Kinerja Usaha Terkini ANALISIS

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan pemeliiharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah Universitas Sumatera Utara menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik, Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, Dll sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil 2. Perkuliahan semester genapganjil 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil 4. Wisuda mahasiswa Universitas Sumatera Utara BAB III TOPIK PEMBAHASAN A. KEPEMIMPINAN 1. Defenisi Kepemimpinan Defenisi kepemimpinan secara luas adalah meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi prilaku pengikut untuk mencapai tujuan, pengorganisasian dan aktivitas-aktivitas untuk mencapai sasaran, memelihara hubungan kerja sama dan kerja kelompok, perolahan dukungan dan kerja sama orang-orang diluar kelompok maupun organisasi 2006; 2-3. Menurut Hasibuan 2006 ; 43 , menjelaskan bahwa “ Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan. Dari defenisi tersebut diatas dapat diambil implikasi sebagai berikut : a. kepemimpinan menyangkut orang lain dalam hal ini bawahannya, tanpa bawahan semua kualitas kepemimpinan menjadi tidak relevan. b. Kepemimpinan menyangkut sesuatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbangan di antara pimpinan dan para anggota. Dalam hal ini, pimpinan mempunyai wewenang dalam mengarahkan pekerjaan untuk tercapainya tujuan. Universitas Sumatera Utara c. Pimpinan harus mampu mengendalikan bawahannya dalam organisasi atau lembaga agar perilaku mereka sesuai dengan prilaku yang di inginkan oleh pimpinan.

2. Ciri-Ciri Pemimpin yang Baik

Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang berdasarkan pancasila dan memiliki jiwa pancasila, yang memiliki wibawa dan daya untuk membawa serta dan memimpin masyarakat lingkungannya ke dalam kesadaran kehidupan masyarakat dan kenegaranya berdasarkan pancasila dan UUD 1945. Aspek kepemimpinan pancasila adalah sikap konsisten dan konsekuen dalam menghayati dan mengamalkan pacasila ; semangat kekeluargaan merupakan suatu unsur dari kepemimpinan pacasila. Seorang pemimpin harus bersikap sebagai pengasuh yang mendorong, menuntut dan membimbing bawahannya. Dengan kata lain beberapa asas utama dari kepemimpinan pancasila adalah : Ing ngarso sang tulodo : seorang pemimpin harus mampu lewat sifat dan perbuatannya menjadikan dirinya pola anutan dan ikutan bagi orang-orang yang dipimpinnya. Ing madya mangun karso : Seorang pemimpin harus mampu membangkitkan semangat kepada bawahannya dan berkreasi pada orang-orang dibimbingnya. Tut wuri handayani : Mengikuti dari belakang dengan berwibawa, bahwa seseorang pemimpin harus mendorong orang-orang yang dipimpinnya agar berani jalan didepan dan berani bertanggung jawab. Misalnya pimpinan memberikan kesempatan sepenuhnya kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan dan Universitas Sumatera Utara masalah yang dihadapi dalam unit kerjanya secara diam-diam pimpinan memantau dan mengawasinya agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, jadi pimpinan tetap bertanggung jawab. Apabila berbagai teori mengenai sifat-sifat kepemimpinan yang baik itu diselidiki, seseorang yang dapat menarik kesimpulan bahwa seorang pemimpin dikatkan pemimpin yang baik jika ia memiliki sifat-sifat atau ciri-ciri tertentu. Tugas terpenting dan terutama dari seorang pemimpin adalah untuk memimpin orang, memimpin pelaksanaan pekerjaan dan melaksanakan sumber- sumber material. Menurut Rivai 2003 ; 5 untuk melaksanakan tugas itu dengan baik, seorang pemimpin haarus memiliki ciri-ciri sebagai berikut : a. memiliki kondisi yang sehat sesuai dengan tugasnya. b. berpengetahuan yang lua. c. mempunyai keyakinan, bahwa organisasi atau lembaga akan berhasil mencapai tujuan yang telah ditentukan melalui dan berkat kepemimpinannya. Kepercayaan pada diri sendiri merupakan modal yang terbesar dan penting artinya bagi seorang pimpinan. Tanpa keyakinan itu dalam tindakannya, ia kelihatan sering ragu-ragu. d. mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas dari pada tujuan yang hendak dicapai. e. memiliki stamina atau daya kerja dan antusiasme yang besar. Pekerjaan pemimpin pada dasarnya adalah pekerjaan mental yang tidak dimulai pada waktu pimpinan tiba dirungan kerjanya di pagi hari, dan dapat dihentikan pada waktu ia ingin pulang kerumahnya pada siang atau sore hari. Di Universitas Sumatera Utara samping itu, stamina pekerjaan sangat perlu karena frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menjadi pelaksana bisa pada umumnya lebih kecil dibandingkan dengan frutasi yang dihadapi oleh seseorang yang menduduki jabaatan pimpinan. f. Gemar dan cepat mengambil keputusan. Karena tugas terpenting adalah untuk menganbil keputusan yang harus dilaksanakan oleh orang lain, maka ia harus mempunyai keberanian mengambil keputusan dengan cepa, terutama di dalam keadaan darurat yang tidak dapat menunggu. Penundaan pengambilan keputusan pada hakekatnya merupakan suatu kelemahan yang tidak boleh dimiliki oleh seorang pemimpin yang baik. g. Objektif dalam arti dapat menguasai emosi dan lebih banyak menggunakan rasio. Seorang pemimpin akan kehilangan objektifitasnya karennya yang tidak lagi dengan akal sehat. h. Adil dalam memperlakukan bawahan. Yang dimaksud dalam keadilan disini adalah memperlakukan bawahan atas dasar kapasitas kerja bawahn itu, terlepas dari ikatan keluarga dan lain sebagainya. Juga keadilan disini baik berarti kesanggupan untuk mengenal dan mengkompensasikan pelaksanaan tugas yang baik oleh bawahan dan kemampuan memberikan koreksi dan bimbingan kepada bawahan yang kurang cakep. Seorang pimpinan yang dalam menggerakan bawahannya selalu atau sering bersifat punitif tidak dapat dikatakan sebagai pimpinan yang baik. Universitas Sumatera Utara i. Menguasai hubungan human relation . karena hubungan relation adalah inti dari kepemimpinan, maka seorang pemimpin yang baik harus dapat memusatkan perhatian. j. Menguasai teknik – tekni berkomunikasi, baik dengan bawahannya maupun pihak lain. k. Dapat dan mampu bertindak sebagai nasehat, guru dan kepala terhadap bawahannya tergantung atas situasi dan masalah yang dihadapi. l. Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi atau lembaga. Harus dimaklumi bahwa tidak ada seorang manusiapun yang serta merta Mimiliki sifat atau ciri-ciri tersebut diatas. Karena itu sangat penting bagi Seorang pemimpin untuk menganalisis diri sendiri untuk melihat ciri-ciri Kepemimpinan apa yang dimilikinya dan ciri-ciri apa yang masih dikembangkan melalui pendidikan, baik yang bersifat formal maupun dan terutama bersifat nonformal. Ciri-ciri pimpinan yang dimiliki pada bagian kemahasiswaan pada fakultas ekonomi sumatera utara antara lain : a. Memiliki wibawah dan daya agar mampu membimbing serta memimpin bawahannya dengan baik. b. Memiliki kemampuan yang baik sehingga mampu berfikira lebih baik dan arasional dalam maenanggulangi masalah yang timbul setiap saat. Universitas Sumatera Utara c. Memiliki tanggung jawab serta dapat memberi bimbingan terhadap bawahannya dan peduli terhadap keluhan mahasiswa, serta memiliki ide- ide cemerlang dalam rangka memajukan suatu lembaga tersebut. d. Mampu bekerja sama dengan bawahanya, dimana pimpinan bertugas menentukan tugas para bawahannya serta mengawasi pelaksanaan pekerjaan tersebut agar berjalan dengan lancar. e. Memiliki sifat ramah tama kepada seluruh pegawai dan mahasiswanga.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Pimpinan

Organisasi dan lembaga dipandang sebagai suatu wadah atau tempat Bekerjasama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Didalam organisasi dan lembaga terdapat orang – orang yang bekerja dengan perasaannya serta menggunakan alat – alat yang perlu digerakan menuju sasaran yang akan dicapai. Untuk itu diperlukan suatu kepemimpinan yang efektif agar semuanya dapat terlaksana dengan baik. Dalam kenyataannya para pimpinan dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi dan lembaga. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu bawahannya untuk mencapai tujuan. Menurut Ghiselli Handoko ; 2003 ; 297 dalam penelitiannya telah menemukan sifat- sifat kepemimpinan yang efektif, yaitu : b. Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana fungsi – fungsi dasar manajemen. Universitas Sumatera Utara b. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencangkup tanggung jawab dan keinginan untuk sukses. c. Kecerdasan, mencangkup kebijakan, pemikiran yang kreatif dan daya fikir. d. Ketegasan atau kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan dan memecahkan masalah-masalah dengan cepat dan tepat. e Kepercayaan diri atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk menghadapi masalah. f. Inisiatif atau kemampuan bertindak, mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara yang barau. Tanggung jawab pimpinan dengan lebih terperinci menurut “ Nawawi “ ya Yaitu : a. Menentukan tujuan pelaksanaan kerja yang arealisasi diartiakan kuantitas, kualitas, keamanan dan lain sebagainya. b. Melengkapi para karyawan dengan sumberdana yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. c. Mengkomunikasikan kepada karyawan tentang apa-apa saja yang diharapkan dari mereka. d. Memberikan wewenang apabila diperlukan dan menggunakan partisipasi apabila memungkinkan. e. Memberikan susunan hadiah yang sepadan untuk memotivasi karyawan agar lebih giat. f. Menghilangkan hambatan-hambatan untuk pelaksanaan pekerjaan yang lebih efektif. Universitas Sumatera Utara g. Menilai pelaksanaan kerja pekerjaan dan mengkomunikasikan hasilnya. h. Menunjukan perhatian kepada karyawan. Beriku ini akan diuraikan tanggung jawab pimpinan pada bagian Kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara.

4. Tanggung jawab pimpinan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU. a. Bertanggung jawab atas penggunaan sarana dan prasana kerja pada bagian kemahasiswaan. b. Bertanggung jawab untuk menyusun progran-program kerja oprasional, baik jangka pendek maupun panjang. c. Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan pemasukan yang terjadi setiap hari. d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan peralatan kekayaan kantor. e. Bertanggung jawab atas pengolahan kearsipan, catatan dan kas kantor. f. Bertanggung jawab terhadap terjalinnya hubungan yang baik kepada pihak luar dan mahasiswa g. Bertanggung jawab atas hasil koordinasi tugas pekerjaajn kantor. h. Bertanggung jawab atas segala sesuatu maupun masalah-masalah yang timbul dalam kantor. i. Bertanggung jawab atas laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. j. Bertanggung jawab atas semua pekerjaan kantor. Untuk menjaga keharmonisan dalam bekerja, pimpinan selalu mengadakan Universitas Sumatera Utara komunikasi yang baik dengan para bawahannya.

B. CATATAN-CATATAN KANTOR 1. Defenisi catatan kantor

Catatan kantor adalah dokumen yang mengandung data atau informasi tertulis mengenai fakta atau kejadian tertentu menyangkut perkantoran, perusahaan, organisasi dan lembaga.

2. Jenis-jenis catatan kantor a.Catatan tentang keuangan meliputi :

1. Keuangan oprasional. 2. Keuangan pendapatan. b. Catatan tentang program meliputi : 1. Program jangka pendek 2. Program jangka panjang c.Catatan tentang sumber daya meliputi : 1. Potensi sumber daya ekonomiyang dimiliki 2. Potensi sumber daya manusia yang dimiliki 3.Tujuan adanya catatan yaitu untuk keperluan : a. Menyediankan data-data dan fakta yang bersifat akurat, sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan b. Untuk mengorientasikan kegiatan, artinya dengan adanya catatan kantor dapat diketahui sampai dimana perkembangan kemajuan kantor, perusahaan dan lembaga. Universitas Sumatera Utara c. Sebagai dasar pembuktian kebijaksanaan. d. Memenuhi persyaratan undang-undang, Catatan kantor memberikan bukti- bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum. e. Menentukan kelemahan dan kelebihan kantor, perusahaan, lembaga dan Organisasi. f. Menstandarisir catatan-catatan tertulis, Catatan kantor membantu petugas unuk melakukan koreksi. Langkah-langkah akhir untuk penanganan catatan kantor perlu diperhatikan dengan serius. Surat atau catatan kantor yang masih diselesaikan tindak lanjutnya atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya. Tetapi belum dianggap selesai sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama catatan kantor tersebut diperlukan kembali. Maka selama itu pula harus disimpan oleh unit pengelolah yang bertanggung jawab atad tindak lanjut catatan kantor tersebut.

4. Adapun bentuk catatan kantor dibagian kemahasiswaan FE USU :

a. Catatan semua kegiatan yang akan dilakukan. b. Catatan nama-nama mahasiwa yang mendapatkan beasiswa dan yang berprestasi. c. Catatan nama-nama mahasiswa yang mengurus KTM hilang. d. Catatan pendapatan dan pengeluaran keuangan. e. Catatan nama-nama alinmi. Universitas Sumatera Utara

C. DEFENISI PEKERJAAN KANTOR 1. Pengertian kantor

Defenisi kantor menurut Meokijat 1995 : 3 adalah : tempat dimana pekerjaan tatausaha dilakukan meliputi pekerjaan kantor dan pekerjaan tulis- menulis. Sementara fungsi kantor menurud Winardi 1982 : 52 adalah : a. Melengkapi tujuan pokok perusahaan, lembaga dan organisasi. b. Mengawasi faktor-faktor produksi Misalnya dengan pengawasan budgeter, pegawai-pegawai dan keuangan.

2. Penataan Pekerjaan Kantor

Penataan pekerjaan kantor adalah suatu hal yang perlu diperhatikan, karena penataan yang tepat akan memperlancar kegiatan suatu perusahan sebaiknya penataan sesuai dengan tugas-tugas dan keadaan kantor yang akan menimbulkan lancarnya kegiatan kantor. Apabila penataan kantor kurang sesuai, maka akan menimbulkan sesuatu penghambatan dan bahkan hambatan-hambatan karena terciptanya birokrasi yang tidak cocok. Sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari hubungan –hubungan didalam lingkungan sendiri maupun hubungan dengan pihak luar. Untuk menyederhanakan kedalam yang demikian banyak biasa disebut saja dengan hubungan intren, sehingga semua kegiatan yang masih dalam lingkup ke dalam kategorikan kegiatan intren. Universitas Sumatera Utara Untuk mempermudah penataan pekerjaan kantor pada bagian kemaha siswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara, maka pimpinan dan kepala bagian menerapkan aktifitas yaitu : a. Merencanakan b. Mengorganisasikan mengatur dan menyusun c. Mengarahkan memberikan alat dan petunjuk d. Mengawasi dan Mengendalikan melakukan kontrol e. Sampai penyelenggaraan tertip suatu hal.

3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengelolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan. d. Melakukan urusan izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoprasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. Universitas Sumatera Utara k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. Penggunaan peralatan kantor bertujuan untuk membantu penyelesaian tugas- Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor, masing-masing kantor memiliki pelaksanaan yang beraneka ragam, maka dalam merencanakan penggunaan peralatan kantor. 4. Janis peralatan yang dipergunakan pada Bagian Kemahasiswaan adalah : a. Komputer. b. Telepon. c. Meja dan kursi kerja yang tersedia dalam keadaan layak. d. Lemari pennyimpanan arsip. e. Prinster. f. Filing cabinet untuk menyinpan arsip dan catatan kantor. g. Alat-alat tulis dan alat-alat lainya.

D. ANALISIS

Setelah melakukan penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi tentang tanggung jawab pimpinan terhadap catatan dan pekerjaan kantor, maka pada bab ini penulis mencoba mengadakan analisis dan evaluasi tentang hasil berdasarkan data-data dan keterangan yang diperoleh dari bagian kemahasiswaan dibandingkan dengan teori yang telah dipelajari. Universitas Sumatera Utara Para pegawai tidak pernah dilahirkan dengan kebiasaan bekerja baik atau buruk. Sebab itu pimpinan mempunyai pengaruh yang langsung atas kebiasaan- kebiasaan yang dialami oleh para pegawai. Kebanyakan orang akan suka mengikuti pimpinan yang baik dengan diadakannya kebiasaan bekerja yang memuaskan. Meskipun pimpinan menginginkan agar keinginan para pegawainya bisa berintegrasi dengan tujuan perusahaan dangan mencoba memahami berbagai tingkah laku manusia bukan berarti bahwa pimpinan harus menuruti kehendak pegawai, pimpinan tidak perlu bersikan lemah terhadap para bawahannya, sebab, pinpinan yang lemah bukan hanya akan melemahkan jalannya perusahaan au lenbaga, tetapi juga kehilangan rasa hormat dari bawahannya 1. Penanggulangan catatan kantor pada bagian Kemahasiswaan FE USU Pada bagian kemahasiswaan dalam menanggulangi catatan kantor atau dokunen-dokumen kantor yang sangat berguna bagi kegiatan kantor, para mahasiswa dan para alumni dengan menggunakan sistem kearsipan, cara ini digunakan agar suatu saat dokumen atau catatan kantor yang diperlukan agar mudah mencarinya. Seluruh catatan dan dokumen-dokumen yang berbentuk arsip yang diterima oleh bagian kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan bentuk dan tanggal masuknya arsip atau catatan kantor tersebut, lalu seluruh folder disimpan pada lemari yang telah tersedia. Upaya yang dilakukan bagian kemahasiwaan dalam menjaga keamanan catatan kantor arsi adalah : Universitas Sumatera Utara a. Setiap pegawai wajib memjaga kerahasiaan catatan kantor atau arsip baik lisan maupun tulisan, didalam atau diluar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan catatan kantor atau arsip pada pihak yang tidak berwenang. c. Tidak diperbolehkan meletakan catatan kantor atau arsip disembarang tempat. d. Tidak boleh membawa catatan kantor atau arsip keluar kantor tanpa izin. e. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip tidak diperbolehkan membawa pulang tp difoto copy. f. Menyimpan catatan kantor atau arsip yang bersifat rahasia ditempat yang khusus. Pada bagian kemahasiswaan brertugas dalam pekerjaan kantor memberika Infomasi tentang beasiswa bagi mahasiswa yang masih aktif kuliah dan informasi lowongan kerja pada alumni, dan bagian kemahasiswaan juga melayani para mahasiswa dalam mengurus semua kegiatan kemahasiswaan. . Universitas Sumatera Utara BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN