BAN-PT:Borang Akreditasi Program Studi Sarjana 2016
18
STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.1 Sistem Tata Pamong
Dalam rangka mewujudkan visi, misi dan tujuan serta berhasilnya penerapan strategi program studi Teknik Mesin maka pengelolaan program studi dilaksanakan
melalui sistem ketatapamongan yang baik, sesuai aturan dan disepakati bersama. Sistem ketatapamongan tersebut harus dapat memelihara dan mengakomodasi
semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tata
cara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan
administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio. Sistem tata pamong input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin
terlaksananya tata pamong yang baik harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Uraikan secara ringkas sistem dan pelaksanaan tata pamong di Program Studi untuk membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel,
bertanggung jawab dan adil.
Sistem dan pelaksanaan tata pamong pada program studi disusun berdasarkan dokumen yang terdapat pada Statuta Universitas Andalas pasal 46 dan 47 dan SOTK
Universitas Andalas pasal 64, 65 dan 67. Pada program studi Teknik Mesin, Ketua dan Sekretaris Jurusan sekaligus merupakan Ketua dan Sekretaris Program Studi S1 Teknik
Mesin. Pimpinan program studi ini bertanggung jawab kepada Dekan Fakultas Teknik. Untuk memperlancar aktivitas pengelolaan program studi, ketua dan sekretaris program
studi dibantu oleh lima orang koordinator yaitu koordinator akademik, administrasi keuangan, dan perlengkapan praktikum, kemahasiswaan dan kelas berbahasa inggris
KBI. Dasar pembentukan koordinator-koordinator tersebut adalah hasil rapat majelis dosen Jurusan Teknik Mesin tanggal 25 September 2008 dan sampai sekarang belum
dilakukan revisi. Surat Tugas untuk setiap koordinator diterbitkan tahun oleh Ketua Jurusan No.444H16.8.1KP2012 yang berlaku dalam periode 2012-2016. Selanjutnya
di bawah koordinator ada 14 orang Ketua Laboratorium SK Dekan No. 050XIIIiFT- Unand2012 dan 2 orang ketua unit pelaksana teknis yakni perpustakaan ruang baca
dan studio bahasa. Struktur organisasi Program Studi Teknik Mesin diperlihatkan secara lengkap pada Gambar 2.1.
Sistem tata pamong pada program studi dimulai dengan pemilihan ketua program studi. Ketua program studi dipilih melalui mekanisme yang diatur dalam statuta dan SOTK
yang disebutkan di atas yang meliputi syarat dosen untuk dipilih menjadi ketua program studi dan mekanisme pemilihan melalui rapat program studi. Hal ini menunjukkan bahwa
program studi sudah memenuhi aspek kredibel dalam pengelolaannya. Proses pemilihan dimulai dari pembentukan panita pemilihan yang juga ditetapkan berdasarkan
rapat majelis dosen. Kemudian dilanjutkan dengan proses penjaringan yang dilakukan dengan meminta form kesediaan dari staf dosen. Seluruh dosen yang memenuhi syarat
seperti yang telah diatur pada statuta dan SOTK keterpenuhan atas sistem pamong yang adil, berhak untuk dipilih menjadi ketua dan sekretaris program studi. Proses
pemilihan dilakukan melalui mekanisme rapat jurusan program studi dan terbuka untuk seluruh dosen sehingga aspek transparan serta akuntabel juga terpenuhi. Proses
pemilihan dilakukan dengan mengutamakan musyawarah dan mufakat. Bila tidak terjadi kesepakatan dari majelis dosen, maka ketua dan sekretaris program studi dipilih melalui
mekanisme
pemungutan suara
voting. Agar
proses pemilihan
dapat
dipertanggungjawabkan, maka panitia pemilihan seterusnya membuat laporan tertulis tentang hasil pemilihan Ketua dan sekretaris program studi terpilih untuk dapat
BAN-PT:Borang Akreditasi Program Studi Sarjana 2016
19
ditindaklanjuti oleh oleh pihak terkait Dekan dan Rektor. Tahapan akhir adalah ditetapkan ketua dan sekretaris prodi dengan SK Rektor Universitas Andalas
berdasarkan pertimbangan Dekan Fakultas Teknik. Ketua dan Sekretaris program studi S1 Teknik Mesin periode 2012-2016, Dr. Is Prima Nanda dan Dr. Eng. Eka Satria
diangkat berdasarkan SK Rektor 925IIIGUnand-2012 pada tanggal 21 September 2012 berdasarkan Surat Dekan Fakultas Teknik Nomor 1956UN16.8KP2012 tanggal
14 September 2012.
Gambar 2.1 Sistem Tata Pamong Jurusan Teknik Mesin
Mekanisme pelaksanaan program akademik, keuangan dan kemahasiswaan, program studi selalu mengacu kepada peraturan akademik dan keuangan yang telah ditetapkan
oleh universitas. Setiap kegiatan di atas dibahas dalam dalam rapat majelis dosen program studi. Dengan demikian aspek kredibel dan transparan terpenuhi dalam hal
ini. Contoh kegiatan akademik penunjukan dosen matakuliah pada awal semester selalu
BAN-PT:Borang Akreditasi Program Studi Sarjana 2016
20
dilaksanakan dalam rapat program studi dengan pendistribusian beban sks yang seimbang dan adil berdasarkan kompetensi masing-masing dosen sehingga hasil
pembelajaran dapat dipertanggungjawabkan. Sebagai contoh distribusi beban sks dosen semester genap 20152016 yang dilakukan dalam rapat majelis dosen tanggal 10
Desember 2015 diperlihatkan pada Gambar 2.2. Secara umum beban sks rata-rata adalah 9.3 yang berarti lebih besar dari 6 sks sebagai beban sks pengajaran minimal
yang ditetapkan BKD kecuali untuk pejabat struktural, seperti Prof. Dr.-Ing. Hairul Abral, yang menjadi Dekan Fakultas Teknik 2012-2016. Khusus untuk dosen-dosen muda
program studi yang dipersiapkan untuk meningkatkan pendidikan ke jenjang berikutnya, diberikan kelonggaran dalam beban sks mengajar rata-rata dibawah 8 sks tetapi masih
dibawah syarat minimal BKD 6 sks. Jika pembagian beban ini dilihat dari sisi hubungan matakuliah dengan bidang keahlian dosen, maka pembagian ini akan lebih seimbang
lagi sehingga hasil pembelajaran dapat lebih dipertanggungjawabkan.
Gambar 2.2 Pendistribusian beban sks mengajar, Semester Genap 20152016 Dalam bidang penelitian dan pengabdian masyarakat, program studi memberikan dana
penelitian dan pengabdian bagi dosen-dosen yang tidak mendapatkan hibah penelitian dan pengabdian yang berasal dari DIKTI, Fakultas atau Universitas. Ini ditujukan agar
setiap dosen secara adil dapat memenuhi kewajiban beban penelitian dan pengabdian masyarakat yang dipersyaratkan BKD. Pemberian dana penelitian dan pengabdian ini
sudah dialokasikan pada sejak RKAKL 2014-2016. Untuk pengabdian masyarakat, proses penunjukkan tim pelaksana kegiatan selalu dilakukan dengan rapat dan
pemilihan dilakukan secara bersama oleh majelis dosen, setelah dilakukan presentasi oleh masing-masing pengaju usulan sehingga terpenuhi aspek yang transparan dan
akuntabel. Suatu hal yang rutin dilakukan guna membangun sistem tata pamong yang kredibel,
transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil adalah dengan cara melakukan rapat kerja tahunan Jurusan Teknik Mesin yang biasanya dilakukan disekitar bulan
November setiap tahunnya. Rapat Kerja yang dihadiri oleh majelis dosen dan juga tenaga kependidikan ini mengevaluasi kegiatan jurusan tahun berjalan dan membahas
Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian dan Lembaga RKAKL untuk tahun berikutnya.Suatu terobosan terbaru dilakukan Jurusan Teknik Mesin dalam Rapat Kerja
tanggal 29 November 2015 yang lalu adalah menyediakan anggaran khusus untuk pelaksanaan program kerja jurusan terutama yang terkait dengan bidang pendidikan dan
penelitian. Pada rapat tersebut, jurusan memberikan daftar kegiatan akademik yang dari evaluasi harus dilakukan oleh setiap dosen. Jurusan memberikan anggaran yang sama
BAN-PT:Borang Akreditasi Program Studi Sarjana 2016
21
sebesar Rp.10 juta rupiah per dosen untuk digunakan pada satu atau dua kegiatan akademik yang disediakan. Pilihan kegiatan diputuskan sendiri oleh dosen berdasarkan
minat masing-masing. Sehingga diharapkan kegiatan dapat dilaksanakan lebih bertanggung jawab dan serapan dana yang telah disediakan Jurusan untuk kegiatan
akademik menjadi lebih baik karena kegiatan yang dilakukan adalah pilihan dari masing- masing dosen sendiri. Hal ini juga mencerminkan transparansi dan keadilan
penggunaan keuangan, distribusi pekerjaan kepada personal yang kredibel dan bertanggungjawab. Kemudian, dalam rapat kerja ini, pimpinan prodi harus memberikan
laporan pertanggung jawaban LPJ pelaksanaan RKAKL tahun berjalan. Dimana dalam LPJ ini, kaprodi dan setiap koordinator wajib melaporkan kemajuan penyerapan
dananya sesuai yang dialokasikan dalam RKAKL, menjelaskan kendala-kendala dalam pelaksanaan prokernya, dan merencanakan kegiatan dan anggaran untuk tahun
berikutnya. Kegiatan ini menunjukkan program studi telah menunjukkan tata pamong yang akuntabel.
Dalam kegiatan penyusunan renstra program studi 2016-2021 juga dapat dijadikan contoh pelaksanaan kegiatan yang kredibel dan transparansi. Dimana tim renstra dipilih
secara bersama melalui rapat jurusan menunjukkan transparansi kegiatan dan anggota tim yang dipilih adalah dosen-dosen yang memiliki pengalaman dalam
organisasi jurusan, fakultas maupun universitas menunjukkan kredibilitas,sehingga diharapkan hasil yang dirumuskan tim benar-benar bermanfaat bagi program studi untuk
beberapa tahun ke depan. Keterbukaan informasi yang dapat diakses oleh seluruh anggota program studi juga
mencerminkan asas transparansi ketatapamongan. Dosen memiliki akses untuk mendapatkan informasi sesuai kebutuhannya melalui mekanisme rapat rutin prodi,
mailing list dan Whatsapp WA grup dosen. Informasi ini dapat berupa pengumuman universitas terhadap usulan peralatan, permintaan naskah jurnal ilmiah dan seminar,
notulen rapat, bantuan dana kegiatan akademik dan penelitian dari LP3M dan LPPM, informasi trainingworkshop, dll. Mahasiswa juga mendapatkan akses dalam bentuk
informasi Standar Operasional Prosedur SOP, seperti Seminar Proposal, Tugas Akhir, dan Kerja Praktek. Ketiga SOP utama ini dipasang papan informasi di Lt.1 gedung teknik
mesin dan juga dalam buku-buku panduan yang telah dibuat. Aturan-aturan ini juga disosialisasikan langsung kepada mahasiswa di setiap awal semester. Untuk menjamin
seluruh mahasiswa mendapat informasi, maka program studi melakukan sosialisasi dalam 4 kelas pada waktu yang berbeda. Untuk transparansi nilai, program studi
mewajibkan dosen-dosen untuk mengumpulkan dan mengumumkan distribusi penilaian lengkap kepada mahasiswa dan menyediakan waktu dan kesempatan bagi mahasiswa
untuk bertanya tentang nilai tersebut. Untuk semester genap 20152016 dilakukan terobosan yang lebih baik lagi, dimana untuk beberapa matakuliah yang telah ditetapkan
diharuskan membuatkan rubrik penilaian sampai dimana kemampuan mahasiswa dalam mencapai kompetensi utama lulusan yang terkait dengan matakuliah tersebut. Hasil
rubrik ini harus dikembalikan ke mahasiswa agar mahasiswa memperoleh informasi sejauh mana mereka telah memiliki kompetensi utama lulusan teknik mesin. Untuk
semester genap 20152016 ini ada 4 kompetensi utama yang dinilai yang tersebar dalam 11 indikator.
Evaluasi pelaksanaan pelayanan administrasi akademik dilakukan setiap tahun oleh fakultas dengan memberikan kuesioner yang dilakukan saat pelaksanaan Ujian Akhir
Semester. Hasil survei kuesioner tentang kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi akademik untuk tahun 2013 diberikan pada Tabel 2.1.
Evaluasi pelaksanaan perkuliahan oleh dosen juga dilakukan setiap tahun oleh fakultas dengan cara memberikan kuesioner yang dilakukan saat pelaksanaan Ujian Akhir
Semester. Hasil survei kuesioner tentang kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi akademik untuk tahun 2013 diberikan pada Tabel 2.2.
BAN-PT:Borang Akreditasi Program Studi Sarjana 2016
22
Tabel 2.1 Hasil survei kuesioner tentang kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi akademik untuk tahun 2013
Pertanyaan
Nilai Nilai
rata-
rata Fakult
as T.
Ind. T.
Lingk T.
Elek. T.
Mesin T.
Sipil
Kemampuan karyawan
1. Kemampuan pengetahuan
2.86 3.20
3.02 2.94
2.76 2.96
2. Kemampuan keterampilan
2.86 3.10
2.92 2.82
2.70 2.88
Sikap Karyawan
3. Sikap ramah, sopan-santun
2.80 3.16
3.04 2.86
2.64 2.90
4. Sikap Membantu
2.86 3.10
3.06 2.74
2.58 2.87
5. Sikap menepati janji dan disiplin
2.76 2.90
2.90 2.58
2.58 2.74
6. Sikap sesuai aturan
2.78 3.00
2.96 2.58
2.70 2.80
Pelayaan administrasi dekanat dan jurusan
7. Akademik pengumuman, jadwal kuliah, KRS, UTSUAS, KHS, dll
2.74 2.92
2.94 2.74
2.60 2.79
8. Sarana LCD projector,wireless sound system,dll.
2.80 2.58
3.00 2.76
2.46 2.72
9. Prasarana lokal, WC, internet, dl.
2.38 2.52
2.38 2.32
1.86 2.29
10. Kemahasiswaan beasiswa, kuliah umum, pengumuman, dll.
2.80 2.92
2.86 2.82
2.50 2.78
11. Pelayan jurusan alat lab, internet, PA, KP, TA, seminar, dll.
2.80 2.94
2.88 2.80
2.50 2.78
Pelayanan pimpinan fakultas dan jurusan :
12. Membantu problem solving mahasiswa
2.70 2.84
2.84 2.66
2.50 2.71
13. Membantu keperluan administrasi terkait istirahat, aktif,..
2.70 2.90
2.92 2.74
2.54 2.76
14. Mendukung pengembangan soft skill mahasiswa
2.72 2.90
2.92 2.64
2.56 2.75
Jumlah Responden =
50 50
50 50
50 250
Rata-rata =
2.75 2.93
