Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
memintakan otorisasi cek dan menyerahkan cek ke pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana
kas kecil. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pencatatan pengeluaran dana
kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi pemegang dana kas kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan
dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat tertentu yang di tunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil cash count secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan catatan kas. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak surprised audit terhadap saldo
dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. Menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun
2008, terdapat dua prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu prosedur pencatatan pengeluaran biaya tim kerja dan prosedur pencatatan pengeluaran
biaya kepanitiaan.
1. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang
tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu : a.
Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum meminta uang dari Bendahara Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target atau
sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan jumlah peserta yang diharapkan, penanggung jawab, pelaksana
kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan,
ditandatangani oleh koordinator tim kerja dan ketua bidang. c.
Proposal dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari sebelum kegiatan
dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d.
Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan Bendahara Dewan Paroki.
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan yang akan
dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan
persetujuan proposal kegiatan, apabila proposal kegiatan tersebut
tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran biaya dalam proposal kegiatan sama atau lebih kecil daripada RAPB
Paroki. g.
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila
proposal kegiatan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih
besar daripada Rancangan Anggaran Penerimaan dan Biaya RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat
menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan permintaan
dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua. j.
Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon sementara ke kepada pelaksana kegiatan.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat
pada catatan bon sementara. l.
Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan.
m. Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat laporan
pertanggungjawaban yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan
dan laporan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti.
n. Bardasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan
Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar BKK untuk semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani
Bukti Kas Masuk BKM untuk semua penerimaan yang diperoleh dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut
dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP, mengembalikan bon sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat realiasasi pada
cartatan bon sementara asli. o.
Berdasarkan BKK dab Bukti Kas Masuk BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya,
Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah
disediakan p.
Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti- bukti pendukungnya.
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
TIM KERJA Mulai
Proposal 1 Proposal 2
Menyerahkan proposal ke
bendahara dewan paroki
1 2
4
Proposal 2
Bon sementara 2
Mengisi bon
sementara Menerima
uang dari bendahara
Melaksanakan kegiatan dan
kemudian membuat
LPJ Bon sementa 2
Bon sementara 1
3 LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti
Menyerahkan LPJ dilampiri bukti
pendukung kepada bendahara
5 Proposal 1
Proposal 2
LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti Keterangan :
1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara
3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk
5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI 1
Memeriksa proposal
Memberikan persetujuan
tertulis
2 3
Mencatat dalam
CBTS
CBTS Diserahkan
kembali untuk direvisi
Diserahkan tim kerja untuk
dilaksanakanan Bersama uang
diserahkan ke panitia
N 4
Proposal 1 Proposal 2
Proposal 1 Proposal 2
tidak disetujui
disetuji
Bon sementa 2 Bon sementara 1
Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban
2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar
4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI
5 6
Memutuskan untuk menerima
atau menolak
Membuat dan menandatangani
BKK BKM
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
Mencatat dalam
BKDP
BKDP 6
BKK dan BKM di tandatangai
Pastor paroki Operator
memasukkan data BKK dan BBM ke
Komputer Diserahkan
kembali untuk direvisi
LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti
LPJ ditolak
LPJ diterima
Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban
2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar
4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
Selesai N
2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang
tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu : a.
Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib membuat proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta uang dari Bendahara
Dewan Paroki. b.
Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan kegiatan, target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang
dituju dan jumlah peserta yang di harapkan, susunan panitia, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan
misalnya dengan mengundang pembicara dari luar paroki, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua
dan bendahara panitia. c.
Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 empat belas hari
sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip. d.
Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan Bendahara Dewan Paroki.
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan kepaniatian
yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan dalam rapat Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan
persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah
disahkan dan anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan sama atau lebih kecil daripada Rincian Anggaran Penerimaan dan
Biaya RAPB Paroki. g.
Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat Dewan Paroki
Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam
proposal kegiatan kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki. h.
Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana kegiatan dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan
kebutuhan. i.
Untuk menerima uang, Bendahara Panitia mengajukan permintaan dengan mengisi bon sementara rangkap 2 dua.
j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon
sementara ke kepada Bendahara Panitia.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat
pada catatan bon sementara. l.
Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia kegiatan paling lambat 7 tujuh hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan.
m. Setelah selesai dilakukan, Ketua Panitia wajib membuat laporan
pertanggungjawaban kegiatan yang mencakup laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya kegiatan yang
disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan batas waktu sesuai yang ditetapkan dan diserahkan kepada Dewan Paroki
n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus dalam
rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia untuk memutuskan
penerimaan atau
penolakan atas
laporan pertanggungjawanban panitia.
o. Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban kegiatan
diterima oleh Dewan Paroki. p.
Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar BKK untuk
semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani Bukti Kas Masuk BKM untuk semua penerimaan yang diperoleh
dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut dalam Buku Kas Dewan Paroki BKDP, mengembalikan bon
sementara asli kepada bendahara panitia dan mencatat realiasasi pada catatan bon sementara .
q. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor
paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan
program akuntansi yang telah disediakan. r.
Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta bukti- bukti pendukungnya.
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
KEPANITIAAN Mulai
Proposal 1 Proposal 2
Menyerahkan proposal ke
bendahara dewan paroki
1 2
4
Proposal 2
Bon sementara 2
Mengisi bon
sementara Menerima
uang dari bendahara
Melaksanakan kegiatan dan
kemudian membuat
LPJ Bon sementa 2
Bon sementara 1
3 LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti
Menyerahkan LPJ dilampiri bukti
pendukung kepada bendahara
5 Proposal 1
Proposal 2
LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti Keterangan :
1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara
3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk
5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI 1
Memeriksa proposal
Memberikan persetujuan
tertulis
2 3
Mencatat dalam
CBTS
CBTS Diserahkan
kembali untuk direvisi
Diserahkan panitia untuk
dilaksanakanan Bersama uang
diserahkan ke panitia
N 4
Proposal 1 Proposal 2
Proposal 1 Proposal 2
tidak disetujui
disetuji
Bon sementa 2 Bon sementara 1
Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban
2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar
4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI
5 6
Memutuskan untuk menerima
atau menolak
Membuat dan menandatangani
BKK BKM
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
Mencatat dalam
BKDP
BKDP 6
BKK dan BKM di tandatangai
Pastor paroki Operator
memasukkan data BKK dan BBM ke
Komputer Diserahkan
kembali untuk direvisi
LPJ
Bon sementara 2
Bukti-Bukti
LPJ ditolak
LPJ diterima
Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban
2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar
4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
LPJ
Bon Sementara 2
Bukti-Bukti BKK
BKM
Selesai N