Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal
retensi. Sedarmayanti 2003: 102 menyatakan bahwa:
Jadwaldaftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. dengan
demikian jadwaldaftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in-aktif, dan 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masingsekelompok arsip belum
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional.
Sedangkan Martono 1997: 44 menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip
dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar 1996: 99 bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”. Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu
daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.4.2.4. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan
tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung
dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan. Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi
bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu yang dapat
membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala isi kekayaan
suatu lembaga adalah pembuatan katalog. Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 107 bahwa: “katalog merupakan
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”. Menurut Suhendar 2005: 1 bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar
barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar 2005:
Universitas Sumatera Utara
3 Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja 1993: 139 bahwa:
“katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut suatu sistem tertentu secara alphabetis maupun sistematis untuk memudahkan
mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca serta petugas perpustakaan”.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan data
bibliografisnya yang didaftarkannya disusun menurut sistem tertentu dan mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau
menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau diperlukan kembali.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin otomatis. Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik
informasi secara efisien yaitu komputer. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun
tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan
organisasi. Menurut Sedarmayanti 2003: 117 bahwa: “komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan instruksiprogram yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan”.
Menurut Ajoes 2009: 1 dalam buku Computer Today: Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat
dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu langkah-langkahinstruksi-instruksi program yang tersimpan di memori stored program.
Menurut Masrukhin 2009: 1 bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi
informasi, menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian
dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.
Universitas Sumatera Utara
2.5.4.1. Klasifikasi Arsip
