adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya,
yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.Sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
BPPT Medan adalah seseorang yang membantu meringankan tugas – tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas
permohonan perijinan, selain itu sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh
berkas permohonan khusunya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.
B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris
a Peran Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peranan sekretaris terhadap atasan:
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b.
Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas. d.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
Universitas Sumatera Utara
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan. 2.
Peranan sekretaris terhadap bawahan pimpinan: a.
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan rule of the place. b.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. d.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari
bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan
komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara
penyelesaiannya.
b Tanggung Jawab Sekretaris
Tanggung jawab sekretaris seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris
Universitas Sumatera Utara
juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan
mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut:
1 Menerima dikte dari pimpinan.
2 Melaksanakan korespondensi menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile. 3
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4
Menerima tamu-tamu pimpinan. 5
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6 Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan. Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena
mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Universitas Sumatera Utara
Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan, seorang sekretaris sangat berperan penting dalam kelancaran aktivitas pimpinan
kepala Badan dimana sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan
sehingga Pimpinan Kepala Badan dapat menjalankan pekerjaannya dan mefokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Badan Pelayanan
Perijianan Terpadu BPPT Medan dan juga terhadap masalah – masalah yang terjadi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan. Sekretaris
juga sebagai penghubung dalam menyampaiakan informasi dari pimpinan Kepala Badan kepada para Kepala Sub bagian Umum, Kepala Sub Bagian
Keuangan, Kepala Bidang – Bidang, Bendahara Peneriman dan seluruh Staff pegawai di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan.
Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat – surat masuk seperti surat – surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan
dengan permasalahan permohonan ijin. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus
dikerjakan sesuai dengan intruksi dari pimpinan Kepala Badan. Sekretaris Pimpinan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal – hal kecil yang
mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai
posisi penting dalam menjalankan aktivitas pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan telah dapat menjalankan
peran dan tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu menyampaikan informasi – informasi dengan cepat dari pimpinan kepala
badan kepada bidang – bidang di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan
mampu menyelesaiakan tugas yang diberikan secara tiba – tiba dengan cepat. Sekretaris pimpinan mampu menunjukan keprofesionalnnya terhadap
penanganan tugas – tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain pada
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai
lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.
C. Jenis-Jenis Sekretaris
