Struktur Organisasi PT Desalite Esbang Jaya

b. Struktur organisasi PT Desalite Esbang Jaya Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Desalite Esbang Jaya

4.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Jogiyanto, 2005. Berikut merupakan hasil analisa sistem penerimaan karyawan pada PT Desalite Esbang Jaya. Dari hasil analisa ini dapat diketahui permasalahan-permasalahan yang ada DIREKTUR UTAMA Drs. H. Eswin Zuanda Manager Bagian Keuangan Irawati Aprilia, SE Manager Bagian Penjualan Robit Nafsik, SE Manager Bagian Logistik Rasyid, S.Sos Manager Bagian Gudang Abdurrahman Manager Bagian Pemasaran Yuliana Dewi, S.Sos Manager HRD Ahmad Zakir, S.Sos Karyawan HRD Jemmy S. A.Md Rita, S.Sos Amelia, S.Psi Karyawan Bagian Penjualan Rosyid, S.Mn Rahma, S.Hum Agus Karyawan Bagian Logistik Agus Rahman Asep Putri Lena Karyawan Bagian Gudang Bagus Ujang Joko Maman Karyawan Bagian Pemasaran Neni, S.Mn Rena, S.Mn Alfi, SE Ridwan Syah Angga Rino Karyawan Bagian Keuangan Ida Nuraida, SE Nana Emilia Putri Khairani Manager IT Support Davis Okto, M.Kom Karyawan IT Support Bembi, S.Kom Ajay, S.Kom Masyifah, A.Md pada sistem yang berjalan, sehingga dapat ditemukan solusi untuk menangani permasalahan penerimaan karyawan.

4.2.1 Prosedur Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan

Sistem penerimaan karyawan yang sedang berjalan pada PT Desalite Esbang Jaya memiliki tahapan-tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Divisi yang membutuhkan karyawan mengisi formulir permintaan karyawan FPK dengan lengkap. 2. Setelah mengisi dengan lengkap, divisi terkait mengirimkan formulir permintaan karyawan FPK ke bagian HRD. 3. Bagian HRD menyampaikan FPK ke Direktur 4. Apabila FPK disetujui oleh Direktur, bagian HRD memperoses FPK tersebut dan apabila tidak disetujui, bagian HRD mengembalikan FPK tersebut ke divisi terkait. 5. Setelah disetujui, bagian HRD memproses formulir tersebut dan memeriksa data pelamar yang sudah masuk sebelumnya. Apabila tidak ditemukan data pelamar yang sesuai dengan kriteria, bagian HRD melakukan proses pencarian karyawan dengan memuat iklan di surat kabarmedia massa dan menyertakan syarat pelamar. 6. Pelamar mengirim surat lamaran kerja dan daftar riwayat hidup curiculum vitae ke bagian HRD. 7. Dari data pelamar yang masuk, bagian HRD melakukan proses penyeleksian berdasarkan spesifikasi yang dibutuhkan seperti riwayat pendidikan, pengalaman bekerja, pengalaman organisasi, keahlian, surat keterangan dokter, dan lain-lain. 8. Setelah menyeleksi, bagian HRD mengirimkan surat panggilan wawancara interview kepada pelamar yang lulus seleksi. 9. Pelamar datang ke perusahaan untuk wawancara dengan karyawan bagian HRD. 10. Selain melakukan wawancara dengan pelamar, bagian HRD juga menginformasikan beberapa hal terkait dengan penempatan kerja, gaji serta fasilitas yang didapat selama bekerja di perusahaan. 11. Apabila pelamar yang diwawancara sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, bagian HRD melakukan kesepakatan dengan pelamar. 12. Bagian HRD membuat tiga laporan data pelamar, laporan pertama diserahkan pada Direktur Utama, laporan kedua diserahkan pada bagian yang membutuhkan karyawan, laporan ketiga arsip HRD. Berikut flowchart Sistem Penerimaan Karyawan PT Desalite Esbang Jaya yang sedang berjalan. Flowchart Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan HRD Direktur Utama Pelamar Divisi Terkait Mulai Pengisian Formulir Laporan Penerimaan Karyawan Formulir Permintaan Karyawan FPK 1 2 FPK yang Telah Diisi 3 FPK yang Telah Diisi Memeriksa FPK Setuju 2 FPK yang Telah Diisi FPK yang Tidak Disetujui FPK yang Telah disetujui Ya 1 Surat Panggilan Wawancara 2 Membuka Lowongan Kerja Surat Panggilan Wawancara Memeriksa Dokumen Pelamar yang Telah Masuk Sebelumnya Mengirim Surat Panggilan Wawancara Mengirim Lamaran CV Surat Perjanjian Kerja SPK Menyeleksi Berkas Pelamar Menerima Data Pelamar Membuat Lamaran CV Sesuai Interview Tidak Ya FPK yang Tidak Disetujui Memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan Tidak Ya 1 1 2 Membuat Laporan Surat Perjanjian Kerja SPK 2 Laporan Penerimaan Karyawan 3 Laporan Penerimaan Karyawan Arsip Arsip Arsip Arsip Arsip Arsip Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penerimaan Karyawan yang Sedang Berjalan