Struktur Organisasi Perusahaan Data Penelitian.

Tingkat penjualan suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik yang berasal dari dalam maupun yang berasal dari luar perusahaan, misalnya : situasi ekonomi, peraturan pemerintah dan lain sebagainya. Penetapan saluran distrbusi yang dilaksanakan pada PT. Maja Agung Utama dilakukan dengan berbagai pertimbangan, antara lain : a. Jenis produk yang dipasarkan adalah produk yang dipakai oleh kelas menengah dan menengah ke atas dengan target pasar adalah masyarakat perkotaan dan pinggiran kota. Seperti kita ketahui konsumen yang mencari produk elektronik biasanya mengunjungi toko-toko atau di pusat-pusat perbelanjaan di kota. b. Sebagian produk yang dipasarkan dibeli konsumen untuk jangka waktu tertentu, kemudian akan dibeli lagi. Sehingga diperlukan tempat atau penyalur yang sering dikunjungi konsumen umum, tempat-tempat itu antara lain toko-toko atau mal. c. Produk yang dipasarkan merupakan produk impor dan lokal, sehingga harga jual yang ditawarkan juga dapat mengikuti persaingan dan dapat dipasarkan melalui perantara. Dengan kondisi nilai tukar yang tinggi saat ini, sudah pasti produk ini dapat menyaingi produk impor yang masih mahal. Jadi persaingan produk ini sangat ditentukan perubahan kurs dollar. Untuk itu harus ditentukan saluran distribusi yang cepat dalam menyalurkan kepada konsumen, supaya jangan terlalu berpengaruh pada saat kurs berubah. Jadi stok jangan terlalu banyak. d. Modal barang yang dipasarkan adalah barang yang up to date, modal barang yang dipasarkan juga bergantung pada keinginan konsumen saat itu. Jadi, saluran distribusi yang dipilih harus dipertimbangkan model barang yang dijual dengan kondisi pasar yang ada pada lingkungan pasar tersebut. e. Perlu diperhatikan bahwa jumlah barang yang dibeli adalah per unit dan ukurannya cukup beragam, singkat kata produk yang dipasarkan ini hanya dibeli konsumen dalam jumlah kecil, sehingga perlu dipertimbangkan biaya transportasi, dan pemakaian jumlah tenaga penjualnya apakah setimpal dengan profit yang diperoleh dari produk tersebut. Pertimbangan terbaik adalah melalui grosir atau agen penyalur yang bergerak pada daerah tersebut, sehingga lebih menghemat biaya perusahaan. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas maka saluran distribusi yang dipilih perusahaan adalah : 1. Saluran distribusi melalui grosir atau agen Produsen – Agen – Pedagang Eceran – Konsumen Untuk menghemat biaya operasional dalam menyalurkan produk perusahaan, seperti ongkos pengangkutan, gaji tenaga operasional, biaya tak terduga pada lokasi uang bongkat muat, uang parkir dan sebagainya. Perusahaan menyalurkan produk melalui grosir atau agen untuk daerah tertentu yang tidak memungkinkan perusahaan melakukannya sehubungan dengan kecilnya quantity yang diorder, sementara dengan pemasaran melalui grosir atau agen diharapkan harga akhir yang diterima konsumen pada daerah tersebut tidak terlalu mahal. Agen atau grosir tidak langsung mencapai konsumen, atau menyalurkan produknya ke tangan konsumen tetapi melalui toko-toko. Jadi agen atau grosir disini difungsikan sebagai tangan kedua atau penyalur untuk berhubungan dengan toko-toko yang langsung berhubungan dengan pembeli. Jadi, dengan mempergunakan agen-agen atau grosir perusahaan menghemat biaya operasional yang secara tidak langsung menguntungkan konsumen untuk mendapatkan prosuk yang tidak terlalu mahal. 2. Saluran distribusi melalui toko-toko dan supermarket Produsen – Pedagang Eceran – Konsumen Dengan pertimbangan yang telah dijelaskan diatas dimana konsumen yang hanya membeli satu jenis barang elektronik akan enggan meluangkan waktunya untuk mencari ketempat atau toko khusus penjualan jenis barang elektronik yang dicarinya. Tetapi akan lebih suka jika dapat dibeli pada tempat yang sering mereka kunjungi, sekaligus untuk membeli keperluan lainnya. Jadi supermarket atau plaza-plaza merupakan salah satu alternatif yang dijalankan perusahaan sebagai saluran distribusi selain toko-toko elektronik. Dengan jenis saluran distribusi ini diharapkan konsumen dapat memperoleh harga yang lebih murah dari yang diperoleh konsumen yang mendapatkan produk dari saluran distribusi yang pertama. Sudah umum seperti yang kita ketahui barang atau produk yang dibeli di daerah yan glebih jauh dari pusat distribusi akan lebh mahal harganya daripada barang atau prosuk yang diperoleh di daerah atau tempat yang merupakan pusat atau jalur saluran distribusi produk tersebut. Hal ini disebabkan biaya penjualan atau operasional yang harus ditanggung lebih besar, apalagi untuk produk yang diorder dalam jumlah kecil, maka semakin besar satuan biaya yang harus ditanggung masing-masing produk.

a. Pencatatan Penjualan

Siklus penjualan dimulai dengan pengiriman penawaran ke pelanggan Customer. Pelanggan akan mengirimkan order pembelian, yakni formulir barang- barang yang ingin dibeli. Dari sudut pandang perusahaan, order pembelian ini adalah order penjualan sales order, perusahaan kemudian menyerahkan barang-barang pesanan ke pembeli disertai dengan slip penyerahan pesanan delivery order slip dan faktur penjualan invoice. Faktur penjualan dari sudut pandang pembeli adalah faktur pembelian. Seluruh aktivitas diatas dicatat sebagai penjualan. Output dari pencatatan penjualan ini adalah faktur penjualan yang akan dikirim ke pelanggan sebagai tagihan, penawaran yang dapat digunakan kemudian untuk mencatat penjualan sesungguhnya faktur penjualan. Penawaran biasanya dibuat untuk estimasi atau penawaran penjualan ke seorang pelanggan tanpa terjadi transaksi. Penawaran tidak berdampak pada level persediaan dan dapat diubah menjadi sebuah order penjualan atau sebuah faktur penjualan.

b. Prosedur Penjualan.

1. Prosedur Penjualan Tunai

Penjualan tunai yang terdapat pada perusahaan ini melibatkan bagian penjualan, bagian pengiriman, bagian gudang, dan kasir. Untuk setiap transaksi penjualan yang akan dilakukan didahului dengan menerima permintaan dari Bagian Penjualan akan mengecek ke bagian gudang apakah persediaan barang digudang mencukupi, kalau persediaan tidak mencukupi maka bagian penjualan akan memberitahukan bahwa barang yang dipesan telah habis, misalnya pelanggan memesan 5 buah tetapi digudang tinggal 3 buah maka bagian penjualan akan memberitahukan pada pelanggan bahwa stok yang ada digudang perusahaan tinggal 3, kalau pelanggan setuju maka faktur dibuat, jumlah barang quantity hanya diisi 3, apabila persediaan mencukupi maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 rangkap.

2. Prosedur Penjualan Kredit

Diterima dari toko ataupun langganan oleh salesman. Atas dasar pesanan ini dibuat delivery oder rangkap lima, yang distribusikan sebagai berikut : a. Lembar pertama asli untuk penagih. b. Lembar kedua untuk bagian penjualan. c. Lembar ketiga untuk langganan pembeli. d. Lembar kedua untuk bagian pembukuan. e. Lembar kedua untuk bagian gudang. Delivery Order DO diketik oleh bagian penjualan. Data yang tertera pada Delivery Order DO adalah nomor Delivery Order DO diketik tetapi tidak tercetak dan terurut, nama dan alamat pembeli, kode, nama dan kuantitas barang serta sarana pengangkutan. Kemudian Delivery Order DO tersebut diserahkan kepada kepala penjualan untuk ditandatangani. Setelah Delivery Order DO ditandatangani maka Delivery Order DO 4 lembar dibawa oleh supir ke gudang untuk pengeluaran barang sesuai dengan spesifikasi dalam Delivery Order DO tersebut, sedangkan Delivery Order DO lembar keempat tetap tinggal di bagian penjualan. Sesudah menyerahkan Delivery Order DO lembar kelima kepada bagian gudang, maka supir akan menerima barang sesuai dengan spesifikasi yang tertulis dalam Delivery Order DO tersebut. Supir membawa barang beserta dengan tiga lembar Delivery Order DO yaitu lembar asli, lembar kedua, lembar ketiga dan ke tempat tujuan. Setelah penyerahan barang maka penerima barang akan memeriksa barang tersebut kemudian menandatangani dan menstempel Delivery Order DO pertama asli dan lembar kedua yang telah ditandatangani tersebut diterima kembali oleh supir. Supir akan menyerahkan kembali Delivery Order DO asli dan lembar kedua kepada bagian penjualan. Bagian penjualan memeriksa dan membandingkan kedua lembar Delivery Order DO tersebut dengan Delivery Order DO lembar keempat serta didistribusikannya, yaitu Delivery Order DO lembar kedua tetap tinggal di bagian penjualan yang akan diunakan bagian penjualan untuk mengecek pemenuhan pesanan pembeli. Delivery Order DO asli dikirim ke bagian administrasi dimana Delivery Order DO asli akan digunakna sebagai dasar pembuatan faktur. Delivery Order DO lembar ke empat dikirim ke bagian pembukuan. Berdasarkan Delivery Order DO asli baigan administrasi membuat faktur penjualan rangkap tiga. Ketiga lembar faktur ini didistribusikan sebagai berikut : 1. Lembar pertama asli untuk kepala bagian keuangan 2. Lembar kedua untuk bagian pembukuan