commit to user
Mengingat pentingnya prosedur pemberian kompensasi pada perusahaan, maka penulis melakukan penelitian di PT. KUSUMAHADI SANTOSA dengan
memperoleh informasi dari karyawan perusahaan antara lain : kasie personalia dan beberapa staff personalia selaku fungsi kepegawaian.
Hasil informasi yang diperoleh penulis bahwa prosedur pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA selama ini telah dilaksanakan dengan baik.
Masing- masing fungsi melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan serta diproses secara terperinci dan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan.
Berdasarkan permasalahan dan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir dengan judul “ Prosedur Pemberian
Kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang masalah, maka penulis mengidentifikasikan perumusan masalah pada penelitian ini sebagai berikut : “Bagaimanakah prosedur
pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari pengamatan yang dilaksanakan adalah: 1. Untuk mengetahui prosedur pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI
SANTOSA. 2. Memberikan masukan kepada manajemen perusahaan dalam menentukan
kebijakan- kebijakan sebagai pertimbangan untuk menentukan prosedur pemberian kompensasi secara obyektif agar terhindar dari adanya penyelewengan
yang mungkin terjadi. 3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program
Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
D. Manfaat Pengamatan
Pesatnya kemajuan teknologi di era globalisasi saat ini, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan prosedur pemberian kompensasi dengan menggunakan teknologi
modern untuk lebih meminimalisasi terjadinya kekeliruan dalam perhitungan dan juga menghemat waktu dalam mengolah data- data yang dibutuhkan.
commit to user
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PROSEDUR
a. Pengertian Prosedur
Pengertian Prosedur menurut Mulyadi 1997: 6 adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen
atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yeng terjadi berulang-ulang.
Dalam suatu prosedur menunjukkan bagaimana masing-masing tugas akan dilaksanakan, bila hal tersebut akan dilaksanakan dan siapa yang akan
melaksanakan. Batas-batas waktu normal ditetapkan bahwa masing-masing tugas maupun hasil akhir akan dilaksanakan George R. Terry, 1986 : 219.
Menurut Wursanto 1991 pengertian prosedur adalah Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkutan paut dengan pemilihan suatu cara
bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berpikir, tetapi
juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna menjalankan suatu kegiatan tertentu.
Prosedur tidak hanya melibatkan aspek financial saja, tetapi aspek manajemen juga memiliki peranan penting. Prosedur merupakan rangkaian
langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien serta
dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang terperinci menurut waktu yang telah ditetapkan.
b. Karakteristik Prosedur
Menurut Mulyadi 2001: 6 prosedur mempunyai beberapa karakteristik berikut ini, antara lain :
1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi 2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya yang seminimal mungkin. 3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
commit to user
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggungjawab. 5. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi.
7. Mencegah terjadinya penyimpangan. 8. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit.
c. Manfaat Prosedur
Manfaat prosedur secara umum antara lain : 1. Memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform,
antara lain dalam bentuk standarisasi data format. 2. Mengurangi adanya kegiatan yang tumpang-tindih dan pengulangan.
3. Mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah merupakan keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan
harus dilakukan. Sedangkan manfaat secara langsung bagi organisasi adalah mencegah
kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang kurang sinkron antara bidang, bagian, atau individu pelaksanaan yang dapat menjurus pada timbulnya
konflik dan kebingungan Iman Soeharto, 2001 : 415.
B. KOMPENSASI
a. Pengertian Kompensasi
Kompensasi biasanya disebut juga penghargaan yang merupakan setiap bentuk penghargaan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa
atas kontribusi yang mereka berikan kepada organisasi Mutiara S. Panggabean, 2002: 75.
Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas
jasa yang diberikan kepada perusahaan. Kompensasi berbentuk uang, artinya kompensasi dibayar dengan sejumlah uang kartal kepada karyawan yang
bersangkutan. Sedangkan kompensasi berbentuk barang, artinya kompensasi dibayar dengan barang. Misalnya kompensasi dibayar 10 dari produksi yang
dihasilkan. Malayu S.P. Hasibuan, 2002: 118
commit to user
Kompensasi dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Kompensasi langsung direct compensation berupa gaji, upah, dan upah
insentif. 2. Kompensasi tidak langsung employee welfare yang biasa disebut
dengan kesejahteraan karyawan. Kompensasi biasa diberikan untuk menarik karyawan yang cakap
untuk masuk ke dalam organisasi, mendorong mereka untuk berprestasi tinggi, serta mempertahankan karyawan yang produktif dan berkualitas agar tetap
setia.
b. Faktor Penentuan Kompensasi
Tinggi rendahnya kompensasi dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu: adanya penawaran dan permintaan, serikat pekerja, kemampuan untuk
membayar, produktivitas, biaya hidup, dan pemerintah Mutiara S. Panggabean, 2002: 81.
Adanya penawaran dan permintaan akan tenaga kerja mempengaruhi program kompensasi, di mana jika penawaran atau jumlah tenaga kerja sedikit
maka gaji cenderung tinggi dan berlaku sebaliknya. Kedudukan pihak karyawan yang kuat juga berperan dalam penentuan kompensasi.
Dalam menentukan besarnya gaji yaitu berapa rupiah yang harus diterima karyawan, sebenarnya ada landasan yang telah ditetapkan oleh pihak
yang berwenang. Penetapan gaji yang ada telah ditetapkan oleh Dewan Penguapahan Daerah untuk masing- masing jenis industri Heidjrachman
Ranu Pandojo, 1982: 84. Kompensasi merupakan komponen biaya produksi, maka jika
kompensasi semakin besar, maka biaya produksi juga semakin besar dan jika biaya produksi besar, maka harga pokok juga besar. Pada perusahaan yang
sudah memiliki nama baik dan masyarakat sudah beranggapan bahwa barang yang dihasilkan berkualitas, maka besarnya harga pokok yang mengakibatkan
tingginya harga jual masih dapat digunakan oleh perusahaan. Oleh karena itu, kemampuan perusahaan untuk membayar gaji karyawannya tergantung dari
skala usaha dan nama baik perusahaan.
commit to user
c. Tujuan Kompensasi
Menurut Malayu S.P. Hasibuan 2002: 121, tujuan pemberian kompensasi balas jasa antara lain adalah:
1. Ikatan Kerja Sama Dengan pemberian kompensasi terjalinlah ikatan kerja sama
formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pengusahamajikan wajib
membayar kompensasi sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 2. Kepuasan Kerja
Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan- kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh
kepuasan kerja dari jabatannya. 3. Pengadaan Efektif
Jika program kompensasi ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah.
4. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan
mudah memotivasi bawahannya.
C. PROSEDUR PEMBERIAN KOMPENSASI
Prosedur kompensasi merupakan suatu jaringan berbagai sub proses yang komplek dengan maksud untuk memberikan balas jasa kepada karyawan bagi
pelaksanaan pekerjaan untuk memotivasi mereka agar mencapai tingkat prestasi kerja yang diinginkan. Diantara komponen- komponen prosedur ini adalah pembayaran
upah dan gaji, pemberian kompensasi pelengkap seperti pembayaran asuransi, cuti sakit dan sebagainya.
Pada umumnya pembayaran upah dalam organisasi ditentukan oleh aliran- aliran kegiatan yang mencakup analisis pekerjaan, penulisan diskripsi pekerjaan,
evaluasi pekerjaan, survai upah dan gaji, analisis masalah- masalah organisasional yang relevan, penentuan harga pekerjaan, penetapan aturan- aturan administrasi
pengupahan dan pembayaran upah kepada karyawan.
commit to user
Dari beberapa penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur kompensasi adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas
yang menentukan pemberian imbalan atas hasil kerja seseorang. Seperangkat unsur prosedur kompensasi tersebut antara lain :
1. Rekapitulasi Gaji a. Menarik data Absensi karyawan dari mesin absen Finger Print atau
input data dari time card. b. Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian antara jam kerja lembur
dari mesin absen Finger Print dengan SPL Surat Perintah Lembur, jika tidak sesuai akan dikonfirmasikan kepada bagian administrasi
Departemen atau Bagian yg bersangkutan. c. Memasukkan data absensi jam lembur karyawan pada Calculation of
Salary Received. d. Melakukan update data keluar masuk karyawan secara berkala pada
Data Setup Karyawan yang diinformasikan dan dikonfirmasikan kepada administrasi produksi.
e. Melakukan perhitungan gaji karyawan pada Calculation Of Salary Received berdasarkan :
1. Data setup karyawan, 2. Data kehadiran dan perhitungan lembur,
3. Data potongan anggota koperasi, 4. Uang kesejahteraan hamil duckdownpedding,
5. Medical reimbursement,
6. Klaim gaji bulan sebelumnya. f. Membuat rangkuman pembayaran gaji setiap Departemen pada
Rekapitulation by department”. 2. Pengajuan Dana Pembayaran Gaji
a. Membuat voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji berdasarkan Rekapitulation by departement.
b. Mengajukan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji kepada Manager Personalia untuk dilakukan persetujuan.
commit to user
c. Manajer Personalia memeriksa voucher dan menandatangani jika sudah dianggap sesuai dan mengembalikan kepada payroll untuk di
tindak lanjuti. d. Mengajukan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji kepada
direktur untuk dilakukan pesetujuan. e. Direktur memeriksa voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji
dan menandatanganinya jika sudah dianggap sesuai. f. Menyerahkan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji ke
bagian Accounting untuk dilakukan pencairan dana. g. Bagian accounting membuat schedule dan menyiapkan dana supaya
tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran gaji. h. Melakukan serah terima uang kepada payroll dengan kwitansi tanda
terima sebagai bukti tertulis serah terima uang. 3. Pembayaran Gaji Karyawan
a. Membuat slip gaji dengan memakai kertas rangkap 2 ply untuk karyawan dengan menggunakan Microsoft Access.
b. Menyiapkan amplop dan menggabungkannya dengan slip c. Membuat Bukti Rekapitulasi Gaji Karyawan dan Bukti Penerimaan
Gaji Karyawan. d. Memasukkan uang pada amplop sesuai dengan jumlah yang tertera
pada slip gaji. e. Menyerahkan uang gaji dan Bukti Penerimaan Gaji kepada
administrasi bagian masing-masing.
f. Bagian administrasi menerima gaji dari payroll dan menandatangani Bukti Rekapitulasi Gaji Karyawan.
g. Membagikan gaji kepada karyawan dan mengumpulkan salinan slip gaji beserta Bukti Penerimaan Gaji Karyawan yang sudah
ditandatangani oleh masing-masing karyawan. h. Karyawan menerima gaji dan memeriksa kesesuaian jumlah terhadap
jam kerja yang dijalani oleh karyawan. Jika sudah sesuai, Slip Gaji Bukti Penerimaan Gaji Karyawan ditandatangani.
commit to user
http:www.keepandshare.comdoc1694712prosedur-pembayaran-gaji-rev-0-pdf- january-20-2010-5-05-pm
Berdasarkan uraian di atas diketahui agar kompensasi terasa adil, maka evaluasi pekerjaan, survei gaji, dan penilaian prestasi kerja merupakan serangkaian
kegiatan yang perlu dilakukan dalam pemberian kompensasi.
commit to user
12
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Penulis melakukan pengamatan ini di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar, pada bagian Departemen Umum dan Personalia. Pengamatan ini
dilakukan oleh penulis selama 30 hari kerja atau 200 jam kerja efektif antara bulan Januari hingga Februari 2012. Penulis memilih lokasi tersebut karena :
1. PT. KUSUMAHADI SANTOSA mempunyai karyawan yang cukup banyak yaitu sekitar 1300an karyawan, sehingga dimungkinkan adanya
permasalahan dalam
pelaksanaan sistem
penggajian dan
kompensasinya. 2. Berlokasi di Jalan Raya Solo-Tawangmangu Km. 9, termasuk kawasan
yang strategis, mudah dijangkau dan tidak jauh di kota Solo 3. Penulis mendapat ijin untuk magang di perusahaan dan bias
mendapatkan data- data yang diperlukan dalam menyusun Tugas Akhir.
B. Jenis Pengamatan
Metode pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengamatan deskriptif adalah pengamatan yang memberikan
gambaran terhadap objek yang diteliti secara sistematis. Pengamatan kualitatif menyajikan data yang dikumpulkan terutama dalam bentuk kata-kata, kalimat, atau
gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Jadi, pengamatan deskriptif kualitatif adalah pengamatan yang studi kasusnya mengarah
pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya H.B Sutopo, 2002:
111. Dengan demikian metode ini memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat pengamatan dilakukan atau masalah yang
bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat. Dimana pengamatan ini
menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek pengamatan
commit to user
berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya, dan mencoba menganalisis untuk
memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif dengan observasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan dan
pencatatan langsung di lokasi penelitian mengenai kegiatan yang ada dan sedang berlangsung.
C. Penentuan Sumber Data