2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan
Perpustakaan USU mengadakan bahan pustaka secara kontinu setiap bulan Januari s.d. Nopember selama tahun anggaran berjalan. Dana pembelian buku dalam negeri dan luar
negeri masing-masing dialokasikan sebesar Rp. 100 juta setiap bulan. Dengan pengadaan yang kontinu tersebut perpustakaan akan mempamerkan buku baru setiap minggu pada rak
display dan hal ini telah memotivasi pengguna untuk gemar mengunjungi perpustakaan. Dalam kaitannya dengan ketentuan Keppres No. 80 Tahun 2003 yang melarang
pemecahan pagu pengadaan dan mengharuskan pelelangan untuk anggaran pengadaan diatas Rp. 100 juta sebaiknya diberikan pengecualian khusus bagi perpustakaan dengan alasan
sebagai berikut: pengadaan bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara rutin minimal setiap bulan meskipun
dengan dana yang kecil agar bahan pustaka baru yang beredar di pasar dapat segera tersedia di perpustakaan, dengan demikian koleksi perpustakaan lebih dinamis dan tidak
jauh berbeda dengan toko buku. pelaksanaan pengadaan dengan cara tender menghabiskan waktu yang lebih panjang,
apabila ditambah lagi dengan waktu proses katalogisasi di perpustakaan kemungkinan buku tersebut baru bisa digunakan pada pertengahan semester perkuliahan yang sedang
berjalan.
2.3. Proses Seleksi
Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi perpustakaan
harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah dan disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka
yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu personal yang bertanggung jawab melakukan seleksi selektor harus melakukan nalisis pada 3 aspek berikut:
Prestasi Bidang TUPOKSI fçt~|Ü|Ç ctÇztÜ|uâtÇ
9
1. Analisis Pasar Market Analysis 2. Analisis Kebutuhan Pengguna User Need Analysis
3. Analisis Kepemilikan Perpustakaan Library Holding Analysis.
Proses Seleksi Bahan Pustaka
Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada perorangan
maupun lembaga seperti program studidepartemen dan fakultas, sebagai berikut: 1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahan pustaka pada setiap
titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitas maupun Cabang di beberapa fakultas.
2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web Perpustakaan USU yang ditujukan ke Email Bagian Pengadaan
Sisdalibrary.usu.ac.id 3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada departemenprodi agar
dipilih judul-judul yang sesuai.
Prestasi Bidang TUPOKSI fçt~|Ü|Ç ctÇztÜ|uâtÇ
10
4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan mahasiswa yang disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal baik di dalam maupun di luar
gedung perpustakaan 5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan tanggapan penilaian
tentang koleksi perpustakaan 6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen maupun fakultas
Perpustakaan akan segera menanggapinya dan menginformasikan sesegera mungkin realisasi pengadaannya.
Selain hal tersebut di atas Tim Pengadaan juga mengumpulkan dokumen Universitas, Fakultas dan Departemen yang relevan memberikan informasi kebutuhan pengguna
perpustakaan, antara lain: rencana pembukaan program studi baru, katalog universitas dan fakultas, buku panduan program studi, GBPP, SAP dan lain-lain.
Analisis pasar dilakukan untuk mengikuti perkembangan penerbitan bahan pustaka baru baik dalam lingkup domestik maupun internasional global. Informasi pemasaran bahan
pustaka dapat dipantau dengan cara: 1. Konvensional yaitu memeriksa katalog penerbit tercetak, berkomunikasi dengan agen atau
distributor dan mengunjungi toko buku. 2. Melakukan akses online internet terhadap berbagai website bookstore, penerbit, lembaga
profesi dan pusat-pusat informasi lainnya baik di dalam maupun luar negeri. 3. Khusus di Indonesia menganjurkan kepada agen agar menghubungi penerbit-penerbit
universitas di seluruh propinsi, oleh karena banyak karya dosen yang hanya dipasarkan secara lokal tidak didistribusikan secara nasional
Analisis kepemilikan perpustakaan dilakukan dengan cara konfirmasi judul buku baru yang akan diadakan dengan katalog koleksi yang sudah ada. Hal ini perlu untuk
menghindarkan diplikasi atau pemborosan, oleh karena yang sudah ada biasanya tidak perlu
Prestasi Bidang TUPOKSI fçt~|Ü|Ç ctÇztÜ|uâtÇ
11
diadakan lagi kecuali bila perbedaan edisi yang sudah terlalu jauh dan kwantitasnya masih kurang dibandingkan dengan jumlah pengguna.
2.4. Buku Luar Negeri