BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Laporan Aktivitas Pekerjaan Pada Tata Usaha dan Arsip TUSIP Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara
Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil proses pengolahan data, hasil suatu penelitian, atau hasil riset suatu masalah. Selain itu,
laporan merupakan bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatau hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.
Berdasarkan teori tersebut, pada Biro Umum bagian Tata Usaha dan Arsip TUSIP memiliki tiga jenis laporan yang biasa digunakan yaitu :
a. Laporan Data Laporan data bertujuan memberitahukan informasi.Laporan jenis ini dapat
berisi masalah proyek atau mengenai aktivitas rutin.Pada waktu menulis data laporan harus sesuai dengan beban kerja yang telah diberikan dari pimpinan.
b. Laporan Analitis Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan
data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis dapat memberitahukan informasi, dengan memberikan interprestasi yang sama pentingnya dengan fakta yang
masih mentah. Laporan analisis harus dilakukan dengan hati-hati dan kesimpulan harus ditekankan serta tidak disembunyikan dalam teks.
Universitas Sumatera Utara
c. Laporan Rekomendasi Laporan rekomendasi difokuskan pada hasil pekerjaan seorang pegawai.
Sasaran dalam penulisan laporan rekomendasi adalah memberikan nasihat kepada seseorang untuk dapat berbuat sesuatu. Dalam setiap kasus,
rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, dan penafsiran dengan suatu cara yang mendukung rekomendasi.
Adapun Tujuan Laporan Pekerjaan pada Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara, produktivitas pegawai perlu dievaluasi sebagai dasar
untuk pengambilan keputusan dalam pendelegasian atas tugas-tugas para pegawai. Hasil laporan yang dimuat dalam daftar pada tahun sebelumnya akan
dipergunakan sebagai dasar peninjauan kenaikan pangkat para pegawai untuk tahun berjalan, dimana pemberian itu tetap disesuaikan menurut tahapan yang
berlaku, misalnya kenaikan pangkat yang dilakukan setiap lima tahun sekali. Hasil laporan tersebut juga merupakan sumber informasi bagi program
promosi jabatan dan pengembangan karir. Ada dua tujuan dalam laporan aktivitas pekerjaan yaitu tujuan laporan aktivitas yang bersifat umum dan bersifat khusus.
Tujuan Umum yaitu : 1.
Pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan para pegawai.
2. Laporan aktivitas pekerjaan untuk menghimpun dan mempersiapkan informasi
bagi karyawan dan para manajer dalam membuat keputusan. 3.
Laporan aktivitas pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan Khusus yaitu : 4.
Laporan aktivitas pekerjaan merupakan data-data yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan promosi jabatan, menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang
keliru, menegakkan disiplin, menetapkan pemberian balas jasa,dan merupakan ukuran dalam mengurangi atau menambah pegawai.
5. Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan
sebagai kriteria dalam membuat test bagi pegawai yang validitasnya tinggi. 6.
Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi sebagai umpan balik feed back bagi karyawan dalam meningkatkan efisiensi kerjanya,dengan
memperbaiki kekurangan atau kekeliruannya dalam melaksanakan pekerjaan.
B. Jenis –Jenis Laporan Aktivitas Pekerjaan di Biro Umum pada Tata Usaha dan Arsip
Kategori