yang mengupayakan untuk menghasilkan siaran yang sebaik mungkin, dengan demikian melibatkan banyak orang dalam pengelolaan berita atau informasi yang
akan di publikasikan. Umumnya siaran bertujuan untuk memberi informasi yang dapat dinikmati
dan dapat diterima dikalangan masyarakat, menurut Morissan 2004: 2 bahwa: “Siaran televisi merupakan pemancaran sinyal listrik yang membawa muatan
gambar proyeksi yang terbentuk melalui pendekatan sistem lensa dan suara”. Sedangkan Sumadiria 2005: 5 menyatakan bahwa:
Siaran televisi adalah merupakan gabungan dari segi verbal, visual, teknologial, dan dimensi dramatikal. Verbal, berhubungan dengan kata-kata
yang disusun secara singkat, padat, efektif. Visual lebih banyak menekankan pada bahasa gambar yang tajam, jelas, hidup, memikat. Teknologikal,
berkaitan dengan daya jangkau siaran, kualitas suara, kualitas suara dan gambar yang dihasilkan serta diterima oleh pesawat televisi penerima di
rumah-rumah. Dramatikal berarti bersinggungan dengan aspek serta nilai dramatikal yang dihasilkan oleh rangkaian gambar yang dihasilkan secara
simultan.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat didefinisikan bahwa siaran televisi adalah suatu pemancar yang diproyeksikan melalui pendekatan sistem lensa,
suara, dan menghasilkan gambar yang bergerak dan berisikan suatu informasi yang beranekaragam yang dapat diterima oleh setiap kalangan masyarakat.
2.2. Pengertian Pengelolaan manajemen
Manajemen merupakan pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara
menggerakan orang-orang dalam organisasi tersebut untuk bekerja. Menurut George R.Terry 1977 dalam buku Herujito 2001: 3
“manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan
dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainya”. Menurut Massie 1987: 3 dalam buku Arsyad 2002: 1 “manajemen merupakan suatu proses dimana
suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang
digunakan oleh para manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan atau aktivis
Universitas Sumatera Utara
orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama; para manajer sendiri jarang melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud”. Selanjutnya menurut Manulang
2002: 5 “manajemen adalah seni dan ilmu pengetahuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”. Sedangkan menurut Prajudi 1982 dalam buku Sutarno 2006: 5 “manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan
semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan planning
diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu”.
Dari uraian di atas, pemahaman definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli berbeda-beda tetapi tujuannya sama. Dengan demikian, dapat dilihat
bahwa manajemen merupakan fungsi, peran maupun keterampilan dalam menjalanka suatu kegiatan organisasi, yang berfungsi sebagai proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang bertujuan untuk mencapai hasil keputusan bersama yang efektif dan efisien dalam mencapai
tujuan akhir.
2.3. Pengertian Arsip
Menurut Widjaja 1993: 8 “arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah
dan cepat diketahui”. Wursanto 1991: 12 menyatakan bahwa: “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang
banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003: 8 istilah arsip meliputi: a.
Kumpulan naskah atau dokumen. b.
Gedung ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. c.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Dalam Peraturan Bupati Pemalang Nomor 84 2006: 1 arsip adalah: a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang diwarkat dan diterima oleh badan-badan swasta
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
Universitas Sumatera Utara
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menjelaskan arsip, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu proses dalam
mengelola warkatnaskah dari suatu badan pemerintahan atau swasta, penyimpanan bahan berharga ini bertujuan untuk mengawetkan secara tetap dan
guna keperluan mencari keterangan atau informasi yang akan dibutuhkan dimasa yang akan datang, kumpulan dokumen-dokumen yang berisikan suatu bidang
pengetahuan atau informasi, dan dicatat dalam bentuk tulisan, dicetak, direkam, ditik, dan dijilid.
2.3.1. Jenis Arsip
Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 12, berdasarkan jenis arsip terbagi atas: 1.
Dokumen tekstual adalah menyajikan isi seluruhnya atau pada hakekatnya dalam bentuk teks tertulis yang mana dibaca oleh
khalayak 2.
Dokumen non-tekstual berisikan teks bertulis, namun bagian paling penting adalah informasinya yang disajikan dalam bentuk lain, artinya
bentuk informasi tersebut dapat dilihat, didengar.
3. Dokumen campuran dokumen yang menggabungkan dokumen tekstual
dan non-tekstual menjadi satu dalam membahas sebuah objek, misalnya buku dan kaset.
Menurut Utomo 2009: 17, jenis arsip berdasarkan medianya: 1.
Arsip berbasis kertas. 2.
Arsip pandang dengar Audio Visual Record. 3.
Arsip kartografik dan arsitektual
Sedangkan menurut Martono 1991: 158 jenis dokumen meliputi; 1.
Dokumen yang berbentuk grafis graphic materials 2.
Dokumen yang berbentuk film 3.
Dokumen yang berbentuk pita 4.
Dokumen yang berbentuk piringan hitam Ada beberapa file dokumen non printing yang dikelompokkan
berdasarkan wujud dokumen seperti : 1.
File dokumen grafis 2.
File dokumen rekaman 3.
File dokumen bentuk alat permainan Kit Game
Universitas Sumatera Utara
4. File dokumen bentuk film bisu atau bersuara
Sedangkan, File dokumen non printing dikelompokkan berdasarkan aktivitas seseorang yang menggunakan file dokumen antara lain:
1. File dokumen yang dapat didengar
2. File dokumen yang dapat dilihat
3. File dokumen yang dapat dilihat dan didengar.
Menurut Trimo 1992: 7 bahwa: “dokumen merupakan semua bahan pustaka, baik ia berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman
lainnya seperti: pita suaracassettes, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto”.
Menurut Martono 1991: 2 dokumen adalah: 1.
Semua catatan yang ditulis, ditik, atau dicetak, yang tidak dijilid, misalnya laporan, surat, nota, memo, dan kertas yang biasa disimpan di dalam arsip.
2. Semua barang-barang yang dicetak dan dijilid seperti buku, majalah, dll.
Jelasnya ialah semua barang-barang yang diproduksi dengan salah satu cara dan disiarkan kepada khalayak ramai. Barang-barang ini biasanya
disimpan di dalam perpustakaan.
3. Corporeal documenter ialah semua macam contoh-contoh, maquette,
model, dll. Yang biasanya disimpan di museum.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam membagi jenis dokumen, pada hakekatnya dibutuhkan penyajian dokumen yang dilihat dari segi
bentuk, wujud, sifat inilah nantinya memberi kemudahan dalam tugas seorang dokumentalis sebagai resourse center bidang informasi.
2.3.2. Fungsi Arsip
Menurut Wursanto 1991: 28 fungsinya dan kegunaannya arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: 1. Arsip aktif,
yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja, 2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensinya penggunaannya
sudah mulai menurun, 3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
Universitas Sumatera Utara
Dan menurut Sedarmayanti 2003: 9 fungsinya dan kegunaannya arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Dan arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu: 1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor, 2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa fungsi dan kegunaan dokumen atau arsip sebagai kegiatan kerja perencanaan di lingkungan
unit pengolahan suatu organisasikantor yang dapat dipergunakan seterusnya maupun tidak dipergunakan lagi tergantung pada kebutuhan informasinya.
2.4. Pengertian Pengelolaan manajemen Arsip
Menurut Riks at al dalam Widyastuti 2008: 3 bahwa: “ manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan
daur ulang hidup arsip life cycle of a records. Daur hidup arsip meliputi penciptaan creation and recept, pengurusan destribution, penggunaan use,
pemeliharaan maintenance, dan penentuan nasib akhir atau penyusutan desposition. Sedangkan menurut Lundgren and Lundgren dalam Irawan
2001: 1 menyatakan bahwa: “manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip life cycle of record.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diuraikan bahwa manajemen kearsipan adala pelaksanaan fungsi manajemen dalam rangka mengelola
keseluruhan daur hidup arsip, yang mencakup penciptaan, pendestribusian penggunaan arsip, penyimpanan arsip aktif, pemusnahan, menyimpan arsip secara
permanen.
Universitas Sumatera Utara
2.4.1. Peranan Pengelolaan Arsip
Dalam Martono 1991: 15 peranan pengelolaan arsip dalam menunjang pengembangan ilmu pengetahuan, antara lain:
1. Menyediakan dan melayani informasi dari dokumen yang telah diolah
dengan baik yang mana bertujuan untuk disajikan berbagai keperluan akan perkembangan ilmu pengetahuan maupun kesejahteraan
masyarakat.
2. Melayani para pengembang ilmu pengetahuan pada umumnya dan
spesialis khususnya. 3.
Mengolah dan menyebarluaskan isi informasi intelektual suatu dokumen yang terdapat di dalam perpustakaan atau arsip.
4. Media komunikasi ilmiah antara para spesialis, dan team spesialis
dengan team spesialis, dan ilmuan dan cendikiawan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003: 19 peranan arsip adalah: 1.
Alat utama ingatan organisasi. 2.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Menurut Martono 1991: 15 peranan arsip terwujud dalam bentuk kegiatan, antara lain:
1. Mengembangkan sistem pengolahan dokumentasi melalui berbagai
cara. 2.
Menerbitkan suatu jurnal publikasi perkembangan ilmu guna di informasikan
kepada lembaga-lembaga perpustakaan atau lembaga dokumentasi lainnya.
3.
Menyelenggarakan konfrensi ilmiah di bidang dokumentasi, perpustakaan, kearsipan dan permusiuman.
4. Menerbitkan dan mengembangkan katalog dari perkembangan ilmu dan
teknologi. 5.
Memberi pelayanan konsultan dalam bidang dokumentasi perpustakaan, kearsipan dan permusiuman.
Pendapat di atas menjelaskan bahwa peranan dokumen sebagai penyedia, mengolah, melayani dan mengembangkan informasi dan dan pengolahannya
yang disajikan berbagai bentuk, bertujuan untuk memudahkan atau membantu
Universitas Sumatera Utara
khalayak maupun dokumentalis itu sendiri dalam menyusun maupun menerima informasi atau isi dari dokumen itu sendiri.
2.4.2 Pengelolaan Arsip 2.4.2.1. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman adan ekonomis. Penyimpanan dan penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang
memungkinkan penemuan kembali dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut Widjaja 1993: 104 tujuan penyimpananpenataan arsip adalah: 1.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu
persoalan atau proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat diketemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Menurut Wahyudi 1992: 76, tujuan atau syarat penyimpanan yang harus diperhatikan yaitu:
1. Video tape kaset harus diletakkan, dalam posisi berdiri, dengan ujung
tape kaset di sebelah atas. 2.
Setiap penggunaan dicatat agar dapat diketahui lama pemakaiannya karena tape kaset memiliki usia pemakaian.
3. Setelah dipergunakan dan akan disimpan lagi, usahakan agar tape
kaset selalu dalam keadaan siap pakai, dengan mem-fasforward pada posisi unexposed.
4. Untuk menghindari terjadinya goresan stretching pada tape kaset,
usahakan mem- fasforward tape kaset sampai habis, baru di-rewind kembali.
5. Jangan meletakkan tape kaset pada tempat yang panas dan kering.
Sedarmayanti 2003: 68 menyatakan bahwa tujuan penataan arsip adalah: 1.
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan
berhasil guna.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 37 penempatan dokumen di rak dibagi atas:
1.Horizontal, artinya dokumen disusun dengan meletakkan dokumen di atas dokumen lainya. Sistem ini digunakan untuk jajaran dokumen yang
besar bentuknya seperti peta, poster, foto dll. 2.Vertikal, artinya dokumen disusun dengan punggung nampak dari atas.
Sistem ini lazimnya digunakan untuk dokumen ringan dan tipis seperti guntingan koran, gulungan pita atau tape reel.
3.Tegak lurus, artinya dokumen diletakkan berdampingan sehingga punggung dokumen tanpak dari samping. Sistem ini digunakan untuk
menyimpan buku, arsip, gulungan pita atau tape reel, map, piringan hitam dll.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menjelaskan tujuan penyimpanan dan penataan. Maka dapat diuraikan bahwa tujuan
penyimpanan adalah memudahkan dokumentalis pengambilan, pengembalian, atau penemuan kembali arsip yang diinginkan.
Selain dari pada hal di atas penyimpanan yang efektif dan efisien diperlukan suatu sistem yang dapat memudahkan pekerjaan salah satunya sistem
penyimpanan. Menurut Widjaja 1993: 8 bahwa: “sistem penyimpanantata kearsipan adalah kegiatan dan aktivitas pokok dalam bidang kearsipan yang
berupa penyimpanan warkat-warkat”.
Menurut Widjaja 1993: 105, sistem penyimpanan arsip terdiri atas lima yakni:
1. Sistem abjad alphabetical filing system adalah suatu sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad, dalam sistem ini semua arsipdokumen diatur berdasarkan abjad nama orang,
organisasi, kantor.
2. Sistem pokok soal subject filing system, dalam sistem ini semua
naskahdokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soalmasalah.
3. Sistem nomorangka numerical filing system, sistem nomor atau
angka sering disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang djadikan kode surat adalah nomor angka ditetapkan sendiri oleh
unit organisasi yang bersangkutan.
4. Sistem wilayahdaerah geographical filing system, dalam sistem ini
susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayahdaerah. 5.
Tanggal chronological filing system, dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Irawan 2001: 14 dalam Penn, 1989 : 123-124 sistem penyimpanan terdiri atas: Numeric, Alphabetical dan Alphanumeric. Menurut
Lundgren 1989 :83-87. membedakan atas: Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification”.
Menurut Sedarmayanti 2003: 70-75, sistem penataan arsip ada lima macam yaitu:
1. Sistem abjad alphabetical filing system yaitu salah satu sistem
penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada
peraturan mengindeks .
2. Sistem masalah subject filing system yaitu salah satu sistem penataan
berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang
digunakan sistem ini.
3. Sistem nomor numerical filing system yaitu salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem tanggalurutan waktu chronological filing system yaitu salah
satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman
termasuk diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat.
5. Sistem wilayah geographical filing system yaitu salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu.
Dengan demikian proses penyimpanan sangat berperan aktif, maka Menurut Widjaja 1993: 162 proses penyimpanan meliputi:
a. Dalam penyimpanan arsipdokumen dianut asas gabungan, yaitu
gabungan asas “sentralisasi ialah semua arsip semiin-aktif yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan-kegiatan
kantor sehari-hari, harus dipindahkan transfered ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip-arsip yang demikian
ini dapat digolongkan menjadi, a. arsip yang berguna untuk alat pengingat penting, semi permanent, b. arsip yang berguna untuk
selama-lamanya vital, permanent.” dan “desentralisasi ialah semua arsip aktif yang masih diperlukan langsung dan sering dalam kegiatan
kantor sehari-hari disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi. Arsip-arsip aktif dalam file kerja
unit dapat diawasi melalui kartu kendaliagenda yang terdapat dalam unit arsip”.
b. Sistem penyimpanan. Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan
yang telah berlangsung dan tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan diambil dalam
Universitas Sumatera Utara
sesuatu organisasi, maka arsip haruslah diatur dan dipelihara serta disimpan sebaik-baiknya.
Menurut Sedarmayanti 2003: 21 dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azaz pengorganisasian yaitu:
a. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan
dan penyimpanan arsip. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing unit tidak banyak memerlukan
informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi besarkompleks kegiatannya, dan
masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah
pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi. Azaz ini digunakan untuk mengurangi
kerugian yang terdapat pada azaz sentralisasi dan desentralisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara sistem abjad, pokok soal,
nomorangka, wilayahdaerah, tanggal. Maka dengan sistem penyimpanan ini dapat memudahkan temu kembali atas dokumen yang ingin digunakan. Dan
berdasarkan asas proses penyimpanan dapat dibagi atas yaitu sentralisasi, desentralisasi, gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
2.4.2.2. Pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003: 110, “pemeliharaan arsipdokumen adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat
beberapa sebab”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang 2010: 1 menjelaskan bahwa:
“Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”.
Sedangkan menurut Asad, et al. 2009: 1 bahwa: “pemeliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat
Universitas Sumatera Utara
mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan”.
Menurut Sedarmayanti 2003: 111 Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 1.
Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan
arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi
apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk
menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan arsip.
Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti 2003: 112 pencegahan kerusakan dapat
dilakukan dengan cara: 1.
Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegahmembasmi
serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: a. fumigasi untuk seluruh gudang, b. fumigasi untuk beberapa
ratus bundel arsip. c. fumigasi untuk beberapa bundel arsip. d. fumigasi rutin.
3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga
dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: a. tradisional yaitu dengan cara
melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”. b. laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara lembar plastik.
4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film
dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a. dijaga agar
tetap kering temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60, b. terang terkena sinar matahari tak langsung, c.
mempunyai ventilasi yang merata, d. terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya
caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia,
secara berkala.
4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,
antara lain: a. dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip, b. dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena
percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
lain-lain.
Menurut Asad, et al. 2009: 1, beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi
a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca.
b. Serangga −
Diupayakan ruangan tetap selalu bersih −
Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.
− Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga
kayu jatilogam −
Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain.
− Penyuntikan dengan bahan anti serangga DTT
− Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan
pustaka c. Jamur
− memeriksa buku secara berkala
− membersihkan tempat penyimpanan
− menurunkan suhu udara
− susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara
2. Faktor Fisika a. Debu
− dilakukan penyedotan debu vacuum cleaner
− dipasang ACfilter penyaring udara
− dipasang alat pembersih udara air cleaner
− disediakan almari kaca
b. Suhu UdaraKelembaban −
mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C −
memasang alat dehumidifier untuk ruangan atau silicale untuk almari, untuk mengatur tingkat kelembaban
c. Cahaya
Universitas Sumatera Utara
− Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung,
dengan memasang filter flexy glass atau polyester film. −
LampuListrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter UV
fluorescent light atau seng oksida dan titanium oksida. 3. Faktor Kimia
a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat
jenis kertas dan tulisan. b.
Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan buffer
4. Faktor Lain-Lain a. Manusia
− menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya
peduli terhadap keutuhan bahan pustaka −
memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka. −
memasang rambu-rambu Tata Tertib. b. Bencana Alam
− menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.
− dilarang merokok di dalam ruangan
− memeriksa kabel listrik secara berkala
− memasang alarm smoke detector
− menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat
tersendiri. −
mengontrol air setiap ada turun hujan. Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap
arsip atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsipdokumen. Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan
kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan. 2.4.2.3. Penyusutan Arsip
Sedarmayanti 2003: 102 dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan: 1.
Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Martono 1997: 39 menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan
ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”. Dalam Sedarmayanti 2003: 102 tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi. b.
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c.
Mempercepat penemuan kembali arsip d.
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja 1993: 180 tujuan
penyusutan arsip adalah: a.
Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar
dalam filing dan fidingnya. c.
Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan
record yang diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna
ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai
arsip, diawetkan dimicrofilmkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
Dan menurut Martono 1997: 39 tujuan penyusutan arsip adalah: a.
Mendapatkan penghematan dan efisiensi b.
Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif c.
Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa penyusutan merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau
pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional. Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan,
pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal
retensi. Sedarmayanti 2003: 102 menyatakan bahwa:
Jadwaldaftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. dengan
demikian jadwaldaftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in-aktif, dan 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masingsekelompok arsip belum
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional.
Sedangkan Martono 1997: 44 menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip
dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar 1996: 99 bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”. Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu
daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.4.2.4. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan
tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung
dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan. Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi
bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu yang dapat
membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala isi kekayaan
suatu lembaga adalah pembuatan katalog. Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 107 bahwa: “katalog merupakan
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”. Menurut Suhendar 2005: 1 bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar
barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar 2005:
Universitas Sumatera Utara
3 Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja 1993: 139 bahwa:
“katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut suatu sistem tertentu secara alphabetis maupun sistematis untuk memudahkan
mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca serta petugas perpustakaan”.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan data
bibliografisnya yang didaftarkannya disusun menurut sistem tertentu dan mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau
menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau diperlukan kembali.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin otomatis. Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik
informasi secara efisien yaitu komputer. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun
tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan
organisasi. Menurut Sedarmayanti 2003: 117 bahwa: “komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan instruksiprogram yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan”.
Menurut Ajoes 2009: 1 dalam buku Computer Today: Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat
dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan
output di bawah pengawasan suatu langkah-langkahinstruksi-instruksi program yang tersimpan di memori stored program.
Menurut Masrukhin 2009: 1 bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi
informasi, menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian
dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.
Universitas Sumatera Utara
2.5.4.1. Klasifikasi Arsip
Menurut Widjaja 1993: 133 bahwa: “klasifikasi atau penggolongan adalah pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau
ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”. Sedangkan Sulistyo-Basuki 1992: 88 menyatakan bahwa:
“klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang
paling tepat dan bahas dokumenter yang digunakan”. Towa P. Hmakotrda dan J.N.B. Tairas dalam Subrata 2009: 1 mengatakan bahwa: “klasifikasi adalah
pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang
sama. Selanjutnya Sedarmayanti 2003: 37 menyatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis
berdasarkan fungsi dan kegiatan instansikantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan
tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah ketika dibutuhkan.
Untuk mengetahui deskripsi isi yang akan diolah oleh seorang dokumentalis, prosedur tersebut menggunakan bahasa dokumenter yang
menuangkan bentuk klasifikasi deskripsi isi dalam bentuk angka atau tesaurus. Menurut Wursanto 1991: 187 bahwa “pencarian dokumen merupakan “salah
satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi”.
Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 37 prosedur klasifikasi sama dengan pola umum deskripsi isi, adapun yang menjadi langka-langkah yang akan
ditempuh yakni: 1.
Identifikasi subjek utama dokumen. 2.
Penggolongan kelas sesuai dengan subjek dokumen. 3.
Indentifikasi karakteristik sekunder ruang, waktu, bentuk bahasa bilamana sistem penomoran klasifikasi menyertakan informasi tersebut.
4. Penelusuran nomor yang sesuai dengan kelas yang telah ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
5. Pemilihan atau pencantuman nomor berkaitan sesuai dengan peraturan
sistem klasifikasi. 6.
Penambahan nomor panggil call number. Yang terdiri atas nomor kelas, tiga huruf pertama nama pengarang, dan tahun terbit.
7. Penempelan nomor panggil pada dokumen.
8. Penandaan nomor klasifikasi pada lembar masukan atau cantuman
bibliografis pada ruang yang telah disediakan.
Sedangkan menurut Widjaja 1993: 109 agar pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-syarat:
1. Harus ditulis.
2. Golongan masalah dan perinciannya harus sesuai dengan fungsi dan
kegiatan kantor. 3.
Perinciannya tidak terlalu terurai dan sebaiknya tidak melebihi dari tiga tingkatan masalah.
4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu
memberikan pengertian luas, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu.
5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup
masing-masing subjekmasalah. 6.
Dilengkapi dengan kode tanda baik berbentuk huruf atau angka. 7.
Bentuk dan susunan pola hendaknya teratur dan luwes 8.
Dilengkapi dengan indeks subjekmasalah yang disusun secara alphabetis. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menentukan pola
klasifikasi, dengan menggunakan teknik ini dapat memudahkan pekerjaan seorang dokumentalis dalam menentukan subjek yang efektif dan memudahkan penemuan
kembali dokumen. Menurut Wursanto 1991: 23, sistem klasifikasi terbagi atas dua
yakni: 1.
Sistem klasifikasi menurut nomor numerikal adalah “sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode
yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor”. Sistem klasifikasi numerik dibagi lagi menjadi:
a.
Sistem numerikal seri serial numbering system adalah nomor yang dipergunakan sebagai kode penyimpanan adalah nomor seri.
b. Sistem numerikal blok blok numbering system adalah sistem
penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor blok, nomor blok adalah nomor untuk masing-masing fungsi, kegiatan
dalam suatu organisasi. Dengan demikian kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi beberapa kategori atau beberapa blok. Setiap
kategori atau setiap blok memuat sejumlah angka tertentu yang seragam.
Universitas Sumatera Utara
c. Sistem numerikal sandi code numbering sandy system adalah
sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode penyimpanan.
d. Sistem numerical D.D.C dewey decimal classification system
adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan arsip.
e. Sistem numerikal U.D.C universal decimal classification system
2. Sistem klasifikasi menurut abjad alfabetis adalah sistem peyimpanan
arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi:
a.
Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode
penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama nama orang, nama organisasi, nama
tempat, dan sebagainya. b.
Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad.
c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip
tersebut. d.
Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian
arsip disimpan berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang
bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem
penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor numerikal dan abjad alfabetis.
2.5.4.2. Kode Arsip Widjaja 1993: 133-141 menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk
memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya
berdasarkan masalah secara sistematis systematic subject filing”. Sesuai dengan fungsi kegunaannya kode harus: a. Sederhana, b. Singkat, c. Mudah diingat,
d. Dapat ditulis, e Dapat ditulis, diketik. Menurut Sedarmayanti 2003: 38-39 bahwa: “kode arsip adalah tanda
pengenal urusanmasalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode harus: a. Sederhana, b. Mudah diingat, c. mudah untuk menulisnya.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Wursanto 1991: 196 bahwa: “kode adalah alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam warkatarsip”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan alatsarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka
penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik dokumenarsip. Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat, mudah ditulis,
dan diketik.
2.5.4.3. Indeks Arsip
Widjaja 1993: 172 menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap caption, catch word dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi,
masalah subject dan nama tempat negara, provinsi, kota dsb”.
Menurut Abubakar 1996: 58: Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara
mengindentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya atau alat pembantu dalam
penemuan informasi dalam arsip. Syarat-syarat indeks: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b. kata benda atau kata pengertian kebendaan, c.
harus berasal dari surat masuk atau keluar si pemakai, d. harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003: 27: Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal caption untuk
memudahkan, menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b.
berorientasi kepada kebutuhan pemakai, c. merupakan kata yang mudah dimengerti, d. diambil atau ditentukan dari isi surat.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan
cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau
keluar. Menurut Widjaja 1993: 147 indek dapat disusun sebagai berikut:
a. Menurut abjad seperti kamus dictionary arrangement, ataupun secara
kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama
yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dan seterusnya, yang merupakan bagian dari masalah pokok
pertama atau bagian dari masalah pokok kedua dan seterusnya masing- masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya.
Sedangkan menurut Abubakar 1997: 16 indeks disusun berdasarkan: a.
Nama orang, nama instansiperusahaan dan nama wilayah. b.
Subyek. c.
Nama orang yang mempunyai gelar bangsawangelarkeserjanaan pangkatprofesi.
d. Nama keluarga majemuk compound surname. Indeks nama dan
subjek ini disusun dalam kartu-kartu.
Selanjutnya menurut Sedarmayanti 2003: 28 mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a. Indeks nama orang
b. Indeks nama badan pemerintah swasta.
c. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya.
d. Indeks nama tempat atau wilayah
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan
memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.
2.5.4.4. Tunjuk Silang Arsip
Widjaja 1993: 153 menyatakan bahwa: “Tunjuk silang arsip cross reference adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang
berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama”. Sedangkan menurut Abubakar 1996: 58: “ tunjuk silang adalah alat untuk melengkapi indeks dalam
menampung penanaman dan peristilahan lain yang mempunyai arti yang sama, serta mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda yang berhubungan
dengan filingnya yang berbeda pula”. Selanjutnya menurut Sedarmayanti 2003: 34, “tajuk silang adalah suatu formulir yang dipergunakan untuk
mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang sama”.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa tajuk silang adalah suatu cara untuk melengkapi indeks dalam mempertemukan beberapa keterangan
yang mempunyai arti yang sama atau berbeda.
2.6. Pengertian Media Audiovisual 2.6.1. Media
Menurut Hafied 2000: 8 Media adalah “alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak”. Sedangkan
media menurut kamus Online Merriem-Webster dalam Hernandez 2007: 5 adalah “suatu saluran atau system komunikasi yang dirancang untuk menjangkau
sejumlah besar orang”. Sedangkan menurut Ariyus 2009: 12 Media adalah “alat untuk menyampaikan atau membuat sesuatu, perantara, atau alat pengantar, suatu
bentuk komunikasi, seperti surat kabar, majalah, atau televisi”. Dari pendapat di atas berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama dalam
mengungkapkan pengertian media tersebut, maka dapat diuraikan bahwa media merupakan suatu alat yang berfungsi sebagai penyebar atau alat pengantar pesan
atau informasi kepada khalayak umum seperti televisi, surat kabar. Dalam hal ini media tidak terlepas dari peran dan fungsi dalam
penyampaian pesan Menurut Hafied 2000: 15 fungsi media antara lain: 1.
Pengawasan Surveillance, adalah memberi informasi dan menyediakan berita.
2. Korelasi Correlation, adalah seleksi dan interpretasi informasi tentang
lingkungan. 3.
Penyampaian warisan budaya Transmission of the Social Heritage, merupakan suatu fungsi dimana media menyampaikan informasi, nilai,
dan norma dari suatu generasi ke generasi berikutnya atau dari anggota masyarakat ke kaum pendatang.
4. Hiburan Entertainment, dimaksudkan untuk memberi waktu istirahat dari
masalah setiap hari dan mengisi waktu luang.
Dari penjelasan di atas maka dapat diuraikan bahwa selain media sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan pada khalayak, terdapat juga fungsi
media yang mana sebagai sumber pengetahuan, pengawasan, korelasi, penyampaian warisan budaya, dan hiburan, yang mana media ini dapat
mempengaruhi pola pikir individu.
Universitas Sumatera Utara
2.6.2. Audiovisual
Media merupakan komunikasi yang dapat menyebarkan informasi keseluruh lapisan masyarakat yang dapat dikemas atau dibentuk dalam
audiovisual. Maka, audiovisual menurut Sondjaja 2007: 2 adalah: “alat bantu dalam kegiatan pembelajaran yang mengandung unsur pendengaran audio dan
penglihatan visual seperti film, video, VCD, DVD dan media berbasis computer baik CAI Computer Assested Instructional maupun CMI Computer Managed
Instructional”. Sedangkan Nazar 2004: 4 menyatakan bahwa: “audiovisual adalah berkaitan dengan penglihatan dan bunyi”. Dalam Peraturan Bupati
Pemalang 2010: 1 bahwa: “Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang
bermacam-macam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya”.
Menurut Mustolih 2007: 1 dari berbagai ragam dan bentuk dari media, pengelompokan atas media dapat juga ditinjau dari jenisnya, seperti:
1. Media Audio: radio, piringan hitam, pita audio, tape recorder, dan telepon.
2. Media Visual : a. Media visual diam : foto, buku, ensiklopedia, majalah,
surat kabar, buku referensi dan barang hasil cetakan lain, gambar, ilustrasi, kliping, film bingkaislide, film rangkai film stip , transparansi, mikrofis,
overhead proyektor, grafik, bagan, diagram, sketsa, poster, gambar kartun, peta, dan globe. b. Media visual gerak : film bisu.
3. Media Audio-visual: a. Media audiovisual diam : televisi diam, slide dan
suara, film rangkai dan suara , buku dan suara. b. Media audiovisual gerak : video, CD, film rangkai dan suara, televisi, gambar dan suara.
4. Media serba aneka: a. Papan dan display: papan tulis, papan
pamerpengumumanmajalah dinding, papan magnetic, white board, mesin pengganda. b. Media tiga dimensi: realia, sampel, artifact, model
diorama, display. c. Media teknik dramatisasi : drama, pantomim, berm -ain peran, demonstrasi, pawaikarnaval, pedalanganpangung boneka simu
-lasi d. Sumber belajar pada masyarakat: kerja lapangan, studi wisata, per kemahan. e. Belajar terprogram f. Komputer.
Menurut Dikrullah dalam Djamarah 2009: 5, mengelompokkan media ini
berdasarkan jenisnya ke dalam beberapa jenis : 1.
Media auditif, yaitu media yang hanya mengandalkan kemampuan suara saja, seperti tape recorder.
2. Media visual, yaitu media yang hanya mengandalkan indra penglihatan
dalam wujud visual.
Universitas Sumatera Utara
3. Media audiovisual, yaitu media yang mempunyai unsur suara dan
unsur gambar. Jenis media ini mempunyai kemampuan yang lebih baik, dan media ini
dibagi ke dalam dua jenis: 1.
Audiovisual diam, yang menampilkan suara dan visual diam, seperti film sound slide.
2. Audiovisual gerak, yaitu media yang dapat menampilkan unsur
suara dan gambar yang bergerak, seperti film, video cassete dan VCD.
Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa audiovisual merupakan bagian dari program yang dapat didengar dan dapat dilihat secara umum dan
merupakan perangkat soundsistem yang dilengkapi dengan penampilan gambar, biasanya digunakan untuk dalam kegiatan pembelajaran seperti: presentasi, home
theater, film, video, VCD, DVD.
Sintesis :
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual merupakan pelaksanaan atau keseluruhan aktivitas dalam
mengelola keseluruhan daur hidup arsip yang terdiri atas; penciptaan creation and recept, pengurusan destribution, penggunaan use, pemeliharaan
maintenance, dan penentuan nasib akhir atau penyusutan desposition. Dan arsip media audiovisual merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar,
sebagaimana dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang mudah dijangkau dalam menyampaikan informasi kepada khalayak umum, yang diolah atau
dikemas dalam bentuk media tercetak maupun non tercetak dan merupakan bahan bukti yang terekam maupun tercatat yang memperlihatkan karakteristik-
karakteristik dari sebagian atau semua dari pengelolaan.
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian
Sesuai dengan judul penelitian, maka yang menjadi lokasi penelitian ini adalah Lembaga Penyaiaran Publik Televisi Republik Indonesia Medan LPP
TVRI yang beralamat di Jalan Putri Hijau Medan. Alasan pemilihan lokasi penelitian adalah LPP TVRI merupakan salah satu lembagainstansi negeri di kota
medan, dan karena LPP TVRI mempunyai jumlah media audiovisual yang begitu besar per tahunnya.
3.2 Metode Penelitian