Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan

commit to user Mengingat pentingnya prosedur pemberian kompensasi pada perusahaan, maka penulis melakukan penelitian di PT. KUSUMAHADI SANTOSA dengan memperoleh informasi dari karyawan perusahaan antara lain : kasie personalia dan beberapa staff personalia selaku fungsi kepegawaian. Hasil informasi yang diperoleh penulis bahwa prosedur pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA selama ini telah dilaksanakan dengan baik. Masing- masing fungsi melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan serta diproses secara terperinci dan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan. Berdasarkan permasalahan dan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir dengan judul “ Prosedur Pemberian Kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang masalah, maka penulis mengidentifikasikan perumusan masalah pada penelitian ini sebagai berikut : “Bagaimanakah prosedur pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA?”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari pengamatan yang dilaksanakan adalah: 1. Untuk mengetahui prosedur pemberian kompensasi di PT. KUSUMAHADI SANTOSA. 2. Memberikan masukan kepada manajemen perusahaan dalam menentukan kebijakan- kebijakan sebagai pertimbangan untuk menentukan prosedur pemberian kompensasi secara obyektif agar terhindar dari adanya penyelewengan yang mungkin terjadi. 3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. commit to user

D. Manfaat Pengamatan

Pesatnya kemajuan teknologi di era globalisasi saat ini, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan prosedur pemberian kompensasi dengan menggunakan teknologi modern untuk lebih meminimalisasi terjadinya kekeliruan dalam perhitungan dan juga menghemat waktu dalam mengolah data- data yang dibutuhkan. commit to user 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PROSEDUR

a. Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut Mulyadi 1997: 6 adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yeng terjadi berulang-ulang. Dalam suatu prosedur menunjukkan bagaimana masing-masing tugas akan dilaksanakan, bila hal tersebut akan dilaksanakan dan siapa yang akan melaksanakan. Batas-batas waktu normal ditetapkan bahwa masing-masing tugas maupun hasil akhir akan dilaksanakan George R. Terry, 1986 : 219. Menurut Wursanto 1991 pengertian prosedur adalah Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkutan paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berpikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna menjalankan suatu kegiatan tertentu. Prosedur tidak hanya melibatkan aspek financial saja, tetapi aspek manajemen juga memiliki peranan penting. Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang terperinci menurut waktu yang telah ditetapkan.

b. Karakteristik Prosedur

Menurut Mulyadi 2001: 6 prosedur mempunyai beberapa karakteristik berikut ini, antara lain : 1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi 2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin. 3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. commit to user 4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggungjawab. 5. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan. 6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi. 7. Mencegah terjadinya penyimpangan. 8. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit.

c. Manfaat Prosedur

Manfaat prosedur secara umum antara lain : 1. Memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform, antara lain dalam bentuk standarisasi data format. 2. Mengurangi adanya kegiatan yang tumpang-tindih dan pengulangan. 3. Mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah merupakan keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan. Sedangkan manfaat secara langsung bagi organisasi adalah mencegah kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang kurang sinkron antara bidang, bagian, atau individu pelaksanaan yang dapat menjurus pada timbulnya konflik dan kebingungan Iman Soeharto, 2001 : 415. B. KOMPENSASI

a. Pengertian Kompensasi

Kompensasi biasanya disebut juga penghargaan yang merupakan setiap bentuk penghargaan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa atas kontribusi yang mereka berikan kepada organisasi Mutiara S. Panggabean, 2002: 75. Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Kompensasi berbentuk uang, artinya kompensasi dibayar dengan sejumlah uang kartal kepada karyawan yang bersangkutan. Sedangkan kompensasi berbentuk barang, artinya kompensasi dibayar dengan barang. Misalnya kompensasi dibayar 10 dari produksi yang dihasilkan. Malayu S.P. Hasibuan, 2002: 118 commit to user Kompensasi dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Kompensasi langsung direct compensation berupa gaji, upah, dan upah insentif. 2. Kompensasi tidak langsung employee welfare yang biasa disebut dengan kesejahteraan karyawan. Kompensasi biasa diberikan untuk menarik karyawan yang cakap untuk masuk ke dalam organisasi, mendorong mereka untuk berprestasi tinggi, serta mempertahankan karyawan yang produktif dan berkualitas agar tetap setia.

b. Faktor Penentuan Kompensasi

Tinggi rendahnya kompensasi dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu: adanya penawaran dan permintaan, serikat pekerja, kemampuan untuk membayar, produktivitas, biaya hidup, dan pemerintah Mutiara S. Panggabean, 2002: 81. Adanya penawaran dan permintaan akan tenaga kerja mempengaruhi program kompensasi, di mana jika penawaran atau jumlah tenaga kerja sedikit maka gaji cenderung tinggi dan berlaku sebaliknya. Kedudukan pihak karyawan yang kuat juga berperan dalam penentuan kompensasi. Dalam menentukan besarnya gaji yaitu berapa rupiah yang harus diterima karyawan, sebenarnya ada landasan yang telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Penetapan gaji yang ada telah ditetapkan oleh Dewan Penguapahan Daerah untuk masing- masing jenis industri Heidjrachman Ranu Pandojo, 1982: 84. Kompensasi merupakan komponen biaya produksi, maka jika kompensasi semakin besar, maka biaya produksi juga semakin besar dan jika biaya produksi besar, maka harga pokok juga besar. Pada perusahaan yang sudah memiliki nama baik dan masyarakat sudah beranggapan bahwa barang yang dihasilkan berkualitas, maka besarnya harga pokok yang mengakibatkan tingginya harga jual masih dapat digunakan oleh perusahaan. Oleh karena itu, kemampuan perusahaan untuk membayar gaji karyawannya tergantung dari skala usaha dan nama baik perusahaan. commit to user

c. Tujuan Kompensasi

Menurut Malayu S.P. Hasibuan 2002: 121, tujuan pemberian kompensasi balas jasa antara lain adalah: 1. Ikatan Kerja Sama Dengan pemberian kompensasi terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pengusahamajikan wajib membayar kompensasi sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 2. Kepuasan Kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan- kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. 3. Pengadaan Efektif Jika program kompensasi ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah. 4. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya. C. PROSEDUR PEMBERIAN KOMPENSASI Prosedur kompensasi merupakan suatu jaringan berbagai sub proses yang komplek dengan maksud untuk memberikan balas jasa kepada karyawan bagi pelaksanaan pekerjaan untuk memotivasi mereka agar mencapai tingkat prestasi kerja yang diinginkan. Diantara komponen- komponen prosedur ini adalah pembayaran upah dan gaji, pemberian kompensasi pelengkap seperti pembayaran asuransi, cuti sakit dan sebagainya. Pada umumnya pembayaran upah dalam organisasi ditentukan oleh aliran- aliran kegiatan yang mencakup analisis pekerjaan, penulisan diskripsi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, survai upah dan gaji, analisis masalah- masalah organisasional yang relevan, penentuan harga pekerjaan, penetapan aturan- aturan administrasi pengupahan dan pembayaran upah kepada karyawan. commit to user Dari beberapa penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur kompensasi adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas yang menentukan pemberian imbalan atas hasil kerja seseorang. Seperangkat unsur prosedur kompensasi tersebut antara lain : 1. Rekapitulasi Gaji a. Menarik data Absensi karyawan dari mesin absen Finger Print atau input data dari time card. b. Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian antara jam kerja lembur dari mesin absen Finger Print dengan SPL Surat Perintah Lembur, jika tidak sesuai akan dikonfirmasikan kepada bagian administrasi Departemen atau Bagian yg bersangkutan. c. Memasukkan data absensi jam lembur karyawan pada Calculation of Salary Received. d. Melakukan update data keluar masuk karyawan secara berkala pada Data Setup Karyawan yang diinformasikan dan dikonfirmasikan kepada administrasi produksi. e. Melakukan perhitungan gaji karyawan pada Calculation Of Salary Received berdasarkan : 1. Data setup karyawan, 2. Data kehadiran dan perhitungan lembur, 3. Data potongan anggota koperasi, 4. Uang kesejahteraan hamil duckdownpedding, 5. Medical reimbursement, 6. Klaim gaji bulan sebelumnya. f. Membuat rangkuman pembayaran gaji setiap Departemen pada Rekapitulation by department”. 2. Pengajuan Dana Pembayaran Gaji a. Membuat voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji berdasarkan Rekapitulation by departement. b. Mengajukan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji kepada Manager Personalia untuk dilakukan persetujuan. commit to user c. Manajer Personalia memeriksa voucher dan menandatangani jika sudah dianggap sesuai dan mengembalikan kepada payroll untuk di tindak lanjuti. d. Mengajukan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji kepada direktur untuk dilakukan pesetujuan. e. Direktur memeriksa voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji dan menandatanganinya jika sudah dianggap sesuai. f. Menyerahkan voucher permintaan dana untuk pembayaran gaji ke bagian Accounting untuk dilakukan pencairan dana. g. Bagian accounting membuat schedule dan menyiapkan dana supaya tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran gaji. h. Melakukan serah terima uang kepada payroll dengan kwitansi tanda terima sebagai bukti tertulis serah terima uang. 3. Pembayaran Gaji Karyawan a. Membuat slip gaji dengan memakai kertas rangkap 2 ply untuk karyawan dengan menggunakan Microsoft Access. b. Menyiapkan amplop dan menggabungkannya dengan slip c. Membuat Bukti Rekapitulasi Gaji Karyawan dan Bukti Penerimaan Gaji Karyawan. d. Memasukkan uang pada amplop sesuai dengan jumlah yang tertera pada slip gaji. e. Menyerahkan uang gaji dan Bukti Penerimaan Gaji kepada administrasi bagian masing-masing. f. Bagian administrasi menerima gaji dari payroll dan menandatangani Bukti Rekapitulasi Gaji Karyawan. g. Membagikan gaji kepada karyawan dan mengumpulkan salinan slip gaji beserta Bukti Penerimaan Gaji Karyawan yang sudah ditandatangani oleh masing-masing karyawan. h. Karyawan menerima gaji dan memeriksa kesesuaian jumlah terhadap jam kerja yang dijalani oleh karyawan. Jika sudah sesuai, Slip Gaji Bukti Penerimaan Gaji Karyawan ditandatangani. commit to user http:www.keepandshare.comdoc1694712prosedur-pembayaran-gaji-rev-0-pdf- january-20-2010-5-05-pm Berdasarkan uraian di atas diketahui agar kompensasi terasa adil, maka evaluasi pekerjaan, survei gaji, dan penilaian prestasi kerja merupakan serangkaian kegiatan yang perlu dilakukan dalam pemberian kompensasi. commit to user 12 BAB III METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Penulis melakukan pengamatan ini di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar, pada bagian Departemen Umum dan Personalia. Pengamatan ini dilakukan oleh penulis selama 30 hari kerja atau 200 jam kerja efektif antara bulan Januari hingga Februari 2012. Penulis memilih lokasi tersebut karena : 1. PT. KUSUMAHADI SANTOSA mempunyai karyawan yang cukup banyak yaitu sekitar 1300an karyawan, sehingga dimungkinkan adanya permasalahan dalam pelaksanaan sistem penggajian dan kompensasinya. 2. Berlokasi di Jalan Raya Solo-Tawangmangu Km. 9, termasuk kawasan yang strategis, mudah dijangkau dan tidak jauh di kota Solo 3. Penulis mendapat ijin untuk magang di perusahaan dan bias mendapatkan data- data yang diperlukan dalam menyusun Tugas Akhir.

B. Jenis Pengamatan

Metode pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengamatan deskriptif adalah pengamatan yang memberikan gambaran terhadap objek yang diteliti secara sistematis. Pengamatan kualitatif menyajikan data yang dikumpulkan terutama dalam bentuk kata-kata, kalimat, atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Jadi, pengamatan deskriptif kualitatif adalah pengamatan yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya H.B Sutopo, 2002: 111. Dengan demikian metode ini memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat pengamatan dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat. Dimana pengamatan ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek pengamatan commit to user berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya, dan mencoba menganalisis untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh. Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif dengan observasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan dan pencatatan langsung di lokasi penelitian mengenai kegiatan yang ada dan sedang berlangsung.

C. Penentuan Sumber Data