c. Sistem numerikal sandi code numbering sandy system adalah
sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode penyimpanan.
d. Sistem numerical D.D.C dewey decimal classification system
adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan arsip.
e. Sistem numerikal U.D.C universal decimal classification system
2. Sistem klasifikasi menurut abjad alfabetis adalah sistem peyimpanan
arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi:
a.
Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode
penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama nama orang, nama organisasi, nama
tempat, dan sebagainya. b.
Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad.
c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip
tersebut. d.
Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian
arsip disimpan berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang
bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem
penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor numerikal dan abjad alfabetis.
2.5.4.2. Kode Arsip Widjaja 1993: 133-141 menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk
memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya
berdasarkan masalah secara sistematis systematic subject filing”. Sesuai dengan fungsi kegunaannya kode harus: a. Sederhana, b. Singkat, c. Mudah diingat,
d. Dapat ditulis, e Dapat ditulis, diketik. Menurut Sedarmayanti 2003: 38-39 bahwa: “kode arsip adalah tanda
pengenal urusanmasalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode harus: a. Sederhana, b. Mudah diingat, c. mudah untuk menulisnya.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Wursanto 1991: 196 bahwa: “kode adalah alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam warkatarsip”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan alatsarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka
penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik dokumenarsip. Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat, mudah ditulis,
dan diketik.
2.5.4.3. Indeks Arsip
Widjaja 1993: 172 menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap caption, catch word dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi,
masalah subject dan nama tempat negara, provinsi, kota dsb”.
Menurut Abubakar 1996: 58: Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara
mengindentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya atau alat pembantu dalam
penemuan informasi dalam arsip. Syarat-syarat indeks: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b. kata benda atau kata pengertian kebendaan, c.
harus berasal dari surat masuk atau keluar si pemakai, d. harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003: 27: Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal caption untuk
memudahkan, menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b.
berorientasi kepada kebutuhan pemakai, c. merupakan kata yang mudah dimengerti, d. diambil atau ditentukan dari isi surat.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan
cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau
keluar. Menurut Widjaja 1993: 147 indek dapat disusun sebagai berikut:
a. Menurut abjad seperti kamus dictionary arrangement, ataupun secara
kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama
yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dan seterusnya, yang merupakan bagian dari masalah pokok
pertama atau bagian dari masalah pokok kedua dan seterusnya masing- masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya.
Sedangkan menurut Abubakar 1997: 16 indeks disusun berdasarkan: a.
Nama orang, nama instansiperusahaan dan nama wilayah. b.
Subyek. c.
Nama orang yang mempunyai gelar bangsawangelarkeserjanaan pangkatprofesi.
d. Nama keluarga majemuk compound surname. Indeks nama dan
subjek ini disusun dalam kartu-kartu.
Selanjutnya menurut Sedarmayanti 2003: 28 mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a. Indeks nama orang
b. Indeks nama badan pemerintah swasta.
c. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya.
d. Indeks nama tempat atau wilayah
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan
memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.
2.5.4.4. Tunjuk Silang Arsip
