b. Struktur organisasi PT Desalite Esbang Jaya
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Desalite Esbang Jaya
4.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Jogiyanto, 2005. Berikut
merupakan hasil analisa sistem penerimaan karyawan pada PT Desalite Esbang Jaya. Dari hasil analisa ini dapat diketahui permasalahan-permasalahan yang ada
DIREKTUR UTAMA
Drs. H. Eswin Zuanda
Manager Bagian
Keuangan
Irawati Aprilia, SE
Manager Bagian
Penjualan
Robit Nafsik, SE
Manager Bagian Logistik
Rasyid, S.Sos Manager
Bagian Gudang
Abdurrahman
Manager Bagian
Pemasaran
Yuliana Dewi, S.Sos
Manager HRD
Ahmad Zakir, S.Sos
Karyawan HRD
Jemmy S. A.Md Rita, S.Sos
Amelia, S.Psi
Karyawan Bagian
Penjualan
Rosyid, S.Mn Rahma, S.Hum
Agus
Karyawan Bagian Logistik
Agus Rahman
Asep Putri
Lena
Karyawan Bagian Gudang
Bagus Ujang
Joko Maman
Karyawan Bagian
Pemasaran
Neni, S.Mn Rena, S.Mn
Alfi, SE Ridwan Syah
Angga Rino
Karyawan Bagian
Keuangan
Ida Nuraida, SE Nana Emilia
Putri Khairani
Manager IT Support
Davis Okto, M.Kom
Karyawan IT Support
Bembi, S.Kom Ajay, S.Kom
Masyifah, A.Md
pada sistem yang berjalan, sehingga dapat ditemukan solusi untuk menangani permasalahan penerimaan karyawan.
4.2.1 Prosedur Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan
Sistem penerimaan karyawan yang sedang berjalan pada PT Desalite Esbang Jaya memiliki tahapan-tahapan dalam melakukan proses kegiatannya.
Tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Divisi yang membutuhkan karyawan mengisi formulir permintaan karyawan
FPK dengan lengkap. 2. Setelah mengisi dengan lengkap, divisi terkait mengirimkan formulir
permintaan karyawan FPK ke bagian HRD. 3. Bagian HRD menyampaikan FPK ke Direktur
4. Apabila FPK disetujui oleh Direktur, bagian HRD memperoses FPK tersebut dan apabila tidak disetujui, bagian HRD mengembalikan FPK tersebut ke
divisi terkait. 5. Setelah disetujui, bagian HRD memproses formulir tersebut dan memeriksa
data pelamar yang sudah masuk sebelumnya. Apabila tidak ditemukan data pelamar yang sesuai dengan kriteria, bagian HRD melakukan proses
pencarian karyawan dengan memuat iklan di surat kabarmedia massa dan menyertakan syarat pelamar.
6. Pelamar mengirim surat lamaran kerja dan daftar riwayat hidup curiculum vitae
ke bagian HRD.
7. Dari data pelamar yang masuk, bagian HRD melakukan proses penyeleksian berdasarkan spesifikasi yang dibutuhkan seperti riwayat pendidikan,
pengalaman bekerja, pengalaman organisasi, keahlian, surat keterangan dokter, dan lain-lain.
8. Setelah menyeleksi, bagian HRD mengirimkan surat panggilan wawancara interview kepada pelamar yang lulus seleksi.
9. Pelamar datang ke perusahaan untuk wawancara dengan karyawan bagian HRD.
10. Selain melakukan wawancara dengan pelamar, bagian HRD juga menginformasikan beberapa hal terkait dengan penempatan kerja, gaji serta
fasilitas yang didapat selama bekerja di perusahaan. 11. Apabila pelamar yang diwawancara sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan,
bagian HRD melakukan kesepakatan dengan pelamar. 12. Bagian HRD membuat tiga laporan data pelamar, laporan pertama diserahkan
pada Direktur Utama, laporan kedua diserahkan pada bagian yang membutuhkan karyawan, laporan ketiga arsip HRD.
Berikut flowchart Sistem Penerimaan Karyawan PT Desalite Esbang Jaya yang sedang berjalan.
Flowchart Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan HRD
Direktur Utama Pelamar
Divisi Terkait Mulai
Pengisian Formulir
Laporan Penerimaan
Karyawan Formulir
Permintaan Karyawan FPK
1 2
FPK yang Telah Diisi
3 FPK yang Telah
Diisi Memeriksa
FPK Setuju
2 FPK yang Telah
Diisi
FPK yang Tidak Disetujui
FPK yang Telah disetujui
Ya 1
Surat Panggilan Wawancara
2 Membuka
Lowongan Kerja
Surat Panggilan Wawancara
Memeriksa Dokumen
Pelamar yang Telah Masuk
Sebelumnya
Mengirim Surat Panggilan
Wawancara
Mengirim Lamaran
CV
Surat Perjanjian Kerja SPK
Menyeleksi Berkas
Pelamar Menerima
Data Pelamar
Membuat Lamaran
CV
Sesuai Interview
Tidak Ya
FPK yang Tidak Disetujui
Memenuhi kualifikasi yang
dibutuhkan
Tidak
Ya
1 1
2 Membuat
Laporan Surat Perjanjian
Kerja SPK 2
Laporan Penerimaan Karyawan
3
Laporan Penerimaan Karyawan
Arsip Arsip
Arsip Arsip
Arsip Arsip
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan