1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Braum dan Ramon dalam Saiman 2002 : 24 mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi
atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya. Sekretaris pimpinan
adalah orang yang bertugas membantu tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan
persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan
dengan pimpinan atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
Universitas Sumatera Utara
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peran sekretaris terhadap atasan
Maksud peran sekretaris terhadap atasan disini adalah: a.
Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan pimpinan
Yang dimaksud disini yaitu: a.
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan rule of the place. b.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. d.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
Universitas Sumatera Utara
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan
mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikapdan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga
segala permasalahan dapat. Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin
baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat
merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu BPPT sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT mempunyai tujuan mewujudkan pelayanan prima, melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus
perizinan dengan baik yang didasarkan pada prinsip-prinsip pelayanan publik, yaitu responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian
hukum, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur Pemerintah Kota Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan masyarakat,
mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat, yang pada gilirannya masyarakat dapat terdorong untuk ikut berpartisipasi aktif dalam berbagai
Universitas Sumatera Utara
kegiatan pembangunan. Keberhasilan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT tidak terlepas dari peranan sekretaris didalamnya.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan sekretaris dalam membantu pimpinan di Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu Medan, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas
Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. B.
Perumusan Masalah
Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi. Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai
konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap
pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang
sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan pimpinan. Begitu pentingnya peran sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika
suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris. Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan
ataupun organisasi maka masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu
Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan?”
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
