Hal ini tentu diperlukan
untuk membantu menciptakan image baru serta meningkatkan
brand awareness
The Sunan Hotel Solo. Mengingat segmentasi pasar utama dari pelanggan atau tamu hotel adalah pasar lokal eks Karesidenan Surakarta
sebesar 65 kemudian pasar nasional 30 terdiri dari tamu dari Semarang, Jakarta, Surabaya, Bandung, dan lain lain, sisanya sebesar 5 merupakan
market tamu
overseas
yang terdiri dari tamu Singapura, Jepang, Amerika dan lain lain. Sebagai media primer dipilih Harian Umum Solopos untuk
membantu mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo. Selanjutnya Harian Kompas, Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo,
Joglosemar, Seputar Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo dan Suara Pembaruan yang menjadi media pendukung.
Materi yang ditayangkan di koran adalah
press release,
iklan display,
advertorial
, artikel tandingan dan artikel yang bersifat untuk membentuk opini publik. Dengan komposisi 70 publisitas dan 30 iklan maka tampilan
media The Sunan Hotel Solo lebih didominasi oleh
press release
,
statement
pejabat public relations dan eksekutif hotel serta liputan acara–acara yang
berlangsung di hotel. Data kegiatan iklan dan publisitas di media cetak dibuat
secara berkala setiap bulannya, berikut perbandingannya dengan data hotel kompetitor di kota Solo yang dapat diketahui dari kliping berita setiap harinya.
Kliping disini adalah sebagai alat sekaligus bahan evaluasi. Dalam menjalankan promo untuk media cetak selain koran maka
digunakan majalah sebagai media cetak pendukung, yang dikhususkan untuk pilihan menggunakan majalah sebagai media untuk mengkomunikasikan
pergantian brand serta program baru hotel. Hal ini dimaksudkan untuk memperkuat citra baru hotel di benak publik. Adapun majalah yang dipilih
adalah majalah yang terkait dengan
life style
atau majalah bisnis. Majalah yang selama ini sudah melakukan kerjasama dengan The Sunan Hotel Solo
adalah Griya Asri Magazine, Venue Magazine, Jakarta Java Kini, Trust, Saudagar, Tempo dan lain-lain. Promo media dilakukan dengan cara
menempatkan iklan dan advertorial produk serta pergantian brand hotel menyesuaikan dengan karakteristik majalah tersebut. Misalnya untuk Venue
Magazine yang merupakan majalah MICE, dapat dijadikan sarana untuk memperkenalkan serta memasarkan fasilitas MICE The Sunan Hotel Solo
terlampir. 2.
Media Luar Ruang Media luar ruang atau lebih dikenal dengan
outdoor
media menjadi pilihan kedua setelah penggunaan media cetak. Alasan dari penggunaan media
luar ruang ini adalah segmentasi The Suanan Hotel Solo yang lebih didominasi oleh
market local
, disamping penyelenggaraan
event
atau acara–acaranya yang dtargetkan untuk masyarakat Surakarta. Media luar ruang yang sering
digunakan adalah :
baliho , banner , neon sign , midi board.
Strategi khusus yang dirancang untuk media luar ruang ini adalah pilihan pemasangan media
yang hanya berada di lokasi-lokasi strategis di Solo dan khusus untuk penyelenggaraan acara musik, The Sunan bekerjasama dengan sponsor untuk
menekan biaya produksi bagi promosi media luar ruang yang tinggi.
Spanduk atau banner dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai paket kamar biasanya ditempatkan di lokasi sumber tamu seperti
bandara, stasiun kereta api dan terminal bis. Sedangkan baliho dimanfaatkan untuk memberikan informasi mengenai acara di
Music Room
dan acara musik yang berlangsung di The Sunan. Sebagai penunjuk arah ke The Sunan Hotel
Solo, digunakan midi board yang berisi nama, alamat dan logo hotel. Midi board The Sunan berjumlah 6 buah terletak di lokasi Kartasura dekat bandara,
Jl. Ir. Sutami Kentingan, Depan Terminal Tirtonadi, depan Stasiun Balapan, Patung Wisnu Kerten dan Jl. Slamet Riyadi. 1 buah
tower sign
yang mengambil lokasi di depan The Sunan Hotel Solo.
Tower sign
tersebut berisikan semua outlet yang ada di The Sunan Hotel Solo.
3. Broadcasting Media
Penggunaan media elektronik
broadcasting
media juga dimanfaatkan untuk menanamkan brand baru The Sunan Hotel Solo beserta program-
programnya yang inovatif., Promo media elektronik ini dioptimalkan melalui dua media yaitu radio dan televisi. Untuk radio The Sunan Hotel Solo
menggunakan pilihan media radio Prambors FM, Solopos FM, Solo Radio, Metta FM, PTPN FM, Karavan FM, dan radio local Solo lainnya. Materi spot
berupa program acara yang dilaksanakan The Sunan Hotel digunakan sebagai media komunikasi dengan audiencenya. Selain
spot
radio The Sunan Hotel juga menggunakan program
interview dan talkshow
dimana pejabat hotel tampil sebagai narasumbernya terlampir.
Untuk media televisi, The Sunan bekerja sama dengan Terang Abadi Televisi TA TV dalam melaksanakan promo berkala, dengan talkshow
sebagai sarana launching pergantian brand dan program-progam hotel selanjutnya. Khusus media televisi, untuk menekan biaya promosi yang begitu
besar maka pihak The Sunan Hotel berupaya untuk menjadi sponsorship program acara televisi melalui fasilitas akomodasi atau
venue
. Kontrapretasi yang didapat oleh pihak The Sunan Hotel adalah pihak televisi tersebut akan
menampilkan
running
teks atau iklan berjalan yang berisi lokasi hotel pada tayangannya, dan mencantumkan
credit title
pada akhir acara yang berisikan logo beserta alamat hotel.
4. Penyelenggaraan Special Event
Mengacu pada positioning hotel sebagai hotel
entertainment
, maka keseluruhan penyelenggaraan
special event
di The Sunan Hotel Solo lebih diprioritaskan pada
event
yang mampu mempertajam
positioning
hotel tersebut. Manajemen telah menyusun standarisasi penyelenggaraan
event
dimana ada persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaran
event
yaitu acara yang diadakan harus bisa mendapatkan efek publisitas maksimal seperti konser musik dengan bintang tamu artis nasional, atau acara tersebut
harus unik dan belum pernah terselenggara di kota Solo. Selain mengelola
event
sendiri The Sunan Hotel Solo juga sering mengadakan kerjasama dengan pihak
event organizer
. Akan tetapi dalam pelaksanaannya pihak EO harus mengadakan koordinasi terus menerus dengan
pihak hotel, karena standar pelaksanaan dan konsep
event
harus menyesuaikan
dengan aturan yang telah ditetapkan oleh The Sunan Hotel terutama
event– event
yang terselenggara di
Music Room
. Konsistensi atau rutinitas event juga tetap dijaga oleh pihak manajemen dimana minimal tiga bulan sekali harus
menyelenggarakan
event
yang mendatangkan artis nasional. Kegiatan sosial dan keagamaan di The Sunan Hotel seperti donor darah, pengajian Qolbun
Salim rutin setiap Jumat legi, Natal bersama, dan lain-lain, dimaksudkan untuk mendekatkan The Sunan Hotel kepada masyarakat Solo terlampir.
Dalam membangun corporate image The Sunan Hotel Solo yang baru ini, hotel Public Relations juga memanfaatkan dan melaksanakan
Courtesy Call
untuk kegiatan
media visit
atau kunjungan media. Kunjungan ini dilakukan pada media terseleksi baik media lokal ataupun nasional. Manfaat dari kunjungan ini adalah
untuk membangun hubungan baik antara perusahaan sehingga menimbulkan pemahamam terhadap perusahaan. Adakalanya
media visit
ini tidak hanya dilakukan oleh pejabat public relations saja melainkan dengan mengajak seluruh
departement head
dalam kunjungan media. Selain itu, The Sunan Hotel Solo memberlakukan
media rate
atau harga kamar khusus untuk kalangan media yang sedang membutuhkan akomodasi hotel.
Harga khusus tersebut sangat efektif untuk mendekatkan kalangan jurnalis dengan The Sunan Hotel sehingga dengan adanya harga khusus tersebut proses interaksi
dengan kalangan media menjadi lebih
intens .
Dalam penggelolaan opini publik, The Sunan Hotel Solo lebih memprioritaskan media cetak dalam menyampaikan pesan–pesan perusahaan.
Iklan yang ditayangkan oleh The Sunan Hotel tidak terbatas pada iklan yang
bertujuan untuk penjualan saja, melainkan juga iklan yang mampu menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat, atau iklan yang menunjukkan
kepedulian sosial. Pendekatan melalui lobby sering dilakukan The Sunan Hotel kepada
pemerintah, komunitas sekitar hotel dan media. Lobby tersebut dilakukan demi terciptanya pemahamam dengan pihak lain sehingga The Sunan Hotel akan
mendapatkan dukungan dan simpati publik. Dalam melakukan kegiatan
lobbying
diperlukan figur public relations yang memiliki kredibilitas agar dapat menjalankan fungsinya secara baik.
Press tour
juga dilakukan untuk menopang media relations The Sunan Hotel, kunjungan
press
tersebut bertujuan untuk mengajak kalangan wartawan berkunjung langsung ke lokasi hotel. Misalnya pada saat
Music Room
selesai direnovasi dengan konsep baru atau pada waktu Soemaryo Grandballroom
diperluas. Hal ini selain dimaksudkan untuk memberikan informasi produk hotel juga merupakan ajang promosi hotel terlampir.
Mengundang insan media secara rutin dalam suatu acara khusus dengan acara makan malam dan hiburan atau lebih dikenal dengan
gathering press
juga dilakukan The Sunan Hotel Solo. Biasanya acara tersebut sekaligus dimanfaatkan
bagi public relations untuk menyerap informasi yang beredar di masyarakat maupun persepsi wartawan sendiri terhadap The Sunan Hotel Solo. Kegiatan ini
sangat efektif dalam mempererat hubungan dengan media massa. Di dalam upaya melakukan promosi, pelayanan dan produksi, The Sunan
Hotel Solo menerapkan manajemen pelayanan pelanggan, yaitu manajemen yang berorientasi kepada pemberian pelayanan prima, pelayanan yang berkualitas
tinggi kepada tamu, atau pelanggan.
Customer appreciating asset
adalah kekayaan atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan
waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai
oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih
personalized
menjadi nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo.
Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan
nyaman untuk tinggal di hotel.
B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media