Adapun jenis sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu BPPT Medan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan
memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi
pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima
telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh
sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu
banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan
pimpinan.Dalam Sedarmayanti 2000 : 23 dan Thomas 2003 : 21 maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria:
Universitas Sumatera Utara
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin
meliputi: a.
Menyusun membuat surat b.
Menata arsip c.
Mengurus dan mengendalikan surat d.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu e.
Menerima serta melayani telepon dan menelepon f.
Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan g.
Mempersiapkan laporan Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus
menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan
sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas-
tugas khusus meliputi: a.
Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b.
Menyusun surat-surat rahasia atau confidential c.
Menyusun acara pertemuan bisnis d.
Pembelian kado atau cendramata
Universitas Sumatera Utara
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan
perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk
menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh
karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi:
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan. b.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-
sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. d.
Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan. e.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Universitas Sumatera Utara
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama
baik pimpinan.
4. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi: a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
e. Tugas Keuangan
5. Tugas keuangan meliputi:
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama
pimpinan. c.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
Hal ini meliputi: a.
Mengurus kegiatan seputar kantor. b.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya.
Universitas Sumatera Utara
7. Tugas Insidential
Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
persyaratan pimpinan. b.
Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan. c.
Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. d.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis Bussiness meeting. Beberapa pedoman bagi
sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan
tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat.
Universitas Sumatera Utara
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan surat-menyurat Korespondensi
1 Memproses surat-masuk dan surat keluar
2 Mengkonsep data
3 Mengklasifikasikan tugas
4 Penggandaan warkat
5 Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6 Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen
atau arsip b.
Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat- menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
1 Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi
2 Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
3 Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin
d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
e. Mengatur pertemuan rapat
f. Menyiapkan bahan laporan
g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
Universitas Sumatera Utara
Adapun tugas -tugas sekretaris di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan adalah:
1. Menerima berkas permohonan ijin dari bidang – bidang
2. Menandatangani bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman
berkas 3.
Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelngkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala
badan 6.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu 7.
Mengurus dan mengendalikan surat 8.
Membuat laporan perijinan 9.
Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang masalah perijinan
Kesemua tugas – tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang dilakukan sehari – hari oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
BPPT Medan, tugas – tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan Kepala Badan dari
sekian banyak tugas yang dikerjkan oleh seorang sekretaris tugas – tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari
pimpinan Kepala Badan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun tugas – tugas khusus yang diberikan kepada sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan adalah sekretaris pimpinan
diminta untuk menyusun surat – surat rahasia yang berhubungan dengan proses perijinan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus siap untuk diberi tugas dari
pimpinan kepala badan.Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu BPPT Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat – rapat dinas dan
sebagai pendamping pimpinan Kepala Badan selama mengadakan pertemuan yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada
masalah perijinan.
E. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan
