Teknik wawancara yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah teknik wawancara berstruktur. Menurut Nasution 1982: 135 bahwa: “wawancara
berstruktur dilakukan berdasarkan daftar pertanyaan dengan maksud dapat mengontrol dan mengatur berbagai dimensi wawancara itu antara lain pertanyaan
yang diajukan telah ditentukan bahkan kadang-kadang juga jawabannya, demikian pula lingkup masalah, sehingga benar-benar dibatasi”.
3.6.1. Prosedur Pelaksanaan Wawancara
Wawancara dilaksanakan dengan memberikan pertanyaan terstruktur secara tertulis kepada responden, yang selanjutnya akan dijawab oleh responden.
3.7. Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan untuk menganalisis data yang diperoleh dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, dimana data tersebut berasal dari
jawaban-jawaban responden yang telah dikumpulkan melalui wawancara selanjutnya dianalisa. Maka data yang telah terkumpul menjadi sumber
pembuatan laporan hasil penelitian.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Karakteristik Responden
Instrumen yang digunakan penelitian ini adalah wawancara berstruktur. Adapun jumlah pertanyaan sebanyak 17 butir. Wawancara dilakukan dengan
tanya jawab secara langsung kepada responden, pertanyaan yang diajukan penulis berkaitan dengan pengelolaan arsip media audiovisual. Jumlah responden yang
mengelola arsip media audiovisual bidang produksi acara pada LPP TVRI Medan berjumlah 1satu orang.
4.2. Analisis Deskriptif 4.2.1. Tanggapan Responden terhadap Pengelolaan Arsip Media Audiovisual
Arsip media audiovisual ini diukur berdasarkan indikator fungsi arsip media audiovisual, referensi arsip media audiovisual, penyusunan arsip media
audiovisual, dan laporan arsip media audiovisual statis. Untuk mengetahui tanggapan responden terhadap arsip media audiovisual dapat dilihat dari jawaban
setiap indikator nomor 1 sampai 4.
4.2.1.1 Arsip Media Audiovisual A. Fungsi arsip media audiovisual
Fungsi arsip media audiovisual dalam konteks penelitian ini adalah sebagaimana besar fungsi arsip dinamis, statis, aktif, semi aktif, inaktif yang
dipergunakan maupun tidak dipergunakan kembali dalam penyiaran. Pendapat responden mengenai fungsi arsip media audiovisual adalah pada
umunya arsip media audiovisual berfungsi sebagai arsip dinamis, statis, aktif, semi aktif, dan inaktif, karena frekuensi arsip media audiovisual yang disiarkan
masih selalu dipergunakan dalam penyiaran yang akan datang. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi
arsip yang digunakan bidang produksi acara sudah baik, karena dalam pendapat Wursanto telah diuraikan bahwa fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua macam
Universitas Sumatera Utara
yaitu 1. arsip dinamis, Arsip dinamis terbagi lagi menjadi tiga macam yaitu arsip aktf, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. 2. arsip statis.
A. Referensi arsip media audiovisual
Arsip media audiovisual digunakan sebagai referensi dalam konteks penelitian ini adalah sebagai mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja
dengan tujuan sebagai sumber informasi yang akan diperlukan dimasa yang akan datang.
Pendapat responden mengenai arsip media audiovisual digunakan sebagai referensi adalah Ya. karena sebagian besar arsip media audiovisual pada bidang
produksi acara berfungsi dan dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan penyiaran. Hal ini didukung pengelolaannya yang bersifat dinamis dan sebagai
pertanggungjawaban atau tanda bukti ke TVRI pusat bahwa media audiovisual telah disiarkan.
Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip media audiovisual sudah baik, karena sebagian besar media audiovisual
dipergunakan sebagai referensi. Seperti yang telah diuraikan oleh sedarmayanti bahwa referensi termasuk pada arsip aktif dan arsip inaktif, yaitu arsip yang
masih dipergunakan dan tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensinya sudah jarang dipergunakan dalam penyiaran.
C. Penyusunan arsip media audiovisual
Penyusunan arsip media audiovisual yang ideal dalam konteks penelitian ini adalah upaya mengetahui penyusunan di rak tertata rapi dengan demikian
minimnya menimbulkan kerusakan pada arsip audiovisual, serta tidak boros tempat.
Pendapat responden mengenai penyusunan arsip media audiovisual pada bidang produksi acara adalah secara horizontal, vertikal, dan tegak lurus karena
setiap ukuran arsip media audiovisual berbeda-beda dan luas ruangan. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa
penyusunan arsip media audiovisual sudah baik. Karena menurut Sulistyo-Basuki bahwa penempatan dokumen yang ideal adalah secara horizontal, vertikal, tegak
Universitas Sumatera Utara
lurus, dengan penempatan tersebut maka dapat memudahkan dokumentalis dalam temu kembali arsip media audiovisual yang diinginkan pada saat disiarkan
kembali.
D. Laporan arsip media audiovisual statis
Laporan arsip media audiovisual statis dalam kontek penelitian ini merupakan pencatatan seberapa besar arsip media audiovisual yang tidak
dipergunakan kembali dalam penyiaran tiap tahunnya. Pendapat responden terhadap pencatatan laporan arsip media audiovisual
statis keadministrasi Negara adalah Ya. Artinya selalu membuat laporan arsip media audiovisual ke administrasi negara. hal ini disebabkan karena arsip media
audiovisual sebagai pertanggungjawaban dalam anggaran dana dan nilai gunanya informasinya penting untuk masa yang akan datang.
Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual yang sudah baik. Karena arsip media
audiovisual telah membuat pencatatan dalam bentuk laporan. Ini terlihat pada teori sedarmayanti bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara atau tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari,
hal ini sebagai pertanggungjawaban untuk generasi yang akan dating..
4.2.1.2 Penyimpanan arsip media audiovisual
Tanggapan responden pada variabel penyimpanan arsip media audiovisual ini diukur berdasarkan indikator sistem penyimpanan, pencatatan pada kartu
katalog, asas pengorganisasian, asas sentralisasi. Untuk mengetahui tanggapan responden terhadap penyimpanan arsip media audiovisual dapat dilihat dari
jawaban setiap indikator nomor 5 sampai 8.
A. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan dalam konteks penelitian ini adalah upaya dalam mengklasifikasi atau menggolongkan arsip media audiovisual dengan ketentuan
Universitas Sumatera Utara
bahwa arsip tersebut yang mempunyai sifat ciri atau objek yang berbeda akan ditempatkan secara berjauhan, sedangkan yang sama ditempatkan yang sama.
Pendapat responden mengenai pengelolaan arsip media audiovisual berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan adalah menggunakan sistem
tanggal chronological filing system. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan arsip media audiovisual yang sudah baik. sebab sudah sesuai dengan jenis arsip media audiovisual yang digunakan yaitu sitem penataan berdasarkan
waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal yang mana pada umunya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari media audiovisual masuk ke pusat
dokumentasi. Dan didukung oleh teori Sedarmayanti yang membagi sistem penataan arsip menjadi lima yaitu: 1. Sistem abjad, 2. Sistem masalah, 3.
Sistem nomor, 4. Sistem tanggalurutan waktu, dan 5. Sistem wilayah.
B. Pencatatan pada kartu kendaliagenda
Pencatatan pada kartu kendaliagenda pada konteks penelitian ini adalah adanya upaya dari bidang produksi acara untuk mencatat arsip media audiovisual
yang telah disiarkan, dengan tujuan mempermudah pencarian informasi yang diinginkan.
Jawaban responden mengenai arsip media audiovisual dicatat pada kartu kendaliagenda Ya. Artinya pencatatannya dalam bentuk kartu kendaliagenda,
arsip media audiovisual dicatat pada saat arsip media audiovisual yang sudah disiarkan dengan pencatatan ini membantu atau mempermudah pencarian media
audiovisual yang belum disiarkan atau yang akan disiarkan kembali. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah baik, hal ini didukung teori Widjaja setiap penyimpanan arsip aktif dalam file kerja dapat
diawasi melalui kartu kendaliagenda yang terdapat dalam unit arsip. dengan demikian sistem penyimpanan arsip media audiovisual yang masih aktif sebagai
pusat ingatan.
Universitas Sumatera Utara
C. Asas Pengorganisasian
Proses penyimpanan dalam konteks penelitian ini adalah asas pengorganisasian dalam proses pengelolaan arsip media audiovisual yang
informasinya masih dipergunakan dan tidak dipergunakan kembali dalam penyiaran dan pelaksanaan pengelolaannya ditempatkan satu unit kerja atau di
masing-masing unit kerja. Jawaban responden mengenai asas pengorganisasian yang digunakan
bidang produksi acara pada umumnya menggunakan asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. karena
tanggung jawab dan wewenang dilaksanakan seluruh organisasi, dan pengelolaan arsip media audiovisual ditempatkan pada unit khusus. Hal ini bertujuan untuk
dapat mengontrol aktivitas antara bidang yang satu dengan bidang yang lain. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah baik, karena telah didukung oleh teori Sedarmayanti maupun Widjaja bahwa dalam proses
penyimpanan arsip dikenal dengan tiga asas yaitu 1. Sentralisasi, 2. Desentralisasi. 3. Asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Pelaksanaan asas pengorganisasian dalam pengelolaan arsip media audiovisual bertujuan untuk mengurangi kerugian artinya mencegah hilangnya arsip media
audiovisual yang telah dipinjamkan pada saat penyiaran.
D. Asas sentralisasi
Asas sentralisasi dalam konteks penelitian ini adalah pelaksanaan pengelolaan arsip media audiovisual yang ditempatkan di masing-masing unit
dalam suatu organisasi, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
Pendapat responden mengenai pengelolaan arsip media audiovisual berdasarkan asas sentralisasi menyatakan Tidak. Artinya tidak setuju bila
pelaksanaan pengelolaan arsip media audiovisual media audiovisual bersifat asas sentralisasi. Karena pada awalnya pelaksanaan kegiatan pada LPP TVRI terbagi
dua yaitu pemberitaan dan pemprograman yang memiliki tugas dan tanggung
Universitas Sumatera Utara
jawab yang berbeda-beda tapi tujuannya sama yaitu menyiarkan atau mempublikasikan acara.
Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah baik, karena
dengan pelaksanaan asas sentralisasi mengakibatkan kurangnya terkontrolnya kegiatan pengelolaan media audiovisual. Maka sebaiknya pelaksaaan pengelolaan
arsip media audiovisual ditempatkan satu bidang yang khusus atau asas desentralisasi, bertujuan untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab terhadap
perkembangan arsip selanjutnya.
4.2.1.3 Pemeliharaan arsip media audiovisual
Tanggapan responden tentang pemeliharaan arsip media audiovisual ini diukur berdasarkan indikator keamanan, pencegahan kerusakan, sarana,
temperatur dan kelembaban ruangan, dan jadwal retensi. Untuk mengetahui tanggapan responden terhadap pemeliharaan arsip media audiovisual dapat dilihat
dari jawaban setiap indikator nomor 9 sampai 13.
A. Keamanan
Keamanan dalam konteks penelitian ini adalah upaya untuk menjamin keamanan dalam penyimpanan arsip media audiovisual. Karena itu, bidang
produksi acara bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dengan melakukan pengawasan, sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya dan pelaksanaan
keamanan telah dilakukan sesuai dengan prosedur. Pendapat responden mengenai pengelolaan arsip media audiovisual
berdasarkan keamanan menjawab Ya, artinya dalam semua pihak atau pegawai berkewajiban menjaga keamanan arsip baik dari segi penyimpanan maupun
pemeliharaan, bertujuan untuk menghindari berkurang atau hilangnya jumlah arsip yang sudah disiarkan. Maka media audiovisual yang dipinjamkan harus
dikembalikan kepusat dokumentasi. Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah baik, didukung oleh pernyataan Sedarmayanti bahwa tujuan pemeliharaan arsip adalah untuk
Universitas Sumatera Utara
menjamin keamanan penyimpanan arsip, yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip adalah seluruh pejabat. Pengawasan dilakukan untuk
mengetahui apakah arsip sudah tersimpan pada tempat yang telah disediakan.
B. Pencegahan kerusakan
Untuk pencegahan kerusakan pada konteks penelitian ini merupakan usaha pemeliharaan, dengan tujuan untuk menjaga pengamanan arsip media audiovisual,
dengan demikian arsip media audiovisual agar terawat dengan baik, mencegah kemungkinan kerusakan, dan kehilangan arsip media audiovisual, maka dilakukan
kegiatan pemeliharaan secara rutin. Pendapat responden mengenai pengelolaan arsip media audiovisual
berdasarkan pencegahan kerusakan pada umunya LPP TVRI melakukan perawatan arsip media audiovisual dengan cara memasang filter flexy glass atau
polyester film, dilakukan penyedotan debu vacuum cleaner, penyemprotan bahan kimia fumigasi, penyuntikan dengan bahan anti serangga DTT,
restorasi. Kegiatan pemeliharaan rutin dilaksanakan dengan waktu dua kali dalam seminggu dengan tujuan agar arsip media audiovisual yang ingin disiarkan dapat
digunakan dengan jangka waktu yang lama. Dalam kegiatan kebersihan dibantu oleh penjaga kebersihan.
Berdasarkan hasil jawaban di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah baik, karena
pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dalam mencegahan terjadinya kerusakan pada arsip media audiovisual perawatan dilakukan secara rutin atau penetapan waktu
yang telah dibuat sebelumnya.
C. Sarana
Sarana dalam konteks penelitian ini adalah dalam mengatur suhu ruangan penyimpanan arsip media audiovisual, pengaturan kelembapan dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik. LPP TVRI menyediakan ruangan khusus untuk arsip media audiovisual,
ruangan tersebut telah diseriakan sarana AC air conditions dengan tujuan untuk menjaga kenyamanan pegawai, suhu, kelembaban, dan kebersihan udara dapat
Universitas Sumatera Utara
diatur dengan baik. Sarana ini salah satu upaya untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan arsip media audiovisual.
Berdasarkan hasil pengamatan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip media audiovisual pada bidang produksi sudah sangat baik,
karena ruangan telah disediakan AC air conditions dengan menyediakan AC kebersihan udara pada ruangan dapat diatur dengan baik.
A. Temperatur dan kelembaban ruangan
Temperatur dan kelembaban ruangan arsip media audiovisual dalam konteks penelitian ini pengaturan dan menormalisasikan suhu ruangan
penyimpanan arsip media audiovisual. Pendapat responden mengenai pengelolaan arsip media audiovisual
berdasarkan pengaturan temperatur dan kelembaban ruangan arsip media audiovisual adalah temperatur 15°-35° dengan kelembaban antara 35-45.
Berdasarkan hasil pengamatan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengaturan suhu udara pada ruangan arsip media audiovisual sudah baik,
sebaiknya dalam pemeliharaan pengaturan ruangan arsip media audiovisual yang ideal adalah temperatur 60°-75° dengan kelembaban antara 50-60 hal ini
diduku ng oleh teori Sedarmayanti.
E. Jadwal retensi
Jadwal retensi dalam konteks penelitian ini adalah merupakan kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau pemindahan arsip in-aktif,
memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional, atau daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh arsip media audiovisual dapat
disimpan atau dimusnahkan. Pendapat responden pada umunya membuat kebijakan jadwal retensi,
bertujuan untuk menghemat tempat, biaya, alat, arsip media audiovisual yang kurang berguna ditempatkan ke tempat yang telah disediakan. Kebijakan ini
bertujuan untuk menentukan nasip arsip media audiovisual selanjutnya apa disimpandiawetkan. Untuk hal pemusnahan tidak pernah dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan hasil pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan yang telah dibuat sudah baik. Dengan kebijakan jadwal retensi ini dapat
mengetahui berapa besar peningkatan jumlah arsip media audiovisual yang masih dibutuhkan dan tidak dibutuhkan lagi dalam penyiaran, dan untuk
mengurangi jumlah arsip media audiovisual di rak, hal ini disebabkan karena perkembangan informasi yang selalu berubah-ubah atau jumlah arsip terus
meningkat. Jadwal retensi bertujuan untuk memudahkan pengawasan, pemeliharaan terhadap arsip media audiovisual yang bernilai tinggi.
4.2.1.4 Penemuan Kembali Arsip Media Audiovisual
Tanggapan responden mengenai penemuan kembali arsip media audiovisual ini diukur berdasarkan indikator sistem klasifikasi, pemberian kode,
identifikasi tanda pengenal, bentuk penelusuran. Untuk mengetahui tanggapan responden terhadap penemuan kembali arsip media audiovisual dapat dilihat dari
jawaban setiap indikator nomor 14 sampai 17.
A. Sistem klasifikasi
Sistem klasifikasi dalam konteks penelitian ini adalah merupakan sistem penyimpanan arsip media audiovisual dengan mempergunakan kode sandi sebagai
kode penyimpanan, yang bertujuan menemukan kembali dan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan penataan arsip media audiovisual.
Pengamatan mengenai pengelolaan arsip media audiovisual berdasarkan sistem klasifikasi bahwa sistem menyimpan arsip media audiovisual bidang
produksi acara menggunakan sistem klasifikasi nomor dan abjad. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan yang
telah dibuat sudah baik. Sistem klasifikasi yang digunakan bidang produksi acara dengan menentukan sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja dalam
pencarian arsip media audiovisual yang ingin disiarkan kembali.
B. Pemberian kode
Pemberian kode dalam konteks penelitian ini adalah upaya dalam menentukan isi informasi dan alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam
Universitas Sumatera Utara
penyimpanan pada arsip media audiovisual tersebut, bila penataannya berdasarkan masalah secara sistematis. Pengamatan bahwa arsip media audiovisual telah diberi
kode-kode. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa dengan
memberi kode yang sudah baik. Tujuan pemberian kode pada arsip media audiovisual adalah untuk mengenali masalah yang terdapat dalam warkatarsip
dan dengan pemberian kode susunan penyimpanan bersifat sistematis.
C. Indentifikasi tanda pengenal
Indentifikasi tanda pengenal dalam konteks penelitian ini adalah upaya memberikan kemudahan dalam mengenal jenis arsip yang diinginkan, dalam hal
ini indentifikasi tanda pengenal sebagai simbol. Pengamatan terhadap indentifikasi tanda pengenal membantu khususnya pada bidang produksi acara
bahwa arsip media audiovisual diidentifikasikan dengan kartu pengenal. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa dengan
pemberian tanda pengenal pada arsip media audiovisual sudah baik, hal ini bertujuan memberikan kemudahan pengenalan terhadap arsip media audiovisual
yang sudah disiarkan sebelumnya dapat ditemu kembalikan pada saat pencarian arsip media audiovisual yang diinginkan.
D. Bentuk penelusuran temu balik Bentuk penelusuran temu balik dalam konteks penelitian ini adalah upaya
untuk memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang diinginkan kembali. Pengamatan terhadap bentuk penelusuran temu balik dalam pencarian arsip
media audiovisual bidang produksi acara menggunakan katalog buku, katalog berkas dan kartu.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa bentuk penelusuran yang digunakan bidang produksi acara dalam pencatatan arsip media
audiovisual yang belum maupun sudah disiarkan menggunakan bentuk penelusuran dengan katalog buku, katalog berkas dan kartu adalah baik. Dilihat
dari segi jumlah arsip media audiovisual sebaiknya menggunakan komputer
Universitas Sumatera Utara
sebagai sarana penelusuran temu kembali, dengan begitu informasi yang dibutuhkan dapat ditemu kembali dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
