Nepryjana Tobing : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan, 2009.
a. Anggaran organisasi, suatu organisasi harus menyisihkan dananya untuk pembelian buku dan majalah dari anggaran tahunan.
b. Tujuan dan prioritas dari organisasi bidang apa saja yang menjadi koleksi perpustakaan karena tidak semua buku dapat dibeli.
c. Jenis pemakai dan kebutuhan apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis.
d. Staf perpustakaan dalam membeli buku harus dipentingkan jumlah tenaga yang diperlukan atau kemampuannya.
e. Hubungan perpustakaan dengan perpustakaan lain dan pusat dokumentasi lain, kemanakah pengguna akan mencari yang ia inginkan.
f. Kemampuan bahasa dalam menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan 31 May 2008 at 3:10 pm pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian
pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut :
- Pengadaan atau pengembangan koleksi. - Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka.
- Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus. - Pemeriksaan dan mengikut i terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi.
- Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak
diperoleh buku-buku out of print, tetapi sangat diperlukan pemakai. - Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku.
- Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 54 cara pengadaan koleksi yang biasa digunakan adalah:
a. Pembeliaan.
b. Sumbanganhadiah.
c. Tukar menukar.
2.4.1 Pembeliaan
Proses pembelian adalah salah satu cara yang paling efektif karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan 31 May 2008 at 3:10 pm pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
a. Membeli langsung ke toko buku
Biasanya sebelum membeli pustakawan menyusun daftar pemesanan bahan pustaka, kegiatan ini biasanya dilakukan oleh perpustakaan yang dananya relatif sedikit karena lebih
di khususkan pada jumlah eksemplar dan judul bahan pustaka.
Nepryjana Tobing : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan, 2009.
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
- Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. - Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu
melayani kebutuhan perpustakaan. - Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan
pustaka yang berbahasa Indonesia. - Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu
toko buku saja.
b. Membeli langsung ke penerbit Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri
maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani
pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul- judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal
ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
c. Membeli melalui agen buku Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku
melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka
terbitan luar negeri. 2.4.2 SumbanganHadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan
koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 55
perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu : a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan hadiah atau sumbangan yaitu:
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiahsumbangan dan
setelah bahan perpustakaan diterima. c.
Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiahsumbangan dengan surat pengantarnya.
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
perpustakaan biasa.
Nepryjana Tobing : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan, 2009.
2.4.3 Tukar-menukar
