Fungsi dan Tugas Pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Metode Perancangan Sistem

2. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis dan kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan petunjuk teknis dan kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya. 3. Seksi Pengembangan Kepegawaian Mempunyai tugas merencanakan kebutuhan diklat, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan diklat instansi di wilayah kerjanya.

3.6 Fungsi dan Tugas Pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara

Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya ini disebut Kanreg VI BKN adalah instansi Badan Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BKN Pusat. Kantor Wilayah BKN dipimpin oleh seorang kepala. Kantor Regional BKN mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN di wilayah kerjanya berdasarkan kebijaksanaannya Kepala BKN dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.6.1 Fungsi

Adapun fungsi dari Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 1. Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis, dan pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian yang ditentukan oleh Kepala BKN. 2. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah Kerjanya. 3. Pemberian pertimbangan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya 4. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status kepegawaian di wilayah kerjanya. 5. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status kepegawaian di wilayah kerjanya. 6. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil antar daerah Propinsi atau antar daerah KabKota dan daerah KabKota lain Propinsi. 7. Tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara.

3.6.2 Tugas Pokok

Membantu Kepala Badan Kepegawaian Negara di wilayah kerjanya meliputi Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, yang kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Universitas Sumatera Utara BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

4.1 Metode Perancangan Sistem

Perancangan sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan oleh lembaga ataupun instansi manapun, sebab dengan adanya sebuah sistem informasi akan dapat mempermudah sebuah instansi dalam menjalankan kegiatan operasional, seperti halnya pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang membutuhkan suatu rancangan sistem informasi yang handal dalam pengelolaan data para pegawai. Perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen dari sistem yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan terkoordinasi. Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan dibentuk. Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan kapada para pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan merancang bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer. Universitas Sumatera Utara Untuk mencapai tujuan ini, haruslah dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut: 1. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama instansi pemerintah. 2. Perancangan sistem harus dapat mempermudah pekerjaan pegawai agar dapat meningkatkan kinerja para pegawai.

4.1.1 Rancangan Proses

Pada bagian perancangan proses ini berisi gambar rancangan proses yang dimodelkan dengan DFD Data Flow Diagram. Penggambaran DFD dimulai dengan penggambaran diagram konteks lalu DFD level 0 dan DFD level 1.

4.1.1.1 Data Flow Diagram DFD

Data Flow Diagram DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi yang baik. dari suatu sistem. 1.Diagram Konteks Diagram konteks adalah bagan alir data yang menjelaskan sistem yang digunakan. Universitas Sumatera Utara Sistem Informasi Data Pegawai Pegawai Bagian Kepegawaian Kepala Kantor Berkas Data Pegawai Laporan Data Pegawai Data Pegawai Informasi Data Pegawai Laporan Data Pegawai Laporan Data Jabatan Laporan Data Golongan Laporan Data Keluarga Laporan Data Pendidikan Gambar 4.1 Tampilan Diagram Konteks Diagram konteks diatas menggambarkan alur dari sistem informasi data pegawai, dimana sistem informasi data pegawai terdiri dari beberapa entitas yaitu: 1. Entitas pegawai, entitas pegawai merupakan entitas yang menghasilkan data pegawai dan akan digunakan sistem pada proses pembuatan laporan. 2. Entitas bagian kepegawaian, entitas ini menerima data dari entitas pegawai melalui proses sistem dan menghasilkan data pegawai yang akan disampaikan kepada kepala kantor. 3. Entitas kepala kantor, entitas ini merupakan entitas yang menerima data dari entitas yang ada dalam bentuk laporan. Universitas Sumatera Utara

4.1.2 Rancangan Masukan Input

Perancangan masukan input dibuat agar apa yang telah dirancang dalam sistem ini sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga akan menghasilkan sistem yang baik dan benar.

1. Rancangan Menu Utama

Menu Utama File Edit Report Gambar 4.2 Rancangan Menu Utama

2. Rancangan Menu File

File Log In Log Out Keluar Gambar 4.3 Rancangan Menu File

3. Rancangan Menu Edit

Edit Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan Gambar 4.4 Rancangan Menu Edit Universitas Sumatera Utara

4.1.3 Rancangan Keluaran Output

Perancangan keluaran output adalah produk yang dihasilkan oleh sistem yang dapat dilihat oleh pemakai sistem. Kemudian output yang dihasilkan adalah berupa media kertas maupun informasi, yaitu:

1. Rancangan Form Laporan Data Pegawai

2. 3. 4. Gambar 4.5 Form Laporan Data Pegawai

2. Rancangan Form Laporan Data Jabatan

3. 4. Gambar 4.6 Form Laporan Data Jabatan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744 LOGO NIP Nama Alamat Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Jenis_Kelamin Agama Status_Pegawai Medan,………….. ……………… NIP Kode_Jabatan Jabatan Jenis_Jabatan Eselon Bagian Medan,………….. ……………… BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744 LOGO Universitas Sumatera Utara

3. Rancangan Form Laporan Data Golongan

3. 4. Gambar 4.7 Form Laporan Data Golongan

4. Rancangan Form Laporan Data Keluarga

Gambar 4.8 Form Laporan Data Keluarga NIP Kode_Golongan Ruang_Golongan Pangkat Medan,………….. ……………… BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744 LOGO NIP Nama_Ayah Pekerjaan_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_Ibu Nama_IstriSuami Pekerjaan_IstriSuami Jumlah_Anak Medan,………….. ……………… BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744 LOGO Universitas Sumatera Utara

5. Rancangan Form Laporan Data Pendidikan

6. 7. 8. Gambar 4.9 Form Laporan Data Pendidikan

4.1.4 Rancangan Basis Data

Sistem Informasi Data egawai ini terdiri dari kumpulan data yang tersimpan dalam sebuah basis data yang didalamnya terdiri dari beberapa tabel dan queri. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Access 2013, dimana menggunakan tabel basis data sebagai sumber output dari sistem yang dibuat.

4.1.4.1 Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram adalah gambaran mengenai berelasinya antar entitas yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dalam DFD.

4.1.4.2 Desain Tabel

Pada perancangan basis data suatu sistem perlu diperhatikan struktur tabel yang dibentuk. Karena dengan pembentukan tabel memudahkan proses jalannya sistem. NIP Tingkat_Pendidikan Nama_Sekolah Gelar_Depan Gelar_Belakang Tahun_Lulus Medan,………….. ……………… BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744 LOGO Universitas Sumatera Utara Adapun spesifikasi struktur tabel dari perancangan sistem informasi data pegawai ini adalah: 1. Tabel Pegawai Tabel 4.1 Tabel Pegawai No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan 1 NIP Text 18 Primary Key 2 Nama Text 50 3 Alamat Text 50 4 Tempat_Lahir Text 20 5 Tanggal_Lahir DateTime Long Date 6 Jenis_Kelamin Text 10 7 Agama Text 15 8 Status_Pegawai Text 20 Nama Tabel : tblPegawai Isi : Data Pegawai Primary Key : NIP 2. Tabel Jabatan Tabel 4.2 Tabel Jabatan No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan 1 NIP Text 18 2 Kode_Jabatan Text 5 3 Jabatan Text 50 4 Jenis_Jabatan Text 15 5 Eselon Text 5 6 Bagian Text 25 Universitas Sumatera Utara Nama Tabel : tblBagian Isi : Data Bagian Primary Key : NIP 3. Tabel Golongan Tabel 4.3 Tabel Golongan No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan 1 NIP Text 18 2 Kode_Golongan Text 5 3 Ruang_Golongan Text 5 4 Pangkat Text 25 Nama Tabel : tblGolongan Isi : Data Golongan Primary Key : NIP 4. Tabel Keluarga Tabel 4.4 Tabel Keluarga No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan 1 NIP Text 18 2 Nama_Ayah Text 30 3 Pekerjaan_Ayah Text 30 4 Nama_Ibu Text 30 5 Pekerjaan_Ibu Text 30 6 Nama_IstriSuami Text 30 7 Pekerjaan_IstriSuami Text 30 8 Jumlah_Anak Number Integer Nama Tabel : tblKeluarga Universitas Sumatera Utara Isi : Data Keluarga Primary Key : NIP 5. Tabel Pendidikan Tabel 4.5 Tabel Pendidikan No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan 1 NIP Text 18 2 Tingkat_Pendidikan Text 5 3 Nama_Sekolah Text 30 4 Gelar_Depan Text 10 5 Gelar_Belakang Text 10 6 Tahun_Lulus Text 4 Nama Tabel : tblPendidikan Isi : Data Pendidikan Primary Key : NIP 4.1.5 Rancangan Sistem 4.1.5.1 Flowchart Flowchart merupakan alur perintah dari pada program yang akan dibangun. Dengan adanya flow chart ini akan membntu didalam menganalisa dari pada alur program yang akan dibangun, dan jika nantinya terdapat kesalahan dapat dengan mudah untuk melakukan perbaikan perintah atau rumus dengan memperhatikan flowchart yang ada. Universitas Sumatera Utara Rancangan sistem dibuat berbentuk flowchart, yang merupakan rincian dari sistem berdasarkan program Sistem Informasi Data Pegawai yang dirancang. Dari module dan menu utama serta sub-sub menu, dari pads program yang dirancang dengan tampilan flowchart sebagai berikut. 1. Flowchart Sub Menu Login Start Input Username dan Password Halaman Utama Y Logout Y End Halaman Login Y Cek Login Y Y T T Gambar 4.10 Flowchart Sub Menu Login Universitas Sumatera Utara 2. Flowchart Menu Utama Menu Utama T File T Edit T Report T End Sub Menu File Sub Menu Edit Sub Menu Report Y Y Y A B C T Start Gambar 4.11 Flowchart Menu Utama Universitas Sumatera Utara 3. Flowchart Menu Edit Tampil Menu Edit Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan T T T T Y Form Data Pegawai Y Form Data Jabatan Y Form Data Golongan Y Form Data Keluarga Y Form Data Pendidikan A1 A2 A3 A4 A5 T Exit X T Y End Start Gambar 4.12 Flowchart Menu File Universitas Sumatera Utara 4. Flowchart Menu Report B Tampilkan Menu Laporan Pilihan Sub Menu Laporan Data Pegawai T Laporan Data Jabatan T Laporan Data Golongan T Laporan Data Keluarga T Laporan Data Pendidikan Ke Menu Utama Y Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pegawai Y Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Jabatan Y Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Golongan Y Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Keluarga Y Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pendidikan P Y Gambar 4.13 Flowchart Menu Report Universitas Sumatera Utara 5. Flowchart Sub Menu Keluar C Akhiri Program Akhiri Program Y End P T Gambar 4.14 Flowchart Sub Menu Keluar Universitas Sumatera Utara

4.1.6 Rancangan Interface

Rancangan user interface adalah perancangan menu yang bertujuan untuk mempermudah pemakaian perangkat lunak sistem informasi data pegawai. Adapun user interface program yang dirancang adalah: Menu Utama File Log In Log Out Keluar Edit Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan Report Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan Gambar 4.15 Rancangan User Interface

4.1.7 Algoritma Program

Algoritma merupakan urutan langkah-langkah berhingga untuk memecahkan masalah logika atau matematika. Adapun algoritma yang akan dibahas antara lain yaitu: 1. Algoritma Menu Utama Tampilkan Menu File, Edit, Report. 2. Algoritma Menu File Jika dipilih File, muncul pilihan, yaitu: 1. Log In 2. Log Out Universitas Sumatera Utara 3. Keluar 3. Algoritma Menu Edit Jika dipilih Edit, muncul pilihan, yaitu: 1. Edit Data Pegawai 2. Edit Data Jabatan 3. Edit Data Golongan 4. Edit Data Keluarga 5. Edit Data Pendidikan 4. Algoritma Menu Report Jika dipilih Laporan, muncul pilihan, yaitu: 1. Laporan Data Pegawai 2. Laporan Data Jabatan 3. Laporan Data Golongan 4. Laporan Data Keluarga 5. Laporan Data Pendidikan Universitas Sumatera Utara

4.1.8 Tampilan Program

Pada bagian tampilan program menampilan hasil dari rancangan sistem, dimana hasilnya telah berhasil dijalankan.

4.1.8.1 Tampilan Login

Gambar 4.16 Tampilan Login

4.1.8.2 Tampilan Halaman Utama

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Utama Universitas Sumatera Utara

4.1.8.3 Tampilan Menu Data Pegawai

Gambar 4.18 Gambar Tampilan Menu Data Pegawai

4.1.8.4 Tampilan Menu Data Jabatan

Gambar 4.19 Gambar Tampilan Menu Data Jabatan Universitas Sumatera Utara

4.1.8.5 Tampilan Menu Data Golongan

Gambar 4.20 Gambar Tampilan Menu Data Golongan

4.1.8.6 Tampilan Menu Data Keluarga

Gambar 4.21 Gambar Tampilan Menu Data Keluarga Universitas Sumatera Utara

4.1.8.7 Tampilan Menu Data Pendidikan

Gambar 4.22 Gambar Tampilan Menu Data Pendidikan

4.1.8.8 Tampilan Menu Laporan Data Pegawai

Gambar 4.23 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Pegawai Universitas Sumatera Utara

4.1.8.9 Tampilan Menu Laporan Data Jabatan

Gambar 4.24 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Jabatan

4.1.8.10 Tampilan Menu Laporan Data Golongan

Gambar 4.25 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Golongan Universitas Sumatera Utara

4.1.8.11 Tampilan Menu Laporan Data Keluarga

Gambar 4.26 Tampilan Menu Laporan Data Keluarga

4.1.8.12 Tampilan Menu Laporan Data Pendidikan

Gambar 4.27 Tampilan Menu Laporan Data Pendidikan Universitas Sumatera Utara BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM