peralatan, agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin
dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan selancar seperti kelengkapan fasilitas.
c. Disiplin
Kedua unsur termaksud belum menjamin akan hasil kerja yang baik, apabila tidak disertai dengan kedisiplinan. Oleh karena itu, efisiensi
termasuk dalam faktor waktu, sedangkan disiplin mengandung faktor waktu, maka antara efisiensi dan disiplin jelas sangat erat hubungannya.
Karena itu, maka disiplin adalah suatu unsur penting dalam efisiensi. Karena ketiga unsur tersebut harus menyertai manusia dalam kegiatan
usahanya.
6. Asas-asas Efisensi Kerja
Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :
a. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudan dan ringan.
Universitas Sumatera Utara
c. Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.
d. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan
hasil kerja yang ingin dicapai. e.
Asas Penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang
memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya adalah suatu tujuan pokok. Menurut
Sedarmayanti 2001:136 merumuskan pengertian tata usaha sabagai berikut : “Tata Usaha meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja dan
anggaran tahunan, pengolahan data, urusan persuratan, pelaksanaan administrasi, perencanaan dan penyimpanan dokumen sehingga segala sesuatu dapat dikontrol
oleh pimpinan”. Tata Usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-
keterangan yang berwujud enam kegiatan, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang belum ada atau berserakan bilamana diperlukan dan
dipergunakan. 2.
Mencatat Yaitu kegiatan yang menulis atau mencatat dengan memprgunakan alat
tulis yang diperlukan sehingga dapat dibaca, dikirim dan disimpan. 3.
Mengolah Yaitu kegiatan yang mengerjakan keterangan-keterangan dan
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4.
Mengganda Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan. 5.
Mengirim Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke
pihak lain. 6.
Menyimpan Yaitu ke dan giatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdianpelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagianunit Tata Usaha. Agar tercapainya
optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baikdan dalam Tata Usaha, sehingga Tata Usaha dapat berjalan sesuai dengan
fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
2. Menghimpun dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan. 5.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. 6.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
Universitas Sumatera Utara
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas. 11.
Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti
pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum
dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan
mahasiswa pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah urusan akademik
mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan Fakultas
Ekonomi yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi yang dilakukan
oleh sub bidang kepegawaian. 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan Fakultas Ekonomi untuk membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi. 3.
Membantu kelancaran perkembangan Fakultas Ekonomi sebagai suatu keseluruhan. Tata Usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan
Universitas Sumatera Utara
dan perkembangan Fakultas Ekonomi secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
