103
Tabel 4.8 Perhitungan Rumus Laporan Jumlah Kantor
NO NAMA KANTOR
BULAN LALU BULAN INI
JUMLAH BULAN INI 1
KANTOR PUSAT A
B A+B
2 KANTOR CABANG
A B
A+B 3
KANTOR KAS A
B A+B
TOTAL TOTAL A
TOTAL B TOTAL A+B
4.3 Analisis Sistem
Pada tahapan analisis sistem ini penulis menganalisa sistem lama untuk dijadikan sistem baru yang dapat menutupi kelemahan dan kekurangan dari sistem
sebelumnya. Berikut penulis paparkan proses dari tahapan analisis yang penulis lakukan.
4.3.1 Identifikasi Permasalahan
Dalam identifikasi permasalahan yang terjadi pada studi kasus ini, penulis menemukanpermasalah pada perusahaan ini diantaranya yaitu borosnya waktu
dan tenaga yang diperlukan oleh bagian keuangan untuk menghitung, mengoreksi, membuat dan merancang laporan konsolidasi oleh pusat.Rumitnya membuat
laporan dari sistem manual karena diperlukan konsentrasi dan kematangan keahlian yang tinggi.
Dalam kegiatan perusahaan yang berjalan selama ini, PT. Sentra Modal Harmoni merasakan adanya kelambanan dalam proses laporan keuangan mereka
sehingga merasa perlu dibuat adanya sistem baru untuk mempermudah dan mempercepat serta memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan.
104
Karena jika sistem yang sedang berjalan selama ini masih tetap digunakan maka akan menjadi masalah besar dan sulit untuk diselesaikan. Sampai saat ini
saja jumlah cabang PT. Sentra Modal Harmoni telah mencapai 25 lebih cabang BPR.Jumlah itu menunjukan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan besar yang
seharusnya sudah menggunakan teknologi terkini untuk mempermudah dan mempercepat kinerja keuangan khususnya dalam melaporkan kuangan mereka
masing-masing. Dengan permasalahan ini maka disimpulkan bawha perusahaan
mengharapkan adanya sebuah sistem yang bisa mempermudah dan mempercepat, mengefektifkan dan mengeffisienkan kinerja petugas keuangan.
4.3.2 Identifikasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Dewasa ini sistem informasi merupakan urat nadi yang sangan menentukan maju atau mundurnya subuah perusaan. Apa bila sistem informasi
yang digunakan oleh sebuah instansi perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat memberikan keuntungan yang lebih, maka dapat dipastikan kegiatan
perusahaan tersebut akan berjalan dengan lancar, dan waktu yang digunakan akan lebih cepat dan effisien.
Begitu juga dalam sistem informasi yang menangani laporan keuangan perusahaan, yang notabennya sebagai pusat bisnis dalam masalah penting dalam
kemajuan sebuah perusahaan. Maka sistem informasi pelaporan keuangan menjadi sangat penting sekali peranannya dalam dunia perusahaan khususnya
dunia bank yang mempunyai lebih dari 20 cabang untuk bisa memberikan laporan keuangannya dengan cepat dan mudah tanpa memakan waktu.Dari identifikasi
105
yang penulis lakukan terhadap perusahaan ini, pelaksanaan tugas khususnya pelaporan keuangan mereka masih dilaksanakan secara manual belum
terorganisasi secara kompleks menggunakan sistem khusus ini justru akan menghabiskan banyak waktu yang tidak sedikit serta menyulitkan dalam
pembuatan laporan berkala setiap bulannya.
PT. Sentra Modal Harmoni adalah sebuah instansi perusahaan yang mempunyai anak perusahaan yang terdiri dari :
a. 21 BPR Konvensional b. 4 BPR Syariah
c. 1 PT. Mitra Harmoni Insurance Broker, sebuah perusahaan bergerak dibidang asuransi
Pada proses pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh 3 anak perusahaan diatas terlihat masih menggukan microsoft excel dalam membuat laporan-laporan rutin
untuk dilaporkan kepada pusat setiap bulannya.yaitu dengan cara berikut : 1. Setiap cabang mengedit dengan cara mengcopy ulang file bulan lalu.
2. Selanjutnya proses edit dilakukan dengan menelusuri dan mengisi bagian- bagian input agar tidak tertukar oleh rumus di excel.
3. Selanjutnya mengirimkan file-file yang sudah jadi, melalui email. ini sangat memboroskan bagi admin pusat karena setiap bulannya memperoleh pesan
dari setiap dari 21 BPR Konvensional, 4 BPR Syariah dan 1 Perusahaan Asuransis.
106
4. Proses pemeriksaan yang dilakukan oleh admin pusat, dengan cara mendownload satu persatu laporan dari cabang dan memeriksamengoreksi
satu persatu nilai yang ada pada laporan tersebut. ini sangat merepotkan pegawai admin pusat dalam menangani masalah ini.
5. Proses pencetakan dilakukan seperti pada point no. 4 diatas. 6. Ketika terjadi kesalahan maka pegawai admin pusat menghubungi pihak
cabang yang menpunyai kesalahan dalam laporan tersebut dan diminta untuk memperbaikinya, lalu mengirimkan ulang file laporannya.
7. Untuk beberapa kategori laporan seperti laporan rating, laporan keuangan realisasi maupun budget, laporan kredit yang diberikan dan realisasi kantor,
pihak admin harus mengurutkan semua cabang berdasarkan jenis BPR-nya, baik BPR Konvensional maupun BPR Syariah.
Untuk lebih memahami alur dari sistem yang sedang berjalan ini, maka penulis membuatkan berupa sebuah aliran data Flowchart dari sistem yang sedang
berjalan ini. Berikut adalah flowchart-nya :
107
Gambar 4.3Flow OF Document Analisa sistem yang berjalan Dari uraian masalah diatas, muncul sebuah pemikiran dari penulis tentang
bagaimama membuat sebuah sistem sebagai pengembangan dari sistem sebelumnya menjadi sistem yang lebih mudah, cepat, ekonomis dan laporan bisa
terorganisir dengan baik dan rapih. Karena apabila sistem yang sedang berjalan ini masih terus digunakan untuk masa yang akan datang, maka akan sangat
merepotkan pegawai admin dan membuang banyak waktu yang berakibat pada
108
ketidak lancaran dalam proses bisnis yang berjalan serta keuangan yang tidak terkontrol baik.
4.3.3 Solusi Permasalahan
Untuk membuat sebuah sistem baru seharusnya kita melihat perkembangan yang ada saat ini.Dimana berbagai dunia bisnis menggunakan
teknologi terkini dan canggih yang menjadi tolak ukur dalam kemajuan dan perkembangan bisnis mereka, sehingga penulis membuat sistem yang penulis
usulkan ini menggunakan fasilitas internet yang mudah diakses dan terjangkau oleh siapapun dan dimanapun juga yang berbasiskan web.
Hal ini sejalan dengan permasalahan yang ada selama ini, yaitu agar lebih mempermudah dan mempercepat proses bisnis yang dijalankan salah satunya
dengan melaporkan keuangan setiap cabang kepada pusat dengan fasilitas internet berbasis web menggunakan sistem yang penulis usulkan.
Dalam solusi permasalahan ini, penulis membuat gambar dengan sebuah alur yang menjelaskan sebagai solusi dari permasalahan yang ditemukan.
109
Gambar 4.5 Solusi Permasalahan
4.3.4 Analisa Sistem Yang Diusulkan
Maka untuk mewujudkan hal tersebut diatas, penulis berinisiatif untuk membangun aplikasi sistem informasi pelaporan keuangan pada bank perkreditan
rakyat untuk perusahaan ini. Yang mana diharapkan sistem yang akan penulis buat ini dapat menutupi kekurangan, mengurangi waktu pengerjaan laporan dan
memberikan kemudahan bagi pegawai cabang maupun pegawai pusat pada sistem yang berjalan saat ini terutama kegiatan laporan setiap cabang kepada
pusat dalam setiap bulannya. Dari kekurangan sistem yang sedang berjalan, sistem yang penulis usulkan
mempunyai banyak kelebihan diantaranya sebagai berikut : 1. Proses penginputan menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan karena input
telah disediakan berdasarkan input laporan yang harus diisi.
110
2. Admin pusat tidak perlu lagi repot mendownload file laporan pada email, karena aplikasi ini sudah memberikan laporan nilai keuangan yang telah
diinput oleh setiap cabang. 3. Admin pusat hanya mengontrol dan mengawasi setiap cabang dalam hasil
inputan atau jumlah nilai yang dihasilkan oleh aplikasi ini. 4. Proses pengurutan pada laporan rating, laporan keuangan realisasi maupun
keuangan budget, laporan kredit yang diberikan dan laporan realisasi kantor sudah dilakukan oleh aplikasi ini. Sehingga admin pusat tidak perlu lagi
mengurtutkan satu persatu. 5. Data yang tersimpan lebih rapih dan teroganisir dengan baik.
6. Keamanan dari virus terjamin lebih aman. dibandingkan file document atau file excel yang lebih mudah terserang virus yang merusak.
7. Disediakan hasil download file berupa file excel seperti sistem sebelumnya agar menjadi arsip bagi perusahaan.
8. Disediakan fungsi pilih bulan yang bisa melihat laporan bulan dan tahun apa saja sesuai yang diinginkan.
9. Kemudahan mengakses dari manapun asalkan sudah terkoneksi dengan internet.
10. Lebih menghemat waktu dan tenaga dalam menjalankan bisnis perusahaan ini terlebih bagi pusat yang lebih cepat memperoleh data dari setiap cabang.
111
Selanjutnya agar lebih jelas dan memahami alur kerja dari sistem yang penulis usulkan maka penulis membuatkan sebuah flowchart alur data agar lebih mudah
dipahami dan dimengerti. Seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.6 Flow Of Document sistem yang diusulkan
4.4 Percancangan Sistem
