perubahan peraturan pembentukan provinsi Sumatera Utara pada Pasal 1 UU No. 24 tahun 1956 menyebutkan bahwa :
1. Daerah Aceh yang melindungi kabupaten Aceh Besar, Pidie, Aceh Utara,
Aceh Timur, Aceh Tengah. 2.
Provinsi Sumatera Utara tercantum dalam ayat 1 wilayahnya boleh dikurangi dengan bagian - bagian yang terbentuk sebagai daerah otonom provinsi Aceh
tetap direbut Provinsi Sumatera Utara.
B. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi yang digunakan pada Kantor Gubernur berbentuk Struktur Garis yakni kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke
tingkat menengah, lalu sampai di tingkat bawah. Adapun Struktur Organisasi pada Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut
ini.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara
STRUKTUR ORGANISASI BIRO UMUM
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Struktur Oragnisasi Biro Umum
Keterangan : -TUSIP : Tata Usaha dan Arsip
-T.U : Tata Usaha
-RT :Rumah Tangga
-Kasubbag : Kepala Sub Bagian
Universitas Sumatera Utara
C. Uraian Tugas Job Description Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara
Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha
Kepala bagian Arsip dan Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan Tata Usaha Gubernur dan Wakil
Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah dan Tata Usaha Biro Umum menyelenggarakan fungsi :
a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengurusanpengelolaan dan penomoran Naskah Dinas,
penyimpanan, penggandaan dan pengadaan kebutuhan Tata Usaha Sekretariat Daerah, Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris
Daerah serta Tata Usaha Biro Umum. b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan ketatausahaan Sekretaris
Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Biro Umum, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha dibantu oleh : 1 Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk
penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pergurusanpengeloaan Tata Usaha.
b. Menyelenggarakan pengurusanpengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris
Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha,
sesuai bidang tugasnya. e.
Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai
Standar yang ditetapkan. 2 Kepala Sub Bagian Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, mempunyai
tugas: a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan
dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengeloaan Tata Usaha Sekretaris Daerah.
b. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah dan memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Sekretaris Daerah,
sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai
Standar yang ditetapkan. 3
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas : a. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Biro.
b. Memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Kepala Biro.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.
Kepala Bagian Rumah Tangga
, Kepala bagian Rumah Tangga mempunyai tugas membantu Kepala Biro
Umum dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat Daerah,operasionil mess, gedung dan taman sekretariat
serta telekomunikasi menyelenggarakan fungsi :
Universitas Sumatera Utara
a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan
dan Standar pengurusanpengelolaan urusan rumah tangga Pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gedung dan taman
Sekretariat serta telekomunikasi. b.
Pembinaan dan pemantapan perencanaan dan pelaksanaan urusan rumah tangga, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gudang
dan Taman serta telkom, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang
tugas dan fungsinya. e.
Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.
Kepala Bagian Rumah Tangga dibantu oleh : 1 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar-standar perencanaan
pergurusanpengeloaan serta pelaporan penyelenggaraan urusan Tangga Pimpinan.
b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan pengurusanpengelolaan dan pelayanan urusan Rumag Tangga Pimpinan, sesuai ketentuan dan Standar
yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.
2 Kepala Sub Bagian Kendaraan, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan pelaksanaan
dan pelaporan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan penggunaan, perawatan dan
pengadaan kebutuhan kendaraan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.
3 Kepala Sub Bagian Urusan Sekretariat, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan, pelaksanaan
dan pelaporan pengelolaan keindahan, kebersihan, penerangan dan perawatan
Universitas Sumatera Utara
bagian dalam Kantor Gubernur Sumatera Utara serta perencanaan dan pendistribusian ATK Sekretariat Daerah.
b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam Sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah tugasnya. d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai
bidang tugasnya. e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan.
4 Kepala Sub Bagian Urusan Operasionil Mess, Gedung dan Taman,
mempunyai tugas : a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan
dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengeloaan dan pengadaan kebutuhan Mess, pemeliharaan
bagian luar gedung Kantor Gubernur dan taman milik Pemerintah Propinsi Sumatera Utara.
b. Menyelenggarakan pengurusanpengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. Melaksanakan tugas
lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
c. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai
Standar yang ditetapkan. 5 Kepala Sub Bagian Telkom, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan
dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan peralatan telekomunikasi, prosedur pengiriman,
penyampaian dan penerimaan berita serta operasi telekomunikasi, dan pembinaan SDM telekomunikasi. Menyiapkan rencana dan melaksanakan
urusan telekomuniksasi, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. b.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
c. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai
bidang tugasnya. d.
Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan.
Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan
Kepala bagian protokol dan perjalanan mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan protokol upacara dan administrasi
perjalanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan memyelenggarakan fungsi :
Universitas Sumatera Utara
1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan protokoler, upacara dan perjalanan
Dinas. 2. Pembinaan dan pemantapan pelaksanaan urusan protokol, upacara dan
perjalanan Dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. 3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang
tugas dan fungsinya. 4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang
tugas dan fungsinya. 5. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan. Kepala bagian Protokol dan Perjalanan dibantu oleh :
1 Kepala Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas : a.
Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar Pelayanan tamu-tamu dan
acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan. b.
Menyelenggarakan urusan pelayanan tamu dan pengaturan acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan, sesuai ketentuan dan Standar yang
ditetapkan. c.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan,
sesuai bidang tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan. 2 Kepala Sub Bagian Upacara, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan
dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar tata upacara Kenegaraan dan kedinasan lainnya.
b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan tata upacara kenegaraan dan
kedinasan lainnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan,
sesuai bidang tugasnya. e.
Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai standar yang ditetapkan.
3 Kepala Sub Bagian Administrasi Perjalanan, mempunyai tugas : a.
Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar prosedur pergurusan dan
penataan urusan perjalanan Dinas. b.
Menyelenggarakan pengurusan dan penata usahaan perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan,
sesuai bidang tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan,
sesuai bidang tugasnya. e.
Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan
f. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, mempunyai tugas
membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan Tata usaha kepegawaian dan keuangan Sekretaris Daerah Propinsi.
Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan
Kepala bagian Tata Usaha dan Arsip Kepegawaian dan Keuangan menyelenggarakan fungsi :
a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan
serta Kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat. b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan
dan kesejahteraan serta mutasi dan kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang
ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang
tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang
tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh : 1 Kepala Sub Bagian Mutasi, mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pelaksanaan mutasi jabatan
dilingkungan Sekretariat Daerah. b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tata usaha mutasi Pegawai Sekretariat
Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha
Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya. d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian
dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya. e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan.
2 Kepala Sub Bagian Kesehatah Pegawai, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan
dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan kesehatan Pegawai Sekretariat.
b. Menyiapkan bahan untuk perencanaan dan pelaksanaan urusan pemeliharaan kesehatan pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang
ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha
Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.
e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang
ditetapkan. 3 Kepala Sub Bagian Belanja Sekretariat, mempunyai tugas :
a.. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengelolaan Belanja
Sekretariat. b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai
ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha
Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya. d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian
dan keuangan, sesuai bidang tugasnya. e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan.
D. Jaringan Kegiatan
