Ciri- ciri Arsip yang Baik.

disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnakan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, dan Documentary value atau nilai- nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Selain itu arsip dapat mengandung nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni, dan agama. 2. Warkat- warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang ada ditetapkan. 3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar. Surojo,2006:33-34 Pada Kantor Tata Usaha ciri- ciri arsip yang baik yaitu, arsip disusun secara sistematis, arsip dapat disediakan kembali apabila suatu saat dibutuhkan, arsip yang disimpan memiliki nilai guna dan juga mempunyai nilai sejarah.

C. Kegunaan Arsip.

Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip berguna untuk: 1. Keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian. 2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat. 3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainnya. 4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menengah, manajer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan dari setiap unit kerja dari semua tingkat manajemen. Surojo,2006:34-35 Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi Para Dosen, Para Pegawai, maupun bagi Kasubag, Pembantu Dekan, dan Dekan. Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara: 1. Untuk keperluan Administrasi. 2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

D. Klasifikasi Arsip.

1. Menurut Subjek atau isinya. a. Arsip keuangan. b. Arsip kepegawaian. c. Arsip pemasaran. d. Arsip pendidikan. 2. Menurut nilai kegunaannya. a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi. b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan. c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja. d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum. e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan. f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian. g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan. h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi. i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah. 3. Menurut sifat kepentingannya. a. Arsip vital terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi.