4. File dokumen bentuk film bisu atau bersuara
Sedangkan, File dokumen non printing dikelompokkan berdasarkan aktivitas seseorang yang menggunakan file dokumen antara lain:
1. File dokumen yang dapat didengar
2. File dokumen yang dapat dilihat
3. File dokumen yang dapat dilihat dan didengar.
Menurut Trimo 1992: 7 bahwa: “dokumen merupakan semua bahan pustaka, baik ia berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman
lainnya seperti: pita suaracassettes, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto”.
Menurut Martono 1991: 2 dokumen adalah: 1.
Semua catatan yang ditulis, ditik, atau dicetak, yang tidak dijilid, misalnya laporan, surat, nota, memo, dan kertas yang biasa disimpan di dalam arsip.
2. Semua barang-barang yang dicetak dan dijilid seperti buku, majalah, dll.
Jelasnya ialah semua barang-barang yang diproduksi dengan salah satu cara dan disiarkan kepada khalayak ramai. Barang-barang ini biasanya
disimpan di dalam perpustakaan.
3. Corporeal documenter ialah semua macam contoh-contoh, maquette,
model, dll. Yang biasanya disimpan di museum.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam membagi jenis dokumen, pada hakekatnya dibutuhkan penyajian dokumen yang dilihat dari segi
bentuk, wujud, sifat inilah nantinya memberi kemudahan dalam tugas seorang dokumentalis sebagai resourse center bidang informasi.
2.3.2. Fungsi Arsip
Menurut Wursanto 1991: 28 fungsinya dan kegunaannya arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: 1. Arsip aktif,
yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja, 2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensinya penggunaannya
sudah mulai menurun, 3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
Universitas Sumatera Utara
Dan menurut Sedarmayanti 2003: 9 fungsinya dan kegunaannya arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Dan arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu: 1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor, 2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa fungsi dan kegunaan dokumen atau arsip sebagai kegiatan kerja perencanaan di lingkungan
unit pengolahan suatu organisasikantor yang dapat dipergunakan seterusnya maupun tidak dipergunakan lagi tergantung pada kebutuhan informasinya.
2.4. Pengertian Pengelolaan manajemen Arsip
