Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi. Dibawah ini diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian
internal, antara lain: a.
Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap. Untuk
mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi
pemakai aktiva tetap. b.
Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara
independen. Untuk menciptakan pengecekan internal dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian
rupa sehingga tidak ada satu pun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian internal terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap. Pada Fakultas Ekonomi, pengendalian
internal aktiva tetap dilakukan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang diberi nama SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN AKUNTANSI BARANG
MILIK NEGARA SIMAK-BMN yang sudah dirancang khusus oleh Pemerintah
Pusat.
E. Penyajian Aktiva Tetap Dalam Neraca
Aktiva tetap merupakan bagian dari aktiva yang disajikan dalam daftar neraca. Prinsip akuntansi mengklasifikasikan aktiva dalam neraca menurut ukuran
Universitas Sumatera Utara
likuiditasnya. Pengklasifikasian ini tidak mutlak tergantung pada jenis perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan pengungkapan atau penyajian aktiva
tetap dalam neraca adalah: 1.
Aktiva tetap dinyatakan sebesar nilai buku, yaitu harga perolehan aktiva tetap dikurangi dengan akumulasi penyusutannya. Akan tetapi, apabila manfaat
ekonomis aktiva tetap tidak lagi sebesar nilai bukunya, maka aktiva tetap harus dinyatakan sebesar jumlah yang sepadan dengan nilai manfaat ekonomis
yang tersisa. Penurunan nilai kegunaan aktiva tetap tersebut sebagai kerugian. 2.
Aktiva tetap yang tidak digunakan lagi masih mempunyai nilai yang cukup material haruslah disajikan sebagai aktiva lain-lain berdasarkan nilai
realisasinya. 3.
Pemakaian istilah cadangan penyusutan harus dihindarkan, sebab istilah tersebut berarti adanya dana yang disisihkan untuk tujuan tersebut, sebaliknya
digunakan yang lebih menggambarkan alokasi biaya aktiva tetap sampai periode tertentu.
4. Jenis aktiva tetap yang disusutkan dan aktiva tetap yang tidak disusutkan harus
dipisahkan dalam neraca. 5.
Aktiva tetap yang disusutkan harus dilaporkan berdasarkan nilai cost. Jika dilaporkan dengan dasar penilaian diluar cost, maka harus dijelaskan termasuk
perbedaannya dengan harga cost.
F. Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Surat permintaan otorisasi aktiva tetap
Surat permintaan otorisasi aktiva tetap dilakukan oleh Kasub Perlengkapan kepada Pembantu Dekan II yang selanjutnya dibuat Anggaran pengeluaran
dan belanja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada Biro Rektor yang menangani masalah keuangan, yang selanjutnya usulan anggaran
tersebut diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan.
2. Surat permintaan reparasi authorization for reparation
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi surat permintaan transfer aktiva tetap.
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
Surat permintaan transfer aktiva tetap berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva
tetap. 5.
Surat perintah kerja work order Surat perintah kerja work order memiliki dua fungsi, yaitu sebagai perintah
dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen
ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli dan pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.
Universitas Sumatera Utara
6. Surat order pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok.
7. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari
pemasok. 8.
Faktur dari pemasok Dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah
dibeli. 9.
Bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi
akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan
diperiksa oleh fungsi tersebut. 10.
Daftar depresiasi aktiva tetap Daftar depresiasi aktiva tetap berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap
yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan
dalam periode akuntansi tersebut. 11.
Bukt i memorial
Universitas Sumatera Utara
Bukt i memorial digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai
dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal. Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah
melakukan dokumentasi seperti diatas .
G. Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
