sesuatu organisasi, maka arsip haruslah diatur dan dipelihara serta disimpan sebaik-baiknya.
Menurut Sedarmayanti 2003: 21 dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azaz pengorganisasian yaitu:
a. Azaz sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan
dan penyimpanan arsip. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing unit tidak banyak memerlukan
informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Azas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azaz ini biasanya digunakan oleh organisasi besarkompleks kegiatannya, dan
masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi adalah
pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi. Azaz ini digunakan untuk mengurangi
kerugian yang terdapat pada azaz sentralisasi dan desentralisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara sistem abjad, pokok soal,
nomorangka, wilayahdaerah, tanggal. Maka dengan sistem penyimpanan ini dapat memudahkan temu kembali atas dokumen yang ingin digunakan. Dan
berdasarkan asas proses penyimpanan dapat dibagi atas yaitu sentralisasi, desentralisasi, gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
2.4.2.2. Pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003: 110, “pemeliharaan arsipdokumen adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat
beberapa sebab”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang 2010: 1 menjelaskan bahwa:
“Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”.
Sedangkan menurut Asad, et al. 2009: 1 bahwa: “pemeliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat
Universitas Sumatera Utara
mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan”.
Menurut Sedarmayanti 2003: 111 Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 1.
Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan
arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi
apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk
menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan arsip.
Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti 2003: 112 pencegahan kerusakan dapat
dilakukan dengan cara: 1.
Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegahmembasmi
serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: a. fumigasi untuk seluruh gudang, b. fumigasi untuk beberapa
ratus bundel arsip. c. fumigasi untuk beberapa bundel arsip. d. fumigasi rutin.
3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga
dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: a. tradisional yaitu dengan cara
melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”. b. laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara lembar plastik.
4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film
dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a. dijaga agar
tetap kering temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60, b. terang terkena sinar matahari tak langsung, c.
mempunyai ventilasi yang merata, d. terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya
caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia,
secara berkala.
4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,
antara lain: a. dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip, b. dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena
percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
lain-lain.
Menurut Asad, et al. 2009: 1, beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi
a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca.
b. Serangga −
Diupayakan ruangan tetap selalu bersih −
Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.
− Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga
kayu jatilogam −
Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain.
− Penyuntikan dengan bahan anti serangga DTT
− Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan
pustaka c. Jamur
− memeriksa buku secara berkala
− membersihkan tempat penyimpanan
− menurunkan suhu udara
− susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara
2. Faktor Fisika a. Debu
− dilakukan penyedotan debu vacuum cleaner
− dipasang ACfilter penyaring udara
− dipasang alat pembersih udara air cleaner
− disediakan almari kaca
b. Suhu UdaraKelembaban −
mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C −
memasang alat dehumidifier untuk ruangan atau silicale untuk almari, untuk mengatur tingkat kelembaban
c. Cahaya
Universitas Sumatera Utara
− Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung,
dengan memasang filter flexy glass atau polyester film. −
LampuListrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter UV
fluorescent light atau seng oksida dan titanium oksida. 3. Faktor Kimia
a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat
jenis kertas dan tulisan. b.
Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan buffer
4. Faktor Lain-Lain a. Manusia
− menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya
peduli terhadap keutuhan bahan pustaka −
memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka. −
memasang rambu-rambu Tata Tertib. b. Bencana Alam
− menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.
− dilarang merokok di dalam ruangan
− memeriksa kabel listrik secara berkala
− memasang alarm smoke detector
− menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat
tersendiri. −
mengontrol air setiap ada turun hujan. Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap
arsip atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsipdokumen. Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan
kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan. 2.4.2.3. Penyusutan Arsip
Sedarmayanti 2003: 102 dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan: 1.
Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Martono 1997: 39 menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan
ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”. Dalam Sedarmayanti 2003: 102 tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi. b.
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c.
Mempercepat penemuan kembali arsip d.
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja 1993: 180 tujuan
penyusutan arsip adalah: a.
Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar
dalam filing dan fidingnya. c.
Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan
record yang diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna
ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai
arsip, diawetkan dimicrofilmkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
Dan menurut Martono 1997: 39 tujuan penyusutan arsip adalah: a.
Mendapatkan penghematan dan efisiensi b.
Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif c.
Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa penyusutan merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau
pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional. Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan,
pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal
retensi. Sedarmayanti 2003: 102 menyatakan bahwa:
Jadwaldaftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. dengan
demikian jadwaldaftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in-aktif, dan 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masingsekelompok arsip belum
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional.
Sedangkan Martono 1997: 44 menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip
dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar 1996: 99 bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”. Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu
daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.4.2.4. Penemuan Kembali Arsip
