5. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat dokumentasi lain
Apakah daerah anda terdapat perpustakaan, darimana anda dapat meminjam buku yang jarang diperlukan oleh pemakai perpustakaan anda atau kemana
anda dapat menyarankan pemakai untuk mendapat buku yang diperlukan. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka bagi
perpustakaan yang sudah berjalan bertujuan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada dengan kata lain melakukan pemgembangan koleksi perpustakaan.
2.3.1 Pembelian
Pembelian bahan pustaka melalui pembelian adalah satu cara yang efektif dan efesien, melalui cara pembelian koleksi yang dibutuhkan pengguna dan bebas untuk
menentukan pilihan bahan pustaka. Dalam pembelian ada beberapa cara yang dilakukan melalui berbagai saluran yang ada yaitu :
1. Toko buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relatif sedikit. Pembelian dengan cara ini
biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak. Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
• Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia
di toko buku. •
Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
• Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya
menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia. •
Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
2. Penerbit, baik didalam maupun diluar negeri
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani
pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka penerbit asing hanya melayani pembelian
dari toko buku ataupun penjaja vendor sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Pemesanan bahan pustaka secara langsung
ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
3. Agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen
buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54. Langkah- langkah pembelian atau pelangganan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa dan melengkapi dan bibliografi bahan pustaka yang diusulkan
2. Mencocokan usulan dengan bahan pustaka yang dimiliki melalui katalog
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan 3.
Menerima atau menolak usulan 4.
Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan 5.
Mengirimkan daftar pesanan 6.
Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan 7.
Membayar pesanan atau langganan Setelah bahan pustaka di pesan, maka pihak perpustakaan akan melakukan
prosedur penerimaan bahan pustaka Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 54 yaitu :
1. Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dengan surat
pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan pustaka yang diterima arsip pesanan. 3.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak dengan permintaan penggantinya.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada
pengirim. 5.
Menandai kepemilikan bahan pustaka dengan membubuhkan cap perpustakaan 6.
Membuat berita acara penerimaan
2.3.2 Sumbangan Hadiah
