2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
D. Klasifikasi Arsip.
1. Menurut Subjek atau isinya. a. Arsip keuangan.
b. Arsip kepegawaian. c. Arsip pemasaran.
d. Arsip pendidikan. 2. Menurut nilai kegunaannya.
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi. b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan.
c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja. d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum.
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan. f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian.
g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan. h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi.
i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah. 3. Menurut sifat kepentingannya.
a. Arsip vital terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi.
b. Arsip penting esensial. Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi
penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
c. Arsip Biasa. Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
4. Menurut keseringan penggunaannya. a. Arsip aktif.
Arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.
b. Arsip Inaktif. Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan tugas. c. Arsip Statis Abadi.
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi,
khususnya sebagai
bahan pertanggungjawaban
organisasionalnasional, pemerintah. 5. Menurut fungsinya.
a. Arsip Dinamis . Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan
pelaksanaan tugas sehari- hari.
Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis bersifat rahasia.
b. Arsip Statis. 6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
a. Arsip Sentral. b. Arsip yang disimpan di unit kearsipan Pusat Arsip organisasi.
c. Arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap- tiap ibukota daerah tingkat I dan II. Surojo,2006:36-37
E. Sistem Kearsipan.
1. Unsur Sistem Kearsipan. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input
kepada sistem, proses dari input, dan output sistem.
Sumber: Manajemen Kearsipan
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo2006:20
INPUT Data, Informasi, Arsiparis,
Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusustan
OUT PUT WarkatArsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
a. Komponen Input. Data adalah fakta yang dapat berupa hal- hal, barang, keadaandan
peristiwa atau kejadian di dalam kehidupan individu atau pun organisasi. Data yang bersifat mentah perlu diolah supaya menjadi matang dan
tersusun teratur. Informasi adalah hasil pengelolahan data yang mempunyai sifat
sudah matang dan tersusun teratur sehingga lebih berdaya guna. Arsiparis terdiri dari personel yang bertanggung jawab dan
melaksanakan pengurusan arsip. Fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk memperlancar proses
pengarsipan seperti map, folder, kartu petunjuk, filling cabinet, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, almari cardex card index, mesin- mesin
kantor dan alat tulis secara lengkap yang jumlahnya mencukupi, kondisinya baik, dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi di bidang perkantoran khususnya kearsipan. Uang merupakan suberdaya untuk belanja atau pengeluaran guna
membiayai proses perencanaan, operasi pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan seluruh sistem administrasi atau manajemen kearsipan.
b. Komponen Proses. Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mencapai suatu hasil tertentu.
Kategori