c. Printer
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan
merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal. d.
Telepon Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi
intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
e. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.
Penerapan alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi pada bagian akademik sudah semakin cepat dan mudah. Seperti penggunaan komputer,
printer, telepon dan internet, bahkan untuk mempermudah pengaksesan informasi, bagian akademik mengunakan Wifi Wireless Fidelity. Tetapi mesin tik pada
bagian akademik sudah tidak dipergunakan lagi karena tersedianya komputer.
C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi USU
Pengertian Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input masukan
dan output hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan, seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan
penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”Mulyamah, 1987:3.
Universitas Sumatera Utara
Adapun untuk mencari tingkat efisiensi dapat digunakan rumus sebagai berikut:Efisiensi = Input TargetInput Aktual =1
1. Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual lebih besar atau sama
dengan 1 satu, maka akan terjadi efisiensi. 2.
Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual kurang daripada 1 satu, maka efisiensi tidak tercapai.
Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat berupa indikator untuk untuk menilai efesiensi kerja pegawai.
Tabel 3.1 indikator efisiensi kerja pegawai
Indikator Efisiensi Keterangan
Cepat Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan
penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Waktu yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan
hasil pekerjaan dapat dipertahankan dan ditingkatkan.
Akurat Efisiensi target, yakni hasil dari pelaksanaan pekerjaan
tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang ditetapkan baik secara kuantitas maupun kualitas.
Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi
komunikasi justru lebih hemat. Mudah
Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian
pekerjaan menjadi lebih sederhana, lebih ringan, dan lebih mudah.
Sumber: Suranto AW2005:136 Pada Tabel 3.1 menunjukkan beberapa indikator yang menyangkut efisiensi
kerja. Bila dilihat dari sistem informasi pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, pegawai umumnya telah melaksanakan pekerjaan dengan relatif efisien.
Dilihat dari indikator efisiensi kerja bahwa efisiensi waktu dalam pembuatan transkrip nilai, legalisir ijazah, Kartu Rencana Studi KRS menjadi lebih cepat
yang dulunya mencapai waktu1 bulan sekarang dapat dilakukan 1 minggu karena
Universitas Sumatera Utara
didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas internet. Dari segi keakuratan dalam pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan
program pendidikan dan pengajaran dapat dikerjakan dengan maksimal sesuai target yang ditetapkan seperti pada pembuatan Kartu Rencana Studi KRS yang
dulunya dilakukan secara manual dan memakan waktu yang cukup lama bahkan sampai melebihi target waktu yang ditentukan, sekarang dengan tersedianya
fasilitas teknologi informasi seperti komputer dan internet, mahasiswa dapat registrasi secara online di mana saja dan pegawai pada bagian akademik dapat
mengakses Kartu Rencana Studi KRS mahasiswa dengan cepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan . Dari segi biaya, dengan adanya printer, maka biaya
dapat diminimalis yang biasanya mengeprint keluar kampus dengan biaya Rp500lembar sekarang dengan menggunakan fasilitas kampus berupa kertas dan
mesin printer dengan biaya Rp100lembar sehingga biaya pada bagian Akademik menjadi lebih hemat, lebih ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga
dan pikiran pada bagian akademik yang dulunya mengerjakan seluruh job description semua departemen hanya dilakukan oleh 2 orang pegawai saja
sehingga memakan banyak waktu dan pekerjaan menjadi lama terselesaikan. Untuk mengatasi hal tersebut, bagian Akademik menambah 6 orang pegawai
sehingga jumlah pegawai ada 8 orang yang tiap-tiap pegawai mengerjakan job description masing-masing departemen dan didukung oleh teknologi komunikasi
berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian Akademik menjadi lebih efektif dan efisien.
Universitas Sumatera Utara
Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi TI yang diterapkan
dalam sistem informasi perusahaanorganisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.
Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang
berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Model aliran kerja workflow akan mencoba meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta
perancangan model aliran kerja workflow pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan
functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan
sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber
daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif. Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan
selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang
pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi
yang mendukung proses aliran kerja.
Universitas Sumatera Utara
Spektrum pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat
bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu
pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.
a. Kinerja Pegawai
Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawaikaryawan dalam mengerjakan dan menyalesaikan pekerjaanya dengan
baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasiperusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada
bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga
mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui
batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka
kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari. Menurut Suranto AW 2005:134 ada beberapa faktor yang mempengaruhi
kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu : a
Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat
dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan
Universitas Sumatera Utara
dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien.
b Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan
tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.
c Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam
arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah
ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.
d Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir
untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu
pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.
Menurut Wibowo 77:2007 ada beberapa indikator kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu:
1. Tujuan
Tujuan merupakan keadaan yang berbeda yang secara aktif di cari oleh seorang individu atau organisasi untuk dicapai. Tujuan merupakan sesuatu
keadaan yang lebih baik yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Dengan demikian, tujuan menunjukkan arah kemana kinerja harus
dilakukan. Atas dasar arah tersebut, dilakukan kinerja untuk mencapai
Universitas Sumatera Utara
tujuan. Untuk mencapai tujuan, diperlukan kinerja individu, kelompok, dan organisasi. Kinerja individu maupun organisasi berhasil apabila dapat
mencapai tujuan yang diinginkan. 2.
Standard Standar mempunyai arti penting karena memberitahukan kapan suatu
tujuan dapat diselesaikan. Standar merupakan satu kuran apakah tujuan yang diinginkan dapat dicapai. Tanpa sadar, tidak dapat diketahui kapan
suatu tujuan tercapai. Standar menjawab pertanyaan tentang kapan ita tahu bahwa kita sukses
atau gagal. Kinerja seseorang dikatakan berhasil apabila mampu mencapai standar yang ditentukan atau disepakati bersama antara atasan an bawahan.
3. Umpan Balik
Antara tujuan, standar, dan umpan balik bersifat saling terkait. Umpan balik melaporkan kemajuan, baik kualitas maupun kuantitas, dalam
mencapai tujuan yang didefenisikan oleh standar. Umpa balk terutama penting ketika kita mempertimbangkan ” Real Goals” atau tujuan
sebenarnya. Tujuan yang dapat diterima oleh pekerja adalah tujuan yang bermakna dan berharga. Umpan balik merupakan masukan yang
dipergunakan untuk mengukur kemajuan kinerja, standar kinerja, dan pencapaian tujuan. Dengan umpan balik dilakukan evaluasi terhadap
kinerja dan sebagai hasilnya dapat dilakukan perbaikan kinerja. 4.
Alat atau Sarana
Universitas Sumatera Utara
Alat atau sarana merupakan sumber daya yang dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan tujuan dengan sukses dan merupakan faktor
penunjang untuk pecapaian tujuan. Tanpa alat atau sarana, tugas pekerjaan sesifik tidak dapat dilakukan dan tujuan tidak dapat diselesaikan
sebagaimana seharusnya dan tidak mungkin dapat melakukan pekerjaan. 5.
Kompetensi Kompetensi merupakan persyaratan utama dalam kinerja dan kemampuan
orang yang dimiliki seseorang utuk menjalankan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik. Kompetensi memungkinkan seseorang
mewujudkan tugas yang berkaitan dengan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
6. Motif
Motif merupakan alasan atau pendorong bagi seseorang untuk melakukan sesuatu. Manajer memfasilitasi motivasi kepada karyawan dengan insentif
berupa uang, memberikan pengakuan, menetapkan tujuan menantang, menetapkan standar terjangkau, meminta umpan balik, memberikan
kebebasan melakukan pekerjaan termasuk waktu melakukan pekerjaan, menyediakan sumber daya yang diperlukan dan menghapuskan tindakan
yan mengakibatkan disintensif. 7.
Peluang Pekerja perlu mendapatkan kesempatan untuk menunjukkan prestasi
kerjanya. Terdapat dua faktor yang menyumbangkan pada adanya kekurangan kesempatan untuk berprestasi, yaitu ketersediaan waktu dan
Universitas Sumatera Utara
kemampuan untuk memenuhi syarat. Jika pekerja dihindari karena supervisor tidak percaya terhadap kualitas atau kepuasan konsumen,
efektif akan dihambat dari kemampuan untuk berprestasi. Menurut Wibowo 320:2007 Pengukuran kinerja yang tepat dapat
dilakukan dengan cara : a.
Memastikan bahwa persyaratan yang diinginkan pelanggan telah terpenuhi.
b. Mengusahakan standar kinerja untuk menciptakan perbandingan.
c. Mengusahakan jarak bagi orang untuk memonitor tingkat kinerja.
d. Menetapkan arti penting masalah kualitas dan menentukan apa
yang perlu prioritas perhatian. e.
Menghindari knsekuensi dari rendahnya kualitas. f.
Mempertimbangkan penggunaan sumber daya g.
Mengusahakan umpan balik untuk mendorong usaha perbaikan. Kesimpulannya adalah dengan adanya kemajuan teknologi komunikasi yang
cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain, informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk
kepentingan di bagian akademik. Sistem Informasi Manajemen SIM merupakan suatu sistem berbasis
komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas
organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya. Raymond Schell, 2008:12
Universitas Sumatera Utara
Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
Manfaat SIM adalah dapat menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Raymond Schell,
2008:14
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses
situs www.usu.ac.id atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian
pendidikanbagian akedemik. 2.
Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi
mahasiswa persemesterjurusanprogram studi. 3.
Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang
handal dan berkompetensi. 4.
Dengan tersedianya teknologi sistem informasi, pekerjaan yang dilakukan menjadi cepat, akurat, murah, mudah dan sesuai dengan target yang
ditentukan.
B. Saran
1. Alat informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan
penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.
Universitas Sumatera Utara
