6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
d. Melakukan pemeliiharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan e.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu
semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan
loyalitas dalam bekerja
Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah
Universitas Sumatera Utara
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang
ekonomi yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra’Mi’raj, Dll sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain : 1.
Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil 2.
Perkuliahan semester genapganjil 3.
Ujian mid semesterujian semester genapganjil 4.
Wisuda mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
BAB III TOPIK PEMBAHASAN
A.
KEPEMIMPINAN 1. Defenisi Kepemimpinan
Defenisi kepemimpinan secara luas adalah meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi prilaku pengikut untuk
mencapai tujuan, pengorganisasian dan aktivitas-aktivitas untuk mencapai sasaran, memelihara hubungan kerja sama dan kerja kelompok, perolahan
dukungan dan kerja sama orang-orang diluar kelompok maupun organisasi 2006; 2-3.
Menurut Hasibuan 2006 ; 43 , menjelaskan bahwa “ Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk
mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan. Dari defenisi tersebut diatas dapat diambil implikasi sebagai berikut :
a. kepemimpinan menyangkut orang lain dalam hal ini bawahannya,
tanpa bawahan semua kualitas kepemimpinan menjadi tidak relevan.
b. Kepemimpinan menyangkut sesuatu pembagian kekuasaan yang
tidak seimbangan di antara pimpinan dan para anggota. Dalam hal ini, pimpinan mempunyai wewenang dalam mengarahkan
pekerjaan untuk tercapainya tujuan.
Universitas Sumatera Utara
c. Pimpinan harus mampu mengendalikan bawahannya dalam organisasi
atau lembaga agar perilaku mereka sesuai dengan prilaku yang di inginkan oleh pimpinan.
2. Ciri-Ciri Pemimpin yang Baik
Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang berdasarkan pancasila dan memiliki jiwa pancasila, yang memiliki wibawa dan daya untuk membawa serta
dan memimpin masyarakat lingkungannya ke dalam kesadaran kehidupan masyarakat dan kenegaranya berdasarkan pancasila dan UUD 1945.
Aspek kepemimpinan pancasila adalah sikap konsisten dan konsekuen dalam menghayati dan mengamalkan pacasila ; semangat kekeluargaan
merupakan suatu unsur dari kepemimpinan pacasila. Seorang pemimpin harus bersikap sebagai pengasuh yang mendorong, menuntut dan membimbing
bawahannya. Dengan kata lain beberapa asas utama dari kepemimpinan pancasila adalah :
Ing ngarso sang tulodo : seorang pemimpin harus mampu lewat sifat dan
perbuatannya menjadikan dirinya pola anutan dan ikutan bagi orang-orang yang dipimpinnya.
Ing madya mangun karso : Seorang pemimpin harus mampu membangkitkan
semangat kepada bawahannya dan berkreasi pada orang-orang dibimbingnya.
Tut wuri handayani : Mengikuti dari belakang dengan berwibawa, bahwa
seseorang pemimpin harus mendorong orang-orang yang dipimpinnya agar berani jalan didepan dan berani bertanggung jawab. Misalnya pimpinan memberikan
kesempatan sepenuhnya kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan dan
Universitas Sumatera Utara
masalah yang dihadapi dalam unit kerjanya secara diam-diam pimpinan memantau dan mengawasinya agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan,
jadi pimpinan tetap bertanggung jawab. Apabila berbagai teori mengenai sifat-sifat kepemimpinan yang baik itu
diselidiki, seseorang yang dapat menarik kesimpulan bahwa seorang pemimpin dikatkan pemimpin yang baik jika ia memiliki sifat-sifat atau ciri-ciri tertentu.
Tugas terpenting dan terutama dari seorang pemimpin adalah untuk memimpin orang, memimpin pelaksanaan pekerjaan dan melaksanakan sumber-
sumber material. Menurut Rivai 2003 ; 5 untuk melaksanakan tugas itu dengan baik, seorang pemimpin haarus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. memiliki kondisi yang sehat sesuai dengan tugasnya.
b. berpengetahuan yang lua.
c. mempunyai keyakinan, bahwa organisasi atau lembaga akan berhasil
mencapai tujuan yang telah ditentukan melalui dan berkat kepemimpinannya. Kepercayaan pada diri sendiri merupakan modal yang
terbesar dan penting artinya bagi seorang pimpinan. Tanpa keyakinan itu dalam tindakannya, ia kelihatan sering ragu-ragu.
d. mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas dari pada tujuan
yang hendak dicapai. e.
memiliki stamina atau daya kerja dan antusiasme yang besar. Pekerjaan pemimpin pada dasarnya adalah pekerjaan mental yang tidak dimulai pada
waktu pimpinan tiba dirungan kerjanya di pagi hari, dan dapat dihentikan pada waktu ia ingin pulang kerumahnya pada siang atau sore hari. Di
Universitas Sumatera Utara
samping itu, stamina pekerjaan sangat perlu karena frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menjadi pelaksana bisa pada umumnya lebih kecil
dibandingkan dengan frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menduduki jabaatan pimpinan.
f. Gemar dan cepat mengambil keputusan. Karena tugas terpenting adalah
untuk menganbil keputusan yang harus dilaksanakan oleh orang lain, maka ia harus mempunyai keberanian mengambil keputusan dengan cepa,
terutama di dalam keadaan darurat yang tidak dapat menunggu. Penundaan pengambilan keputusan pada hakekatnya merupakan suatu kelemahan
yang tidak boleh dimiliki oleh seorang pemimpin yang baik. g.
Objektif dalam arti dapat menguasai emosi dan lebih banyak menggunakan rasio. Seorang pemimpin akan kehilangan objektifitasnya
karennya yang tidak lagi dengan akal sehat. h.
Adil dalam memperlakukan bawahan. Yang dimaksud dalam keadilan disini adalah memperlakukan bawahan atas dasar kapasitas kerja bawahn
itu, terlepas dari ikatan keluarga dan lain sebagainya. Juga keadilan disini baik berarti kesanggupan untuk mengenal dan mengkompensasikan
pelaksanaan tugas yang baik oleh bawahan dan kemampuan memberikan koreksi dan bimbingan kepada bawahan yang kurang cakep. Seorang
pimpinan yang dalam menggerakan bawahannya selalu atau sering bersifat punitif tidak dapat dikatakan sebagai pimpinan yang baik.
Universitas Sumatera Utara
i. Menguasai hubungan human relation . karena hubungan relation adalah
inti dari kepemimpinan, maka seorang pemimpin yang baik harus dapat memusatkan perhatian.
j. Menguasai teknik – tekni berkomunikasi, baik dengan bawahannya
maupun pihak lain. k.
Dapat dan mampu bertindak sebagai nasehat, guru dan kepala terhadap bawahannya tergantung atas situasi dan masalah yang dihadapi.
l. Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan
organisasi atau lembaga. Harus dimaklumi bahwa tidak ada seorang manusiapun yang serta merta
Mimiliki sifat atau ciri-ciri tersebut diatas. Karena itu sangat penting bagi Seorang pemimpin untuk menganalisis diri sendiri untuk melihat ciri-ciri
Kepemimpinan apa yang dimilikinya dan ciri-ciri apa yang masih dikembangkan melalui pendidikan, baik yang bersifat formal maupun dan
terutama bersifat nonformal. Ciri-ciri pimpinan yang dimiliki pada bagian kemahasiswaan pada
fakultas ekonomi sumatera utara antara lain : a.
Memiliki wibawah dan daya agar mampu membimbing serta memimpin bawahannya dengan baik.
b. Memiliki kemampuan yang baik sehingga mampu berfikira lebih baik dan
arasional dalam maenanggulangi masalah yang timbul setiap saat.
Universitas Sumatera Utara
c. Memiliki tanggung jawab serta dapat memberi bimbingan terhadap
bawahannya dan peduli terhadap keluhan mahasiswa, serta memiliki ide- ide cemerlang dalam rangka memajukan suatu lembaga tersebut.
d. Mampu bekerja sama dengan bawahanya, dimana pimpinan bertugas
menentukan tugas para bawahannya serta mengawasi pelaksanaan pekerjaan tersebut agar berjalan dengan lancar.
e. Memiliki sifat ramah tama kepada seluruh pegawai dan mahasiswanga.
3. Tugas dan Tanggung Jawab Pimpinan
Organisasi dan lembaga dipandang sebagai suatu wadah atau tempat Bekerjasama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Didalam organisasi dan lembaga terdapat orang – orang yang bekerja dengan perasaannya serta menggunakan alat – alat yang perlu digerakan menuju
sasaran yang akan dicapai. Untuk itu diperlukan suatu kepemimpinan yang efektif agar semuanya dapat terlaksana dengan baik.
Dalam kenyataannya para pimpinan dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu
organisasi dan lembaga. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu bawahannya untuk mencapai tujuan.
Menurut Ghiselli Handoko ; 2003 ; 297 dalam penelitiannya telah menemukan sifat- sifat kepemimpinan yang efektif, yaitu :
b. Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana
fungsi – fungsi dasar manajemen.
Universitas Sumatera Utara
b. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencangkup tanggung jawab dan
keinginan untuk sukses. c.
Kecerdasan, mencangkup kebijakan, pemikiran yang kreatif dan daya fikir. d. Ketegasan atau kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan dan
memecahkan masalah-masalah dengan cepat dan tepat. e
Kepercayaan diri atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk menghadapi masalah.
f. Inisiatif atau kemampuan bertindak, mengembangkan serangkaian kegiatan
dan menemukan cara-cara yang barau. Tanggung jawab pimpinan dengan lebih terperinci menurut “ Nawawi “ ya
Yaitu : a.
Menentukan tujuan pelaksanaan kerja yang arealisasi diartiakan kuantitas, kualitas, keamanan dan lain sebagainya.
b. Melengkapi para karyawan dengan sumberdana yang diperlukan untuk
menjalankan tugasnya. c.
Mengkomunikasikan kepada karyawan tentang apa-apa saja yang diharapkan dari mereka.
d. Memberikan wewenang apabila diperlukan dan menggunakan partisipasi
apabila memungkinkan. e.
Memberikan susunan hadiah yang sepadan untuk memotivasi karyawan agar lebih giat.
f. Menghilangkan hambatan-hambatan untuk pelaksanaan pekerjaan yang lebih
efektif.
Universitas Sumatera Utara
g. Menilai pelaksanaan kerja pekerjaan dan mengkomunikasikan hasilnya.
h. Menunjukan perhatian kepada karyawan.
Beriku ini akan diuraikan tanggung jawab pimpinan pada bagian Kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara.
4. Tanggung jawab pimpinan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU.
a. Bertanggung jawab atas penggunaan sarana dan prasana kerja pada bagian
kemahasiswaan. b.
Bertanggung jawab untuk menyusun progran-program kerja oprasional, baik jangka pendek maupun panjang.
c. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan pemasukan yang terjadi
setiap hari. d.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan peralatan kekayaan kantor. e.
Bertanggung jawab atas pengolahan kearsipan, catatan dan kas kantor. f.
Bertanggung jawab terhadap terjalinnya hubungan yang baik kepada pihak luar dan mahasiswa
g. Bertanggung jawab atas hasil koordinasi tugas pekerjaajn kantor.
h. Bertanggung jawab atas segala sesuatu maupun masalah-masalah yang
timbul dalam kantor. i.
Bertanggung jawab atas laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. j.
Bertanggung jawab atas semua pekerjaan kantor. Untuk menjaga keharmonisan dalam bekerja, pimpinan selalu mengadakan
Universitas Sumatera Utara
komunikasi yang baik dengan para bawahannya.
B. CATATAN-CATATAN KANTOR 1. Defenisi catatan kantor
Catatan kantor adalah dokumen yang mengandung data atau informasi tertulis
mengenai fakta atau kejadian tertentu menyangkut perkantoran, perusahaan, organisasi dan lembaga.
2. Jenis-jenis catatan kantor a.Catatan tentang keuangan meliputi :
1. Keuangan oprasional. 2. Keuangan pendapatan.
b. Catatan tentang program meliputi : 1. Program jangka pendek
2. Program jangka panjang c.Catatan tentang sumber daya meliputi :
1. Potensi sumber daya ekonomiyang dimiliki 2. Potensi sumber daya manusia yang dimiliki
3.Tujuan adanya catatan yaitu untuk keperluan :
a. Menyediankan data-data dan fakta yang bersifat akurat, sehingga pimpinan
tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan b.
Untuk mengorientasikan kegiatan, artinya dengan adanya catatan kantor dapat diketahui sampai dimana perkembangan kemajuan kantor,
perusahaan dan lembaga.
Universitas Sumatera Utara
c. Sebagai dasar pembuktian kebijaksanaan.
d. Memenuhi persyaratan undang-undang, Catatan kantor memberikan bukti-
bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum. e.
Menentukan kelemahan dan kelebihan kantor, perusahaan, lembaga dan Organisasi.
f. Menstandarisir catatan-catatan tertulis, Catatan kantor membantu petugas
unuk melakukan koreksi. Langkah-langkah akhir untuk penanganan catatan kantor perlu
diperhatikan dengan serius. Surat atau catatan kantor yang masih diselesaikan tindak lanjutnya
atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya. Tetapi belum dianggap selesai sehingga
sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama catatan kantor tersebut diperlukan kembali. Maka selama itu pula harus disimpan oleh unit pengelolah yang
bertanggung jawab atad tindak lanjut catatan kantor tersebut.
4. Adapun bentuk catatan kantor dibagian kemahasiswaan FE USU :
a. Catatan semua kegiatan yang akan dilakukan.
b. Catatan nama-nama mahasiwa yang mendapatkan beasiswa dan yang
berprestasi. c.
Catatan nama-nama mahasiswa yang mengurus KTM hilang. d.
Catatan pendapatan dan pengeluaran keuangan. e.
Catatan nama-nama alinmi.
Universitas Sumatera Utara
C. DEFENISI PEKERJAAN KANTOR 1. Pengertian kantor
Defenisi kantor menurut Meokijat 1995 : 3 adalah : tempat dimana pekerjaan tatausaha dilakukan meliputi pekerjaan kantor dan pekerjaan tulis-
menulis.
Sementara fungsi kantor menurud Winardi 1982 : 52 adalah : a.
Melengkapi tujuan pokok perusahaan, lembaga dan organisasi. b.
Mengawasi faktor-faktor produksi Misalnya dengan pengawasan budgeter, pegawai-pegawai dan keuangan.
2. Penataan Pekerjaan Kantor
Penataan pekerjaan kantor adalah suatu hal yang perlu diperhatikan, karena
penataan yang tepat akan memperlancar kegiatan suatu perusahan sebaiknya penataan sesuai dengan tugas-tugas dan keadaan kantor yang akan menimbulkan
lancarnya kegiatan kantor. Apabila penataan kantor kurang sesuai, maka akan menimbulkan sesuatu penghambatan dan bahkan hambatan-hambatan karena
terciptanya birokrasi yang tidak cocok.
Sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari hubungan –hubungan didalam lingkungan sendiri maupun hubungan dengan pihak luar. Untuk menyederhanakan
kedalam yang demikian banyak biasa disebut saja dengan hubungan intren, sehingga
semua kegiatan yang masih dalam lingkup ke dalam kategorikan kegiatan intren.
Universitas Sumatera Utara
Untuk mempermudah penataan pekerjaan kantor pada bagian kemaha siswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara, maka pimpinan dan kepala
bagian menerapkan aktifitas yaitu :
a. Merencanakan
b. Mengorganisasikan mengatur dan menyusun
c. Mengarahkan memberikan alat dan petunjuk
d. Mengawasi dan Mengendalikan melakukan kontrol
e. Sampai penyelenggaraan tertip suatu hal.
3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b.
Mengumpulkan dan mengelolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa h.
Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i.
Mengoprasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j.
Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
Universitas Sumatera Utara
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
Penggunaan peralatan kantor bertujuan untuk membantu penyelesaian tugas-
Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor, masing-masing kantor memiliki
pelaksanaan yang beraneka ragam, maka dalam merencanakan penggunaan peralatan
kantor. 4. Janis peralatan yang dipergunakan pada Bagian Kemahasiswaan adalah :
a. Komputer.
b. Telepon.
c. Meja dan kursi kerja yang tersedia dalam keadaan layak.
d. Lemari pennyimpanan arsip.
e. Prinster.
f. Filing cabinet untuk menyinpan arsip dan catatan kantor.
g. Alat-alat tulis dan alat-alat lainya.
D. ANALISIS
Setelah melakukan penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi tentang tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan
kantor, maka pada bab ini penulis mencoba mengadakan analisis dan evaluasi tentang hasil berdasarkan data-data dan keterangan yang diperoleh dari bagian
kemahasiswaan dibandingkan dengan teori yang telah dipelajari.
Universitas Sumatera Utara
Para pegawai tidak pernah dilahirkan dengan kebiasaan bekerja baik atau buruk. Sebab itu pimpinan mempunyai pengaruh yang langsung atas kebiasaan-
kebiasaan yang dialami oleh para pegawai. Kebanyakan orang akan suka mengikuti pimpinan yang baik dengan diadakannya kebiasaan bekerja yang
memuaskan. Meskipun pimpinan menginginkan agar keinginan para pegawainya bisa
berintegrasi dengan tujuan perusahaan dangan mencoba memahami berbagai tingkah laku manusia bukan berarti bahwa pimpinan harus menuruti kehendak
pegawai, pimpinan tidak perlu bersikan lemah terhadap para bawahannya, sebab, pinpinan yang lemah bukan hanya akan melemahkan jalannya perusahaan au
lenbaga, tetapi juga kehilangan rasa hormat dari bawahannya 1. Penanggulangan catatan kantor pada bagian Kemahasiswaan FE USU
Pada bagian kemahasiswaan dalam menanggulangi catatan kantor atau dokunen-dokumen kantor yang sangat berguna bagi kegiatan kantor, para
mahasiswa dan para alumni dengan menggunakan sistem kearsipan, cara ini digunakan agar suatu saat dokumen atau catatan kantor yang diperlukan agar
mudah mencarinya. Seluruh catatan dan dokumen-dokumen yang berbentuk arsip yang
diterima oleh bagian kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan bentuk dan tanggal masuknya arsip atau catatan kantor tersebut, lalu seluruh
folder disimpan pada lemari yang telah tersedia. Upaya yang dilakukan bagian kemahasiwaan dalam menjaga keamanan
catatan kantor arsi adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Setiap pegawai wajib memjaga kerahasiaan catatan kantor atau arsip baik
lisan maupun tulisan, didalam atau diluar kantor. b.
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan catatan kantor atau arsip pada pihak yang tidak berwenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakan catatan kantor atau arsip disembarang
tempat. d.
Tidak boleh membawa catatan kantor atau arsip keluar kantor tanpa izin. e.
Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip tidak diperbolehkan membawa pulang tp difoto copy.
f. Menyimpan catatan kantor atau arsip yang bersifat rahasia ditempat yang
khusus. Pada bagian kemahasiswaan brertugas dalam pekerjaan kantor memberika
Infomasi tentang beasiswa bagi mahasiswa yang masih aktif kuliah dan informasi lowongan kerja pada alumni, dan bagian kemahasiswaan juga melayani para
mahasiswa dalam mengurus semua kegiatan kemahasiswaan. .
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN