7 Jumlah eksemplar
Informasi sumber 8 Harga
satuan 9 Informasi
Sumber Gambar-1: Isi Formulir Usulan Pengadaan
Sumber: Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 53 Pembelian bahan pustaka adalah yang paling ideal dalam pengadaan koleksi suatu
perpustakaan, sebab ada kebebasan dalam memilih koleksi yang dikehendaki. Untuk dapat melaksanakan pembelian bahan pustaka, perpustakaan membutuhkan anggaran
yang memadai dan teratur sehingga pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan tepat dan baik.
Namun dengan keterbatasan dana yang merupakan kendala dan penghambat kelancaran pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian. Untuk negara berkembang
seperti Indonesia pengadaan buku dari luar negeri mempunyai prosedur yang berbelit- belit, baik dalam pembayaran maupun pengiriman bukunya. Karena itu pustakawan yang
menangani pengadaan buku ini harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan dan perdagangan buku. Pembelian buku dapat
dilakukan dengan beberapa cara, yaitu melalui pemesanan langsung ke toko buku, dan penerbit maupun agen baik di dalam negeri atau luar negeri.
2.4.2 Hadiah atau Sumbangan
Koleksi perpustakaan yang diperoleh dengan hadiah dari berbagai sumber baik dari departemen atau instansi pemerintah, swasta atapun perorangan, sebagai kenang-
kenangan atau tanda terima kasih. Menurut Yulia 1993: 59 mengatakan bahwa cara-cara permintaan dan
pemberian hadiah dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Hadiah atas permintaan a
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan
seterusnya. b
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan
Universitas Sumatera Utara
dan seterusnya di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan sebagainya.
c Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar. d
Apabila pihak donor telah mengirimkannnya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terimakasih. e
Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
2. Hadiah tidak atas permintaan
a Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar
b Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c Bahan pustaka yang diterima ditelusuri apakah subjeknya sesuai dengan tujuan
perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika pustaka telah benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses.
d Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan bahan pertukaran atau dihadiahkan
pada orang lain.
Dengan uraian di atas perpustakaan yang bersumber dari hadiah atau sumbangan, perlu mempertimbangkan kecocokan koleksi yang disumbangkan dengan tujuan
perpustakaan. Namun dengan adanya sumbangan hadiah ini, perpustakaan dapat terbantu dalam pengembangan bahan pustaka, jika bahan pustaka yang disumbangkan sesuai
dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.4.3 Tukar Menukar
Kegiatan pertukaran mempunyai potensi yang cukup besar, mengingat dana pengadaan yang terbatas, dan adanya terbitan yang tidak dapat dibeli di toko buku, serta
pertukaran merupakan kegiatan yang dapat mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Selain itu dengan melakukan pertukaran akan memberi kesempatan
perpustakaan mengeluarkan bahan-bahan duplikat yang tidak dibutuhkan. Sebelum melakukan kesepakatan tukar-menukar bahan pustaka dengan
perpustakaan lain, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu apakah bahan pustaka yang ditawarkan oleh perpustakaan lain subjeknya sesuai dengan subjek yang
dicakup oleh perpustakaan kita, serta perlu disiapkannya bahan pustaka yang akan digunakan sebagai penukarnya. Selain dari itu perlu diidentifikasi lebih dahulu,
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan atau lembaga mana saja yang dapat melakukan kerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.
2.4.4 Titipan
