Tahap audit mendalam ini bertujuan untuk melakukan audit mendalam pada temuan temuan yang diperoleh pada tahap pendahuluan.
Laporan Audit Operasional Laporan audit operasional merupakan tahap akhir dari kegiatan audit
operasional yaitu untuk melaporkan hasil audit operasional penjualan
3. Pelaksanaan Audit Operasional
PTPN III melaksanakan Audit operasional atas penjualan melalui tiga tahap, yaitu :
a. Tahap Pendahuluan b. Tahap Audit Mendalam
c. Tahap Pelaporan
a. Tahap Pendahuluan Tahap pendahuluan ini memungkinkan adanya pelaksanaan audit
operasional yang jelas. Pada tahap pendahuluan ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan secara umum, mengidentifikasikan
berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan operasional perusahaan dan juga menentukan hal hal yang memerlukan perbaikan dan
penelaahan lebih lanjut. Informasi umum tentang perusahaan, terutama kegiatan penjualan dapat
diperoleh melalui : - Pengamatan atas Fasilitas Fisik
Universitas Sumatera Utara
Pengamatan atas fasilitas fisik pada PTPN III bertujuan untuk meninjau seluruh kegiatan penjualan serta mendapatkan gambaran
nyata mengenai operasi perusahaan khususnya aktivitas penjualan. Auditor melakukan pengamatan atas fasilitas fisik yang terdapat
diperusahaan dengan meninjau keadaan yang ada disekitar lingkungan perusahaan secara langsung serta mengamati tata letak bagian yang
diaudit. - Mencari Data Tertulis
Tujuan dilakukan pencarian data tertulis yaitu untuk mendapatkan informasi apakah perusahaan telah menerapkan praktek manajemen
secara konsisten atau mendapatkan bahan perbandingan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung. Auditor operasional mencari data
tertulis mengenai kegiatan penjualan, berupa dokumen dokumen,
data tertulis yang dijadikan bahan analisa Adapun data tertulis tersebut :
bagan struktur organisasi dan uraian tugas bagian yang diaudit contoh
contoh dukomen yang digunakan dalam aktiviatas penjualan
anggaran penjualan dan realisasi penjualan tahun 2007 2008 anggaran biaya penjualan dan realiasinya tahun 2007 2008
- Wawancara dengan manajemen Pada tahap ini auditor melakukan wawancara dengan bagian akuntansi
, bagian keuangan dab bagian penjualan dengan tujuan untuk lebih memahami kebijakan yang dijalan perusahaan memperoleh informasi
Universitas Sumatera Utara
mengenai pelaksanaan kegiatan oleh bagian yang diaudit dan memperoleh informasi permasalahan yang ada, pada tahap ini auditor
tidak menemukan adanya penyimpangan prosedur dan kebijakan penjualan
Wawancara ini tujuannya hanya memberikan gambaran sekilas tentang keadaan perusahaan secara umum. Dengan wawancara dengan pihak
manajemen maka auditor memiliki pengetahuan yang cukup untuk berbagai bidang dan peristiwa yang dianggap penting dan menentukan
hal hal apa dan dimana yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut. b. Tahap Audit Mendalam
tahap audit mendalam dilakukan pada temuan yang diperoleh pada tahap pendahuluan, jadi auditor melakukan peneyelidikan lebih lanjut terhadap
bagian bagian yang dianggap bermasalah dan melakukan audit
mendalam. Adapun tahap yang dilakukan untuk memperoleh informasi antara lain
: - Studi Lapangan
Pada tahap ini, auditor operasional akan memfokuskan perhatiannya pada bagian penjualan. Audit melakukan pengamatan
secara langsung atas kegiatan penjualan mulai dari pengajuan rencana penjualan bagian komersil ke KPBN Kantor Pemasaran Bersama
Nusantara sampai dengan penerbitan Delivery Order kepada pembeli dalam rangka pengambilan barang.
Universitas Sumatera Utara
Pada tahap ini auditor akan menemukan temuan yang bermanfaat bagi upaya peningkatan kualitas manajemen yang diperiksa dan auditor
mengkonfimasikan temuan tersebut pada pihak yang bersangkutan yang kemudian akan ditinjaklanjut.
- Kegiatan Analisis Auditor operasional melakukan analisis terhadap temuan yang
diperolehnya, dengan tujuan mengetahui faktor faktor yang
melatarbelakangi masalah yang telah ditemukan sehingga sehingga dapat diteliti secara lebih dalam
Analisis yang dilakukan auditor antara lain : menganalisis temuan yang didapat yang berdasarkan
penjelasan yang diberikan oleh bagian yang diaudit menganalisis sampai sejauh mana temuan tersebut dapat
merugikan perusahaan memberikan rekomendasi dan saran saran perbaikan
c. Tahap Pelaporan Tahap ini merupakan tahap akhir dari kegiatan audit operasional yaitu
membuat laporan hasil audit operasional. Laporan audit operasional dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada direktur. Laporan harus disusun
secara objektif. Jelas singkat agar isi nya lebih mudah dimengerti, laporan audit operasional pada umumnya meliputi unsur unsur sebagai berikut :
- tujuan dan ruanglingkup audit, untuk memberikan gambaran manfaat tersebut kepada pembaca
Universitas Sumatera Utara
- temuan audit, yang dijelaskan dalam bahasa sederhana jelas dan objektif
- saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang ada.
d. Tindak Lanjut atas Hasil Audit tindakan atas hasil audit operasional merupakan indikasi yang
menunjukkan sejauh mana audit yang dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan dari direktur, karena segala usaha yang dilakukan dalam
audit operasional akan berarti apabila disertai dengan tindak lanjut atas saran dan rekomendasi yang diberikan, saran dan rekomendeasi dapat
dipantau atau dilihat, sejauh mana atau rekomdasi apa saja yang dilaksanakan dan rekomendasi yang belum dilaksanakan.
PTPN III hanya melakukan kegiatan audit piutang atau melakukan audit operasional pada kegiatan piutang hanya dalam bentuk
pemeriksaan prosedur dan ketaatan proses pembayaran dalam kegiatan piutang dagang ini, jadi bagian SPI hanya mengaudit atau
memeriksa jumlah uang tertera yang dibandingkan dengan jumlah yang seharusnya tertera, beserta prosedur penerimaan kas dari
piutang dagang dan juga jatuh tempo pembayaran Contoh kegiatan piutang yang terdapat pada PTPN III ini antara lain :
- Piutang Dagang atas penjualan Lateks kepada PT IKN anak perusahaan
- Piutang Asuransi atas Beban Asuransi - Piutang Rekanan yang misalnya berupa denda
Universitas Sumatera Utara
- Piutang atas pinjaman karyawan, dan lain lain
C. Efektivitas dan Efisiensi Penjualan dan Piutang Dagang 1. Efektivitas dan Efisiensi Penjualan
a. Analisis Anggaran dan Realisasi Penjualan
Analisis prestasi penjualan dilakukan untuk mengetahui prestasi penjualan PTPN III, sehingga dapat ditentukan apakah kegiatan penjualan
telah berjalan efektif, dari hasil wawancara dan penyebaran kuesioner yang dilakukan penulis untuk menilai efektivitas dari segi target dan realisasi
penjualan yang dianggarkan perusahaan, dapat disimpilkan perusahaan bahwa perusahaan mampu memenuhi target yang telah ditetapkan setiap
tahunnya dan selisih yang ada masih dalam batas toleransi. Untuk mengetahui tingkat efektivitas penjualan perusahaan, penulis
menggunakan data yang diambil dari bagian akuntansi dan bagian bagian penjualan PTPN III selam periode yaitu selama tahun 2007 dan 2008 yang
akan dianalisis untuk melihat apakah penjualan telah sesuai dengan yang ditetapkan dalam anggaran, anggaran penjualan beserta penjualan aktual
dapat dilihat pada tabel berikut :
Universitas Sumatera Utara
