menyelenggarakan semua kegiatan kefarmasian di rumah sakit. Struktur organisasi dapat dilihat dalam Lampiran 1.
3.3 Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan
Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan merupakan salah satu unit fungsional yang dipimpin oleh seorang apoteker dan dalam melaksanakan
tugasnya bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Bidang Administrasi Umum RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Dalam melaksanakan tugasnya Instalasi Farmasi
mempunyai motto; “Obat yang bermutu dan terjangkau adalah yang utama”. Struktur Instalasi Farmasi dapat dilihat dalam Lampiran 2.
Instalasi Farmasi dibagi menjadi empat bagian sub instalasi, yaitu:
3.3.1 Sub Instalasi Perbekalan
Sub Instalasi Perbekalan Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker yang mempunyai tugas untuk membantu serta menunjang fungsi Instalasi Farmasi
Rumah Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit.
Sub Instalasi Perbekalan farmasi dibagi atas 2 bagian, yaitu : 1. Unit Perencanaan dan Pengadaan.
Unit Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut, yaitu: a.
Merencanakan seluruh kebutuhan rumah sakit mulai dari perbekalan farmasi serta alat kesehatan. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan dari data
pemakaian periode yang lalu, sisa stok, pola penyakit dan kemudian ditambahkan sebesar 10.
b. Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk
kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Unit perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan kebutuhan bahan- bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama 1 bulan berdasarkan
permintaan dari gudang, kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak.
Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai. Proses pengadaan
kebutuhan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut: 1.
Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Formulir Daftar Permintaan dan Pengeluaran farmasi yang
dapat dilihat pada Lampira 3. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang dan daftar permohonan pembelian dari gudang maka
gudang membuat Permohonan Pembelian Barang dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
2. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesanan atau order pembelian kepada PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Direktur
RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Untuk obat Askes, surat pesanan selain ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Direktur
RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan juga harus diketahui oleh pihak PT. Askes. 3.
Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti codein, pethidin dan psikotropika seperti diazepam, luminal dilakukan oleh unit pengadaan
menggunakan form N-9 Lampiran 5 kepada PT. Kimia Farma dengan surat pesanan yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau
Universitas Sumatera Utara
apoteker yang berwenang. Contoh Form pemesanan obat Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 6.
4. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa
faktur pembelian. Oleh petugas unit gudang barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan Lampiran 9, meliputi : jenis, jumlah,
tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Barang yang diterima dibukukan pada buku barang masuk dan kartu stok, kemudian faktur
Lampiran 7 ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur maka barang akan
dikembalikan. 5.
Setelah barang pesanan masuk pihak PBF juga akan membuat kwitansi Lampiran 8 13 tagihan kepada instalasi farmasi.
2. Unit Gudang Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan
farmasi, yang dikelompokkan menjadi 2 jenis gudang yaitu: a. Gudang obat-obatan
Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi misalnya sediaan parenteral, sediaan oral, sediaan topikal dan lain-lain. Gudang
obat-obatan terbagi dua yaitu gudang obat askes dan gudang obat swakelola. Penyusunan obat-obatan dilakukan berdasarkan bentuk sediaan dan diurutkan
berdasarkan abjad.
Universitas Sumatera Utara
b. Gudang alat kesehatan habis pakai Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi dan
alat-alat kesehatan habis pakai seperti plester, kapas, infuse set, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, hidrogen peroksida, juga disimpan
di gudang alat kesehatan habis pakai. Pihak gudang mencatat dan meminta perbekalan farmasi yang
persediaannya hampir habis ke pengadaan setiap 1 bulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P.1 rangkap dua yang
dapat dilihat pada Lampiran 4. Akan tetapi pada keadaan tertentu, permintaan perbekalan Farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam satu
bulan. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan membuat order pembelian. PBF mengantar barang yang diorder ke
gudang. Penagihan oleh PBF dilakukan dua minggu sebelum jatuh tempo dengan menyerahkan faktur asli beserta kwitansi, copy surat pesanan, dan faktur pajak
standar. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah diverifikasi kemudian disetuui oleh Direktur Rumah Sakit.
Oleh petugas gudang, barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, kondisi
barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk, kemudian dicatat di kartu stok gudang. Harga di buku barang masuk
gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan HPP yaitu harga modal ditambah PPn 10 Lampiran 10-12.
Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam Buku Besar Barang Masuk dan Barang Keluar kemudian dicatat dalam kartu stok
Universitas Sumatera Utara
gudang Lampiran 14. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 Daftar
Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi berdasarkan prinsip
FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat-
obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang
membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang.
3.3.2 Sub Instalasi Distribusi
