60
organisasi melalui penentuan kegiatan yang akan dijalankan untuk mencapai visi, misi dan tujuan suatu organisasi serta penglompokan kerja.
Menurut penulis, struktur organisasi yang sudah dibuat oleh YASMIN sudah efektif. Hal ini bisa diihat dari bagan struktur organisasi
yang telah dibuat oleh YASMIN. Masing-masing tim sudah mengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan di YASMIN.
3. Mengubah Arah Setelah membuat struktur organisasi yang efektif, langkah selanjutnya
agar YASMIN dapat melakukan pengelolaan BarBeku dengan baik dan tepat, maka YASMIN harus dapat mengubah arah dan strategi dari system
yang sudah ada sebelumnya atau dapat membuat kembali strategi baru yang lebih efisien dan efektif dari strategi yang sudah ditetapkan
sebelumnya. Langkah pertama dalam proses mengubah arah ini bertumpu pada kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh ketua yayasan dan kepala
program hibah YASMIN. Dalam hal ini YASMIN tidak membuat kebijakan-kebijakan untuk
mengubah arah, karena memang untuk saat ini dalam pengelolaan BarBeku berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dikatakan sesuai
harapan karena memang tujuan yang diinginkan organisasi tercapai yaitu dapat mengelola BarBeku dengan baik sehingga dapat menghasilkan
keuntungan yang diharapkann untuk menutupi biaya program sosial. 4. Menyiapkan Anggaran
61
Langkah selanjutnya dalam implementasi strategi adalah dengan menyiapkan anggaran dana sebagai pendukung rencana program yang
telah tersusun. Sebelumnya YASMIN hanya mengandalkan anggaran dana dari hasil penjualan barang-barang bekas yang dihibahkan saja. Dari awal
berdirinya YASMIN tidak ada donatur tetap atau khusus yang mendukung program YASMIN. Namun sekarang karena struktur organisasi YASMIN
sudah terbentuk, maka akan direncanakan adanya penggalangan dana untuk membantu dan mendukung seluruh program dan biaya operasional
YASMIN dalam melakukan pengelolaan BarBeku YASMIN. Penyusunan anggaran dalam suatu organisasi juga merupakan bentuk nyata komitmen
suatu organisasi dalam mengimplementasikan strategi yang telah dirumuskan sebelumya, sehingga dapat dipahami jika strategi tidak
didukung dengan anggaran dana yang memadai, maka proses formulasi dan strategi tersebut besar kemungkinan akan berubah menjadi sebuah
impian yang jauh dari kenyataan yang diharapkan. Semua hal tersebut diatas harus diatur dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh YASMIN.
5. Mengembangkan dan memanfaatkan informasi yang masuk Sebagai salah satu yayasan yang bergerak dalam program sosial melalui
penerimaan barang-barang
bekas yang
dihibahkan yang
terus meningkatkan eksistensinya dalam dunia sosial khususnya program
pembiayaan dan anak-anak yang putus sekolah, yayasan berusaha untuk terus mengembangkan dan menjaga kepercayaan donatur dan menjaga
dengan baik barang-barang bekas tersebut yang masih sangat bermanfaat
62
untuk orang yang membutuhkannya. Karena YASMIN mempunyai metode dan ciri yang khas tersendiri dalam menjalankan program-
programnya.
C. Evaluasi Strategi dalam pengelolaan BarBeku barang bekas
berkualitas melalui program hibah yasmin
Langkah terakhir dalam strategi adalah evaluasi kegiatan atau program yang sudah dijalankan untuk mengukur tingkat keberhasilan atau justru
sebaliknya yaitu kegagalan dalam menjalankan strategi. Suatu strategi dipilih dan ditetapkan dari sekian banyak pilihan yang telah diteliti dan
dipertimbangkan dengan matang serta dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu. Untuk mengetahui apakah implementasi strategi terlaksana
sebagaimana mestinya atau tidak, maka YASMIN perlu melakukan tindakan penilaian yang biasa disebut dengan evaluasi. Evaluasi diperlukan untuk
semua jenis organisasi termasuk organisasi lembaga yang bergerak dibidang kegiatan sosial semua kegiatan dengan mempertanyakan pertanyaan dan
asumsi manajerial, harus memicu tinjauan dari nilai-nilai yang merangsang kreativitas YASMIN dalam pengelolaan barbeku. Evaluasi juga sangat
diperlukan karena keberhasilan saat ini bukan merupakan jaminan keberhasilan dimasa yang akan datang. Berikut beberapa langkah dalam
proses evaluasi yang harus dilakukan oleh semua organisasi, termasuk organisasi YASMIN:
1. Meninjau faktor eksternal dan internal yang menjadi dasar strategi.
63
YASMIN perlu meninjau kembali faktor-faktor eksternal mengenai peluang dan ancaman serta faktor-faktor internal yang mencakup kekuatan
dan kelemahan yang ada pada YASMIN sebagaimana yang telah penulis uraikan di atas mengenai penetapan kekuatan dan kelemahan serta
mengenai peluang dan ancaman sebagai dasar dari proses suatu strategi. Setelah diketahui dari faktor eksternal dan internal sehingga YASMIN
dapat mengambil beberapa langkah untuk dapat mempertahankan apa yang dianggap dominan sebagai dasar dari strategi itu sendiri dan apa
yang harus diperbaiki dan diubah dari kekurangan yang ada di YASMIN. Dengan demikian, YASMIN akan mampu menutupi segala kekurangan
yang diketahui dari faktor internal sebagai jati diri dari salah satu organisasi YASMIN.
2. Mengukur prestasi dan membandingkan hasil yang diharapkan dengan kenyataan.
Sejauh sekarang ini keberhasilan YASMIN dalam melakukan pengelolaan BarBeku barang bekas berkualitas yang memang namanya sudah cukup
terkenal, dapat dikatakan berhasil sesuai dengan hasil yang diharapkan oleh seluruh pengurus YASMIN. Meskipun, dalam implemntasinya tidak
sesuai dengan apa yang telah dirumuskan. Diantara hasil yang telah dicapai oleh YASMIN yang sesuai dengan strategi yang ditetapkan,
yaitu
7
:
7
Wawancara pribadi antara penulis dengan Bapak Badruzzaman sebagai Kepala Program Hibah YASMIN, 26 agustus 2013
64
a Sudah banyak barang-barang bekas yang dihibahkan terjual habis bahkan sampai tidak ada lagi stok barang, padahal masih ada pembeli
yang menginginkannya. b Pihak pembeli mau membayar barang tersebut sesuai dengan harga
yang ditawarkan oleh YASMIN. c Dan dengan adanya usaha ini YASMIN menerima pemasukan dana
yang dapat menutupi biaya-biaya program sosialnya. Masih banyak lagi keberhasilan yang telah dicapai sesuai dengan
yang diharapkan dari kenyataan. YASMIN berharap keadaan ini akan terus bertahan sehingga dapat menjalankan program-programnya dengan
baik dan lancar. 3. Mengambil tindakan korektif untuk memastikan bahwa prestasi sesuai
dengan rencana. Proses evaluasi yang tidak lengkap, jika tidak diambil tindakan
koreksi terhadap perbaikan penyimpangan yang telah terjadi. Jika standar ditetapkan untuk mencerminkan struktur organisasi dan apabila prestasi
kerja diukur dalam standar ini, maka perbaikan terhadap penyimpangan dan fitnah yang negative dapat dicegah. Tindakan korektif terhadap
pengurus YASMIN ini diambil alih oleh Badruzzaman selaku Kepala Pengurus tim hibah YASMIN.
Dalam proses evaluasi YASMIN juga selalu mengadakan beberapa jenis rapat kerja yang dilaksanakan oleh seluruh anggota YASMIN dalam
mengevaluasi strategi yang telah dilakukan yaitu
