16
informasi oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Bahan pustaka cetak dapat dibaca tanpa harus mengunjungi perpustakaan tempat bahan pustaka tersebut tersedia lagi,
karena bahan pustaka tersebut sudah didigitalkan dan di upload ke internet, sehingga pengguna dapat langsung mengaksesnya dari mana saja. Agar bahan pustaka dapat di
upload, maka bahan pustaka yang masih dalam bentuk tercetak harus dialih mediakan kedalam bentuk digital terlebih dahulu.
2.3.1 Pengertian Digitalisasi
Digitalisasi merupakan salah satu cara dalam melakukan pemeliharaan dan pelestarian naskah kuno, berkas yang dianggap penting dan berharga untuk digunakan
dikemudian hari baik dalam bentuk foto, maupun tulisan. Menurut Soemantri 2012:2, mengemukakan bahwa :
Alih media digitalisasi merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru terbaca oleh komputer. Kegiatan Alih Media
Digitalisasi Arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun unit kearsipan di lingkungan perkantoran maupun perusahaan, dalam rangka
menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.
Sedangkan menurut Kusumah 2001:15, menyatakan bahwa :
Digitalisasi ialah bagian dari pelestarian yang berupaya untuk menyelamatkan naskah-naskah kuno dengan memanfaatkan teknologi digital seperti soft
file,foto digital, microfon, serta mengupayakan baik naskah duplikasinya agar dapat bertahan dalam jangka waktu yang relatif lama.
Dari beberapa defenisi di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi merupakan kegiatan merubah bentuk bahan pustaka dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital
Universitas Sumatera Utara
17
guna untuk menjaga nilai-nilai informasi yang terkandung dalam bahan pustaka dan mempermudah dalam penyebarluasan informasi kepada pengguna.
2.3.2 Proses Digitalisasi
Proses digitalisasi merupakan kegiatan yang tidak mudah dilaksanakan. Poses digitalisasi tidak hanya sekedar memindahkan informasi yang terdapat pada bahan
pustaka tercetak ke dalam bentuk digital, tetapi juga memiliki serangkaian tahapan atau prosedur dalam pelaksanaan kegiatan digitalisasi.
Menurut Pendit 2007:241 Dalam dunia perpustakaan, proses digitalisasi adalah :
Sebuah proses yang mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Digitalisasi merupakan sebuah terminology untuk menjelaskan proses alih
media dari bentuk cetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk
fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Tujuan Digitalisasi, tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi
dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari berbagai kerusakan koleksi bahan pustaka.
Sehubungan dengan penjelasan di atas,Pendit 2007:244-245 dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan Digital : Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi
Indonesia, menjelaskan tentang proses digitalisasi yang dibedakan menjadi 3 tiga kegiatan utama, yaitu :
1. Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam bentuk
cetak dan mengubahnya kedalam betuk berkas digital. 2.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF didalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink,
dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
18
3. Uploading, proses pengisian input metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library.
Proses pembuatan dokumen digital menurut Saleh 2010:13 secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital.
2. Pembongkaran jilid koleksi agar bisa dibacaalat pemindai scanner.
3. Pembacaaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat
pemindai yang kemudian disimpan dalam format file PDF. 4.
Pengeditan. 5.
Pembuatan serta pengelolaan metadata basis data agar dokumen tersebut dapat diakses dengan cepat.
6. Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak jika diperlukan.
7. Pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis data ke CD-ROOM
atau DVD. 8.
Penjilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar. Tahapan kegiatan menuju alih media koleksi perpustakaan seperti yang
dinyatakan oleh Syamsuddin 2007 dalam artikel yang berjudul “Pemanfaatan alih media untuk pengembangan perpustakaan digital” adalah:
a. Menyusun perencanaan perpustakaan digital Grand desain. b. Persiapan SDM perpustakaan.
1 Memiliki kompetensi teknologi informasi dan komputer. 2 Melaksanakan pendidikan dan pelatihan SDM yang
berkesinambungan. 3 Penyediaan fasilitas bagi pengguna jasa layanan informasi
digital.
c. Penyiapan infrastuktur perpustakaan digital. 1 Penyiapan ruangan : ruang server, ruang koleksi, ruang baca,
ruang reproduksi, ruang foto copy, ruang administrasi, dll. 2 Penggelaran jaringan komunikasi, LAN, WAN, Wireless,
internet. 3 Pemasangan server, komputer terminal, komputer untuk
database koleksi, scanner, printer, fotocopy, dll. 4 Instalasi software komputer dan menyiapkan buku-buku
petunjuk teknis yang dibutuhkan untuk kelengkapan perpustakaan digital.
Universitas Sumatera Utara
19
d. Kegiatan alih media koleksi perpustakaan. 1 Pembuatan daftar dan pengelompokkan koleksi yang akan
dilakukan alih media. 2 Pengambilan koleksi dari ruang koleksi.
3 Melakukan scan menggunakan scanner terhadap koleksi sesuai urutan dalam daftar dan kelompok koleksi.
4 Pengecekan dan pencocokan kelengkapan hasil scan dan koleksi yang di scan.
5 Pengembalian koleksi ke ruang koleksi. 6 Hasil scan koleksi disimpan ke dalam database dan server
termasuk membuat back up data, pemberian nama khusus terhadapdokumen untuk memudahkan proses temu kembali.
7 Hasil scan koleksi disiapkan dalam bentuk CD atau DVD untuk disimpan dalam ruang koleksi atau untuk kebutuhan diseminasi
informasi. 8 File-file hasil scan koleksi dihubungkan ke dalam website
perpustakaan digital agar bisa diakses oleh pengguna melalui jaringanLAN WAN internet.
9 Membuat buku petunjuk bagi pengguna tentang caramelakukan temu kembali akses informasi dan peraturan-peraturanterhadap
hak kekayaan intelektual HaKI terhadap koleksi bentukdigital.
e. Pengawasan, control, dan pengembangan perpustakaan digital ke depan. Proses Alih Media dokumen DigitalDigitalisasi juga diatur pada PP. Nomor
88 Tahun 1999, tidak semata mata melakukan proses scanning saja tetapi adanya suatu proses dan tahapan yang harus dilalui, yaitu :
1. Melakukan identifikasi terhadap dokumen yang akan dialih mediakan
meliputi : kondisi dokumen, ukuran, jenis, jumlah, kerahasiaan dan faktor lainnya.
2. Kerja sama dan komunikasi yang baik antara dua pihak pelaksana vendor
alih media dengan user dalam menentukan SOP dan hasil yang ingin dicapai dalam proses alih media penentuan nama, pola klasifikasi arsip,
media penyimpanan kertas, securiy, format image yang digunakan, lokasi pekerjaan, termin waktu yang diinginkan dan sebagainya.
3. Proses cleaning dan sorting terhadap dokumen yang akan dilakukan
proses scanning seperti pembersihan debu, pembukaan paper clip dan pemilahan dokumen yang tidak perlu serta dokumen ganda yang akan di
scanning.
4. Quality control terhadap hasil dalam proses scanning untuk mendapatkan
dan mencapai target hasil yang diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
20
5. Proses entry data kedalam pola klasifikasi yang telah ditentukan dalam
suatu sistem yang telah ditetapkan dalam SOP bersama. 6.
Proses Back data hasil scanning baik image maupun database yang telah dilakukan dalam proses alih media dokumen digital.
Dari beberapa pengertian di atas dapat dikemukakan bahwa proses digitalisasi dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan-tahapan atau prosedur dalam
pelaksanaan kegiatan digitalisasi. Proses digitalisasi dapat mencakup kegiatan- kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan guna untuk memperoleh
hasil dengan kualitas yang baik.
2.3.3 Tujuan Digitalisasi
