FILING SISTEM NOMOR DEWEY
135
sudah dapat dipastikan permasalahn pokoknya ialah produksi dan seterusnya.
2. Menyiapkan peralatanperlengkapan Perlengkapan yang perlu disiapkan antara lain sebagai berikut.
a. Filing cabinet; filing cabinet yang diperlukan ialah yang mempunyai 10 laci, pada tiap lacinya diberi nomor kode seperti
yang tercantum di bawah ini.
Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman pada nomor pembagian utama kelompok besar mulai nomor 000
sampai dengan 900. Demikian pula isi pokok masalah, disesuaikan dengan daftar indeks.
b. Guide; untuk tiap laci dibutuhkan 10 guide sehingga guide yang dibutuhkan keseluruhannya berjumlah 100 buah. Misalnya
untuk laci 000, di dalamnya disusun gude bernomor guide bernomor 000, 010, 020 sampai dengan 090; untuk laci 100, di
dalam disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai dengan 190; untuk laci bernomor 900 disusun guide dari nomor 910,
920 sampai dengan 990; demekian seterusnya. c. Map folder yang diperlukan adalah 10 buah untuk setiap guide,
sehingga keseluruhan folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Di belakang guide bernomor 000, disusun folder
bernomor kode 000, 002, 003 sampai dengan 009. Dibelakng guide bernomor 010, terdapat folder 010, 011, 012 sampai 019;
136
dan seterusnya sampai guide nomor kode 990 yang dibelakngnya disusun foldr nomor 990, 991, 992 sampai
dengan nomor 999. Di dalam folder inilah disimpan surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat yang paling baru
diberi nomor yang paling besar, misalnya terdapat urutan surat nomor 011.4, 001.3, 011.2, ini berarti surat yang bernomor
011.4 adalah surat yang paling baru. d. Kartu indeks yang berisi identitas surat, seperti nama, tanggal,
nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks ini berfungsi untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
e. Lemari kartu indeks; berfingsi untuk menyimpan kartu indeks. f. Rak sortir; untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.
3. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip Adapun prosedur penyimpanannya sebagai berikut.
a. Pemberian kode surat; setiap surat yang akan disimpan harus benar-benar diketahui masalah, maksud, dan isi suratnya. Jika
sudah diketahui, berilah kode yang sesuai yang diambil dari daftar klasifikasi.
b. Mengisi kartu indeks c. Berdasarkan berdasarkan kode 201.0 maka surat disimpan
pada: Laci
200 urutan laci ke -3
Guide 200 urutan guide
ke-1 Folder
201 urutan folder ke-2
Urutan surat ke-1 Angka 0 setelah titik menunjukkan urutan surat ke-1. Apabila
setelah titik itu angka 1, maka menunjukkan urutan surat ke-2 dan seterusnya.
137
d. Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indkes pada laci P; sesuai dengan kode Pr yang tertera pada tab kartu indeks.
Adapun untuk prosedur penemuan kembali arsip sebgai berikut. a. Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surar surat masuk
atau alamat yang dituju surat keluar dari warkat yang akan dicari.
b. Mencari kertu indeks dari lemari kartu indeks. c. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks.
d. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folder yang sesuai dengan kodenya.