77 Kalau suatu model menggambarkan entity-nya, model ini disebut
menstimulasi entity. Modelnya disebut stimulator, dan proses penggunaan alat disebut simulasi.
Penetapan pada saat simulasi terjadi disebut skenario. Kalau
mensimulasi sistem pengadaan, skenario menentukan balance pada saat awal dan unit penjualan harian. Model dapat dirancang sehingga
dengan demikian
unsur-unsur skenario,
elemen data
yang membangun skenario, adalah variabel, jadi memberikan nilai berbeda
untuk dimasukkan.
2. Office Automation Automatisasi Perkantoran
Automatisasi perkantoran diarahkan untuk meningkatkan produktivitas. Ketika diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
automatisasi perkantoran memampukan manajer berkomunikasi dengan yang lain sewaktu memecahkan masalah. Perbaikan hasil
komunikasi membuat keputusan lebih baik dan lebih cepat.
Automatisasi di dalam Pabrik
Automatisasi adalah penggunaan mesin untuk menampilkan tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Pertama kali
penggunaan automatisasi didalam pabrik. Pada akhir tahun 1950-an berhasil dibuat mesin produksi sehingga bisa dikendalikan oleh kertas
berlubang. Aplikasinya disebut “numerical control” pengendalian numerik, dan mesin ini bekerja lebih cepat dibandingkan jika
dilakukan manusia sebagai operator. Sejak ini dirancang minicomputer- direct numerical control, yang dapat mengendalikan secara langsung.
Akhir-akhir ini telah banyak berkembang factory robots, CAM Computer Aided Manufacturing dan CAD Computer Aided Design
dalam menunjang automatisasi dalam cara produksi. Secara umum automatisasi perkantoran mencakup sistem formal dan informal dari
satu orang kepada orang lain dalam suatu perusahaan. Jadi yang membedakan OA dengan SIM, DSS adalah komunikasi. OA bertujuan
memfasilitasi seluruh tipe komunikasi baik oral maupun tertulis.
OA biasanya digunakan oleh orang-orang yang kerja di kantor. Karena kantor mencakup dari manajer tingkat atas sampai tingkat
terendah, termasuk yang terlibat dalam persediaan di ruang toko, maka penggunaan OA sangat luas. Secara esensial ada 4 kategori
pengguna OA, yaitu : manajer, profesional, sekretaris, dan pegawai clerk.
•
Manajer; orang yang memiliki tugas koordinasi dalam suatu
organisasiperusahaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian untuk mencapai suatu tujuan.
78 •
Profesional; orang yang tidak mengatur orang lain tetapi
memberikan kontribusi keahlian khusus yang membedakannya dengan sekretaris atau pegawai klerk. Seorang profesional biasanya
dibayar atau digaji, sedangkan sekretaris atau pegawai klerk dibayar perjam. Contoh-contoh orang profesional adalah: pembeli,
penjual, pembantu peneliti di bidang pemasaran, statistisi, dan pembantu administratif.
Sekarang ada istilah “knowledge worker” yang diterapkan untuk manajer dan profesional – orang yang memiliki konstribusi utama
berdasarkan “knowledge”. Sekretaris dan pegawai klerk adalah pembantupendukung “knowledge workers”.
• Sekretaris; adalah orang yang ditunjuk mendukung “knowledge
workers” dalam
berbagai aktifitas
antara lain
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal acara.
• Pegawai klerk; membantu tugas-tugas sekretaris, antara lain
mengoperasikan mesin photocopy, mengumpulkan dokumen, filing dan pengiriman surat.
Tujuan Automatisasi Perkantoran
Sampai tahun 1980-an, OA digunakan untuk meningkatkan produktivitas hanya untuk sekretaris dan pegawai klerk. Dengan OA
mampu meningkatkan tugas-tugas pegawai ini lebih cepat dan baik. Belakangan OA juga sangat bermanfaat bagi “knowledge workers”.
Secara umum dengan adanya OA, maka : 1
Revenue dapat ditingkatkan atau cost dapat dihindari. 2
Karena OA sebagai alat komunikasi dari dan kepada manajer, maka cukup baik untuk pemecahan masalah kelompok.
3 Sebagai salah satu alat dalam pemecahan masalah, ada beberapa
keterbatasan. OA tidak dapat mengganti komunikasi interpersonal tradisional – face-to-face communication, telephone conversations,
dan sejenisnya. Jadi OA memiliki tujuan sebagai suplemen komunikasi interpersonal tradisional.
Aplikasi OA
Paling sedikit ada 11 aplikasi OA, yaitu : •
Word processing •
Computer conferencing •
Electronic mail •
Facsimile transmission •
Voice mail •
Videotex •
Electronic calendaring •
Image storage and retrieval •
Audio conferencing •
Desktop publishing •
Video conferencing
79 •
Word Processing, adalah penggunaan “electronic device” yang
secara otomatis menampilkan berbagai tugas yang perlu disiapkan berupa dokumen ketik atau cetak. Electronic device terdiri dari dua
bentuk: suatu sistem yang disebut “dedicated word processor”, dan “general-purpose computer”. Dedicated word processor device yang
dirancang khusus untuk pengolahan kata, dan sistem hardware dan software bekerja sebagai satu unit.
• Electronic Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang
memberikan pemakai mengirim, menampung, dan menerima pesanan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpan.
•
Voice Mail, adalah seperti electronic mail, bedanya pengiriman
pesan berupa percakapan lewat telepon, dan menggunakan telepon untuk menerima pesanan yang dikirim.
• Electronic Calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer
untuk menyimpan dan memanggil janji-janji manajer. •
Audio Conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membangun suatu jaringan audio diantara orang- orang yang tinggal tersebar secara geografik untuk melaksanakan
suatu konferensi.
• Video Conferencing, melengkapi signal audio dengan suatu signal
video. Seperti audio conferencing, video conferencing tidak menggunakan komputer. Perlengkapan TV digunakan untuk
mengirim dan menerima sinyal audio dan video.
• One-Way Video dan One-Way Audio, signal video dan audio dikirim
dari tempat transmisi signal kepada satu atau lebih tempat penerimaan.
• One-Way Video and Two-Way, audio dua arah yang memampukan
orang-orang di tempat transmisi sebagai suatu kesatuan pada bayangan video yang sama.
• Two-Way Video and Audio, komunikasi video dan audio antara
semua tempat adalah dua arah. Sistem konferensi seperti ini adalah yang termahal.
• Computer Conferencing, adalah penggunaan jaringan komputer
yang memberikan kesempatan setiap orang menukar informasi selama proses pelaksanaan konferensi.
- A synchronous exchange of information, adalah computer
conferencing yang memungkinkan pertukaran tanpa keterlibatan peserta secara bersamaan.
- Synchronous exchange, adalah audio and video conferencing,
dimana semua peserta ada dalam tayangan pada saat bersamaan.
80 Untuk menggambarkan ketiga bentuk konferensi menggunakan
elektronik – audio, video, dan computer conferencing disebut “teleconferencing”.
• Facsimile Transmission, biasa disebut Fax, adalah penggunaan
alat khusus yang dapat membaca bayangan dokumen pada akhir dan menyajikan kopinya sebagai dokumen akhir.
• Videotex, penggunaan komputer untuk menyediakan sajian
informasi yang disimpan pada layar. Informasi dapat berupa narasi, tabel, atau bentuk grafik dan disimpan di komputer.
Ada 3 sumber dasar videotex yaitu : a
Pemakai dapat mengakses material di komputer usahanya. b
Perusahaan dapat berlangganan pada “Videotex service”, yang memungkinkan pemakai akses kepada penampung di komputer
pelayan. c
Perusahaan dapat memperoleh kesempatan untuk akses pada penampung perusahaan lain.
81
BAB XII SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
