Kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai : 1.
Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah 2.
Secara komunikasi untuk memberi tahu kepada para pemakai, administrator, dewan Pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri
koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya 3.
Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.
2.5.2 Pengolahan
“Pengolahan bahan pustaka dilakukan sejak bahan pustaka masuk keperpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan atau dipinjam oleh pengguna
perpustakaan” Rachmat, 2000: 19. Menurut P. Sumardji 1993 : 25 “kegiatan pengolahan bahan pustaka
adalah kegiatan mempersiapkan bahan yang telah diperoleh agar dengan mudah dapat diatur ditempat-tempat atau rak-rak penyimpanan sehingga mudah untuk
dilayankan kepada pengguna”. Adapun hal-hal yang termasuk dalam pengolahan yaitu:
1 Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan memeriksa, memberi stempel, dan mencatatmendaftar semua koleksi perpustakaan dalam buku induk dan
diberi nomor induk, setiap satu eksemplar satu nomor. Setiap jenis koleksi dicatat dalam buku induk tersendiri seperti buku induk untuk mencatat
koleksi buku, majalah, surat kabar, dan lain-lain Rachmat, 2000: 20.
Menurut Soetimah1992: 81 inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dan mencatat dalam buku yang bersangkutan.
Jenis inventarisasi yaitu: A.
Inventarisasi Buku Induk untuk Buku Buku induk untuk buku mempunyai fungsi yaitu:
a Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan
b Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat
c Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan pada
saattahun tertentu d
Untuk mengetahui judul-judul buku yang hilang
Universitas Sumatera Utara
e Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa,
pembelian, hadiah, maupun berdasarkan tukar-menukar Tata cara pencatatan buku induk yaitu terdiri dari:
1 Tanggal penerimaan
2 Pengarang
3 Judul
4 Asal perolehan
5 Penerbit
6 Tahun terbit
7 Nomor induk
8 Harga
9 Keterangan lain bahasa, jumlah, dan lain-lain
B. Inventarisasi buku induk untuk majalah
Majalah adalah terbitan yang direncanakan diterbitkan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama untuk subyek tertentu. Majalah
biasanya diterbitkan lebih dari satu kali dalam setahun dengan dibubuhi volume dan nomor yang berurutan untuk setiap terbitan. Pencatatan
majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang; melihat riwayat majalah; dan untuk mengetahui
nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong Yulia, 1993: 155. Adapun yang dilakukan dalam inventarisasi adalah :
a. Menyediakan buku khusus inventaris dan menentukan apa saja dari ciri bahan
pustaka yang hendak ditulis dalam inventaris. b.
Menentukan letak stempel kepemilikan agar ada keseragaman. c.
Menginventarisasi semua bahan pustaka sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut ada diperpustakaan yang bersangkutan.
d. Memberi stempel sesuai ketentuan
2 Katalogisasi
Menurut Yusuf2007: 45 “katalog adalah daftar buku-buku dengan segenap keterangan kelengkapannya data bibliografinya dari buku yang
didaftarnya itu. Sedangkan katalogisasi adalah proses pembuatan katalog”.
Universitas Sumatera Utara
Katalogisasi adalah kegiatan membuat entri dalam kartu atau daftar mengenai buku dan bahan pustaka lainnya yang ada dalam koleksi perpustakaan
yang disusun menurut aturan tertentu. Katalogisasi adalah proses pembuatan daftar pustaka buku,
majalah,Compact DiscCD, film mikro dan sebagainya milik suatu perpustakaan. Daftar ini berfungsi untuk mencatat koleksi yang dimiliki,
membantu proses temu kembali, dan mengembangkan standar-standar bibliografi internasional Lasa Hs, 2007:129.
Katalogisasi diawali dengan kegiatan pengatalogan deskriftif yaitu
menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan.Kegiatan ini berpedoman pada peraturan katalogisasi Indonesia edisi 4 Perpustakaan Nasional, 1994 yang
bersumber pada peraturan pengatalogan standar internasional yaitu “The Anglo American Cataloguing Rules” AACR. Kegitan dilanjutkan dengan pembuatan
kartu katalog yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan pengarang, judul, subjek, dan jejakan lain serta shelf dan dijajarkan pada laci-laci katalog.
Adapun fungsi umum dari katalog menurut Pawit, 2007: 46 adalah: 1.
Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil call
number. 2.
Mendaftar semua buku atau bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan kedalam satu
tempat khusus di perpustakaan guna memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan.
3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di
perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
Adapun tujuan katalogisasi menurut Sulistyo-Basuki1991 adalah : a.
Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang dapat diketahui melalui pengarangnya, judul, atau subjeknya.
b. Menunjukkan buku yang dimiliki oleh perpustakaan.
c. Membantu dalam pemilihan buku
Universitas Sumatera Utara
Katalog perpustakaan adalah sarana temu balik oleh karena itu perpustakaan haruslah memiliki katalog. Dalam hal ini katalog perpustakaan dapat
berbentuk kartu dan juga secara on-line atau dengan tersimpan di dalam komputer.
Tata kerja pengatalogan menurut Depdikbud 1979: 16 terbagi 2 yaitu : a.
Kegiatan kerja profesional 1.
Menetapkan katalog yang dipergunakan 2.
Menetapkan macam katalog yang disajikan 3.
Menetapkan macam dan tempat penempelan label 4.
Menetapkan pedoman penyusunan koleksi di rak b.
Kegiatan kerja non profesional 1.
Melaksanakan pengetikan katalog sesuai dengan sistem yang ditetapkan
2. Melakukan penggandaan katalog sesuai dengan macam yang dipilih
3. Melaksanakan penempelan label sesuai dengan macam dan
tempatnya yang telah ditentukan 4.
Melaksanakan penyusunan katalog sesuai dengan pedoman 5.
Melakukan penyusunan di rak sesuai dengan pedoman
Contoh kartu katalog menurut Pawit2007: 48 yaitu:
342 DAR DARMODIHARDJO, Djadji.
o Orientasi singkat Pancasila; dilengkapi dengan Pedoman Penghayatan dan Pengamalan
Pancasila Ketetapan MPR No. 11MPR1978 oleh Dardji Darmodihardjo.-Malang:
Universitas Brawijaya, 1979.
132 hal.—22 cm
Universitas Sumatera Utara
Gambar 1. Contoh Kartu Katalog Entri Utama di bawah Pengarang Keterangan gambar:
1 Nomor buku call number;
2 Nama pengarang, dibalik;
3 Judul buku, ditulis lengkap;
4 Anak judul;
5 Nama pengarang, tidak dibalik;
6 Kota atau tempat terbit;
7 Penerbit;
8 Tahun terbit;
9 Jumlah halaman; dan
10 Ukuran atau tinggi buku.
3 Klasifikasi
Klasifikasi adalah kegiatan menganalisa isi bahan pustaka dan menetapkan kode menurut sistem tertentu yang tepat untuk sebuah buku, karangan
dalam majalah dan lain-lain. Penetapan nomor klasifikasi bahan pustaka menggunakan sarana bantu “Terjemahan Ringkasan Desimal dan Indeks
Relatif: disesuaikan dengan DDC 20” Perpustakaan Nasional, 1983. Sedangkan menurut P. Sumardji2010 adalah “kegiatan pengelompokan
bahan pustaka sesuai dengan macam dan bidang ilmu masing-masing”. Menurut Pawit2007: 40 “klasifikasi adalah penggolongan atau
pengelompokan buku berdasarkan subjek atau isi buku yang bersangkutan”. Tujuan klasifikasi menurut Sulistyo-Basuki 1991 adalah:
1. Membantu pemakai mengidentifikasi dan melokalisasi sebuah dokumen
berdasarkan nomor panggil 2.
Mengelompokkan semua dokumen sejenis menjadi satu Ada beberapa sistem klasifikasi untuk menentukan notasi bahan pustaka
yakni: a.
DDC Dewey Decimal Clasification b.
UDC Universal Decimal Clasification c.
LC Library of Congress Clasification
Universitas Sumatera Utara
Mekanisme skema klasifikasi tersebut di atas perlu dipahami untuk menjamin kelancaran klasifikasi.
Contoh kelas utama Dewey Decimal Clasification DDC Pawit2007: 41 yaitu: 000
Karya Umum 100
Filsafat dan Psikologi 200
Agama 300
Ilmu-Ilmu Sosial 400
Bahasa 500
Ilmu-Ilmu Murni 600
Ilmu-Ilmu Terapan 700
Kesenian dan Olahraga 800
Kesusastraan 900
Sejarah
4 Pelabelan
Menurut P. Sumardji 1992: 26 pelabelan adalah kegiatan membuat atau menulis nomor penempatan call number setiap bahan pustaka pada label
tertentu, kemudian menempelkannya pada punggung masing-masing bahan pustaka sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
5 Penyelesaian
Penyelesaian adalah kegiatan pembuatan dan pemasangan kelengkapan fisik bahan pustaka seperti kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, dan
label atau tanda buku nomor panggil.
6 Pengaturan Koleksi
Penetapan koleksi perpustakaan sekolah diatur sedemikian rupa agar para pengguna mudah mencari koleksi yang diperlukan.
a. Pengaturan Buku
Buku diatur menurut urutan subjek dan ditempatkan pada rak buku yang tersedia. Buku yang berukuran lebih tinggi atau lebar oversize books
ditempatkan terpisah dari buku yang berukuran biasa.Selain itu, pengaturan buku juga disesuaikan dengan kegunaan masing-masing buku tersebut,
misalnya, buku-buku rujukan tidak disatukan dengan buku-buku pelajaran.
Universitas Sumatera Utara
b. Pengaturan Majalah
Majalah lepas disimpan dalam kotak dan ditempatkan pada rak berdasarkan urutan abjad judul majalah. Majalah yang dianggap penting, setelah lengkap
terkumpul, kemudian dijilid.Penyusunan majalah yang sudah dijilid di dalam rak juga berdasarkan abjad judul majalah atau nomor klasifikasi.
c. Pengaturan Surat Kabar
Surat kabar baru disusun pada alat penjepit surat kabar. Setelah terkumpul lengkap selama satu minggu, surat kabar dikeluarkan dari alat penjepit untuk
menunggu pengolahan selanjutnya misalnya, menjadi koleksi guntingan surat kabar atau untuk penyusunan indeks artikel surat kabar. Setelah jangka waktu
tertentu koleksi surat kabar dikeluarkan dari koleksi. d.
Pengaturan Bahan Bukan Buku Koleksi bukan buku, misalnya peta, bahan audio visual, disket, Compact Disc
CD, dan lain-lain ditempatkan pada tempat khusus sesuai dengan jenis bahan tersebut. Ada yang ditempatkan dalam map khusus dan dijajarkan
dalam lemari arsip filing cabinet atau ditempatkan dalam kotak khusus yang dibuat untuk menyimpan bahan-bahan tersebut. Untuk memudahkan
penelusuran, masing-masing map atau kotak diberi label yang memuat deskripsi bibliografi pustaka yang bersangkutan.
2.5.3 Pemeliharaan
