iklim, persahabatan yang saling menguntungkan, kesan kita terhadap Jepang, perjalanan kita, kesukaan, golf dan olahraga lain, merupakan rangkaian topik
pembukaan yang sangat tepat untuk merenggangkan urat saraf sekaligus dapat membantu memperlancar pembahasan tentang topik yang lebih serius. Saling
membagi pengalaman pribadi, seperti memperlihatkan foto anak, akan memperlihatkan adanya perasaan keakraban dan kekeluargaan yang ikhlas.
Walau demikian , kita jangan merasa bahwa harus mengisi setiap peluang atau selang waktu kosong yang terjadi di tengah-tengah pembicaraan. Di Jepang,
banyak perasaan orang diungkapkan dengan isyarat. Jangan merasa rugi atau khawatir karena bersikap diam.
Karena di Jepang, hubungan yang ideal adalah hubungan yang berwawasan jauh, maka semua pihak harus merasa terpanggil untuk ikut bertanggung jawab
dan membangun sikap kehati-hatian yang cermat. Orang Jepang cenderung menjamin bahwa hubungan bisnis yang baru akan berubah secara perlahan-lahan
berdasarkan tata tertib yang berlaku. Bagi mereka, hubungan yang telah terjalin dan suasana yang harmonis dalam pertemuan pertama ini jauh lebih penting saat
itu ketimbang kemungkinan keuntungan jangka panjang yang mungkin bisa diraih di kemudian hari. Tahapan yang dirintis ini merupakan tahapan yang mempunyai
dampak sangat besar terhadap negoisasi di kemudian hari.
3.1.2. Keputusan Bersama
Kebiasaan saling berbagi tanggung jawab dalam pengambilan keputusan di kalangan orang Jepang adalah alasan lain mengapa peroses negoisasi berlangsung
lama. Walaupun beberapa perusahaan baru yang dipimpin langsung oleh pendiri yang merangkap sebagai direktur utama mempunyai kewenangan yang
menyeluruh atas pengambilan keputusan, tetapi pembagian kewenangan secara tradisional dalam proses pengambilan keputusan adalah jauh lebih umum terjadi.
Proposal rencana kegiatan perusahaan Jepang umumnya diprakarsai oleh manajer tingkat menengah dan bawah, dalam bentuk ringi-sho, suatu usulan
tertulis yang sebelum disampaikan ke atas terlebih dahulu harus dibagikan secara horizontal kepada pejabat setingkat. Setiap orang yang terlibat harus membubuhi
tanda persetujuannya dengan cara memberikan paraf koordinasi. Proses ini disebut ringi-seido atau “permohonan bagi sistem keputusan kelompok bagi orang
Jepang”. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama, mengingat karena banyaknya diskusi informal yang harus dilakukan sebelum ringi-sho disusun.
Di dalam perundingan, ini berarti bahwa anda perlu mendapat dukungan dan keyakinan seluruh anggota kelompok, bukan hanya satu orang, yang berarti
anda juga membutuhkan tingkat kesabaran yang lebih tinggi dari yang biasanya. Akhirnya, keputusan dapat dilaksanakan secara cepat dan tepat dengan dukungan,
bahkan dari seluruh pihak yang terlibat.
3.1.3. Tim Perunding
Tim perunding Jepang biasanya terdiri dari seorang penerjemah, penengah, kepala Eksekutif atau Chief Executive Officer yang hadir hanya selama acara
resmi, para manajer menengah yang berwenang merumuskan keputusan, staf
oprasional yang melakukan tawar-menawar, dan kemungkinan ahli keuangan dan ahli tekhnik. Sebagai tambahan, biasanya juga terdapat seorang juga yang
memiliki tanggung jawab utama untuk mendengar, melihat isyarat-isyarat kunci dan menyampaikan pesan-pesan.
Kehadiran para asisten seperti ini tidak hanya menambah gengsi tim perunding, tetapi juga akan menghadapi jajaran staf oprasional pihak Jepang, yang
merupakan perunding sesungguhnya di sini. Di samping itu, hubungan informal antara anggota tim tingkat bawahan adalah saluran komunikasi yang terpenting
antara kedua tim perunding. Bila ada masalah yang muncul, yang sekiranya akan sangat merusak harmoni suasana kalangan atas dari kedua belah pihak, maka
umumnya permasalahan ini dapat dipecahkan dalam pembicaraan terbuka antara staf oprasional pada jam istirahat minum. Untuk kemudian honne dapat saling
diungkapkan. Hubungan pada tingkatan bawahan ini perlu dibangun sedini mungkin.
Disarankan juga melengkapi tim dengan seorang yang hanya berfungsi untuk memperhatikan dan mendengar. Pengamat seperti ini dapat menghitung
dengan tepat berapa lama waktu yang diperlukan lawan negoisasi untuk mengungkapkan suatu permasalahan, sebagai indikator yang baik untuk
menentukan prioritas. Mungkin ada baiknya kita menyertakan seorang spesialis dalam jajaran
tim, tetapi jangan sekali-kali membawa seorang ahli hukum. Orang Jepang menganggap bahwa kehadiran seorang pengacara di dalam perunding adalah
indikasi yang kuat tentang tidak adanya rasa kepercayaan terhadap lawan negoisasi.
Jika perundingan dilakukan di luar Jepang, biasanya sebelumnya kita sudah mengetahui jumlah dan posisi orang-orang yang datang dan susunlah tim
kita dengan sesuai. Sudah dipastikan, orang Jepang akan melakukan pengamatan dan perhitungan yang sama atas orang-orang asing lawan negosiasi mereka.
1.1.4. Kesungguhan Hati atau Basa-basi
