Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi berpusat pada
pengadaan bahan pustaka seperti pemilihanseleksi bahan pustaka. Yulia 1994 : 20-21 mengatakan bahwa ada beberapa cara untuk menilai
koleksi perpustakaan yaitu : 1. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang
diterbitkan. 2. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan perpustakaan sejenis yang
besar. 3. Melakukan kajian seberapa banyak koleksi yang digunakan.
4. Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar kepada subyek yang bersangkutan.
5. Mengumpulkan pendapat pemakai. Pemilihan koleksi harus dilakukan dengan baik dan benar serta disesuaikan
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Jika koleksi yang sudah dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka koleksi itu harus menjadi prioritas utama dalam
pengadaan. Dengan demikian arah pengembangan koleksi menjadi jelas. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 44
kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada : ” Pustakawan, Wakil sivitas akademika, Wakil unit penelitian dan unit lain yang
terkait”. Sedangkan dalam mengusulkan pembelian bahan pustaka yang berhak adalah:
”Pustakawan, Tenaga pengajar dan penelitian, Mahasiswa, Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan”.
2.7 Evaluasi Bahan Perpustakaan
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu
tugas utama pepustakaan adalah membangun koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai
dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standart, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Menurut Sujana 2006 :
1, ”evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh
pengguna”.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 67 menyatakan bahwa ”mengevaluasi koleksi ialah upaya menilai daya guna dan hasil
guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi”. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan
dan perkembangan program perguruan tinggi. Hardi 2006 : 4 juga menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah
Proses efektivitas koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang
merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui
seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi kebutuhan komunitas perguruan tinggi. Evaluasi koleksi perlu
dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan untuk masa yang akan datang.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan untuk menilai pemanfaatan koleksi oleh
pengguna dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Adapun tujuan evaluasi koleksi dalam buku Pedoman Koleksi Perpustakaan
perguruan Tinggi 2004 : 67 adalah : 1. Mengetahui mutu lingkup dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi. 3. Mengikuti perubahan pengembangan social budaya, ilmu dan teknologi.
4. Meningkatkan nilai informasi. 5. Mengetahui kakuatan dan kelemahan koleksi.
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 67 terdapat
dua cara mengevaluai koleksi, yaitu secara kuantitatif dan kualitatif. Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik, dan dari data statistik itu dapat
diperoleh informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Cara kualitatif dilakukan dengan cara menekankan pada mutu, kelengkapan dan kedalaman koleksi serta
menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi. Menurut Hardi 2006 : 5 keuntungan yang bisa diperoleh dalam kegiatan
evaluasi koleksi adalah : 1. Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi
2. Membantu perencanaan pengembangan koleksi 3. Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi
4. Menentukan kualitas koleksi
Universitas Sumatera Utara
5. Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan- kelemahan yang ada.
Sedangkan menurut Arianto 2007 : 1 manfaat melaksanakan evaluasi koleksi adalah
memberikan para staf perpustakaan suatu alat manajemen untuk mencocokkan koleksi, suatu alat analisis internal untuk perencanaan, suatu alat untuk
menanggapi secara sistematis untuk perubahan-perubahan anggaran, dan suatu alat komunikasi dan data untuk berbagi sumber daya dengan perpustakaan-
perpustakaan lain. Staf perpustakaan dapat juga memperoleh manfaat dengan mempunyai suatu pemahaman yang lebih baik tentang koleksi, dan suatu dasar
untuk pengembangan koleksi lebih selektif.
Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi sangat bermanfaat untuk mengetahui kualitas koleksi dan juga dapat menolong staf
perpustakaan memiliki suatu pemahaman yang lebih baik tentang koleksi serta dapat bermanfaat dalam pengembangan koleksi yang lebih selektif.
2.8 Teknik untuk Mengukur Pemanfaatan koleksi
