Persiapan Magang Mekanisme Kerja Account Executive Radio Q

commit to user 37

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG

A. Persiapan Magang

Kuliah Kerja Media KKM merupakan kegiatan yang secara nyata dan langsung terjun dalam kegiatan kerja dengan batasan tertentu. Penulis melakukan KKM di Radio Q Yogyakarta mulai dari tanggal 24 Mei 2010 sampai dengan 19 Juni 2010 dari hari Senin sampai Sabtu, dengan jam kerja 09:00 – 17:00 WIB, kecuali hari Sabtu dari jam 09:00 – 13:00 WIB. Tetapi divisi Off Air tidak berpengaruh dengan jam kerja. Di Radio swasta ini, penulis ditempatkan di bagian Account Executive dan melakukan kegiatan seperti mencari iklan dan mengikuti event hingga evaluasi event. Sebelum melaksanakan magang ada berbagai hal yang perlu dipersiapkan secara matang, mulai dari mencari tempat magang dan segala hal yang berkaitan dengan program KKM yang dilaksanakan. Mulai dari membuat proposal untuk magang, surat-surat untuk keperluan magang sampai pembekalan magang untuk mengetahui gambaran bagaimana program KKM itu dilaksanakan. Meskipun antara teori pembekalan KKM dengan pelaksanaanya berbeda tapi setidaknya bisa memberi gambaran dan pegangan untuk melaksanakan KKM. commit to user 38

B. Deskripsi Kegiatan Account Executif di Radio Q

Dalam Kuliah Kerja Media ini penulis mengambil bidang Account Executive AE di Radio Q Yogyakarta. Tugas seorang AE adalah penghubung antara pengiklan dan biro iklan, tidaklah mudah menjadi seorang AE yang baik. Seorang AE yang baik dituntut memiliki wawasan yang luas tentang periklanan, tentang semua data produk atau keperluan lainnya yang berhubungan dengan tugas seorang AE. Mulai dari pintar dalam hal marketing, AE juga harus bisa menjadi seorang negosiator yang cakap. Pada pertemuan pertama penulis melaksanakan magang, penulis diberi pegarahan oleh Account Executive selaku pembimbing selama penulis melakukan magang. Pengarahan yang diberikan berupa tugas–tugas AE di Radio Q, selain itu juga dijelaskan berbagai jenis iklan yang ada di Radio Q. Tugas–tugas penulis selama KKM pada bagian AE di Radio Q adalah sebagai berikut :

1. Mencari Klien

Penulis ditugaskan mencari iklan, saat bertemu dengan klien maka terjadi negosiasi antara penulis dengan klien. Negosiasi yang sering terjadi adalah masalah barter, semi barter mau pun cash money. Saat bertemu dengan klien saling membahas kontraprestasi yang didapatkan apabila beriklan di Radio Q. 2. Presentasi dengan Klien Penulis diikut sertakan dalam meeting besar oleh Manager Marketing Radio Q dengan pihak Hoka-Hoka Bento. Meeting ini adalah commit to user 39 membahas tentang acara keesokan harinya yang akan digelar secara besar- besaran di Kota Yogyakarta dalam rangka Grand Opening Hoka-Hoka Bento. Acara yang akan dilaksanakan selama 2 hari yaitu Seminar pada hari Jumat pagi, Ceremony pada Sabtu pagi dan Lomba Mewarnai pada Sabtu sore. Penulis pada saat meeting mempresentasikan konsep acara dan mencatat apa saja yang kekurangan dan apa saja yang dibutuhkan lebih detail untuk acara tersebut. • Kegiatan Secara Umum Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media pada tanggal 24 Mei 2010 hingga 19 Juni 2010 di Radio Q 88,3 Yogyakarta FM. Waktu pelaksanaan KKM menyesuaikan dengan waktu kerja yang ada, yaitu Senin sampai Sabtu. Adapun bidang yang diminati oleh penulis adalah Account Executive AE. Kemampuan teoritis yang didapat penulis saat kuliah tidaklah cukup untuk bekal menghadapi persaingan dunia kerja komunikasi nantinya, sehingga dibutuhkan suatu pengalaman kerja di lapangan yang nyata. • Minggu l tanggal 24 Mei sampai dengan 29 mei 2010. Penulis diberi pegarahan oleh Account Executive selaku pembimbing selama penulis melakukan magang. Pengarahan yang diberikan berupa tugas–tugas AE di Radio Q. Tak terkecuali perkenalan oleh semua kru radio. Penulis diperkenalkan dengan produk produk yang dijual. Antara lain program promo on air. Penulis mulai aktif terlibat dalam membuat penawaran–penawaran dan paket penjualan commit to user 40 untuk beberapa klien. Penulis juga diperkenalkan dengan produk- produk yang dijual, antara lain promo on air. Yang berupa live reportase, talk show, insert tips, insert quis dan kemudian penulis membuat surat penawaran–penawaran serta paket iklan penjualan untuk beberapa klien. Aktivitas penulis juga menginput data laporan event shampo Clear ke Microsoft Excel. Penulis juga banyak berdiskusi dengan pembimbing di radio tersebut. Dalam diskusi yang sering dilakukan penulis, pembimbing memberikan gambaran umum tentang Event Organizer dan cara negosiasi yang baik di Radio Q. Kendala yang dihadapi dalam minggu pertama adalah penulis merasa kesulitan dalam menentukan dan memperhitungkan harga yang tepat untuk tiap paket. Karena untuk tiap klien berbeda. Karena penawaran harga dari tiap klien berbeda, penulis harus tetap memikirkan bagaimana cara agar klien tetap berminat dengan harga yang disepakati tetapi masih menguntungkan. Untuk spot, adlips, dan pembuatan spot iklan harus diperlukan perhitungan yang tepat. Cara yang dilakukan penulis untuk mengatasi kesulitannya adalah selalu bertanya kepada pembimbing magang. Caranya yaitu memperhitungkan harga gros dan harga net antara harga spot, adlips, dan pembuatan spot iklan agar menjadi harga yang menarik tetapi pihak media masih diuntungkan. commit to user 41 Tabel. IV.1 Penawaran Harga Iklan di Radio Q JENIS IKLAN PRIME TIME REGULER TIME 60’’ 30’’ 60’’ 30’’ LOOSE SPOT 180.000,- 151.000,- 167.000,- 137.000,- ADLIBS 183.000,- 176.000,- TIME SIGNAL 231.000,- 192.000,- 231.000,- 192.000,- BLOCKING TIME SPONSORSHIP 2.200.000,- 1.650.000,- 1.925.000,- 1.350.000,- LIVE REPORTASE 190.000,- - 190.000,- - Sumber : Company profile Radio Q tahun 2010 Tabel IV.2 Penawaran Harga Iklan Di Radio Q yang Masuk dalam Program Acara Jenis Iklan Keterangan Harga INSERT Non Quiz 3’-5’ Quiz 3’-5’ 800.000,- LIVE ON AIR Adding Charge per Hour For OB Equipment 2 Unit Mobile Transmitter 1.750.000 SPOT PRODUCTION 750.000,- Sumber : Company profile Radio Q tahun 2010 commit to user 42 • Minggu 2 , tanggal 31 Mei sampai dengan 5 Juni 2010 Penulis mulai bisa menyesuaikan diri dengan keadaan radio. Penulis masih menginput data laporan event shampo Clear kedalam Microsoft excel. Penulis juga aktif ikut serta dalam tim Off Air dalam rangka promo produk. Penulis juga ikut menawarkan produk yaitu menyebarkan flyer. Penulis diajarkan untuk membuat surat penawaran kerjasama iklan. Surat penawaran yang akan diberikan kepada klien disertai Company Profile dan Proposal harga paketan. Penulis mengajukan surat penawaran ke Boutique Bunga dan Larissa. Pada saat pengajuan surat penawaran kerjasama tersebut, penulis belajar bernegosiasi dengan klien. Beberapa hari kemudian penulis mendapatkan panggilan dari pihak Boutique Bunga yang ingin beriklan dengan radio Q, dengan program acara Beauty room. Pihak Boutique ingin bekerjasama dengan sistem semi barter. Cash money sejumlah Rp 350.000,- dan 6 voucher untuk listener. Larissa pun juga bekerjasama dengan pihak Radio Q untuk acara Talkshow Interactive kecantikan selama 1 jam dengan sistem Full Cash Money. Kontraprestasi yang didapatkan Larissa adalah Spot iklan sebanyak 25x selama 8 hari. Pada saat pengajuan surat penawaran kerjasama tersebut, penulis belajar bernegosiasi dengan klien. Kegiatan yang kedua penulis bersama marketing comunication mengikuti kegiatan Pers Confference sebagai Media di Ambarukmo plaza. Acara tersebut dalam rangka peluncuran produk minuman susu commit to user 43 yogurt “Slushy” yang membuka standnya disalah satu ruko Ambarukmo Plaza. Di Pres Converence tersebut penulis aktif bertanya mengenai produk slushy. Penulis juga banyak berkenalan dengan banyak orang media di Yogyakarta. Pada minggu ini penulis juga ikut serta bertemu dengan klien dan ikut serta melakukan perijinan tempat untuk mengadakan event dari klien “Frisian Flag” untuk promo event Frisian Flag “Kids Smart Chalenge”. Kendala yang dihadapi penulis pada minggu ini adalah penulis masih belum percaya diri dalam menawarkan produk pada saat event off air. Penulis juga belum begitu mengerti mengenai surat perijinan. Penulis juga masih belum percaya diri dalam melakukan pengajuan surat penawaran kepada klien. Cara mengatasi kesulitan tersebut penulis mempelajari tentang surat perijinan dengan arahan Account Executive. Penulis juga selalu mengikuti kegiatan penawaran produk. Penulis mencoba tenang menghadapi klien dan banyak meminta arahan kepada Account Executive Radio Q. • Minggu ke III , tanggal 07 Juni sampai dengan 12 Juni 2010. Pada minggu ini aktivitas penulis diajarkan membuat proposal event serta desain venue dan budgeting dan dana untuk sebuah event. Penulis juga mengikuti kegiatan off air yaitu mengikuti jalannya event Frisian Flag “Kids Smart Chalenge”. Dalam event tersebut penulis aktif menjadi kru event organizer Radio Q. Disini penulis ikut bekerja sama commit to user 44 selama acara berlangsung. Penulis di event Frisian Flag menjadi kru dibidang promosi dan tekhnisi. Di event ini penulis mempelajari tentang jalannya event, yaitu antara lain Operational event yang dibagi menjadi 3, pertama pra produksi perencanaan, tahap Produksi hari H, dan pasca pelaksanaan event. Sebelum menggelar event biasanya tim off air membuat perencanaan event tersebut. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini adalah menuangkan ide-ide menjadi sebuah konsep event itu sendiri, pembuatan rundown acara, pembentukan tim pembagian kerja tim, penentuanobservasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, dokumentasi dan lainnya. Selain itu juga promosi dan perijinan ke pihak instansi terkait sangat diperlukan dalam menggelar sebuah event. Selain itu penulis ikut berperan serta dalam pembuatan iklan radio “Bis Bimo”, yaitu bersama tim kreatif penulis ikut berperan dalam membuat naskah iklan dan menjadi narator untuk iklan tersebut. Kendala yang dihadapi penulis pada minggu kedua ini yaitu memperkirakan budgeting dan dana event untuk event-event on air dan off air. Penulis juga masih kesulitan membuat proposal event karena tiap klien menggunakan pendekatan yang berbeda. Cara mengatasi kesulitan tersebut penulis mencoba mempelajari dan melihat contoh proposal-proposal yang telah ada. Penulis juga tidak ragu untuk meminta pengarahan kepada Account Executive Radio Q, dari sini penulis mulai belajar membuat proposal event. commit to user 45 • Minggu IV , tanggal 14 Juni 2010 sampai dengan 19 Juni 2010. Penulis beraktivitas membuat surat penawaran kerjasama iklan dan ikut serta dalam melakukan penawaran produk-produk Radio Q dengan klien “Hoka- Hoka Bento “ serta melakukan Full up tentang penawaran yang diberikan kepada klien melaui telephone, e-mail atau pun surat janji temu. Penulis juga mengikuti event Hoka Hoka Bento dalam rangka opening Hoka-Hoka Bento. Penulis juga mengikuti event Hoka-Hoka Bento, kegiatan ini diadakan selama 2 hari. Kegiatan event ini adalah memberikan beasiswa kepada siswa berprestasi disekolah– sekolah. Antara lain MAN 2 Ponjong dan SMA Piri. Penulis juga membuat laporan bukti siar dari produk–produk yang dijual kepada klien hoka hoka bento. Penulis juga membuat laporan bukti siar untuk iklan –iklan yang disiarkan pada minggu ini. Kesulitan yang dihadapi penulis adalah belum mengerti tentang surat perjanjian. Penulis belum bisa memahami apa itu surat perjanjian dan belum bisa membuat membuat surat perjanjian. Cara yang telah dilakukan untuk mengatasi kesulitan tersebuat adalah mempelajari tentang surat perjanjian. Penuis mencoba membuatnya dengan pengarahan Account Executive. commit to user 46

C. Mekanisme Kerja Account Executive Radio Q

Dari kegiatan–kegiatan yang dilakukan penulis, penulis dapat mengetahui proses kerja seorang Account Executive di Radio Q. Adapun proses kerja Account Executive di Radio Q sebagai berikut : Account Executive mencari klien, sebelumnya mereka mencari informasi dari berbagai sumber, maupun diberi tahu langsung oleh manager tentang klien yang harus didatangi. AE mendatangi klien hanya sekedar ngobrol, bertanya–tanya dengan klien mengenai usahanya, produk yang baru dikeluarkan atau hanya sekedar bersilaturahmi. Dalam kunjungan ini AE juga membawa surat penawaran iklan serta tarif iklan di Radio Q. Dari kunjungan AE, ada AE yang langsung memberikan surat penawaran untuk beriklan di Radio Q. Namun terkadang AE memberikan surat penawaran iklan dilain hari dengan membuat janji terlebih dahulu dengan klien yang telah dikunjungi sebelumnya. Tetapi sering kali AE langsung memberikan surat penawaran kepada klien. Ketika AE memberikan surat penawaran tidak bisa langsung bertemu dengan klien langsung, biasanya AE meninggalkan surat penawaran tersebut, untuk disampaikan kepada pimpinan marketing instansilembaga klien untuk dipelajari. Kemudian setelah beberapa hari AE akan menindak lanjuti kembali apakah klien mau beriklan di Radio Q. Biasanya tindak lanjut ini dilakukan AE melalui telepon, atau membuat janji temu terlebih dahulu dengan klien kemudian mendatangi klien kembali secara langsung. Dalam mencari klien ini AE juga sering menghadiri lounching dari produk–produk terbaru, commit to user 47 konfrensi press dimana AE sebagai perwakilan media. Disini seorang AE bisa mendapatkan banyak informasi tentang produk dan sekaligus bisa menawarkan pemasangan iklan kepada klien, selain itu dengan menghadiri acara–acara seperti itu AE bisa berkenalan dengan marketing–marketing dari berbagai perusahaan sehingga menambah jaringan AE atau social networking. Dari kegiatan-kegiatanyang telah penulis lakukan, penulis mengetahui proses kerja dari seorang Account Executive di Radio Q. Adapun proses kerja Account Executive di Radio Q sebagai berikut : 1. Account Executive setelah melakukan penawaran kepada klien, bila bisa langsung bertemu dengan pemilik suatu instansilembaga maka AE akan langsung menjelaskan mengenai tarif iklan di Radio Q kepada klien. Setelah selesai menjelaskan mengenai tarif, kemudian AE melakukan negosiasi dengan klien. AE juga berusaha membujuk klien agar mau mempromosikan usahanya di Radio Q untuk melakukan negosiasi dengan klien AE bisa melakukan berulang kali untuk bertemu dengan klien. Karena belum tentu sekali negosiasi bisa selesai. Dalam negosisasi ini AE terkadang mengalami kendala dengan anggaran yang sangat minim untuk beriklan. AE pun memberikan solusi untuk klien agar tetap bisa beriklan, yaitu dengan anggaran yang ada AE tetap menyanggupi bisa beriklan namun dengan memberikan space iklan yang disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki klien. Ini memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak klien bisa mempromosikan usahanya. commit to user 48 2. Setelah klien sudah memutuskan untuk beriklan diRadio Q, kemudian AE meminta materi dari iklan tersebut, selain AE mengambil sendiri materi iklan dapat juga dikirim lewat email atau faksimili. Materi iklan ini kadang masih berupa materi iklan memtah, maksudnya materi iklan hanya berisi inti dari iklan dari klien. Kemudian AE memberikan materi iklan kebagian production, kemudian baru di siarkan pada tanggal, hari, dan jam yang telah disepakati antara AE dan klien sebelumnya. 3. Iklan menjadi tanggung jawab penuh AE. Apabila ada iklan yang disiarkan tidak sesuai dengan apa yang ada dalam materi iklan yang di berikan oleh klien maka orang pertama yang akan mendapat komplain dari klien adalah AE, dan apabila telah terjadi kesalahan dalam siaran iklan, maka AE harus menggantikan siaran iklan pada waktu yang lain. Oleh karentidak terjadi kesalahan AE juga harus mengawasi dan mengontrol iklan. 4. Iklan sudah disiarkan bukan berarti tugas AE selesai namun AE masih harus mengirimkan bukti siar iklan dari klien. Kemudian memberikan surat tagihan kepada klien. Dalam hal pengambilan tagihan ini bukan perkara yang mudah yang bisa berulang kali penagihan. AE sebelum melakukan penagihan membuat janji terlebih dahulu agar accounting dan klien atau pemilik usaha yang beriklan tadi mempersiapkan pembayaran. Dalam jangka waktu seminggu biasanya sudah bisa diambil, namun ada juga yang berbulan–bulan. Namun ada juga klien yang yang membayar commit to user 49 separuh atau beberapa persen terlebih dahulu dari total pembayaran. Jika iklan sudah disiarkan baru dibayar lunas. 5. Account Executive setiap minggunya membuat laporan mingguan kepada manager iklan, laporan ini digunakan untuk mengetahui perkembangan iklan setiap minggunya. Selain itu AE juga membuat laporan keuangan tiap bulannya dari jumlah klien yang didapat.

D. Lingkungan Kerja