Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure

3.13. Standard Operating Procedure SOP

15

3.13.1. Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure

SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi berjalan efektif, konsisten, standar, dan sistematis. 16 1. Tujuan penyajian prosedur operasional standar. Ketika memutuskan menyusun SOP, pasti ada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Tujuanlah yang akan menentukan sebaik dan selengkap apa SOP organisasi akan disusun, serta bagaimana agar SOP dipahami oleh semua anggota organisasi. Setiap teknik penyusunan memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing. Pemilihan pada teknik yang berbeda dapat disebabkan oleh alasan berikut. 2. Sifat prosedur operasional standar yang akan disajikan. Prosedur yang lebih efektif apabila menggunakan teknik naratif adalah prosedur operasional standar yang tidak mencakup variasi kegiatan yang banyak. Sedangkan, prosedur operasional standar dengan kegiatan-kegiatan berariasi-termasuk 15 Tambunan, R.M., Standard Operating Procedures Jakarta:Maiestas Publishing, 2013, hlm. 86 16 Ibid, hlm. 306-338 Universitas Sumatera Utara penggunaan dokumen dan laporan yang beragam, maka sebaiknya menggunakan teknik bagian arus atau teknik ampuran. 3. Kemampuan si pelaksana prosedur operasional standar. Apabila organisasi membekali pelaksana dengan pelatihan dan sosialisasi yang memadai maka tidak ada kaitan erat antara kemampuan pelaksana dengan teknik penyajian SOP. Namun pembuatan SOP yang efektif serta ditunjang dengan kemampuan si pelaksana yang memadai, maka rotasi, mutasi, dan promosi anggota organisasi lebih mudah dilakukan. Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam penyusunan SOP adalah sebagai berikut. 1. Teknik Naratif Teknik naratif merupakan teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan penjelasan melalui kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa yang benar ditambah istilah-istilah yang lazim digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administrasi. 2. Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus flowchart menggunakan simbol-simbol khas, dimana tiap simbol akan merepresentasikan kegiatan, keputusan, dokumen, laporan, media penyimpanan, penghubung, dan sebagainya. Simbol bagan arus yang digunakan adalah yang lazim dan diterima umum. Setiap simbol mempunyai peran khusus. Simbol-simbol yang dimaksud adalah a. Simbol bagan arus dasar Universitas Sumatera Utara Tabel 3.5. Simbol Bagan Arus Dasar Simbol Keterangan Simbol Keterangan Persiapan Dokumen Tabel 3.5. Simbol Bagan Arus Dasar Lanjutan Simbol Keterangan Simbol Keterangan Proses Proses Pengganti Keputusan Data Proses Utuh Kegiatan Manual Masukan Manual Card Pemisah Prosedur Sumber: Muhammad Rudi Tambunan 2013 b. Simbol bagan arus penghubung kegiatan dalam prosedur. Universitas Sumatera Utara Tabel 3.6. Simbol Bagan Arus Penghubung Kegiatan dalam Prosedur Simbol Keterangan Penghubung Prosedur dalam Satu Halaman Penghubung Prosedur dalam Berbeda Halaman Sumber: Muhammad Rudi Tambunan 2013 c. Simbol penyimpanan Tabel 3.7. Simbol Penyimpanan Simbol Keterangan Simbol Keterangan Pita Tertanda Penyimpanan Intern Data Tersimpan Penyimpanan Akses Langsung Disket Magnetik Penyimpanan Akses Berurutan Sumber: Muhammad Rudi Tambunan 2013 d. Simbol bagan arus alur atau garis penghubung Tabel 3.8. Simbol Bagan Arus Alur Simbol Keterangan Alurgaris penghubung tanpa tanda panah Alurgaris penghubung dengan tanda panah Sumber: Muhammad Rudi Tambunan 2013 Universitas Sumatera Utara e. Simbol bagan arus kegiatan rinci dalam proses Tabel 3.9. Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci dalam Proses Simbol Keterangan Simbol Keterangan Tampilan Sortir Penghubungan Tunda Penggabungan Penguraian Arsip Tetap Arsip Sementara Pemaduan Pilihan Langkah Sumber: Muhammad Rudi Tambunan 2013 Universitas Sumatera Utara 3. Teknik Tabular Teknik tabular digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam proses penyusunan SOP. 4. Teknik Campuran Teknik ini merupakan gabungan variatif dari ketiga teknik di atas. Gabungan ketiga teknik ini banyak digunakan, terutama agar penyajian SOP lebih mudah diphami oleh semua pihak.

3.12.2. Bagian Penyajian Standard Operating Procedure