25
b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran.
c. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan.
Sedangkan menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : pedoman
1994:38 Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui :
1. Pembelian dan Pelanggaran.
2. Hadiah.
3. Pertukaran.
4. Wajib simpan terbitan Perguruan Tinggi.
5. Titipan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan cara memalui pembelian, hadiahsumbangan, pertukaran, titipan
dan penerbitan sendiri.
2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan
Untuk pengadaan bahan pustaka secara pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat, dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan
pustaka yang ada taman bacaan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehinnga sesuai dengan fungsi dan tujuan taman bacaan.
Dalam hal ini pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran keuangan yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan
pustakawan dan pihak yang berwenang dan pemilihan harus selektif dan memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat
dilakukan dengan jalan :
1. Membeli persediaan yang ada di toko buku.
2. Memesan melalui toko, jika persediaan di toko buku tersebut habis maka akan dicari di dalam atau luar negeri.
3. Memesan langsung kepada penerbit. 4. Mengimpor buku dari luar negeri.
Apabila taman bacaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkam bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi
kekeliruan dalam pembayaran. Cara pemesanan dilakukan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
26
a. Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan
kebutuhan misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip taman bacaan.
b. Arsip kartu pesanan yang satu disusun menurut abjad pengarang dan
yang lain menurut penerbit atau penyalur. c.
Daftar pesanan bagi yang memakai cara ini dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua untuk penyalur atau
penerbit dan dua untuk arsip taman bacaan. d.
Kartu-kartu pesanan atau daftar pesanan dikirimkan kepada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan
bagaimana cara pembayarannya. e.
Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman pos wesel, cheque, giro, bank adan sebagainya.
f. Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau
penerbit mengirimkan faktur sementara dan taman bacaan akan membayar sejumlah uang menurut faktur itu.
g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume
keberapa yang akan dipesan atau di beli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang
bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur.
Menurut buku pedoman Pembianaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 13 setelah pesanan di terima maka petugas harus :
1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan
dicocokkan dengan surat pengantar dan faktur penerimaan. 2.
Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan.
3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan tidak dipesan, cacat
atau rusak maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti claim
4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-
pesanan dibuatkan tanda terima atau mendatangi invioice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan.
5. Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam
kegiatan pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan
anggaran yang tersedia.
Universitas Sumatera Utara
27
2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah
