86 •
Management by exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang
diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
• Model mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi information compression dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental
dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model
mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk
memutuskan
tindakan yang
perlu diambil
dan untuk
mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti proxy.”
5. Keputusan Penerapan EIS
Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:
1 Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak,
eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang. 2
Jika jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai prewritten personal productivity software
yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
3 Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?
Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan
custom EIS software.
• Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah
SW umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket
spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
• Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
Contoh SW awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari
Aum Arbor, Michigan. Sekarang SW untuk PC sudah banyak ada.
87
6. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1 Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif
tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2 Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan
kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan
spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3 Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi
informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4 Teknologi informasi yang sesuai; HW dan SW tidak lebih dan
tidak kurang. 5
Manajemen data;
data harus
selalu mutakhir
dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga
perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6 Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil
memecahkan masalah-masalah
spesifikuntuk memenuhi
kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi. 7
Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk
itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah
tersebut.
8 Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen
tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.
7. Trend EIS Masa Depan
