BAB II PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU
2.1. Anggaran Pengadaan
Pada umumnya di Indonesia pimpinan perpustakaan perguruan tinggi masih mengalami kesulitan dalam mengupayakan anggaran yang proporsional bagi perpustakaanya
meskipun Pusat Pembinaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Dirjen Dikti merekomendasikan pedoman penetapan anggaran perpustakaan adalah minimal 5 dari Budget Universitas.
Perpustakaan USU mencari alternatif pemecahan masalah ini dengan menawarkan suatu solusi kepada Bapak Rektor USU yang pada waktu itu dijabat oleh Prof. M. Yusuf Hanafiah
agar sumber anggaran perpustakaan dialokasikan dari sebahagian Dana Kelengkapan Akademik DKA Mahasiswa Baru setiap tahun. Ide tersebut diterima oleh Rektor dan
penterapannya dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan sampai sekarang. Pada tahun 2010 besarnya dana alokasi perpustakaan dari Dana Kelengkapan Mahasiswa Baru adalah
sbb.: D-3 : Rp. 600.000, S-1 Reguler dan Ekstensi : Rp. 1.000.000, S-1 Kemitraan, Mandiri
dan Mandiri Internasional : Rp. 1.500.000, Pascasarjana S-2, S-3, PPDS dan Profesi : Rp. 2.000.000,-. Jumlah anggaran perpustakaan yang bersumber dari DKA Mahasiswa Baru
tahun 2010 adalah sebesar Rp. 11.265.000.000,-. Anggaran tersebut dialokasikan ≥50 untuk
pengadaan bahan pustaka, 30 untuk sarana, prasarana dan pemeliharaan dan 20 untuk belanja pegawai.
Oleh karena anggaran perpustakaan bersumber dan dibiayai oleh mahasiswa maka pertanggungjawaban penggunaan anggaran juga menjadi lebih ketat, bukan saja kepada
pimpinan atau auditor tetapi lebih berat lagi adalah kepada mahasiswa oleh karena sejak awal meraka sudah tahu bahwa merekalah yang membiayai perpustakaan.
Prestasi Bidang TUPOKSI fçt~|Ü|Ç ctÇztÜ|uâtÇ
8
2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan
Perpustakaan USU mengadakan bahan pustaka secara kontinu setiap bulan Januari s.d. Nopember selama tahun anggaran berjalan. Dana pembelian buku dalam negeri dan luar
negeri masing-masing dialokasikan sebesar Rp. 100 juta setiap bulan. Dengan pengadaan yang kontinu tersebut perpustakaan akan mempamerkan buku baru setiap minggu pada rak
display dan hal ini telah memotivasi pengguna untuk gemar mengunjungi perpustakaan. Dalam kaitannya dengan ketentuan Keppres No. 80 Tahun 2003 yang melarang
pemecahan pagu pengadaan dan mengharuskan pelelangan untuk anggaran pengadaan diatas Rp. 100 juta sebaiknya diberikan pengecualian khusus bagi perpustakaan dengan alasan
sebagai berikut: pengadaan bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara rutin minimal setiap bulan meskipun
dengan dana yang kecil agar bahan pustaka baru yang beredar di pasar dapat segera tersedia di perpustakaan, dengan demikian koleksi perpustakaan lebih dinamis dan tidak
jauh berbeda dengan toko buku. pelaksanaan pengadaan dengan cara tender menghabiskan waktu yang lebih panjang,
apabila ditambah lagi dengan waktu proses katalogisasi di perpustakaan kemungkinan buku tersebut baru bisa digunakan pada pertengahan semester perkuliahan yang sedang
berjalan.
2.3. Proses Seleksi